Hai trong số các chức năng chính của Excel là cho phép bạn thao tác và xem dữ liệu từ các góc độ khác nhau và một trong những công cụ đơn giản nhưng mạnh mẽ hơn của chương trình để làm như vậy là Sắp xếp chức năng.
Cho dù đó là sắp xếp tăng dần / giảm dần đơn giản, sắp xếp trên nhiều biến để hiển thị dữ liệu theo nhóm hoặc để duy trì tính toàn vẹn của hàng hoặc sắp xếp chữ và số đơn giản để giữ cho dữ liệu dạng bảng của bạn có trật tự, sắp xếp dữ liệu trong Excel là một kỹ năng cần thiết.
Rất ít chương trình phù hợp hơn để sắp xếp dữ liệu dạng bảng hơn Excel và việc sắp xếp của bạn có thể chạy từ đơn giản và tương đối phức tạp đến phức tạp. Trong khi khả năng sắp xếp của Excel — những gì bạn có thể làm với tập dữ liệu phù hợp và một chút kiến thức về hoạt động bên trong của chương trình — thực sự mạnh mẽ và chuyên sâu, mẹo công nghệ ngày nay tập trung vào hai kiểu sắp xếp cơ bản, như sau:
- Sắp xếp dữ liệu trên một cột duy nhất
- Sắp xếp dữ liệu trên nhiều cột
Tất nhiên, bảng tính được tạo thành từ các cột và hàng ô hoặc dữ liệu dạng bảng, trong đó mỗi cột bao gồm sự phân chia hợp lý các dữ kiện, số liệu hoặc bất kỳ chi tiết nào khác theo danh mục, chẳng hạn như tên, địa chỉ, đơn vị tiền tệ, số bộ phận , v.v. — tùy thuộc vào loại bảng tính. Mặt khác, các hàng hiển thị người, đồ vật hoặc số liệu cạnh nhau hoặc trong cùng một hành động hoặc cùng một sự kiện.
Tùy thuộc vào loại bảng tính và dữ liệu mà nó chứa, chẳng hạn như danh sách dạng bảng gồm tên, địa chỉ, số điện thoại và các dữ liệu thích hợp khác, các hàng thường giống với bản ghi cơ sở dữ liệu.
Khi bạn sắp xếp các hàng dữ liệu, mỗi hàng phải duy trì tính toàn vẹn của nó, không vô tình di chuyển dữ liệu từ hàng này sang hàng khác, như bạn sẽ thấy sâu hơn, là nơi việc sắp xếp dữ liệu trên nhiều cột trở nên hữu ích.
Sắp xếp trên một trường duy nhất
Bạn có thể sắp xếp các bản ghi trong bảng tính của mình theo hàng và bạn có thể sắp xếp các ô trong bản ghi theo cột. Tất nhiên, bạn có thể chỉ định thứ tự sắp xếp tăng dần hoặc giảm dần. Theo mặc định, tăng dần / chữ và số, chương trình sắp xếp văn bản từ A đến Z và các số từ nhỏ nhất đến lớn nhất. Tất nhiên, sắp xếp theo thứ tự sắp xếp giảm dần sẽ đảo ngược thứ tự cũ hơn từ Z đến A hoặc sao cho các số lớn hơn bắt đầu ở trên cùng.
Cũng như nhiều hàm trong Excel, có một số cách để thực hiện sắp xếp đơn giản; Tuy nhiên, mọi thứ bạn cần cho kiểu sắp xếp này đều nằm trên menu flyout của nút chuột phải, như được hiển thị bên dưới.
- Nhấp chuột phải vào trường trong cột mà bạn muốn sắp xếp bảng tính để mở menu bật lên.
- Cuộn xuống và di con trỏ qua Sắp xếp để mở menu flyout.
- Nhấp vào Sắp xếp A đến Z để tăng dần hoặc Sắp xếpZ thành A giảm dần (Lưu ý rằng Excel không bao gồm dữ liệu trong các ô trong dòng 1 trong sắp xếp; chương trình giả định rằng hàng này chứa nhãn cột hoặc tiêu đề của bạn.).
