Có hai tệp Excel có tên giống nhau trong các thư mục khác nhau trên máy tính của bạn. Làm cách nào để bạn xác định xem các tệp là bản sao hay các phiên bản khác nhau của cùng một sổ làm việc Excel? Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách so sánh hai tệp Excel, ngay cả khi bạn chưa cài đặt Excel trên máy tính của mình.
Các công cụ so sánh này có thể giúp bạn phát hiện dữ liệu không nhất quán, giá trị lỗi thời, công thức bị hỏng, tính toán không chính xác và các vấn đề khác trong trang tính Excel của bạn.
1. So sánh hai trang tính Excel:Xem cạnh nhau
Nếu bạn có thể xem nhanh dữ liệu của trang tính, hãy mở chúng trong một cửa sổ riêng biệt và thực hiện so sánh song song bằng cách sử dụng tính năng “Xem song song” của Excel.
- Mở tệp Excel chứa cả hai trang tính, đi tới Chế độ xem và chọn Cửa sổ mới .
- Trong cửa sổ mới, hãy chọn hoặc chuyển sang trang tính (thứ hai) mà bạn muốn so sánh.
Thay đổi kích thước hoặc sắp xếp lại các cửa sổ để bạn có chế độ xem song song của cả hai trang tính trên màn hình máy tính của bạn. Một lần nữa, phương pháp này là tốt nhất để so sánh các trang tính Excel chỉ với một vài hàng hoặc cột.
- Nếu bạn muốn sử dụng công cụ so sánh của Excel để đặt cả hai cửa sổ cạnh nhau, hãy kiểm tra tab "Xem" và chọn Xem song song biểu tượng.
Excel sẽ ngay lập tức sắp xếp cả hai trang tính theo chiều ngang trên màn hình máy tính của bạn. Có thể hơi khó so sánh các trang tính trong chế độ xem ngang này, vì vậy hãy chuyển sang bước tiếp theo để thay đổi hướng thành sắp xếp theo chiều dọc / dọc.
- Quay lại tab “Xem” và chọn Sắp xếp tất cả .
- Chọn Dọc trong cửa sổ "Sắp xếp" và chọn OK .
Điều đó sẽ xếp chồng cả hai trang tính ở vị trí cạnh nhau trên màn hình của bạn. Bạn cần bật một cài đặt nữa để so sánh dễ dàng hơn nhiều.
- Nhấn vào Cuộn đồng bộ và đảm bảo rằng nó được đánh dấu. Điều này cho phép bạn cuộn qua cả hai trang tính đồng thời, cho phép so sánh từng hàng một cách đồng bộ với tập dữ liệu của bạn.
Nếu các hàng trên cùng của cả hai trang tính đều là tiêu đề, hãy đảm bảo bạn cố định chúng để chúng không di chuyển với phần còn lại của tập dữ liệu khi bạn cuộn qua.
- Chọn Cố định ngăn và chọn Cố định hàng trên cùng . Lặp lại bước này cho trang tính thứ hai.
- Chọn Đặt lại vị trí cửa sổ để hoàn nguyên hướng so sánh về định dạng ngang.
- Khi bạn hoàn tất việc so sánh, hãy chọn Xem song song để hoàn nguyên các trang tính về kích thước ban đầu của chúng.
Bây giờ bạn có thể cuộn qua cả hai trang tính và so sánh chúng từng dòng một. Ưu điểm chính của tính năng này là nó được tích hợp sẵn trong tất cả các phiên bản Excel. Tuy nhiên, bạn vẫn sẽ phải thực hiện nhiều công việc — tức là phát hiện các ô với các số liệu, macro, công thức khác nhau, v.v.
2. So sánh hai tệp Excel bằng công cụ trực tuyến
Có các công cụ dựa trên web cung cấp dịch vụ so sánh Excel. Bạn sẽ thấy những công cụ này hữu ích nếu bạn chưa cài đặt Excel trên máy tính của mình. Công cụ So sánh Excel này của Aspose là một công cụ web tốt để so sánh hai tệp Excel.
Tải lên tệp Excel đầu tiên (chính) trong hộp đầu tiên, kéo tệp khác vào hộp thứ hai và chọn So sánh ngay bây giờ nút.
Nếu tệp có nhiều trang tính, hãy chọn các trang tính bạn muốn so sánh trong tab Trang tính. Nếu cả hai trang tính đều có các ô có giá trị hoặc nội dung khác nhau, công cụ so sánh Aspose Excel sẽ đánh dấu sự khác biệt bằng màu vàng.
Hạn chế của các công cụ dựa trên web này là chúng chủ yếu làm nổi bật các giá trị khác nhau. Họ không thể đánh dấu các công thức, phép tính khác biệt, v.v.
