Hướng dẫn này sẽ trình bày cách tạo dòng thời gian dự án trong Excel. Giả sử, chúng ta đang quản lý một dự án nhỏ. Để quản lý dự án, chúng ta muốn tạo một dòng thời gian. Sử dụng Excel chúng ta có thể dễ dàng tạo dòng thời gian dự án. Trong phương pháp này, chúng ta sẽ dùng các công cụ khác nhau của Microsoft Excel để tạo dòng thời gian dự án.
Bạn có thể tải sổ làm việc thực hành từ đây.
Dòng thời gian dự án là gì?
Dòng thời gian dự án là danh sách tất cả các sự kiện quan trọng và mốc quan trọng xảy ra trong dự án. Nói chung, nó cho chúng ta hình dung trực quan các sự kiện theo trình tự của dự án. Nó là tập hợp các nhiệm vụ phải hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định.
Dòng thời gian dự án bao gồm bốn phần:
- Các giai đoạn nhiệm vụ khác nhau
- Ngày bắt đầu và kết thúc của nhiệm vụ
- Phụ thuộc giữa các nhiệm vụ
- Các mốc quan trọng
3 phương pháp đơn giản tạo dòng thời gian dự án trong Excel
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giải thích 3 phương pháp đơn giản để tạo dòng thời gian dự án trong Excel. Để minh họa 3 phương pháp, chúng ta sẽ dùng tập dữ liệu sau. Tập dữ liệu chứa Các mốc quan trọng và chỉ số Nỗ lực của một dự án.
1. Sử dụng công cụ đồ họa SmartArt để tạo dòng thời gian dự án trong Excel
Trước hết, chúng ta sẽ dùng công cụ đồ họa SmartArt để tạo dòng thời gian dự án trong Excel. Sử dụng công cụ đồ họa SmartArt chúng ta có thể chèn các mục khác nhau vào trang tính. Hãy xem các bước thực hiện hành động này.
CÁC BƯỚC:
- Để bắt đầu, chuyển đến thẻ Chèn.
- Thêm vào đó, chọn tùy chọn SmartArt từ ribbon.
- Lệnh trên sẽ mở hộp thoại mới.
- Hơn nữa, chọn tùy chọn Quy trình.
- Sau đó, tìm biểu đồ Dòng thời gian cơ bản. Nhấp vào nó.
- Hộp thoại mới như hình sau sẽ hiện ra.
- Bây giờ, nhấp vào biểu tượng mũi tên từ biểu đồ dòng thời gian.
- Sau đó, chèn Dữ liệu dòng thời gian vào hộp văn bản. Chúng ta cũng có thể chèn dữ liệu trực tiếp vào dòng thời gian.
- Cuối cùng, chúng ta có kết quả tương tự hình sau.
2. Sử dụng biểu đồ phân tán để tạo dòng thời gian dự án
Phương pháp khác để tạo dòng thời gian dự án trong Excel là dùng biểu đồ phân tán. Với biểu đồ phân tán, chúng ta có thể hình dung trực quan dữ liệu phức tạp dễ dàng. Dòng thời gian biểu đồ phân tán là cách tốt để lên kế hoạch các dự án đơn giản không đòi hỏi nhiều tài nguyên. Không chần chừ, hãy xem các bước:
CÁC BƯỚC:
- Trước tiên, chuyển đến thẻ Chèn.
- Thứ hai, nhấp vào Biểu đồ phân tán.
- Thứ ba, chọn loại biểu đồ chúng ta muốn nhập.
- Lệnh trên sẽ chèn biểu đồ phân tán trống vào trang tính.
- Tiếp theo, nhấp chuột phải vào biểu đồ phân tán. Chọn tùy chọn Chọn dữ liệu.
- Vậy, chúng ta có cửa sổ mới tên 'Chọn nguồn dữ liệu'.
- Sau đó, nhấp nút Thêm từ Các mục chú thích (Serie).
- Điều chỉnh phạm vi Ngày đến hạn và Nỗ lực cho Giá trị X của Serie và Giá trị Y của Serie tương ứng.
- Nhấp OK.
- Hành động trên đưa chúng ta quay lại hộp thoại 'Chọn nguồn dữ liệu'.
- Bây giờ, nhấp OK.
- Kết quả, chúng ta có biểu đồ phân tán như hình sau.
