Đôi khi bạn nhận được tài liệu tạo bằng các trình soạn thảo khác, hiển thị khác khi mở trong Microsoft Word. Trong بعض trường hợp, đoạn văn có thể được tách bằng một hoặc nhiều dòng trống, trong khi các trường hợp khác, có thể thêm khoảng trắng thừa. Lý do file tạo trong một trình soạn thảo Word mở được trong trình khác là vì định dạng file được cả hai nhận diện. Tuy nhiên, do sự khác biệt giữa hai trình soạn thảo, văn bản có thể không hiển thị giống nhau trên cả hai.
Xóa khoảng trắng kép trong Word
Một lý do khác khiến nhiều tài liệu Word chứa khoảng trắng kép sau mỗi dấu chấm là đó là quy ước của máy gõ chữ. Những người tập gõ trên máy gõ chữ thường quen thói quen khoảng trắng kép sau dấu chấm ngay cả khi soạn thảo tài liệu trên máy tính.
Phương pháp dưới đây có thể xóa khoảng trắng kép từ file Microsoft Word, tuy nhiên nó được biết đến là hoạt động với nhiều trình soạn thảo Word tương tự.
Bạn có thể dùng tùy chọn Tìm và Thay thế (Find and Replace) để thay thế khoảng trắng thừa giữa các từ trong trình soạn thảo Word. Làm theo các bước sau:
- Nhấp vào bất kỳ đâu trong tài liệu và nhấn CTRL+F để mở trường Tìm kiếm (Find).
- Tùy theo trình soạn thảo Word, sẽ có tùy chọn mở rộng cửa sổ thành cửa sổ tùy chọn đầy đủ.
- Trong trường Tìm kiếm (Search for), nhập khoảng trắng kép (hai dấu cách).
- Trong trường Thay thế (Replace), nhập khoảng trắng đơn (một dấu cách).
- Nhấp vào tùy chọn Thay thế tất cả (Replace all) để thay thế tất cả khoảng trắng kép trong văn bản.
Thủ tục này có thể lặp lại nếu có hơn hai khoảng trắng. Ví dụ: Nếu tài liệu có ba khoảng trắng giữa một số từ, chỉ cần lặp lại quy trình tương tự nhưng nhập ba khoảng trắng vào trường Tìm kiếm.
Thay vào đó, bạn có thể dùng công thức ký tự đại diện (wildcard) cho MS Word, tuy nhiên tùy chọn này chỉ dành cho phiên bản desktop MS Word chứ không phải các trình soạn thảo Word khác.
