Cả Spreadsheet (Bảng tính) và Database (Cơ sở dữ liệu) đều cung cấp cách nhìn dữ liệu. Tuy nhiên, cách tiếp cận của từng cái trong việc thu thập và chia sẻ dữ liệu lại hoàn toàn khác biệt.
Bảng tính cung cấp dữ liệu có cấu trúc gần đúng (quasi-structured) theo định dạng hàng và cột. Tuy nhiên, các bảng tính không liên quan đến nhau và không yêu cầu quy tắc về thông tin chứa trong đó. Ngoài ra, bảng tính không có công cụ tóm tắt và báo cáo tinh vi.
Cơ sở dữ liệu thu thập thông tin theo cách có cấu trúc và thực thi, theo mặc định, các quy tắc và mối quan hệ về những gì đi vào và ra khỏi nó. Chúng tôi đã xem xét cả hai để hỗ trợ quyết định của bạn về cái nào phù hợp nhất.
Tổng quan so sánh
| Spreadsheet (Bảng tính) | Database (Cơ sở dữ liệu) | ||
|---|---|---|---|
| ✓ | Chứa ô từ cột và hàng. | ✓ | Tổ chức bộ sưu tập dữ liệu phức tạp. |
| ✓ | Thực hiện tính toán toán học. | ✓ | Được điều khiển bởi hệ thống quản trị CSDL (DBMS). |
| ✓ | Sắp xếp và lọc dữ liệu. | ✓ | Truy cập và quản lý lượng lớn dữ liệu. |
Cơ sở dữ liệu hỗ trợ đọc và ghi nội dung nhanh chóng tự động. Trừ khi bạn dùng hệ thống kích hoạt tự chế như If This Then That, bảng tính yêu cầu nhập thông tin thủ công.
Microsoft Excel và Google Sheets là chương trình bảng tính phổ biến. Cả hai miễn phí trên máy tính, máy tính bảng, điện thoại.
Ngoài Microsoft Access trên desktop (và các bản sao như LibreOffice Base), hầu hết công cụ cơ sở dữ liệu mạnh mẽ nằm trên máy chủ. Công ty lớn dùng Microsoft SQL Server hoặc Oracle. Cộng đồng open-source/Linux dùng MariaDB.
Khi dùng cơ sở dữ liệu, bạn thường kết hợp với công cụ hỗ trợ. Vì CSDL yêu cầu Structured Query Language (SQL) để truy cập thông tin, các công cụ như trình thiết kế báo cáo trực quan (Crystal Reports) hoặc công cụ dashboard (Tableau) quản lý cả sinh SQL và phát triển báo cáo phức tạp.
Thiết kế: Phân tích so với Mối quan hệ
| Spreadsheet | Database | ||
|---|---|---|---|
| ✓ | Tối ưu cho phân tích dữ liệu đơn giản. | ✓ | Có thể liên kết bảng (link tables). |
| ✗ | Khả năng lọc hạn chế. | ✓ | Phân tích quan hệ mạnh mẽ. |
| ✗ | Khả năng so sánh dữ liệu từ nguồn khác hạn chế. | ✗ | Khả năng tính toán hạn chế. |
Việc chọn bảng tính hay cơ sở dữ liệu phù hợp hơn tùy thuộc vào một vài đặc điểm trường hợp sử dụng.
Mặc dù công thức tra cứu (lookup formulas) và vùng đặt tên (named regions) liên kết một số phần của bảng tính, nhưng bảng tính về bản chất là tập dữ liệu độc lập. Nó có khả năng lọc và nhóm qua các trang tính và tệp bảng tính khác nhau hạn chế. Bảng tính tối ưu cho tài chính và phân tích dữ liệu đơn giản. Đối với xử lý số đơn giản, cách này vượt trội hơn cơ sở dữ liệu. Ngoài ra, cơ sở dữ liệu đòi hỏi kỹ năng kỹ thuật hơn để thiết lập và cấu hình.
Tuy nhiên, không dễ so sánh thông tin từ dữ liệu khác nhau trong bảng tính. Cơ sở dữ liệu thực thi mối quan hệ và hỗ trợ truy vấn dựa trên thuộc tính hoặc tập con trong một hoặc nhiều bảng. CSDL liên kết các bảng theo nhiều cách và thực hiện thống kê tóm tắt trên các tập con và tập cha.
Báo cáo: Hình thức là chìa khóa
| Spreadsheet | Database | ||
|---|---|---|---|
| ✓ | Hình thức tùy chỉnh. | ✓ | Hình thức chính quy (formalized). |
| ✓ | Dễ tạo biểu đồ. | ✓ | Báo cáo hợp lý hóa (streamline). |
| ✓ | Tính năng định dạng phong phú. | ✓ | Định dạng báo cáo dạng bảng (tabular). |
Bảng trình bày lưới thông tin. Nội dung, định dạng, hình thức, cấu trúc do chủ sở hữu bảng tính quyết định. Cơ sở dữ liệu yêu cầu cấu trúc chính quy và tách biệt thông tin khỏi hình thức hiển thị của thông tin đó.
Bảng tính vừa là thông tin vừa là lớp trình bày (presentation layer) cho thông tin đó. Cách này đơn giản hóa báo cáo đơn giản vì phép tính minh bạch với bất kỳ ai mở tệp. Thêm vào đó, tùy chọn như đường kẻ, tô bóng, biểu đồ, màu sắc làm đầu ra cuối cùng trông như ý định.
Cơ sở dữ liệu xuất thông tin theo định dạng bảng. Mọi định dạng đầu ra phải xảy ra trong bảng tính hoặc chương trình khác, như công cụ dashboard.
Vị trí dữ liệu: Truy cập thông tin và Kiểm toán
| Spreadsheet | Database | ||
|---|---|---|---|
| ✓ | Tài liệu độc lập (self-contained). | ✓ | Máy chủ cơ sở dữ liệu chuyên dụng. |
| ✗ | Tùy chọn bảo mật hạn chế. | ✓ | Quyền hạn tăng cường bảo mật. |
| ✗ | Một người dùng tại một thời điểm. | ✓ | Nhiều người dùng đồng thời. |
Bảng tính là tài liệu độc lập nằm trên máy tính cá nhân hoặc máy chủ tệp. Cơ sở dữ liệu, phần lớn, yêu cầu máy chủ cơ sở dữ liệu chuyên dụng. Nghĩa là tạo CSDL tốn công hơn, nhưng bạn không thể mất tệp hay xóa nhầm nó.
Mặc dù bạn có thể bảo vệ mật khẩu bảng tính, thường không thể kiểm toán ai xem hoặc chỉnh sửa. Với cơ sở dữ liệu, bạn không thể xem/sửa dữ liệu trừ khi có quyền. CSDL ghi nhật ký mọi lần xem và chỉnh sửa để phát hiện sau này.
Nói chung, bảng tính thiết kế để mở và chỉnh sửa bởi một người tại một thời điểm. Cơ sở dữ liệu hỗ trợ nhiều người dùng đăng nhập cùng lúc.
Kết luận: Lượng dữ liệu quyết định
Quyết định dùng ứng dụng bảng tính hay cơ sở dữ liệu phụ thuộc vào lượng dữ liệu bạn dự định làm việc. Bảng tính đủ cho danh sách quản lý được của thông tin cơ bản. Tuy nhiên, nếu bạn dự định lưu trữ lượng lớn dữ liệu thô trong thời gian không xác định, cơ sở dữ liệu là khoản đầu tư xứng đáng cho thời gian và tài nguyên của bạn.