Nếu muốn mail merge từ Excel sang phong bì Word, bài viết này dành cho bạn. Sẽ hướng dẫn 2 phương pháp dễ dàng, phù hợp để làm nhiệm vụ này một cách nhẹ nhàng.
Tải tài liệu Word
Mail Merge (Hợp nhất thư) là gì?
Với nhiều mục đích, ta phải gửi hàng loạt thư đến nhiều người với địa chỉ khác nhau. Lúc đó, mail merge như một tính năng tiện lợi. Mail merge giúp tạo nhóm phong bì cho mỗi địa chỉ, mỗi phong bì mang một địa chỉ từ danh sách gửi thư.
2 Phương pháp Mail Merge từ Excel sang phong bì Word
Bảng sau có cột Họ, Tên, Địa chỉ đường, Thành phố, Mã bưu chính. Dùng bảng này để mail merge từ Excel sang phong bì Word. Sử dụng 2 phương pháp khác biệt. Ở đây dùng Excel 365, bạn có thể dùng phiên bản Excel bất kỳ.
1. Dùng tùy chọn Envelope (Phong bì) Mail Merge từ Excel sang phong bì Word
Phương pháp này dùng tùy chọn Envelope từ tab Mailings của tài liệu Word để mail merge từ Excel sang phong bì Word.
Các bước:
- Mở tài liệu Word.
- Vào tab Mailings >> từ Start Mail Merge >> chọn Envelopes.
Hộp thoại Envelope Options hiện ra.
Có thể thay đổi kích thước phong bì bằng mũi tên dropdown Envelope size.
- Giữ Envelope size mặc định.
Click Font của Delivery address (Địa chỉ người nhận).
Hộp thoại Envelope Address hiện ra.
- Chọn Bold làm Font style >> 14 làm Font size.
Có thể chọn Font color, Underline style bằng mũi tên dropdown.
Cũng chọn được Effects.
- Giữ Font color, Underline style, Effects mặc định.
Xem Preview.
- Click OK.
- Click Font của Return address (Địa chỉ người gửi).
Hộp thoại Envelope Return Address hiện ra.
- Chọn Bold làm Font style >> 14 làm Font size.
Có thể chọn Font color, Underline style bằng mũi tên dropdown.
Cũng chọn được Effects.
- Giữ Font color, Underline style, Effects mặc định.
Xem Preview.
- Click OK.
- Click OK trên hộp thoại Envelope Options.
Một Envelope (Phong bì) đã được tạo.
- Click góc trên bên trái để viết Return address.
Địa chỉ người gửi hiện ra.
- Click vào Envelope chèn hộp Delivery address.
Hộp Delivery address xuất hiện trên Envelope.
Chọn file Excel cho danh sách người nhận địa chỉ.
- Vào tab Mailings >> từ Select Recipients >> chọn Use an Existing List.
- Điều hướng đến file Excel.
- Chọn file Excel tên Mail Merge from Excel to Word Envelopes >> click Open.
Hộp thoại Select Table hiện ra.
Đảm bảo First row of data contains column header (Dòng đầu chứa tiêu đề cột) được đánh dấu.
- Click OK.
- Chọn tùy chọn Address Block từ Write and Insert Fields.
Hộp thoại Insert Address Block hiện ra.
Xem địa chỉ người nhận đầu tiên ở khung preview. Xem địa chỉ khác bằng mũi tên phải (ô đỏ).
- Click OK.
Địa chỉ người nhận đầu tiên hiện trên Envelope.
- Xem preview từ Preview Results >> chọn Preview Results.
- Click mũi tên phải (ô đỏ) xem preview người nhận khác.
Đã tạo mail merge từ Excel sang phong bì Word.
Ngoài Address Blocks, còn tùy chọn Insert Merge Field chèn Delivery address vào Envelope.
- Click mũi tên dropdown Insert Merge Field.
Tất cả tùy chọn danh sách địa chỉ người nhận từ file Excel hiện ra.
- Chọn First Name từ danh sách.
First Name được chèn vào hộp Delivery address của Envelope.
- Tương tự chèn Last Name từ danh sách Insert Merge Fields.
- Nhấn ENTER xuống dòng, dòng sau chọn các tùy chọn khác từ Insert Merge Fields.
Địa chỉ người nhận đã chèn vào hộp Delivery address của Envelope.
- Click Preview Results xem preview.
- Click mũi tên phải (ô đỏ) xem preview người nhận khác.
- Từ Finish & Merge >> chọn Print Document.
Hộp thoại Merge to Printer hiện ra.
Đảm bảo All được chọn làm Print records.
- Click OK.
Hộp thoại Print hiện ra.
- Click OK in mail merge từ Excel sang phong bì Word.
