Một kịch bản what-if (giả định) khá dễ hiểu - đơn giản là câu hỏi: "Nếu điều này xảy ra, thì số liệu hoặc kết quả cuối cùng của tôi sẽ ra sao? Nói cách khác, nếu chúng ta làm 20.000 đô la doanh thu trong vài tháng tới, chúng ta sẽ có bao nhiêu lợi nhuận?" Ở dạng cơ bản nhất, đây chính là những gì Phân tích What-If được thiết kế để làm - dự báo.
Giống như hầu hết mọi thứ khác trong Excel, tính năng này rất mạnh mẽ. Nó cho phép bạn thực hiện mọi thứ từ các dự báo What-If đơn giản đến các kịch bản phức tạp cao. Và như thường lệ với các tính năng của Excel, không có cách nào tôi có thể bao quát tất cả các khả năng trong hướng dẫn ngắn này.
Thay vào đó, hôm nay chúng ta sẽ xem xét các kiến thức cơ bản, và tôi sẽ cung cấp cho bạn một vài khái niệm What-If tương đối dễ dàng để bạn bắt đầu.
Thực hiện các dự báo cơ bản
Như bạn có thể biết, trong tay người phù hợp, bộ số liệu đúng có thể được thao tác để nói gần như bất cứ điều gì. Bạn chắc chắn đã nghe điều này được diễn đạt theo nhiều cách, như Rác vào, rác ra. Hoặc có lẽ Dự báo chỉ tốt bằng giả định của nó.
Excel cung cấp rất nhiều cách để thiết lập và sử dụng Phân tích What-If. Vậy hãy xem một phương pháp dự báo khá đơn giản và trực tiếp, Bảng dữ liệu (Data Tables). Phương pháp này cho phép bạn thấy việc thay đổi một hoặc hai biến số, ví dụ như số thuế bạn nộp, ảnh hưởng như thế nào đến kết quả cuối cùng của doanh nghiệp.
Hai khái niệm quan trọng khác là Goal Seek (Tìm mục tiêu) và Scenario Manager (Quản lý kịch bản) của Excel. Với Goal Seek, bạn cố gắng dự báo những gì cần xảy ra để đạt được một mục tiêu xác định trước, ví dụ như đạt 1 triệu đô la lợi nhuận, và Scenario Manager cho phép bạn tạo và quản lý bộ sưu tập kịch bản What-If (và các loại khác) của riêng mình.
Phương pháp Bảng dữ liệu - Một biến số
Để bắt đầu, hãy tạo một bảng mới và đặt tên cho các ô dữ liệu. Tại sao? Vì điều này cho phép chúng ta sử dụng tên trong công thức, thay vì tọa độ ô. Không chỉ có thể hữu ích - chính xác và chính xác hơn - khi làm việc với các bảng lớn, mà một số người (bao gồm cả tôi) thấy nó dễ dàng hơn.
Dù sao, hãy bắt đầu với một biến số rồi chuyển sang hai biến số.
- Mở một worksheet trống trong Excel.
- Tạo bảng đơn giản sau.
Lưu ý để tạo tiêu đề bảng ở hàng 1, tôi đã gộp ô A1 và B1. Để làm vậy, chọn hai ô đó, sau đó trên ribbon Home, nhấp mũi tên xuống của Merge & Center (Gộp và căn giữa) và chọn Merge Cells (Gộp ô).
- Được, bây giờ hãy đặt tên cho ô B2 và B3. Chuột phải vào ô B2 và chọn Define Name (Đặt tên) để mở hộp thoại New Name.
Như bạn thấy, New Name rất trực quan. Còn menu thả xuống Scope (Phạm vi), cho phép bạn đặt tên ô liên quan đến toàn bộ workbook hoặc chỉ worksheet đang hoạt động. Trong trường hợp này, mặc định là ổn.
- Nhấp OK.
- Đặt tên ô B3 là Growth_2019, cũng là mặc định trong trường hợp này, nên nhấp OK.
- Đổi tên ô C5 thành Sales_2019
Bây giờ lưu ý nếu bạn nhấp vào bất kỳ ô nào bạn đã đặt tên, tên đó thay vì tọa độ ô sẽ xuất hiện trong hộp Name (được viền đỏ dưới đây) ở góc trên bên trái trên worksheet.
