Đôi khi, bạn cần dùng ngắt dòng trong một ô cụ thể. Ngắt dòng này có thể dùng làm dấu phân tách (delimiter) trong tính năng Text-to-Columns (Văn bản thành cột) của Excel. Tính năng đó sẽ tách toàn bộ dòng thành nhiều cột. Bài viết này sẽ tập trung vào việc sử dụng hiệu quả ngắt dòng làm dấu phân tách trong tính năng Text-to-Columns của Excel.
2 ví dụ dùng ngắt dòng làm dấu phân tách trong Text to Columns của Excel
Để dùng ngắt dòng làm dấu phân tách trong Text to Columns của Excel, chúng tôi đã tìm thấy hai ví dụ phù hợp qua đó bạn có thể dễ dàng làm việc. Ví dụ đầu tiên dựa trên việc dùng Text to Columns từ tab Data và ví dụ thứ hai dựa trên việc dùng mã VBA. Cả hai phương pháp đều cực kỳ dễ dùng.
1. Sử dụng Text to Columns từ tab Data
Phương pháp đầu tiên dựa trên việc dùng Text to Columns từ tab Data trong Excel. Trong phương pháp này, chúng ta cần đặt văn bản trong một ô dùng ngắt dòng. Sau đó, chúng ta muốn dùng Text to Columns từ tab Data để tách văn bản thành nhiều cột hiệu quả. Ở đây, chúng ta muốn lấy tập dữ liệu nơi chúng ta dùng một số địa chỉ, và sau đó, chúng ta sẽ tách nó thành nhiều phần dùng tính năng text to column. Để hiểu quy trình đúng, bạn cần làm theo các bước.
Các bước
- Thứ nhất, chọn ô B5.
- Sau đó, ghi tên ‘Elijah Williams’.
- Sau đó, nhấn Alt+Enter để tạo ngắt dòng bắt đầu dòng mới trong ô.
- Sau đó, ghi địa chỉ ‘187 Clousson Road’.
- Sau đó, bạn cần nhấn Alt+Enter nữa để tạo thêm một dòng.
- Vì vậy, bạn cần nhấn nó cho mỗi ngắt dòng. Cuối cùng, chúng ta nhận được văn bản sau trong ô.
- Làm tương tự cho tất cả các ô khác.
- Kết quả, bạn sẽ nhận được tập dữ liệu sau.
- Sau đó, tạo một số cột nơi chúng ta muốn đặt văn bản sau khi tách.
- Chọn phạm vi ô B5 đến B8.
- Sau đó, vào tab Data (Dữ liệu) trên Ribbon.
- Chọn tùy chọn Text to Columns (Văn bản thành cột) từ nhóm Data Tools (Công cụ dữ liệu).
- Kết quả, hộp thoại Convert Text to Columns Wizard (Trình hướng dẫn chuyển văn bản thành cột) sẽ xuất hiện.
- Từ đó, chọn Delimited (Có dấu phân tách).
- Sau đó, nhấp vào Next (Tiếp theo).
- Sau đó, chọn Other (Khác) trong phần Delimiters (Dấu phân tách).
- Có một ô trống bên cạnh Other. Nhấn Ctrl + J ở đó.
- Kết quả, bạn sẽ thấy một dấu chấm ở đó.
- Sau đó, nhấp vào Next.
- Ở bước cuối, thay đổi đích đến (Destination).
- Cuối cùng, nhấp vào Finish (Hoàn tất).
- Kết quả, chúng ta sẽ nhận được kết quả mong muốn. Xem ảnh chụp màn hình.
Đọc thêm: [Đã sửa!] Excel Text to Columns Is Deleting Data
2. Nhúng VBA để dùng ngắt dòng làm dấu phân tách
Ví dụ tiếp theo dựa trên việc dùng mã VBA để dùng ngắt dòng làm dấu phân tách. Trước khi làm bất cứ điều gì, bạn cần bật tab Developer trên Ribbon. Để làm điều này, hãy làm theo liên kết Cách hiển thị tab Developer trên Ribbon. Để dùng mã VBA này, hãy làm theo các bước cẩn thận.
Các bước
- Thứ nhất, vào tab Developer (Nhà phát triển) trên Ribbon.
- Sau đó, chọn tùy chọn Visual Basic từ nhóm Code (Mã).
- Nó sẽ mở cửa sổ Visual Basic.
- Sau đó, vào tab Insert (Chèn) ở trên cùng.
- Sau đó, chọn tùy chọn Module (Mô-đun).
- Kết quả, cửa sổ mã Module sẽ xuất hiện.
- Viết mã sau.
Sub SplitLines()
Selection.TextToColumns Destination:=Range("C5:F8"), DataType:=xlDelimited, Other:=True, OtherChar:=vbLf
End Sub- Sau đó, đóng cửa sổ Visual Basic.
- Chọn phạm vi ô B5 đến B8.
- Sau đó, vào tab Developer trên Ribbon.
- Chọn tùy chọn Macros (Macro) từ nhóm Code.
- Sau đó, hộp thoại Macro sẽ xuất hiện.
- Chọn SplitLines từ phần Macro name (Tên Macro).
- Sau đó, nhấp vào Run (Chạy).
- Kết quả, chúng ta sẽ nhận được kết quả sau. Xem ảnh chụp màn hình.
