Đã từ lâu, dữ liệu biểu đồ trong Excel không chỉ trở nên đơn giản mà còn được tự động hóa đến mức bạn có thể dễ dàng chuyển từ bảng tính dạng bảng sang một vùng toàn diện, thanh, đường hoặc biểu đồ hình tròn ngay lập tức với một vài các cú nhấp chuột. Sau đó, khi bạn chỉnh sửa dữ liệu trong bảng tính của mình, Excel sẽ tự động thực hiện các thay đổi tương ứng đối với biểu đồ và đồ thị của bạn.
Tuy nhiên, đó không phải là phần cuối của phép thuật biểu đồ của chương trình. Ví dụ:bạn có thể thay đổi loại biểu đồ hoặc đồ thị tại bất kỳ điểm nào, cũng như chỉnh sửa màu sắc, phối cảnh (2D, 3D, v.v.), hoán đổi trục và hơn thế nữa.
Nhưng tất nhiên, tất cả đều bắt đầu với bảng tính.
Bố trí dữ liệu của bạn
Mặc dù Excel cho phép bạn sắp xếp các bảng tính của mình theo nhiều cách, nhưng khi lập dữ liệu biểu đồ, bạn sẽ nhận được kết quả tốt nhất khi sắp xếp nó sao cho mỗi hàng đại diện cho một bản ghi và mỗi cột chứa các phần tử tương ứng với các hàng cụ thể.
Huh? Lấy ví dụ như bảng tính sau đây.
Cột ngoài cùng bên trái chứa danh sách các máy in laser. Ngoại trừ Hàng 1 chứa nhãn cột hoặc tiêu đề, mỗi hàng đại diện cho một máy in cụ thể và mỗi ô tiếp theo chứa dữ liệu về máy cụ thể đó.
Trong trường hợp này, mỗi ô chứa dữ liệu tốc độ in:Cột B, mất bao lâu để in trang đầu tiên của lệnh in; Cột C, mất bao lâu để in tất cả các trang, kể cả trang đầu tiên; Cột D, mất bao lâu để đảo toàn bộ tài liệu, không xóa trang đầu tiên.
Mặc dù đây là bảng tính cơ bản, bất kể dữ liệu của bạn phức tạp đến mức nào, việc tuân theo định dạng tiêu chuẩn này sẽ giúp đơn giản hóa quy trình. Khi bắt đầu, bạn có thể lập bản đồ các ô trong một phần nhỏ của bảng tính hoặc biểu đồ của toàn bộ tài liệu hoặc trang tính.
Excelchart điển hình bao gồm một số phần riêng biệt, như được hiển thị trong hình ảnh bên dưới.
Lập biểu đồ Dữ liệu của Bạn
Nếu bạn chưa từng làm điều này trước đây, bạn có thể sẽ ngạc nhiên về việc Excel dễ dàng tạo biểu đồ cho bảng tính của bạn như thế nào. Như đã đề cập, bạn có thể ánh xạ toàn bộ trang tính hoặc bạn có thể chọn một nhóm cột và hàng để vẽ biểu đồ.
Ví dụ, giả sử rằng trong trang tính chúng ta đang làm việc ở phần trước mà bạn chỉ muốn lập biểu đồ hai cột dữ liệu đầu tiên (cột B và C), bỏ qua cột D. Điều này đòi hỏi một quy trình hai bước đơn giản:
- Chọn dữ liệu bạn muốn lập biểu đồ, bao gồm các nhãn trong cột bên trái và tiêu đề trong các cột bạn muốn đưa vào biểu đồ của mình, như được hiển thị bên dưới.
- Nhấn ALT + F1 .
Hoặc, để lập biểu đồ bảng tính trực tiếp, hãy làm theo các bước sau.
- Chọn tất cả dữ liệu trong bảng tính, như được hiển thị trong hình trên cùng bên dưới. Đừng chọn toàn bộ trang tính, như được hiển thị trong hình ảnh thứ hai bên dưới — chỉ chọn các ô chứa dữ liệu.
- Nhấn ALT + F1 .
Excel thực hiện rất nhiều công việc trong việc chọn loại biểu đồ thích hợp cho dữ liệu của bạn, nhưng nếu bạn thích một loại biểu đồ khác, chẳng hạn như thanh ngang, hoặc có thể là một bảng màu khác, thậm chí có thể là bố cục 3D với tô màu và nền, chương trình sẽ tạo tất cả những hiệu quả này và dễ dàng đạt được hơn.
