Bảng tính so với Cơ sở dữ liệu

Cả hai bảng tính và cơ sở dữ liệu đều cung cấp các cách xem xét dữ liệu. Tuy nhiên, cách tiếp cận mà mỗi người sử dụng để thu thập và chia sẻ dữ liệu đó là hoàn toàn khác nhau.

Bảng tính cung cấp dữ liệu gần như có cấu trúc ở định dạng hàng và cột. Tuy nhiên, các bảng tính không liên quan đến nhau và không yêu cầu quy tắc về thông tin có trong bảng tính. Ngoài ra, bảng tính không có các công cụ tổng hợp và báo cáo phức tạp.

Cơ sở dữ liệu thu thập thông tin theo cách có cấu trúc và thực thi, theo mặc định, các quy tắc và mối quan hệ về những gì đi vào và đi ra. Chúng tôi đã xem xét cả hai để giúp bạn xác định xem cái nào phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.

Kết quả tổng thể

• Chứa các ô được tạo từ các cột và hàng.

• Thực hiện các phép tính toán học.

• Sắp xếp và lọc dữ liệu.

• Tổ chức các bộ sưu tập dữ liệu phức tạp.

• Được kiểm soát bởi hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (DBMS).

• Truy cập và quản lý lượng lớn dữ liệu.

Cơ sở dữ liệu hỗ trợ đọc và viết nội dung tự động nhanh chóng. Trừ khi bạn sử dụng hệ thống homebrew của các công cụ kích hoạt như If This Then That, bảng tính yêu cầu nhập thông tin theo cách thủ công.

Microsoft Excel và Google Trang tính là những chương trình bảng tính thường được sử dụng. Cả hai đều có sẵn miễn phí trên máy tính, máy tính bảng và điện thoại thông minh.

Ngoài Microsoft Access trên máy tính để bàn (và các bản sao như LibreOffice Base), hầu hết các công cụ cơ sở dữ liệu mạnh mẽ đều nằm trên các máy chủ. Các công ty lớn sử dụng các tùy chọn như Microsoft SQL Server hoặc bộ máy chủ Oracle. Mọi người trong cộng đồng nguồn mở và Linux sử dụng các công cụ như MariaDB.

Khi bạn sử dụng cơ sở dữ liệu, bạn thường ghép nối nó với các công cụ hỗ trợ. Bởi vì cơ sở dữ liệu yêu cầu Ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc để truy cập thông tin, các công cụ như thiết kế báo cáo trực quan (chẳng hạn như Crystal Reports) hoặc công cụ trang tổng quan (chẳng hạn như Tableau) quản lý cả việc tạo SQL và phát triển báo cáo phức tạp.

Thiết kế:Phân tích so với các mối quan hệ

• Được tối ưu hóa để phân tích dữ liệu đơn giản.

• Khả năng lọc hạn chế.

• Khả năng so sánh dữ liệu từ các nguồn khác nhau còn hạn chế.

• Có thể liên kết các bảng.

• Phân tích quan hệ mạnh mẽ.

• Khả năng tính toán hạn chế.

Cơ sở dữ liệu hoặc bảng tính có hợp lý nhất cho một mục đích nhất định hay không dựa trên một số đặc điểm của trường hợp sử dụng.

Mặc dù các công thức tra cứu và các vùng được đặt tên liên kết một số phần của bảng tính với nhau, bảng tính là một tập dữ liệu độc lập. Nó có khả năng lọc và nhóm hạn chế trên các trang tính và tệp bảng tính khác nhau. Bảng tính được tối ưu hóa cho tài chính và phân tích dữ liệu đơn giản. Để phân tích số đơn giản, cách tiếp cận này vượt trội hơn so với cơ sở dữ liệu. Ngoài ra, cơ sở dữ liệu cần nhiều kỹ năng kỹ thuật hơn để thiết lập và định cấu hình.

Tuy nhiên, không dễ để so sánh thông tin từ các dữ liệu khác nhau trong một bảng tính. Cơ sở dữ liệu thực thi các mối quan hệ và hỗ trợ truy vấn dựa trên các thuộc tính hoặc tập hợp con trong một hoặc nhiều bảng. Cơ sở dữ liệu liên kết các bảng với nhau theo nhiều cách khác nhau và thực hiện thống kê tóm tắt về các tập hợp con và tập hợp siêu đó.

Báo cáo:Giao diện là chìa khóa

• Giao diện có thể tùy chỉnh.

• Dễ dàng tạo đồ thị.

• Các tính năng định dạng phong phú.

• Hình thức chính thức.

• Hợp lý hóa các báo cáo.

• Định dạng báo cáo dạng bảng.

Bảng tính trình bày một lưới thông tin. Nội dung, định dạng, giao diện và cấu trúc được xác định bởi chủ sở hữu bảng tính. Cơ sở dữ liệu yêu cầu một cấu trúc được chính thức hóa và tách biệt thông tin khỏi sự xuất hiện của thông tin đó.

Bảng tính vừa là thông tin vừa là lớp trình bày cho thông tin đó. Cách tiếp cận này hợp lý hóa các báo cáo đơn giản vì các tính toán minh bạch đối với bất kỳ ai mở tệp. Ngoài ra, các tùy chọn như đường quy tắc, tô bóng, đồ thị và màu sắc giúp kết quả cuối cùng trông như bạn dự định.

Cơ sở dữ liệu xuất ra thông tin ở định dạng bảng. Mọi định dạng của đầu ra phải diễn ra trong bảng tính hoặc chương trình khác, chẳng hạn như công cụ trang tổng quan.

Vị trí Dữ liệu:Kiểm tra và Truy cập Thông tin

• Tài liệu độc lập.

• Các tùy chọn bảo mật hạn chế.

• Một người dùng tại một thời điểm.

• Máy chủ cơ sở dữ liệu chuyên dụng.

• Quyền tăng tính bảo mật.

• Nhiều người dùng đồng thời.

Bảng tính là các tài liệu độc lập nằm trên các máy tính cá nhân hoặc máy chủ tệp. Cơ sở dữ liệu, đối với hầu hết các phần, yêu cầu máy chủ cơ sở dữ liệu chuyên dụng. Điều này có nghĩa là việc tạo cơ sở dữ liệu sẽ tốn nhiều công sức hơn, nhưng bạn không thể điền nhầm hoặc vô tình xóa nó.

Mặc dù bạn có thể bảo vệ bảng tính bằng mật khẩu, nhưng bạn thường không thể kiểm tra xem ai xem hoặc chỉnh sửa bảng tính đó hay không. Tuy nhiên, với cơ sở dữ liệu, bạn không thể xem hoặc sửa đổi dữ liệu trừ khi bạn có quyền. Cơ sở dữ liệu ghi lại mọi hoạt động xem và chỉnh sửa mà bạn thực hiện để có thể khám phá trong tương lai.

Nói chung, các bảng tính được thiết kế để có thể mở và chỉnh sửa bởi một người tại một thời điểm. Cơ sở dữ liệu hỗ trợ nhiều người dùng đã đăng nhập đồng thời.

Kết luận:Khối lượng dữ liệu quyết định

Quyết định xem bạn nên sử dụng ứng dụng bảng tính hay cơ sở dữ liệu phụ thuộc vào lượng dữ liệu bạn định làm việc. Bảng tính phù hợp với danh sách thông tin cơ bản có thể quản lý được. Tuy nhiên, nếu bạn dự định lưu trữ một lượng lớn dữ liệu thô trong một khoảng thời gian không xác định, thì cơ sở dữ liệu là một khoản đầu tư đáng giá về thời gian và tài nguyên của bạn.