Hai chức năng chính của Excel là cho phép thao tác và xem dữ liệu từ góc độ khác nhau, và một trong công cụ đơn giản nhưng mạnh mẽ của chương trình để làm điều đó là hàm Sort (Sắp xếp).
Dù là sắp xếp tăng/giảm đơn giản, sắp xếp trên nhiều biến số để hiển thị dữ liệu theo nhóm hoặc giữ nguyên tính toàn vẹn hàng, hay sắp xếp chữ-số đơn giản để giữ dữ liệu bảng có trật tự, sắp xếp dữ liệu trong Excel là kỹ năng thiết yếu.
Chương trình nào cũng khó vượt quá Excel trong sắp xếp dữ liệu bảng, và các phép sắp xếp của bạn có thể từ đơn giản, ít phức tạp đến cực kỳ tinh vi. Mặc dù khả năng sắp xếp của Excel — những gì bạn làm được với tập dữ liệu đúng và chút kiến thức về hoạt động bên trong chương trình — thực sự mạnh mẽ và sâu, mẹo kỹ thuật hôm nay tập trung vào hai loại sắp xếp cơ bản:
- Sắp xếp dữ liệu trên một cột
- Sắp xếp dữ liệu trên nhiều cột
Bảng tính, tất nhiên, gồm cột và hàng ô, hoặc dữ liệu bảng, nơi mỗi cột bao gồm phân chia logic sự thật, con số, hoặc chi tiết khác theo danh mục, như tên, địa chỉ, tiền tệ, mã phụ kiện, v.v. — tùy loại bảng tính. Hàng, mặt khác, hiển thị người, đối tượng, hoặc con số cạnh nhau hoặc trong cùng trường hợp/điều kiện.
Tùy loại bảng tính và dữ liệu chứa, như danh sách bảng tên, địa chỉ, số điện thoại, và dữ liệu liên quan khác, hàng thường tương tự bản ghi cơ sở dữ liệu.
Khi sắp xếp hàng dữ liệu, mỗi hàng phải giữ nguyên tính toàn vẹn, không vô tình di chuyển dữ liệu từ hàng này sang hàng khác, nơi sắp xếp dữ liệu trên nhiều cột phát huy tác dụng.
Sắp Xếp Trên Một Trường (Single Field)
Bạn có thể sắp xếp bản ghi trong bảng tính theo hàng, và sắp xếp ô trong bản ghi theo cột. Tất nhiên, bạn chỉ định thứ tự sắp xếp tăng hoặc giảm. Mặc định, tăng dần / chữ-số, chương trình sắp xếp văn bản từ A đến Z và số từ nhỏ đến lớn. Sắp xếp thứ tự giảm dần, tất nhiên, đảo ngược từ Z đến A, hoặc số lớn ở đầu.
Giống nhiều hàm trong Excel, có vài cách thực hiện sắp xếp đơn giản; mọi thứ cần cho loại sắp xếp này nằm ở menu flyout chuột phải, như dưới đây.
- Nhấp chuột phải vào trường trong cột bạn muốn sắp xếp bảng tính để mở menu bật lên.
- Cuộn xuống và di chuột qua Sort (Sắp xếp) để mở menu flyout.
- Nhấp Sort A to Z (Sắp xếp A đến Z) cho tăng dần hoặc Sort Z to A (Sắp xếp Z đến A) giảm dần (Lưu ý Excel không bao gồm dữ liệu ô ở hàng 1 trong sắp xếp; chương trình giả định hàng này chứa nhãn cột, hoặc tiêu đề.).
Sắp xếp đơn giản này hoạt động cho nhiều loại dữ liệu, trừ khi hàng và cột có dữ liệu giống nhau, hoặc trùng lặp. Trong trường hợp đó, bạn phải sắp xếp trên hai hoặc nhiều cột, đến phần tiếp theo.
Sắp Xếp Bản Ghi Trên Nhiều Trường (Multiple Fields)
Tùy phức tạp dữ liệu, bạn có thể cần sắp xếp trên nhiều cột. Ví dụ tốt nhất là sắp xếp cơ sở dữ liệu theo thứ tự bảng chữ cái theo họ. Giả sử dữ liệu có vài người cùng họ. Trong trường hợp đó, bạn muốn đảm bảo Linda Johnson đứng trước Lydia Johnson, và Cherri Anderson hiển thị sau Charles Anderson... Bạn hiểu ý.
Bạn thiết lập tìm kiếm tùy chỉnh với nhiều tiêu chí từ hộp thoại Sort, như sau.
- Nhấp ô trong cột dữ liệu đầu tiên muốn sắp xếp.
- Nhấp Data (Dữ liệu) ngay dưới thanh tiêu đề để mở ribbon Data. (Ribbon đương nhiên là hàng các tab ngữ cảnh qua đầu cửa sổ ứng dụng.)
- Trong phần Sort & Filter (Sắp xếp & Lọc), nhấp nút Sort để mở hộp thoại Sort.
- Nhấp menu thả xuống Sort by (Sắp xếp theo) chọn tên cột đầu tiên sắp xếp. (Lưu ý Excel hiển thị nội dung hàng 1 cột đó, trường hợp này chứa nhãn cột. Bạn tắt tùy chọn bằng bỏ tích My data has headers (Dữ liệu của tôi có tiêu đề).)
- Nhấp Add Level (Thêm cấp) thêm cột khác vào thứ tự sắp xếp.
- Nhấp menu thả xuống Then by (Sau đó theo) chọn cột tiếp theo sắp xếp.
- Lặp lại Bước 6 và 7 nếu cần cấu hình tham số sắp xếp.
Nhấp chuột quanh hộp thoại Sort tiết lộ vài tùy chọn khác sửa đổi sắp xếp, dù một số, trừ khi bạn biết chính xác mỗi cái ảnh hưởng sắp xếp như thế nào, có khả năng tạo kết quả không mong muốn.
- Nhấp OK.
- Nếu hộp thoại Sort Warning (Cảnh báo sắp xếp) hiện, chọn Expand the selection (Mở rộng chọn lọc) rồi nhấp Sort.
Bên cạnh đó, khi chọn cột, Excel phân tích nội dung ô trong cột đó và đoán giá trị nên điền cho trường Sort on (Sắp xếp theo) và Order (Thứ tự). Trừ khi bạn có lý do cụ thể (và logic) thay đổi những này, đừng thay đổi. (Trừ khi bạn thử nghiệm, tất nhiên. Tôi luôn khuyến khích — và tính năng Undo của Excel hoạt động tuyệt vời.)
Như bạn hình dung, đây mới chỉ khởi đầu cách sắp xếp dữ liệu trong Excel. Quan trọng nhớ, trừ khi cẩn thận, dùng tham số sai có thể xáo trộn dữ liệu và thay đổi hoàn toàn vị trí trong bảng tính. Sort nhanh và dễ thiết lập. Tin tốt là Undo cũng nhanh. Đừng ngại Undo và thử lại. Và lại.