Nếu bạn không muốn lưu file ở định dạng mặc định, bạn có thể thay đổi định dạng file mặc định khi lưu trong Word, Excel và PowerPoint. Dù các ứng dụng này cung cấp tùy chọn thay đổi khi lưu file, hướng dẫn này giúp bạn đặt sẵn phần mở rộng file mặc định để không phải thay đổi thủ công mỗi lần lưu.
Mặc định, Microsoft Word lưu file dạng .docx, Excel lưu .xlsx, PowerPoint lưu .pptx. Tuy nhiên, giả sử bạn gửi bảng tính Excel cho người dùng phiên bản Excel cũ. Lúc này phải lưu dạng .xls thay vì .xlsx.
Lưu ý: Chúng tôi bao gồm ảnh chụp màn hình của Excel. Tuy nhiên, nếu muốn thay đổi trong Word hoặc PowerPoint, hãy làm theo cùng các bước. Danh sách định dạng file sẽ khác tùy ứng dụng.
Cách thay đổi định dạng file mặc định khi lưu trong Office
Để thay đổi định dạng file mặc định khi lưu trong Excel, làm theo các bước:
- Mở Excel trên máy tính.
- Nhấp tùy chọn File từ thanh menu trên cùng.
- Nhấp nút Options.
- Chuyển sang tab Save (Lưu).
- Mở rộng menu thả xuống Save files in this format (Lưu file ở định dạng này).
- Chọn định dạng.
- Nhấp nút OK.
Hãy đi sâu vào các bước để hiểu rõ hơn.
Để bắt đầu, mở Excel trên máy tính. Nếu đã mở bảng tính, nhấp tùy chọn File từ thanh menu trên. Sau đó nhấp nút Options. Nếu chưa mở bảng tính, nút Options hiển thị ngay trên màn hình sau khi mở Excel.
Mặc định bạn sẽ ở tab General. Cần chuyển từ tab General sang tab Save.
Ở đây bạn thấy danh sách thả xuống Save files in this format. Mở rộng danh sách và chọn định dạng file theo yêu cầu.
Cuối cùng, nhấp nút OK để lưu thay đổi.
Xong! Bây giờ file của bạn sẽ tự động lưu ở định dạng đã đặt trước.