Xem thêm: Mail Merge trong Excel không dùng Word (2 cách phù hợp)
2. Dùng tùy chọn “Step-by-Step Mail Merge Wizard” Mail Merge từ Excel sang phong bì Word
Phương pháp này dùng Step by Step Mail Merger Wizard từ tab Mailings của tài liệu Word để mail merge từ Excel sang phong bì Word.
Các bước:
- Mở tài liệu Word.
- Vào tab Mailings >> từ Start Mail Merge >> chọn Step by Step Mail Merge Wizard.
Hộp thoại Mail Merge hiện ở góc phải tài liệu Word.
- Chọn document type là Envelope >> từ Step 1 of 6 click Next: Starting document.
- Chọn Envelope options từ Change Document layout.
Hộp thoại Envelope Options hiện ra.
Thay đổi kích thước phong bì bằng mũi tên dropdown Envelope size.
- Giữ Envelope size mặc định.
Click Font của Delivery address.
Hộp thoại Envelope Address hiện ra.
- Chọn Bold làm Font style >> 14 làm Font size.
Có thể chọn Font color, Underline style bằng mũi tên dropdown.
Cũng chọn được Effects.
- Giữ Font color, Underline style, Effects mặc định.
Xem Preview.
- Click OK.
- Click Font của Return address.
Hộp thoại Envelope Return Address hiện ra.
- Chọn Bold làm Font style >> 14 làm Font size.
Có thể chọn Font color, Underline style bằng mũi tên dropdown.
Cũng chọn được Effects.
- Giữ Font color, Underline style, Effects mặc định.
Xem Preview.
- Click OK.
- Trên hộp thoại Envelope Options click OK.
Một Envelope đã tạo.
- Từ Step 2 of 6 click Next: Select recipients.
- Click Browse chọn file Excel làm danh sách địa chỉ người nhận.
- Điều hướng đến file Excel.
- Chọn file Mail Merge from Excel to Word Envelopes >> click Open.
Hộp thoại Select Table hiện ra.
Đảm bảo First row of data contains column header được đánh dấu.
- Click OK.
Hộp thoại Mail Merge Recipients hiện ra.
Có thể bỏ chọn Data Source từ hộp thoại này, cũng có thể Refine recipient list (lọc danh sách).
- Giữ recipient list nguyên vẹn.
- Click OK.
Viết Return address ở góc trên bên trái của Envelope.- Click vào Envelope chèn hộp Delivery address.
Hộp Delivery address hiện ra.
- Từ Step 3 of 6 click Next: Arrange your envelope.
- Chọn Address Block.
Hộp thoại Insert Address Block hiện ra.
Xem địa chỉ người nhận đầu tiên ở khung preview. Xem khác bằng mũi tên phải (ô đỏ).
- Click OK.
Cũng có thể chèn địa chỉ tạo mail merge từ Excel sang phong bì Word bằng More Items.
Click More items, danh sách Insert Merge Fields hiện ra.
Chèn địa chỉ thủ công từ danh sách này.
- Ở đây chèn địa chỉ từ Address Block.
- Từ Step 4 of 6, chọn Next: Preview your envelopes.
Xem Preview địa chỉ người nhận đầu tiên.
- Click mũi tên phải (ô đỏ) xem preview người nhận khác.
- Từ Step 5 of 6 click Next: Complete the merge.
- Chọn Print từ hộp Merge.
Hộp thoại Merge to Printer hiện ra.
Đảm bảo All được chọn làm Print records.
Click OK.
Hộp thoại Print hiện ra.
- Click OK in mail merge từ Excel sang phong bì Word.
Xem thêm: Cách Mail Merge hình ảnh từ Excel sang Word (2 cách dễ dàng)
Lưu ý
- Có thể dùng Address Block hoặc Insert Merge Field chèn địa chỉ người nhận vào Envelope.
- Tùy chọn Step by Step Mail Merge Wizard hữu ích khi muốn bỏ chọn một số Nguồn dữ liệu.
Phần thực hành
Trong phần thực hành của sheet, bạn có thể luyện tập các phương pháp đã giải thích.
Kết luận
Bài viết trình bày 2 phương pháp mail merge từ Excel sang phong bì Word. Cảm ơn bạn đã đọc, hy vọng hữu ích. Nếu có thắc mắc, đề xuất, hãy để lại bình luận. Truy cập ExcelDemy để khám phá thêm.
Bài viết liên quan
- Macro điền tài liệu Mail Merge từ Excel
- Cách đổi định dạng ngày trong Excel Mail Merge (Các bước nhanh)
- Cách gộp file Excel vào nhãn thư từ (Các bước dễ dàng)
- Cách Mail Merge từ Excel sang Outlook với file đính kèm (2 ví dụ)