Đọc thêm: Cách chuyển văn bản thành cột với nhiều dấu phân tách trong Excel
Cách tách ô theo ngắt dòng dùng công thức trong Excel
Chúng ta có thể tách ô theo ngắt dòng dùng công thức trong Excel. Ở đây, bạn cần tạo tập dữ liệu chứa văn bản dùng ngắt dòng. Sau đó, dùng công thức, chúng ta muốn tách nó thành nhiều cột. Để hiểu quy trình, hãy làm theo các bước đúng.
Các bước
- Thứ nhất, tạo tập dữ liệu chứa văn bản dùng ngắt dòng.
- Sau đó, tạo một số cột nơi bạn muốn đặt văn bản sau khi tách.
- Sau đó, chọn ô C5.
- Ghi công thức sau dùng kết hợp hàm LEFT, SEARCH, và CHAR.
=LEFT(B5, SEARCH(CHAR(10),B5,1)-1)
🔎 Phân tích công thức
LEFT(B5, SEARCH(CHAR(10),B5,1)-1): Ở đây, hàm SEARCH cho tổng số ký tự từ chuỗi B5 và hàm LEFT trả về ký tự từ chuỗi nằm trước ngắt dòng. Bạn cần trừ 1 để lấy dữ liệu trừ khoảng trắng. Hàm CHAR cung cấp ký tự ngắt dòng.
- Sau đó, nhấn Enter để áp dụng công thức.
- Sau đó, kéo biểu tượng Fill Handle (Tay cầm điền) xuống cột.
- Sau đó, chọn ô D5.
- Ghi công thức sau dùng kết hợp hàm MID, SEARCH, và CHAR.
=MID(B5, SEARCH(CHAR(10),B5) + 1, SEARCH(CHAR(10),B5,SEARCH(CHAR(10),B5)+1) - SEARCH(CHAR(10),B5) - 1)
🔎 Phân tích công thức
MID(B5, SEARCH(CHAR(10),B5) + 1, SEARCH(CHAR(10),B5,SEARCH(CHAR(10),B5)+1) – SEARCH(CHAR(10),B5) – 1): Ở đây, chúng ta dùng hàm MID để lấy văn bản giữa. Để lấy được, trước tiên cần xác định văn bản. Chúng ta lấy B5 làm văn bản.
Sau đó, chúng ta phải xác định số bắt đầu. Để làm vậy, dùng kết hợp hàm SEARCH và CHAR.
SEARCH(CHAR(10),B5) + 1: Công thức này cung cấp số bắt đầu sau ngắt dòng. Vì vậy, nó trả về 7 là số bắt đầu của văn bản giữa.
SEARCH(CHAR(10),B5,SEARCH(CHAR(10),B5)+1) – SEARCH(CHAR(10),B5) – 1): Công thức này cung cấp tổng số ký tự của văn bản giữa. Nó trả về 4 biểu thị tổng số ký tự trong văn bản giữa.
Cuối cùng, hàm MID dùng giá trị này và trả về văn bản giữa từ giá trị văn bản cho trước.
- Sau đó, nhấn Enter để áp dụng công thức.
- Sau đó, kéo biểu tượng Fill Handle xuống cột.
- Sau đó, chọn ô E5.
- Ghi công thức sau dùng kết hợp hàm RIGHT, LEN, SEARCH, và CHAR.
=RIGHT(B5,LEN(B5) - SEARCH(CHAR(10), B5, SEARCH(CHAR(10), B5) + 1))
🔎 Phân tích công thức
RIGHT(B5,LEN(B5) – SEARCH(CHAR(10), B5, SEARCH(CHAR(10), B5) + 1)): Ở đây, hàm RIGHT lấy văn bản và tổng số ký tự và trả về văn bản từ bên phải.
LEN(B5) – SEARCH(CHAR(10), B5, SEARCH(CHAR(10), B5) + 1: Ở đây, hàm LEN cung cấp tổng độ dài văn bản. Vì vậy, nó trả về 12 làm độ dài văn bản ở ô B5. Sau đó, hàm SEARCH và CHAR biểu thị tổng số ký tự bao gồm ngắt dòng cuối. Nó trả về 11. Vì vậy, hiệu số giữa hai là 1. Hàm RIGHT sẽ lấy văn bản và trả về một ký tự từ bên phải làm đầu ra.
- Sau đó, nhấn Enter để áp dụng công thức.
- Sau đó, kéo biểu tượng Fill Handle xuống cột.
Đọc thêm: Cách tách văn bản thành cột tự động với công thức trong Excel
Lưu ý quan trọng
- Bạn cần áp dụng ngắt dòng bằng cách nhấn Alt+Enter. Nếu không, tính năng text-to-column sẽ không tính làm dấu phân tách. Vì vậy, chỉ cho khoảng trống trong ô không đủ để tách.
- Bạn phải dùng lệnh Ctrl+J trong phần Other để tách văn bản. Nếu không, bạn sẽ không nhận được kết quả mong muốn.
Kết luận
Chúng tôi hy vọng bạn đã có thể áp dụng các phương pháp chúng tôi chỉ trong hướng dẫn này về cách dùng ngắt dòng làm dấu phân tách trong tính năng Text-to-Columns của Excel. Như bạn thấy, có khá nhiều bước để đạt được điều này. Vì vậy, hãy làm theo cẩn thận để đạt kết quả giống như chúng tôi tạo ra. Nếu bạn bị mắc kẹt ở bất kỳ bước nào, tôi khuyên bạn hãy xem lại chúng vài lần để làm rõ bất kỳ sự nhầm lẫn nào. Cuối cùng, để học thêm kỹ thuật Excel, hãy theo dõi trang web ExcelDemy. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào, vui lòng liên hệ chúng tôi trong hộp bình luận.