Khả năng theo dõi thay đổi trong tài liệu xử lý văn bản là một đổi mới mang tính bước ngoặt. Microsoft Word đi đầu xu hướng đó, và người dùng Word đã tận dụng tính năng này từ đó đến nay.
Tính năng theo dõi thay đổi giờ được coi là tiêu chuẩn trong bất kỳ ứng dụng xử lý văn bản nào. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách theo dõi thay đổi trong ứng dụng Microsoft Word trực tuyến, di động, và máy tính để bàn. Bạn cũng có thể theo dõi thay đổi trong các ứng dụng khác như Google Docs hoặc Microsoft Excel.
Khi bạn theo dõi thay đổi trong tài liệu Word, bạn giúp người khác (hoặc chính bạn sau này!) dễ dàng phát hiện thay đổi được đề xuất và quyết định—từng thay đổi một—có chấp nhận thay đổi để làm vĩnh viễn hay từ chối.
Cách Theo dõi thay đổi trong Microsoft Word Online
Bất kỳ ai cũng có thể dùng Microsoft Word Online miễn phí bằng cách đăng ký tài khoản Microsoft miễn phí. Khi đã đăng nhập và bắt đầu tài liệu Word mới (hoặc mở tài liệu hiện có), làm theo các bước sau để theo dõi thay đổi trong Word Online.
Bật Theo dõi thay đổi trong Word Online
Trước tiên, bạn cần bật Theo dõi thay đổi.
- Chọn tab Xem xét (Review).
- Chọn nút Theo dõi thay đổi (Track Changes), và chọn Cho tất cả (For Everyone) để theo dõi thay đổi bất kỳ ai làm trên tài liệu này hoặc Chỉ của tôi (Just Mine) để chỉ theo dõi thay đổi bạn làm trên tài liệu.
Bạn sẽ biết đã làm đúng nếu thấy Menu Chế độ (Mode Menu) đã chuyển từ Chỉnh sửa (Editing) sang Xem xét (Reviewing).
Thực tế, cách khác để bật Theo dõi thay đổi trong Microsoft Word Online là chọn Xem xét (Reviewing) từ Menu Chế độ. Nếu dùng cách này, lưu ý nó sẽ mặc định theo dõi chỉ thay đổi của bạn, không phải của người khác. Nếu muốn bật Theo dõi thay đổi cho tất cả người chỉnh sửa tài liệu, làm theo các bước trên và chọn Cho tất cả.
Xem xét, Chấp nhận, hoặc Từ chối thay đổi trong Word Online
Nếu Theo dõi thay đổi được bật, bạn có thể xem xét từng đề xuất theo thứ tự và chấp nhận hoặc từ chối chúng một bởi một.
- Nhấp hoặc chạm vào đầu tài liệu (hoặc nơi bạn muốn bắt đầu xem xét thay đổi đề xuất).
- Chọn tab Xem xét (Review).
- Chọn nút Chấp nhận (Accept) hoặc Từ chối (Reject), và Word sẽ nhảy đến thay đổi được đề xuất đầu tiên trong tài liệu.
- Chọn nút Chấp nhận hoặc Từ chối để chấp nhận hoặc từ chối thay đổi đề xuất. Nếu muốn, bạn có thể di chuột qua thay đổi để kích hoạt cửa sổ bật lên nơi bạn thấy mô tả thay đổi và nút chấp nhận (dấu tích) hoặc từ chối (X). Tuy nhiên, lưu ý nếu dùng giao diện này, Word sẽ không tự động chuyển đến thay đổi đề xuất tiếp theo.
- Tiếp tục chọn nút Chấp nhận hoặc Từ chối khi bạn tiến qua tất cả thay đổi được đề xuất trong tài liệu. Khi đã quyết định cho từng thay đổi, bạn sẽ thấy thông báo bật lên cảnh báo không còn thay đổi được theo dõi trong tài liệu.
- Chọn nút OK, và bạn sẽ quay lại tài liệu.
Tại một thời điểm nào đó, bạn sẽ muốn tắt Theo dõi thay đổi.
Tắt Theo dõi thay đổi trong Word Online
Có hai cách nhanh để tắt Theo dõi thay đổi trong Word Online.
- Chuyển sang Chỉnh sửa (Editing) hoặc Xem (Viewing) trong Menu Chế độ. Chọn Chỉnh sửa nếu muốn tiếp tục chỉnh sửa tài liệu và Xem nếu muốn xem tài liệu nhưng không làm thay đổi.
- Thay vào đó, chọn nút Theo dõi thay đổi trên tab Xem xét (Review) và chọn Tắt (Off). Điều đó sẽ tắt Theo dõi thay đổi cho tất cả.
Bây giờ bạn tự do chỉnh sửa hoặc xem tài liệu mà không theo dõi thay đổi.
