Có hai file Excel tên tương tự trong thư mục khác nhau trên máy tính. Làm sao xác định các file là bản sao hoặc phiên bản khác của cùng sổ làm việc Excel? Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ cách so sánh hai file Excel, ngay cả khi bạn không cài Excel trên máy.
Các công cụ so sánh này giúp phát hiện dữ liệu không nhất quán, giá trị lỗi thời, công thức hỏng, tính toán sai, và các vấn đề khác trong bảng tính Excel.
1. So sánh hai trang tính Excel: Xem cạnh nhau (View Side by Side)
Nếu bạn có thể xem qua dữ liệu trang tính chỉ bằng một cái nhìn, hãy mở chúng trong cửa sổ riêng và thực hiện so sánh cạnh nhau bằng tính năng "Xem cạnh nhau" (View Side by Side) của Excel.
- Mở file Excel chứa cả hai trang tính, vào tab Xem (View), và chọn Cửa sổ mới (New Window).
- Trong cửa sổ mới, chọn hoặc chuyển sang trang tính (thứ hai) bạn muốn so sánh.
Thay đổi kích thước hoặc sắp xếp cửa sổ để có xem cạnh nhau cả hai trang tính trên màn hình máy tính. Lại nói, phương pháp này tốt nhất cho so sánh trang tính Excel chỉ có vài hàng hoặc cột.
- Nếu muốn dùng công cụ so sánh của Excel để đặt cả hai cửa sổ cạnh nhau, kiểm tra tab "Xem" (View) và chọn biểu tượng Xem cạnh nhau (View Side by Side).
Excel sẽ ngay lập tức sắp xếp cả hai trang tính theo chiều ngang trên màn hình. Có thể hơi khó so sánh trang tính ở chế độ xem ngang này, nên tiếp tục bước tiếp theo để đổi hướng sang sắp xếp dọc/portrait.
- Vào tab "Xem" (View) lại và chọn Sắp xếp tất cả (Arrange All).
- Chọn Dọc (Vertical) trong cửa sổ "Sắp xếp" (Arrange) và chọn OK.
Điều đó sẽ xếp chồng cả hai trang tính ở vị trí cạnh nhau trên màn hình. Còn một cài đặt cần bật để so sánh dễ dàng hơn.
- Nhấn Cuộn đồng bộ (Synchronous Scrolling) và đảm bảo nó được làm nổi bật. Điều này cho phép cuộn qua cả hai trang tính cùng lúc, cho phép so sánh hàng theo hàng đồng bộ của tập dữ liệu.
Nếu hàng đầu của cả hai trang tính là tiêu đề, hãy đảm bảo đóng băng chúng để không di chuyển cùng phần dữ liệu còn lại khi cuộn.
- Chọn Đóng khung (Freeze Panes) và chọn Đóng hàng đầu (Freeze Top Row). Lặp lại bước này cho trang tính thứ hai.
- Chọn Đặt lại vị trí cửa sổ (Reset Window Position) để quay lại hướng so sánh ngang.
- Khi xong so sánh, chọn Xem cạnh nhau (View Side by Side) để trả trang tính về kích thước ban đầu.
Bây giờ bạn có thể cuộn qua cả hai trang tính và so sánh hàng theo hàng. Lợi thế lớn của tính năng này là nó tích hợp sẵn trong mọi phiên bản Excel. Tuy nhiên, bạn vẫn phải làm phần lớn việc—tức là phát hiện ô có giá trị khác nhau, macro, công thức, v.v.
2. So sánh hai file Excel dùng Công cụ trực tuyến
Có công cụ dựa trên web cung cấp dịch vụ so sánh Excel. Bạn sẽ thấy công cụ này có ích nếu không cài Excel trên máy. Công cụ So sánh Excel của Aspose là công cụ web tốt để so sánh hai file Excel.
Tải file Excel đầu tiên (chính) vào hộp đầu tiên, kéo file kia vào hộp thứ hai, và chọn nút So sánh ngay (Compare Now).
Nếu file có nhiều trang tính, chọn trang tính muốn so sánh trong tab Sheets. Nếu cả hai trang tính có ô với giá trị hoặc nội dung khác nhau, công cụ So sánh Excel Aspose sẽ làm nổi bật khác biệt màu vàng.
Hạn chế của công cụ web này là chúng chủ yếu làm nổi bật giá trị khác nhau. Chúng không thể làm nổi bật công thức, tính toán khác biệt, v.v.