3. So sánh hai tệp Excel bằng “So sánh bảng tính”
So sánh bảng tính là một phần mềm đáng tin cậy để so sánh hai tệp hoặc trang tính Excel. Đáng tiếc là tại thời điểm này, nó chỉ có sẵn cho các thiết bị Windows. Nó là một chương trình độc lập và cũng được tích hợp vào Microsoft Excel có trong các phiên bản / gói Office:Office Professional Plus (2013 và 2016) hoặc Microsoft 365.
Sử dụng So sánh Bảng tính trong Excel
Nếu ứng dụng Excel của bạn là một phần của các gói Office được đề cập ở trên, bạn có thể truy cập công cụ So sánh Bảng tính thông qua bổ trợ "Yêu cầu". Nếu không có tab “Yêu cầu” trong ứng dụng Excel của bạn, thì đây là cách bật tab này.
- Chọn Tệp trên thanh menu.
- Chọn Tùy chọn trên thanh bên.
- Chọn Phần bổ trợ trong thanh bên, chọn COM Add-in trong trình đơn thả xuống “Quản lý” và chọn Bắt đầu .
- Kiểm tra Yêu cầu và chọn OK .
Lưu ý: Nếu bạn không tìm thấy hộp kiểm “Yêu cầu” trong trang Bổ trợ COM, thì phiên bản Excel hoặc Office của bạn không hỗ trợ So sánh bảng tính. Hoặc có thể, quản trị viên của tổ chức bạn đã tắt tính năng này. Cài đặt các phiên bản Office với So sánh bảng tính được cài đặt sẵn hoặc liên hệ với quản trị viên của tổ chức bạn.
- Mở cả hai tệp Excel mà bạn muốn so sánh trong một cửa sổ riêng biệt, đi tới Yêu cầu trong thanh Trình đơn và chọn So sánh tệp .
- Excel sẽ tự động thêm tệp đầu tiên và tệp thứ hai vào hộp thoại “So sánh” và “Đến” tương ứng. Chọn Hoán đổi tệp để trao đổi tệp chính và tệp phụ hoặc chọn So sánh để bắt đầu so sánh.
Điều đó sẽ khởi chạy So sánh bảng tính trong một cửa sổ mới, làm nổi bật bất kỳ sự chênh lệch nào trong tập dữ liệu của bạn. Các ô thông thường có các giá trị khác nhau sẽ có điểm đánh dấu màu xanh lá cây. Các ô có công thức được định dạng màu tím trong khi các ô có macro sẽ có màu tô xanh ngọc.
Chọn Xuất kết quả để tạo và lưu bản sao kết quả vào máy tính của bạn dưới dạng tài liệu Excel.
Báo cáo sẽ chỉ ra (các) trang tính và tham chiếu ô với các bộ dữ liệu khác nhau, cũng như các giá trị chính xác của dữ liệu cũ và mới.
Bạn có thể chia sẻ báo cáo Excel với đồng nghiệp, nhóm của mình hoặc những người khác làm việc cộng tác trên tệp.
Sử dụng So sánh Bảng tính làm Chương trình Độc lập
Nếu phiên bản Excel hoặc Office của bạn không có bổ trợ So sánh Bảng tính, hãy cài đặt phần mềm độc lập từ trang web của nhà phát triển. Khi cài đặt tệp thiết lập, hãy đảm bảo bạn chọn mục Đăng ký và kích hoạt bổ trợ trong Excel hộp.
Sau khi cài đặt, khởi chạy So sánh bảng tính và làm theo các bước sau để sử dụng chương trình so sánh các tài liệu Excel.
- Chọn So sánh các tệp trong tab "Trang chủ".
- Chọn biểu tượng thư mục bên cạnh hộp thoại “So sánh (tệp cũ hơn)” để thêm tài liệu đầu tiên bạn muốn so sánh với công cụ. Thêm tệp thứ hai vào hộp “Tới (tệp mới hơn)” và chọn OK để tiếp tục.
So sánh bảng tính sẽ xử lý các tệp và đánh dấu các ô có các giá trị khác nhau bằng màu xanh lục.
Phát hiện sự khác biệt
Công cụ so sánh “Xem song song” là tùy chọn khả thi nhất cho người dùng Office Home hoặc Sinh viên. Nếu bạn đang sử dụng Excel cho Microsoft 365 hoặc Office Professional Plus (2013 hoặc 2016), công cụ “So sánh bảng tính” tích hợp sẵn có sẵn cho bạn. Nhưng nếu bạn không sử dụng Excel trên máy tính của mình, các công cụ so sánh Excel dựa trên web sẽ hoàn thành công việc. Nó thực sự dễ dàng.