- Thêm vào đó, chọn tùy chọn Thanh lỗi trong Phần tử biểu đồ để hiển thị Dấu mốc dòng thời gian.
- Sau đó, nhấp vào Phần tử biểu đồ > Thanh lỗi > Tùy chọn thêm.
- Tiếp theo, chọn tùy chọn Không mũi tên từ Kiểu cuối. Điều chỉnh Phần trăm thành 0% từ phần Số lượng lỗi.
- Tương tự, đối với Thanh lỗi ngang chọn tùy chọn Trừ từ Hướng. Điều chỉnh giá trị Phần trăm thành 100%.
- Sau đó, chuyển đến Phần tử biểu đồ > Nhãn dữ liệu > Tùy chọn thêm.
- Hơn nữa, bỏ chọn Giá trị Y từ Định dạng nhãn dữ liệu. Chọn tùy chọn Giá trị từ ô. Nhấp vào nút Chọn phạm vi.
- Sau đó, chèn phạm vi giá trị sau vào trường Chọn phạm vi nhãn dữ liệu:
='Biểu đồ phân tán'!$B$6:$B$10- Bây giờ, nhấp OK.
- Cuối cùng, chúng ta có kết quả mong muốn như hình sau.
Xem thêm: Cách tạo biểu đồ Timeline trong Excel (5 cách đơn giản)
3. Tạo dòng thời gian dự án với mẫu Timeline Excel
Microsoft Excel cung cấp cho chúng ta nhiều mẫu miễn phí. Chúng ta dùng các mẫu này để tạo dòng thời gian dự án mong muốn. Để tạo dòng thời gian dự án đơn giản, chúng ta có thể dùng mẫu miễn phí của Microsoft Excel để tránh tự tạo. Hãy xem cách dùng mẫu miễn phí để tạo dòng thời gian dự án.
CÁC BƯỚC:
- Trước tiên, tải mẫu miễn phí 'Dòng thời gian dự án với các mốc quan trọng' từ thư viện mẫu Office.
- Tiếp theo, mở mẫu đã tải trong Excel. Cập nhật phần Ngày và Mốc quan trọng theo tập dữ liệu của chúng ta.
- Cuối cùng, biểu đồ dòng thời gian tự động cập nhật với dữ liệu mốc quan trọng dự án của chúng ta.
Nhược điểm của việc tạo dòng thời gian dự án trong Excel
Chúng ta có một số hạn chế khi tạo dòng thời gian dự án trong Excel. Chúng ta không thể bỏ qua các hạn chế này. Trong phần này, chúng ta sẽ trình bày 3 nhược điểm của việc tạo dòng thời gian dự án trong Excel.
- Không có danh sách việc cá nhân: Thông thường, chúng ta gặp vấn đề này khi làm việc trên các trang tính khổng lồ. Excel không cung cấp khả năng tạo danh sách việc cá nhân. Nó chỉ cho tổng quan về công việc được giao cho từng thành viên. Tuy nhiên, chúng ta phải nhập mọi dữ liệu vào trang tính thủ công.
- Theo dõi thủ công: Dòng thời gian dự án Excel phụ thuộc lớn vào theo dõi thủ công. Nghĩa là chúng ta phải chạy kiểm tra hàng giờ, Email đồng nghiệp hoặc phải hỏi tiến độ từng người một. Quy trình này không chỉ mệt mỏi mà cũng không cho chúng ta ý tưởng đúng đắn về tiến độ dự án.
- Không cộng tác: Microsoft Excel chỉ hoạt động cho quyền sở hữu đơn lẻ của trang tính. Nếu nhiều người kiểm soát một tài liệu, Excel không xử lý được.
Kết luận
Tóm lại, bài viết này trình bày 3 phương pháp tạo dòng thời gian dự án trong Excel. Để kiểm tra kỹ năng, hãy dùng trang tính mẫu trong bài viết. Hãy để lại bình luận nếu bạn có câu hỏi. Đội ngũ sẽ cố gắng phản hồi nhanh nhất. Tương lai, hãy theo dõi thêm các giải pháp Microsoft Excel đổi mới.
Các bài viết liên quan
- Tạo Timeline trong Excel với các mốc quan trọng (Với các bước dễ dàng)
- Cách tạo Timeline với ngày tháng trong Excel (4 cách dễ dàng)
- Cách tạo Timeline trong Excel để lọc Bảng Pivot!