Có 2 tình huống cơ bản khi muốn gộp tài liệu quét trên macOS: đã có file quét sẵn cần gộp, hoặc chưa quét mà muốn gộp trong quá trình quét. Tin tốt: không cần phần mềm thêm. macOS có công cụ native xử lý việc này.
Bài viết hướng dẫn gộp tài liệu quét thành một file PDF trên macOS. Thực tế, cách này cũng dùng cho ảnh và PDF khác, không chỉ tài liệu quét.
Cách gộp nhiều ảnh thành một PDF
Mở các ảnh muốn gộp thành PDF trong Preview. Tất nhiên, mở nhiều ảnh cùng lúc để nhanh hơn.
Trong một số trường hợp, muốn chuyển chế độ xem Preview sang Thumbnails (Thu nhỏ) hoặc Contact Sheet (Trang liên hệ) trong menu View trên toolbar để thấy tất cả ảnh.
Tiếp theo, chọn "File → Print..." từ toolbar. Hộp thoại hiện ra → chọn "All" pages và "Save as PDF" từ menu thả xuống.
Chọn đích lưu file PDF → lưu xong, bạn có tất cả ảnh trong một file PDF.
Cách gộp tài liệu quét trên macOS thành một PDF đơn
Nếu đã có file digital muốn gộp, làm theo bước dưới:
1. Chuyển đổi tài liệu sang PDF
Cách dễ nhất gộp nhiều tài liệu thành một file: dùng định dạng PDF. Nếu scan không phải PDF, chuyển đổi bằng Preview.
Mở tài liệu trong Preview → chọn tất cả Command + A. Tiếp theo, chọn "File → Export Selected Images..." từ menu toolbar.
Hộp thoại → chọn "Options" dưới cùng → "PDF" từ menu thả xuống "Format".
2. Dùng macOS Preview gộp tài liệu quét
Preview native macOS có công cụ chú thích mạnh, chỉnh sửa ảnh chức năng. Hầu hết user coi Preview là "khung xem tĩnh" ảnh/PDF, nhưng nó "có nhiều thứ trong tay áo".
Gộp tài liệu quét thành PDF là một trong tính năng tốt nhất, nhưng có thể không rõ cách hoạt động.
Mở một PDF trong Preview. Nên là PDF muốn xuất hiện đầu tiên trong tài liệu. Khó sắp xếp sau nếu không đúng thứ tự lúc này.
Chọn "View → Contact Sheet" từ menu bar Preview.
Kéo thả PDF thứ hai vào sắp xếp thumbnail Contact Sheet tại vị trí mong muốn:
Lưu file → có tài liệu PDF gộp ảnh của bạn.
Cách dùng Quick Actions gộp tài liệu quét trên macOS
Quick Actions cũng giúp gộp tài liệu quét.
Phần này dùng PDF từ Project Gutenberg, nhưng bạn dùng PDF bất kỳ.
Chọn các PDF ở đâu trên Mac. Click chuột phải menu ngữ cảnh → "Quick Actions → Create a PDF".
Tạo PDF gộp từ lựa chọn của bạn.
Lưu ý: cũng làm được với ảnh; tiện nếu cần cách siêu nhanh tạo multi-document PDF. Đơn giản!
Cách tạo và gộp tài liệu quét trên macOS
Nếu chưa có tài liệu quét/ảnh, có thể gộp trong quá trình quét. Quét sang PDF trong Image Capture – tiện ích built-in quét và nhập tài liệu từ thiết bị khác về Mac.
Mở "Image Capture" → chọn thiết bị quét từ panel bên trái.
Có thể preview tài liệu để kích hoạt tùy chọn quét trong Image Capture hoặc chọn từ menu "File → Import".
Tại đây, đổi menu thả xuống file type sang PDF.
Tick ô "Combine into single document" (Gộp thành một tài liệu).
Sẽ gộp nhiều trang/tài liệu thành cùng một file PDF. Trong một số trường hợp có bug nhỏ, nhưng phần lớn hoạt động tốt cho vài trang tài liệu.
Kết luận
Mặc dù có vài công cụ gộp tài liệu quét, không gì bằng tùy chọn native macOS. Preview là app "người cưỡi ngựa" tuyệt vời, và vì nó gộp nhiều tài liệu quét và ảnh thành một file, có thể nó là tất cả bạn cần.
Nếu không có máy tính, Android cũng quét tài liệu thành PDF. Bạn thường gộp tài liệu quét không? Chia sẻ quy trình làm việc trong bình luận nhé!