Để tạo kịch bản What-If của chúng ta, chúng ta cần viết một công thức trong C5 (giờ là Sales_2019). Bảng dự báo nhỏ này cho phép bạn xem bạn sẽ kiếm được bao nhiêu tiền theo phần trăm tăng trưởng.
Ngay bây giờ, phần trăm đó là 2. Để có câu trả lời khác nhau dựa trên các phần trăm tăng trưởng khác nhau, khi hoàn thành bảng tính, bạn chỉ cần thay đổi giá trị trong ô B3 (giờ là Growth_2019). Nhưng tôi đang nói trước quá rồi.
- Nhập công thức sau vào ô C5 (được viền đỏ trong hình dưới):
=Sales_2018+(Sales_2018*Growth_2019)
Khi bạn hoàn thành nhập công thức, bạn sẽ nhận được số dự báo trong ô C5. Bây giờ bạn có thể dự báo doanh số dựa trên phần trăm tăng trưởng bằng cách đơn giản thay đổi giá trị trong ô B3.
Hãy thử. Thay đổi giá trị trong ô B3 thành 2.25%. Thử 5%. Bạn đang hiểu ý tưởng? Đơn giản phải không, nhưng bạn có thấy tiềm năng?
Phương pháp Bảng dữ liệu - Hai biến số
Chẳng phải tuyệt vời nếu sống trong thế giới nơi tất cả thu nhập là lợi nhuận - bạn không có chi phí! Thật tiếc, không phải vậy; do đó bảng tính What-If của chúng ta không phải lúc nào cũng hồng hào.
Dự báo của chúng ta cũng cần tính đến chi phí. Nói cách khác, dự báo của bạn sẽ có hai biến số: thu nhập và chi phí.
Để thiết lập điều đó, hãy bắt đầu bằng cách thêm một biến số khác vào bảng tính chúng ta đã tạo trước đó.
- Nhấp vào ô A4 và gõ Expenses 2019, như sau:
- Gõ 10.00% vào ô B4.
- Chuột phải vào ô C4 và chọn Define Name từ menu bật lên.
- Trong hộp thoại New Name, nhấp vào trường Name và gõ Expenses_2019.
Dễ dàng cho đến nay, phải không? Tất cả những gì còn lại là sửa đổi công thức để bao gồm giá trị trong ô C4, như sau:
- Sửa đổi công thức trong ô C5 như sau (thêm *Expenses_2019 cuối cùng của dữ liệu trong ngoặc.)
=Sales_2018+(Sales_2018*Growth_2019*Expenses_2019)
Như tôi chắc bạn có thể tưởng tượng, What-If của bạn có thể phức tạp hơn nhiều, tùy thuộc vào một số yếu tố, bao gồm dữ liệu bạn đưa vào, kỹ năng viết công thức của bạn, v.v.
Dù sao, bây giờ bạn có thể làm dự báo từ hai góc độ, thu nhập (Tăng trưởng) và Chi phí. Hãy tiếp tục thay đổi giá trị trong ô B3 và B4. Cắm số liệu của bạn và cho bảng tính What-If nhỏ này chạy thử.
Nghiên cứu bổ sung
Giống như hầu hết mọi thứ bạn có thể làm trong Excel, bạn có thể đưa tính năng Phân tích What-If này đến một số kịch bản khá phức tạp. Thực tế, tôi có thể viết vài bài viết về các kịch bản dự báo và vẫn không bao quát được chủ đề chi tiết.
Trong khi đó, đây là một vài liên kết đến các kịch bản và script What-If phức tạp hơn.
- Phân tích What-If: Hướng dẫn minh họa tốt này xem xét, trong số những thứ khác, Scenario Manager của Excel, nơi bạn có thể tạo và quản lý bộ sưu tập kịch bản What-If (và các loại khác) của riêng mình.
- Giới thiệu về Phân tích What-If: Đây là trang hỗ trợ Microsoft Office giới thiệu về Phân tích What-If. Có rất nhiều thông tin ở đây với liên kết đến hàng loạt hướng dẫn What-If hữu ích.
- Cách sử dụng Goal Seek trong Excel cho Phân tích What-If: Đây là giới thiệu về tính năng Goal Seek What-If Analysis của Excel.