Việc để 2 khoảng trắng sau dấu chấm để biểu thị bắt đầu câu mới nghe có vẻ hợp lý. Tại sao? Nó giúp chống lại xu hướng tự nhiên gom tất cả văn bản thành một dòng ký tự không có khoảng cách. Ngoài ra, văn bản cách đơn khoảng trống có giao diện đồng nhất, và 2 khoảng trắng giữa các câu có thể phá vỡ sự đơn điệu, giúp văn bản dễ đọc hơn.
Thật không may, Microsoft Word không thể tự động thêm 2 khoảng trắng sau dấu chấm hoặc điều chỉnh gõ phím theo khoảng cách ưa thích như WordPerfect, nhưng có thể đạt được với một chút công sức. Word có thể cấu hình cài đặt Spelling & Grammar (Chính tả & Ngữ pháp) để yêu cầu 2 khoảng trắng sau mỗi câu và phù hợp với sở thích của bạn. Cách làm như sau:
Thêm 2 khoảng trắng sau dấu chấm trong Word
- Mở Microsoft Word, nhấp tab File.
- Từ danh sách tùy chọn, chọn Options (Tùy chọn).
- Trong hộp thoại Word Options, nhấp Proofing (Chính tả/Ngữ pháp) ở danh sách bên trái.
- Dưới phần When correcting spelling and grammar in Word, nhấp nút Settings (Cài đặt) cạnh menu thả xuống Writing Style (Kiểu viết) bên phải.
- Trong hộp thoại Grammar Settings, tại phần Require (Yêu cầu), chọn 2 từ menu thả xuống Spaces required between sentences (Số khoảng trắng yêu cầu giữa các câu).
- Nhấp OK để chấp nhận thay đổi và đóng hộp thoại.
- Nhấp OK trên hộp thoại Word Options để đóng.
Hoàn tất! Microsoft Office Word sẽ giờ đây gắn cờ (flag) mỗi lần xuất hiện chỉ 1 khoảng trắng sau dấu chấm.
Như đã đề cập, không có cài đặt mặc định nào có thể tự động chèn 2 khoảng trắng sau mỗi dấu chấm (cuối câu), nhưng thủ thuật này giúp những người thường viết nhiều bài báo cáo kiểu APA yêu cầu/bắt buộc 2 khoảng trắng ở cuối mọi câu.
Quy tắc chung về khoảng trắng
1 khoảng trắng sau dấu chấm, phẩy, hai chấm, chấm phẩy, dấu hỏi, dấu chấm than. Tuy nhiên, nếu có dấu ngoặc kép rồi đến dấu phẩy hoặc dấu khác, không cần thêm khoảng trắng. Tương tự, bạn có thể bỏ qua khoảng trắng trước và sau dấu gạch nối hoặc gạch ngang dài (emdash).
Cách thay thế khoảng trắng kép bằng khoảng trắng đơn
Không có công cụ riêng trong Microsoft Word cho việc này, nhưng bạn có thể dùng công cụ Tìm và Thay thế (Search and Replace - Ctrl + H) để tìm tất cả khoảng trắng kép và thay bằng khoảng trắng đơn. Mặc dù có thể áp dụng cho tất cả, tôi khuyên nên làm từng cái một để nếu cần ngoại lệ, bạn vẫn có thể xử lý.