Text to Columns (Văn bản thành cột) là tính năng rất hữu ích trong Excel. Tính năng này thường dùng để tách dữ liệu lưu trong một cột thành nhiều cột. Tuy nhiên, đôi khi khi dùng tính năng này bạn gặp tình huống Text to Columns xóa dữ liệu trong Excel. Mục tiêu chính của bài viết là giải thích nguyên nhân và đưa ra giải pháp phù hợp.
Bạn có thể tải workbook thực hành tại đây.
2 nguyên nhân và giải pháp khi Excel Text to Columns xóa dữ liệu
Để giải thích, tôi dùng tập dữ liệu sau. Nó chứa Số thứ tự và Thông tin của 5 sinh viên: Họ, Tên, Mã sinh viên, Năm sinh. Tất cả nằm trong một cột. Tôi sẽ dùng Text to Columns để tách thành các cột khác nhau. Và giải thích tại sao Text to Columns xóa dữ liệu trong Excel cùng giải pháp.
Nguyên nhân 1: Có cột ẩn trong Excel
Trước tiên, tôi sẽ chỉ cách dùng Text to Columns để tách dữ liệu.
- Chọn ô cần tách dữ liệu. Ví dụ: chọn phạm vi C5:C9.
- Vào thẻ Data (Dữ liệu) từ Ribbon.
- Chọn Text to Columns.
- Cửa sổ Convert Text to Columns Wizard – Step 1 of 3 xuất hiện.
- Chọn Delimited (Có dấu phân cách).
- Nhấn Next (Tiếp theo).
- Cửa sổ Step 2 of 3 xuất hiện.
- Chọn Delimiters (Dấu phân cách). Ví dụ: chọn Comma (Dấu phẩy) và Space (Khoảng trắng) vì dữ liệu dùng cả hai.
- Đánh dấu Treat consecutive delimiters as one (Xử lý các dấu phân cách liên tiếp như một).
- Nhấn Next.
- Cửa sổ Step 3 of 3 xuất hiện.
- Chọn Column data format (Định dạng dữ liệu cột) mong muốn. Ví dụ: General.
- Nhấn Finish (Hoàn tất).
- Kết quả: dữ liệu sau cột đầu tiên bị mất. Nguyên nhân có thể do cột ẩn.
- Tức là dữ liệu vẫn có nhưng các cột bị ẩn, nên bạn không thấy.
Giải pháp: Hiện lại cột ẩn để lấy dữ liệu bị mất
Giải pháp cho việc Text to Columns xóa dữ liệu do cột ẩn là hiển thị lại các cột ẩn. Cách làm:
- Đặt con trỏ chuột lên cột ẩn.
- Chuột phải tại đó.
- Chọn Unhide (Hiện cột).
- Một cột ẩn sẽ hiện ra và dữ liệu xuất hiện.
- Tiếp tục hiện các cột ẩn khác cho đến khi lấy hết dữ liệu.
- Cuối cùng, đặt tiêu đề cột như mong muốn. Kết quả đạt được như hình.
Đọc thêm: Cách dùng Text to Columns với Carriage Return (ký tự xuống dòng) trong Excel
Nguyên nhân 2: Coi xuống dòng (Line Break) như khoảng trắng (Space)
Trong hình sau, bạn thấy tập dữ liệu khác. Dữ liệu được tách bằng khoảng trắng. Tôi sẽ trình bày dữ liệu này thành 4 cột khác nhau bằng Text to Columns.
Tôi dùng Text to Columns theo các bước giống Nguyên nhân 1. Nhưng kết quả cuối cùng như hình: Text to Columns xóa dữ liệu sau 2 cột đầu trong Excel. Nguyên nhân có thể do coi xuống dòng như khoảng trắng.
Hãy xem cách kiểm tra:
- Click vào ô chứa dữ liệu.
- Trong thanh công thức (formula bar), bạn sẽ thấy sau 2 dữ liệu đầu có ký tự xuống dòng. Nhưng bạn không chọn xuống dòng trong Delimiters.
Đọc thêm: Cách dùng xuống dòng làm dấu phân cách trong Excel Text to Columns
Giải pháp: Đặt xuống dòng làm dấu phân cách (Delimiter)
Ở đây tôi sẽ chỉ cách đặt xuống dòng làm dấu phân cách để Text to Columns không xóa dữ liệu.
- Chọn ô cần dùng Text to Columns.
- Vào thẻ Data.
- Chọn Text to Columns.
- Cửa sổ Step 1 of 3 xuất hiện. Chọn Delimited, nhấn Next.
- Cửa sổ Step 2 of 3 xuất hiện.
- Chọn Space làm Delimiters.
- Đánh dấu Others (Khác) và nhấn Ctrl + J để lấy ký tự dòng mới (line break).
- Đánh dấu Treat consecutive delimiters as one.
- Nhấn Next.
- Cửa sổ Step 3 of 3 xuất hiện.
- Chọn Column data format mong muốn (ví dụ: General).
- Nhấn Finish.
- Kết quả: toàn bộ dữ liệu đã tách ra các cột khác nhau.
- Đặt tiêu đề cột như ý muốn để có tập dữ liệu hoàn chỉnh.
Đọc thêm: Cách chuyển văn bản thành cột với nhiều dấu phân cách trong Excel
Kết luận
Bài viết đã giải thích tại sao Excel Text to Columns xóa dữ liệu kèm giải pháp. Đã trình bày 2 nguyên nhân khác nhau và cách khắc phục. Hy vọng bài viết hữu ích. Để đọc thêm bài viết, hãy theo dõi ExcelDemy. Nếu có thắc mắc, hãy để lại bình luận bên dưới.
Các bài viết liên quan
- Cách dùng Text to Columns trong Excel cho Ngày tháng (với các bước dễ dàng)
- Chuyển văn bản thành cột không ghi đè trong Excel
- Cách tách văn bản thành cột tự động bằng công thức trong Excel