Mục tiêu
Hướng dẫn tạo truy vấn (query) cơ bản trong Microsoft Access 2000 bằng Wizard (Phép thuật) – kết hợp dữ liệu từ nhiều bảng. Ví dụ: Liệt kê tên sản phẩm, tồn kho, tên & điện thoại nhà cung cấp.
Lưu ý: Hướng dẫn cho Access 2000. Phiên bản mới (2010+) xem bài "Creating a Simple Query in Microsoft Access 2010". Nguyên tắc cốt lõi giống nhau.
Tạo Query bằng Wizard (Access 2000)
- Mở database: File > Open > chọn file Northwind (mẫu có sẵn trên CD cài đặt). Nếu chưa cài Northwind, cài trước theo hướng dẫn kèm.
- Chuyển tab Queries → thấy các query mẫu + 2 tùy chọn tạo mới.
- Double-click "Create query by using wizard". Wizard đơn giản hóa tạo query. (Sau này học Design View cho query phức tạp).
- Chọn bảng nguồn: Drop-down Tables/Queries > chọn bảng (VD:
Products). - Chọn trường (Field): Double-click từng trường cần lấy (ProductName, UnitsInStock...). Hoặc nhấn >> (Add All) lấy tất cả. Nhấn Next.
- Chọn loại query:
- Detail: Hiển thị từng bản ghi chi tiết.
- Summary: Tóm tắt (tổng, trung bình, đếm...). Nhấn Summary Options để cấu hình.
- Đặt tên Query (VD: Product Supplier List) > Finish.
Kết quả query hiển thị: Danh sách sản phẩm, tồn kho, thông tin nhà cung cấp – gom từ bảng Products và Suppliers qua mối quan hệ (Relationship).
Mở rộng: Design View (Chế độ thiết kế)
Wizard chỉ làm query đơn giản. Để tạo query nâng cao (joins phức tạp, criteria, calculated fields, SQL tùy chỉnh), hãy dùng Design View (Chế độ thiết kế) – công cụ mạnh nhất của Access.
Mẹo cho người mới
- Luôn thiết lập Relationships (Mối quan hệ) giữa bảng trước khi tạo query (Database Tools > Relationships).
- Đặt tên query có ý nghĩa (qry_ProductSupplierList).
- Test query với dữ liệu mẫu trước khi áp dụng lên dữ liệu thật.
- Lưu query như một object trong DB – dùng lại, làm Record Source cho Form/Report.