3. So sánh hai file Excel dùng "Spreadsheet Compare" (So sánh bảng tính)
Spreadsheet Compare là phần mềm đáng tin cậy để so sánh hai file hoặc trang tính Excel. Thật tiếc, nó chỉ có cho thiết bị Windows lúc này. Nó đi kèm như chương trình độc lập và cũng tích hợp trong Microsoft Excel đi kèm các gói/phiên bản Office: Office Professional Plus (2013 và 2016) hoặc Microsoft 365.
Dùng Spreadsheet Compare trong Excel
Nếu ứng dụng Excel của bạn thuộc các gói Office nêu trên, bạn có thể truy cập công cụ Spreadsheet Compare qua tiện ích bổ sung "Inquire" (Trao đổi). Nếu không có tab "Inquire" trong ứng dụng Excel, đây là cách bật nó.
- Chọn Tệp (File) trên thanh menu.
- Chọn Tùy chọn (Options) trên thanh bên.
- Chọn Tiện ích bổ sung (Add-ins) trong thanh bên, chọn Tiện ích bổ sung COM (COM Add-in) trong menu thả xuống "Quản lý" (Manage), và chọn Đi (Go).
- Tích ô Inquire và chọn OK.
Lưu ý: Nếu không thấy hộp tích "Inquire" trong trang Tiện ích bổ sung COM, phiên bản Excel hoặc Office của bạn không hỗ trợ Spreadsheet Compare. Hoặc có thể, quản trị viên tổ chức đã vô hiệu hóa tính năng. Cài phiên bản Office có Spreadsheet Compare cài sẵn hoặc liên hệ quản trị viên.
- Mở cả hai file Excel muốn so sánh trong cửa sổ riêng, vào tab Inquire trên thanh menu, và chọn So sánh file (Compare Files).
- Excel sẽ tự động thêm file đầu tiên và thứ hai vào hộp thoại "So sánh" (Compare) và "Đến" (To) tương ứng. Chọn Hoán đổi file (Swap Files) để đổi file chính và phụ, hoặc chọn So sánh (Compare) để bắt đầu so sánh.
Điều đó sẽ khởi chạy Spreadsheet Compare trong cửa sổ mới, làm nổi bật bất kỳ sự khác biệt nào trong tập dữ liệu. Ô thông thường với giá trị khác nhau sẽ có làm nổi bật xanh lá. Ô có công thức được định dạng tím trong khi ô có macro sẽ có màu ngọc bích (turquoise).
Chọn Xuất kết quả (Export Results) để tạo và lưu bản sao kết quả vào máy tính dưới dạng tài liệu Excel.
Báo cáo sẽ chỉ ra trang tính và tham chiếu ô có tập dữ liệu khác nhau, cũng như giá trị chính xác của dữ liệu cũ và mới.
Bạn có thể chia sẻ báo cáo Excel với đồng nghiệp, nhóm, hoặc người khác làm việc cộng tác trên file.
Dùng Spreadsheet Compare như chương trình độc lập
Nếu phiên bản Excel hoặc Office không có tiện ích bổ sung Spreadsheet Compare, cài phần mềm độc lập từ trang web nhà phát triển. Khi cài file setup, đảm bảo tích ô Đăng ký và kích hoạt tiện ích bổ sung trong Excel (Register and activate the add-in in Excel).
Sau cài đặt, khởi chạy Spreadsheet Compare và làm theo các bước để dùng chương trình so sánh tài liệu Excel.
- Chọn So sánh file (Compare Files) trong tab "Trang chủ" (Home).
- Chọn biểu tượng thư mục (folder icon) bên cạnh hộp thoại "So sánh (file cũ)" (Compare (older files)) để thêm tài liệu đầu tiên muốn so sánh vào công cụ. Thêm file thứ hai vào hộp "Đến (file mới)" (To (newer files)) và chọn OK để tiến hành.
Spreadsheet Compare sẽ xử lý file và làm nổi bật ô có giá trị khác nhau màu xanh lá.
Phát hiện sự khác biệt
Công cụ so sánh "Xem cạnh nhau" (View Side by Side) là lựa chọn khả thi nhất cho người dùng Office Home hoặc Student. Nếu bạn dùng Excel cho Microsoft 365 hoặc Office Professional Plus (2013 hoặc 2016), công cụ "Spreadsheet Compare" tích hợp sẵn có sẵn. Nhưng nếu không có Excel trên máy, công cụ so sánh Excel dựa trên web sẽ hoàn thành việc. Thật sự dễ dàng như vậy.