Cách Theo dõi thay đổi trong ứng dụng Microsoft Word Android
Bật Theo dõi thay đổi trong ứng dụng Microsoft Word Android không đơn giản. Mở tài liệu và làm theo các bước.
- Chọn mũi tên lên (upward arrow) trong trình soạn thảo tài liệu ở dưới cùng tài liệu.
- Chọn Trang chủ (Home).
- Chọn Xem xét (Review).
- Cuộn xuống trong menu Xem xét và chọn Theo dõi thay đổi (Track Changes).
Với Theo dõi thay đổi được bật, bất kỳ chỉnh sửa nào bạn làm sẽ là đề xuất mà bạn hoặc người khác có thể chấp nhận hoặc từ chối.
Xem xét, Chấp nhận, hoặc Từ chối thay đổi trong ứng dụng Word Di động
Để xem xét, chấp nhận, hoặc từ chối thay đổi trong ứng dụng Word di động, làm theo hướng dẫn này.
- Chạm vào đầu tài liệu (hoặc nơi bạn muốn bắt đầu xem xét thay đổi đề xuất).
- Tiếp theo, chạm vào Trang chủ (Home) trên thanh công cụ và chọn Xem xét (Review).
- Cuộn xuống phần Theo dõi thay đổi (Track Changes) và dùng mũi tên điều hướng tài liệu để di chuyển từ đề xuất này đến đề xuất khác. (Thay vào đó, chạm vào từng đề xuất trong thân tài liệu.)
- Khi đề xuất được làm nổi bật, bạn có thể chọn chấp nhận hoặc từ chối thay đổi hoặc chuyển đến đề xuất trước hoặc sau.
- Khi bạn đã giải quyết tất cả đề xuất trong tài liệu, bạn sẽ thấy thông báo nói không còn thay đổi được theo dõi để xem xét.
Tắt Theo dõi thay đổi trong ứng dụng Word Di động
Để tắt Theo dõi thay đổi trong ứng dụng Word di động, chỉ cần chạm Trang chủ (Home) trên thanh công cụ, chọn Xem xét (Review), cuộn xuống, và chạm Theo dõi thay đổi để bỏ chọn và tắt tính năng.
Cách Theo dõi thay đổi trong ứng dụng Microsoft Word Máy tính để bàn
Theo dõi thay đổi trong ứng dụng Word máy tính để bàn tương tự như dùng Theo dõi thay đổi trong Word Online.
Bật Theo dõi thay đổi trong ứng dụng Word Máy tính để bàn
Mở tài liệu bạn muốn chỉnh sửa, và làm theo các bước.
- Chọn tab Xem xét (Review).
- Chọn nút Theo dõi thay đổi (Track Changes).
- Nếu muốn, chọn mũi tên thả xuống trên nút Theo dõi thay đổi để Khóa theo dõi (Lock Tracking). Bạn có thể chọn thêm mật khẩu để ngăn người khác tắt Theo dõi thay đổi.
Thay đổi sẽ được theo dõi miễn là nút Theo dõi thay đổi trên tab Xem xét được kích hoạt.
Xem xét, Chấp nhận, hoặc Từ chối thay đổi trong Word cho Máy tính để bàn
Để xem xét thay đổi được đề xuất, làm theo các bước.
- Trên tab Xem xét (Review), chọn Hiện đánh dấu (Show Markup). Ở đây bạn có thể chọn nơi muốn thấy đề xuất (bong bóng hoặc nội tuyến). Bạn cũng có thể chọn chỉ thấy đề xuất từ người cụ thể.
- Đặt con trỏ tại đầu tài liệu (hoặc nơi bạn muốn bắt đầu xem xét thay đổi đề xuất).
- Trên tab Xem xét, chọn nút Chấp nhận (Accept), Từ chối (Reject), hoặc Tiếp theo (Next) để chuyển đến thay đổi đề xuất tiếp theo.
- Khi đề xuất được làm nổi bật, chọn nút Chấp nhận để chấp nhận thay đổi hoặc nút Từ chối để từ chối thay đổi và chuyển đến đề xuất tiếp theo.
- Thay vào đó, chuột phải vào đề xuất và chọn Chấp nhận hoặc Từ chối.
Microsoft Word cho Máy tính để bàn sẽ cho bạn biết khi bạn đã xong xem xét thay đổi được đề xuất.
Khám phá thêm tính năng Microsoft Word
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về tính năng Microsoft Word, xem bài viết về mở rộng chức năng Word với tiện ích bổ sung, cách nói văn bản trong Word, và cách chèn chữ ký vào tài liệu Word. Hoặc dùng tính năng tìm kiếm để tìm tất cả bài viết Microsoft Word của chúng tôi.