Việc tạo biểu đồ dữ liệu trong Excel đã trở nên không chỉ đơn giản mà còn được tự động hóa đến mức bạn có thể dễ dàng chuyển từ bảng tính dạng bảng sang biểu đồ diện tích, cột, đường hoặc tròn toàn diện chỉ trong chốc lát với vài cú chuột suy nghĩ kỹ lưỡng. Sau đó, khi bạn chỉnh sửa dữ liệu trong bảng tính, Excel sẽ tự động thực hiện các thay đổi tương ứng cho biểu đồ và đồ thị của bạn.
Nhưng phép màu biểu đồ của chương trình không kết thúc ở đó. Ví dụ, bạn có thể thay đổi loại biểu đồ hoặc đồ thị bất kỳ lúc nào, cũng như chỉnh sửa các配色, góc nhìn (2D, 3D, v.v.), hoán đổi trục, và nhiều hơn nữa.
Tất nhiên, mọi thứ đều bắt đầu từ bảng tính.
Sắp xếp dữ liệu của bạn
Mặc dù Excel cho phép bạn sắp xếp bảng tính theo nhiều cách, nhưng khi tạo biểu đồ dữ liệu, bạn sẽ đạt kết quả tốt nhất bằng cách trình bày dữ liệu sao cho mỗi hàng đại diện cho một bản ghi và mỗi cột chứa các yếu tố thuộc về hoặc liên quan đến các hàng cụ thể.
Hiểu sao? Hãy lấy bảng tính sau làm ví dụ.
Cột bên trái chứa danh sách máy in laser. Trừ hàng 1 chứa nhãn cột (headers), mỗi hàng đại diện cho một máy in cụ thể, và mỗi ô tiếp theo chứa dữ liệu về máy đó.
Trong trường hợp này, mỗi ô chứa dữ liệu tốc độ in: Cột B - thời gian in trang đầu tiên; Cột C - thời gian in tất cả các trang bao gồm trang đầu; Cột D - thời gian in toàn bộ tài liệu trừ trang đầu.
Mặc dù đây là một bảng tính cơ bản, nhưng dù dữ liệu của bạn phức tạp đến đâu, việc tuân thủ định dạng chuẩn này giúp hợp lý hóa quy trình. Như bạn sẽ thấy, bạn có thể ánh xạ ô trong một phần nhỏ của bảng tính hoặc tạo biểu đồ cho toàn bộ tài liệu (worksheet).
Một biểu đồ Excel điển hình bao gồm một số phần riêng biệt, như hình ảnh dưới đây.
Tạo biểu đồ cho dữ liệu
Nếu bạn chưa làm điều này trước đây, bạn có thể sẽ ngạc nhiên về việc Excel làm cho việc tạo biểu đồ trở nên dễ dàng như thế nào. Như đã đề cập, bạn có thể ánh xạ toàn bộ worksheet, hoặc chọn một nhóm cột và hàng để tạo biểu đồ.
Ví dụ, trong worksheet chúng ta đã làm việc ở phần trước, giả sử bạn muốn tạo biểu đồ chỉ cho hai cột dữ liệu đầu tiên (cột B và C), bỏ qua cột D. Điều này chỉ cần một quy trình đơn giản 2 bước:
- Chọn dữ liệu bạn muốn biểu đồ, bao gồm nhãn ở cột bên trái và tiêu đề trong các cột bạn muốn đưa vào biểu đồ, như hình dưới đây.
- Nhấn ALT+F1.
Hoặc, để tạo biểu đồ cho toàn bộ bảng tính, làm theo các bước sau:
- Chọn tất cả dữ liệu trong bảng tính, như hình ảnh trên đầu bên dưới. Không chọn toàn bộ trang tính, như hình thứ hai - chỉ chọn các ô chứa dữ liệu.
- Nhấn ALT+F1.
Excel làm rất tốt việc chọn loại biểu đồ phù hợp cho dữ liệu của bạn, nhưng nếu bạn thích loại biểu đồ khác, ví dụ như cột ngang, hoặc配色 khác, thậm chí bố cục 3D với gradient fill và nền, chương trình làm cho tất cả các hiệu ứng này và nhiều hơn nữa trở nên dễ dàng đạt được.