Cách sắp xếp đơn giản này phù hợp với nhiều loại dữ liệu, ngoại trừ khi các hàng và cột của bạn có dữ liệu giống hệt nhau hoặc trùng lặp. Trong những trường hợp này, bạn phải sắp xếp trên hai hoặc nhiều cột, tiếp theo sẽ xuất hiện.
Sắp xếp bản ghi trên nhiều trường
Tùy thuộc vào mức độ phức tạp của dữ liệu, bạn có thể cần sắp xếp trên nhiều cột. Có lẽ ví dụ tốt nhất là sắp xếp cơ sở dữ liệu theo thứ tự họ. Giả sử dữ liệu của bạn có nhiều người có cùng họ. Trong những trường hợp này, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng LindaJohnson đến trước Lydia Johnson và Cherri Anderson hiển thị sau CharlesAnderson… Bạn có ý tưởng.
Bạn có thể thiết lập các tìm kiếm tùy chỉnh với nhiều tiêu chí từ hộp thoại Sắp xếp, như thế này.
- Nhấp vào ô trong cột dữ liệu đầu tiên bạn muốn sắp xếp.
- Nhấp vào Dữ liệu ngay bên dưới thanh tiêu đề để mở ruy-băng Dữ liệu. (Tất nhiên, dải băng là hàng tab theo ngữ cảnh trên đầu cửa sổ ứng dụng.)
- Trong Sắp xếp &Bộ lọc , hãy nhấp vào nút Sắp xếp để mở hộp thoại Sắp xếp.
- Nhấp vào nút Sắp xếp theo thả xuống và chọn tên cột đầu tiên để sắp xếp. (Lưu ý rằng Excel hiển thị nội dung trong hàng 1 của cột, trong trường hợp này chứa các nhãn cột. Bạn có thể tắt tùy chọn này bằng cách bỏ chọn mục Dữ liệu của tôi có tiêu đề hộp kiểm.)
- Nhấp vào Thêm cấp độ để thêm một cột khác vào thứ tự sắp xếp.
- Nhấp vào nút Sau đó bằng thả xuống và chọn cột tiếp theo để sắp xếp.
- Lặp lại Bước 6 và 7 nếu cần để định cấu hình các thông số sắp xếp của bạn.
Nhấp vào xung quanh hộp thoại Sắp xếp sẽ hiển thị một số tùy chọn khác nhau để sửa đổi các loại của bạn, mặc dù một số tùy chọn, trừ khi bạn biết chính xác cách mỗi tùy chọn ảnh hưởng đến việc sắp xếp của mình, rất có thể sẽ tạo ra các kết quả không mong muốn.
- Nhấp vào OK .
- Nếu bạn nhận được hộp thoại Cảnh báo Sắp xếp, hãy chọn Mở rộng lựa chọn và sau đó nhấp vào Sắp xếp.
Bên cạnh đó, khi bạn chọn một cột, Excel sẽ phân tích nội dung của các ô trong cột đó và đưa ra các phỏng đoán thông minh về giá trị nào sẽ điền vào mục Sắp xếp trên và Đặt hàng lĩnh vực. Trừ khi bạn có một lý do cụ thể (và hợp lý) để thay đổi những điều này, nếu không. (Tất nhiên, trừ khi bạn đang thử nghiệm. Tôi luôn khuyến khích điều đó — và tính năng Hoàn tác của Excel hoạt động tuyệt vời.)
Như tôi chắc bạn có thể tưởng tượng, đây chỉ là bước khởi đầu của việc bạn có thể sắp xếp dữ liệu trong Excel. Tuy nhiên, điều quan trọng cần nhớ là trừ khi bạn cẩn thận, nếu không, việc sử dụng các thông số sai có thể làm cho dữ liệu của bạn bị xáo trộn và thay đổi hoàn toàn vị trí của nó trong bảng tính. Sắp xếp nhanh chóng và dễ cài đặt. Tin tốt là Hoàn tác cũng nhanh chóng. Đừng ngại Hoàn tác và thử lại. Andagain.