Thay đổi loại biểu đồ
Như mọi thứ khác trong Excel, có một số cách để sửa đổi loại biểu đồ của bạn. Tuy nhiên, dễ nhất là.
- Chọn biểu đồ.
- Trên thanh trình đơn, nhấp vào Thiết kế biểu đồ .
- Trên ruy-băng Thiết kế Biểu đồ, chọn Thay đổi Loại Biểu đồ .
Thao tác này sẽ mở hộp thoại Loại biểu đồ thay đổi, được hiển thị ở đây.
Như bạn có thể thấy, có rất nhiều loại biểu đồ và nhấp vào một trong số chúng sẽ hiển thị một số biến thể trên đầu hộp thoại.
Ngoài việc thay đổi loại biểu đồ từ ruy-băng Thiết kế biểu đồ, bạn cũng có thể thực hiện một số sửa đổi khác, chẳng hạn như phối màu, bố cục hoặc áp dụng một trong nhiều kiểu biểu đồ được thiết kế trước của chương trình. Tất nhiên, kiểu biểu đồ tương tự như kiểu đoạn văn trong Microsoft Word. Giống như trong MS Word, bạn có thể áp dụng một trong nhiều kiểu nguyên trạng, chỉnh sửa kiểu hiện có hoặc tạo kiểu của riêng bạn.
Thêm và xóa các phần tử biểu đồ
Tất nhiên, các thành phần biểu đồ bao gồm các thành phần khác nhau, chẳng hạn như tiêu đề, truyền thuyết, trục X và Y, v.v. tạo nên biểu đồ của bạn. Bạn có thể chỉnh sửa và loại bỏ các yếu tố này bằng cách nhấp vào biểu tượng dấu cộng xuất hiện ở bên phải của biểu đồ khi bạn chọn nó.
Bên dưới Phần tử biểu đồ bay ra là Kiểu biểu đồ bay ra, hiển thị khi bạn nhấp vào biểu tượng cọ vẽ ở bên phải biểu đồ.
Bên dưới Kiểu biểu đồ, bạn sẽ tìm thấy Bộ lọc biểu đồ , cho phép bạn bật và tắt (hoặc lọc) các thành phần khác nhau của biểu đồ, như được hiển thị ở đây:
Nếu những tùy chọn đó không đủ sửa đổi, có một số tùy chọn khác trong Khu vực biểu đồ định dạng ở bên phải của trang tính cho phép bạn thay đổi tất cả các khía cạnh của biểu đồ của mình, từ điền và nền đến đường lưới, thanh 3D, lát bánh, thả bóng xuống - tôi có thể tiếp tục, và tiếp tục. Nhưng tôi chắc chắn rằng bạn hiểu rõ về những thứ có sẵn.
Khi bạn nhấp vào Tùy chọn văn bản , ví dụ, bạn nhận được một loạt các hiệu ứng khác mà bạn có thể áp dụng cho văn bản trong biểu đồ của mình. Các tùy chọn hầu như không có giới hạn, đến mức mà không có một số hạn chế, bạn có thể tạo ra một số biểu đồ và đồ thị trông sặc sỡ - mà không cần cố gắng hết sức, điều này đưa tôi đến một hướng dẫn thiết kế quan trọng.
Chỉ vì bạn có tất cả những công cụ thiết kế tuyệt vời này không có nghĩa là bạn phải sử dụng chúng… .hoặc, không quá nhiều chúng cùng một lúc. Ý tưởng là làm cho đồ họa của bạn đủ hấp dẫn để thu hút sự chú ý của khán giả, nhưng không quá bận rộn đến mức bản thân thiết kế làm giảm đi thông điệp mà bạn đang cố gắng truyền tải. Xét cho cùng, thông điệp mới là điều quan trọng, không phải năng lực thiết kế của bạn hay sức mạnh vũ phu của phần mềm thiết kế đồ họa của bạn.
Một nguyên tắc nhỏ là, nếu nó trông quá bận rộn và mất tập trung, thì có lẽ là vậy; hãy làm nó đi. Đừng sử dụng quá nhiều phông chữ trang trí, nếu có, chúng không dễ đọc. Khi sử dụng biểu đồ và đồ thị theo định hướng kinh doanh, hãy tập trung vào cái gì bạn đang cố gắng nói và không hiểu về cách thức bạn nói đi.
Trong khi đó, lập biểu đồ dữ liệu dạng bảng có thể khiến nó dễ hiểu và thân thiện hơn nhiều so với cột sau cột văn bản và số.