Thay đổi loại biểu đồ
Giống như mọi thứ khác trong Excel, có một vài cách để sửa đổi loại biểu đồ. Cách dễ nhất là:
- Chọn biểu đồ.
- Trên thanh menu, nhấp Chart Design (Thiết kế biểu đồ).
- Trên ribbon Chart Design, chọn Change Chart Type (Thay đổi loại biểu đồ).
Thao tác này mở hộp thoại Change Chart Type, như hình dưới đây.
Như bạn thấy, có nhiều loại biểu đồ, và nhấp vào một trong số chúng sẽ hiển thị một vài biến thể ở phần trên của hộp thoại.
Ngoài việc thay đổi loại biểu đồ từ ribbon Chart Design, bạn cũng có thể thực hiện một số sửa đổi khác, như配色, bố cục, hoặc áp dụng một trong nhiều kiểu biểu đồ được thiết kế sẵn của chương trình. Các kiểu biểu đồ (Chart styles) giống như các kiểu đoạn văn (paragraph styles) trong Microsoft Word. Giống như trong MS Word, bạn có thể áp dụng một trong nhiều kiểu có sẵn nguyên vẹn, chỉnh sửa các kiểu hiện có, hoặc tạo kiểu riêng của mình.
Thêm và xóa các phần tử biểu đồ
Các phần tử biểu đồ (Chart elements) là các thành phần khác nhau, như tiêu đề, chú giải (legend), trục X và Y, v.v. tạo nên biểu đồ của bạn. Bạn có thể thêm và xóa các phần tử này bằng cách nhấp vào dấu cộng xuất hiện ở phía bên phải của biểu đồ khi bạn chọn nó.
Dưới menu Chart Elements là menu Chart Styles (Kiểu biểu đồ), hiển thị khi bạn nhấp vào biểu tượng cọ vẽ ở bên phải biểu đồ.
Dưới Chart Styles bạn sẽ tìm thấy Chart Filters (Bộ lọc biểu đồ), cho phép bạn bật/tắt (hoặc lọc) các thành phần khác nhau của biểu đồ, như hình dưới đây:
Nếu những tùy chọn sửa đổi đó chưa đủ, còn rất nhiều tùy chọn khác trong Format Chart Area (Định dạng vùng biểu đồ) ở bên phải worksheet, cho phép bạn thay đổi tất cả các khía cạnh của biểu đồ, từ fill và nền, đường lưới, đến cột 3D, lát cắt tròn, đổ bóng - có thể kể mãi. Nhưng tôi chắc bạn đã hiểu được những gì có sẵn.
Khi bạn nhấp Text Options (Tùy chọn văn bản), ví dụ, bạn sẽ có thêm một loạt hiệu ứng khác có thể áp dụng cho văn bản trong biểu đồ. Các tùy chọn gần như không giới hạn, đến mức nếu không có sự kiềm chế, bạn có thể tạo ra những biểu đồ và đồ thị rối mắt - ngay cả khi không cố gắng lắm, điều này dẫn tôi đến một nguyên tắc thiết kế quan trọng.
Chỉ vì bạn có tất cả các công cụ thiết kế tuyệt vời này không có nghĩa là bạn phải dùng tất cả chúng... hoặc ít nhất không cùng một lúc. Mục đích là làm cho đồ họa đủ hấp dẫn để thu hút chú ý khán giả, nhưng không quá rối đến mức thiết kế làm giảm sút thông điệp bạn muốn truyền tải. Đó là thông điệp quan trọng, không phải khéo léo thiết kế hay sức mạnh nguyên始 của phần mềm đồ họa.
Một quy tắc tốt là: nếu nó trông quá rối và làm mất tập trung, có lẽ nó thực sự vậy; hãy đơn giản hóa nó. Đừng dùng quá nhiều font trang trí, nếu có, vì chúng khó đọc. Khi sử dụng biểu đồ và đồ thị hướng kinh doanh, hãy tập trung vào cái gì bạn muốn nói và không quá chú trọng vào cách bạn nói nó.
Trong khi đó, việc tạo biểu đồ cho dữ liệu dạng bảng có thể khiến nó dễ hiểu và thân thiện hơn nhiều so với cột sau cột văn bản và số liệu.