Định dạng tài liệu di động (PDF) là định dạng phổ biến để chia sẻ phiên bản cuối cùng của các tệp. Định dạng này thường được dùng để xem chứ không phải chỉnh sửa. Nhưng nếu bạn cần chỉnh sửa các tệp PDF, Microsoft Word 2019/2016/2013 mang lại hàng loạt tính năng cho bàn soạn thảo văn bản, trong đó có khả năng chỉnh sửa PDF.
Office 2010 cung cấp tùy chọn lưu tài liệu dưới dạng PDF, nhưng Microsoft Word 2013 thậm chí cho phép chỉnh sửa nội dung trước khi gửi nó đến người nhận cuối cùng, dưới dạng tệp PDF. Mặc dù phiên bản đầy đủ của Adobe Acrobat cho phép người dùng sửa đổi PDF, nhưng nó phức tạp hơn so với chỉnh sửa tài liệu gốc trong MS Office. Tại sao? PDF về mặt kỹ thuật là một tệp hình ảnh, chuyển đổi tệp hình ảnh này trở lại văn bản cần OCR tinh vi như Adobe Acrobat X Pro hoặc các công cụ khác. Adobe Free Reader, do đó, không cho phép bạn sửa đổi nội dung trong PDF. Với Word 2013, tuy nhiên, bạn có thể chuyển đổi PDF thành tài liệu Word và chỉnh sửa nội dung.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem cách chỉnh sửa tệp PDF trong Word.
Chỉnh sửa tệp PDF trong Word
Khi bạn cài đặt Office, bạn sẽ nhận thấy rằng menu ngữ cảnh cho bất kỳ tệp PDF nào, đều có tùy chọn mở tệp PDF trong Microsoft Word, cùng với các trình đọc PDF khác như Adobe Reader hoặc Foxit và Windows Reader, nếu bạn đang dùng Windows 10/8.
Đi đến vị trí bất kỳ tệp PDF, nhấp chuột phải vào tệp PDF, chọn tùy chọn ‘Mở bằng’, và chọn ‘Word (máy tính để bàn)’ để mở nó trong Word 2013. Khi bạn mở bất kỳ tệp PDF nào trong Word 2013, nó bắt đầu chuyển đổi nó bằng Microsoft PDF Reflow.
Microsoft PDF Reflow sẽ chuyển đổi toàn bộ nội dung tệp, bao gồm cả định dạng như đoạn văn, danh sách, tiêu đề, cột, chú thích cuối trang, bảng, v.v., thành nội dung Word. Bạn sẽ có thể chỉnh sửa ngay cả các bảng. Tôi đã thử với nhiều tài liệu PDF nhỏ hơn và nó giữ nguyên tất cả định dạng, ngay cả sau khi chuyển đổi. Sau đó tôi cũng thử các PDF lớn hơn như sách điện tử (kích thước ~30MB). Nó mất một chút thời gian để chuyển đổi – nhưng nó đã làm tốt công việc của mình. Vì vậy, bạn có thể thử các tệp lớn nếu bạn có một số hệ thống mới hơn với nhiều bộ nhớ hơn.
Tiếp theo, một hộp thoại với thông báo “Word sẽ chuyển đổi PDF của bạn thành tài liệu Word có thể chỉnh sửa. Tài liệu Word kết quả sẽ được tối ưu hóa để cho phép bạn chỉnh sửa văn bản, vì vậy nó có thể không trông hoàn toàn giống như PDF gốc, đặc biệt nếu tệp gốc chứa nhiều đồ họa.” sẽ xuất hiện trên màn hình máy tính của bạn.
Nhấp nút OK để tiếp tục mở tệp trong Word 2013. Khi nó mở PDF trong Word, nó sẽ ở chế độ Chỉ đọc / Được bảo vệ
Khi mở tệp, nhấp nút Bật chỉnh sửa bên cạnh thông báo cảnh báo để bắt đầu chỉnh sửa tệp PDF của bạn. Sau khi chỉnh sửa xong, nhấp Tệp, nhấp nút Lưu dưới dạng để lưu tệp. Ở đây, hãy nhớ, bạn không thể lưu các thay đổi vào tệp PDF hiện có một cách dễ dàng.
Để duy trì các thay đổi của bạn, điều cần thiết là bạn lưu tài liệu với một tên mới hoặc tại một vị trí khác.
Vì vậy, nếu bạn nhận được một cửa sổ bật lên mang cùng thông báo, đừng ngạc nhiên. Hãy thử lưu PDF với tên khác hoặc lưu tệp ở định dạng Word hoặc PDF.
Tùy thuộc vào tình huống, một tùy chọn có thể hoạt động tốt hơn tùy chọn kia:
- PDF: Nếu bạn không muốn thực hiện thêm bất kỳ thay đổi nào cho tài liệu, hãy lưu tài liệu đã chỉnh sửa dưới dạng tệp PDF.
- Tài liệu Word: Nếu bạn muốn tiếp tục thực hiện thay đổi cho tài liệu (hoặc nếu bạn cần một cặp mắt thứ hai để phê duyệt các thay đổi), hãy lưu nó dưới dạng tài liệu Word. Bạn luôn có thể lưu nó dưới dạng tệp PDF sau này.
Đây là một tính năng tuyệt vời trong Microsoft Word, trong số nhiều tính năng tuyệt vời khác của Microsoft Office.
Hy vọng bạn thấy hướng dẫn này hữu ích.
MẸO: Bạn có thể chuyển đổi, nén, ký tài liệu PDF bằng các công cụ Acrobat Online miễn phí.
Đọc thêm:
- Cách chỉnh sửa tài liệu PDF bằng Word Online.
- Phần mềm miễn phí để Tạo, Chuyển đổi, Bảo vệ mật khẩu tài liệu PDF
- Cách xóa mật khẩu khỏi PDF.