Trình hướng dẫn chuyển văn bản thành cột của Excel là một tính năng rất quan trọng với nhiều công dụng. Trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn bạn cách chuyển đổi văn bản thành cột trong Excel. Giống như bạn có thể chia các cột của cơ sở dữ liệu theo cách của mình, bạn có thể trích xuất thông tin quan trọng từ địa chỉ email của mình. Ngay cả tôi cũng đã chỉ ra cách bạn có thể sử dụng tùy chọn nâng cao của Trình hướng dẫn văn bản thành cột để chuyển đổi dấu trừ ở cuối thành dấu âm.
Bạn có thể tải về sách luyện tập từ liên kết bên dưới.
3 trường hợp thực tế để chuyển văn bản thành cột trong Excel
Trong phần này, bạn sẽ tìm thấy 3 trường hợp thực tế để chuyển văn bản thành cột trong Excel. Tôi sẽ thảo luận về chúng với các hình ảnh minh họa thích hợp ở đây từng cái một. Hãy kiểm tra chúng ngay bây giờ.
1. Tách các cột bằng cách sử dụng tính năng văn bản thành cột
Khi bạn thiết kế cơ sở dữ liệu của mình trong Excel để lưu trữ thông tin trong đó, bạn phải nhớ một điều rất cẩn thận. Mỗi cột của bạn phải có một lượng dữ liệu tối thiểu trong đó.
Cơ sở dữ liệu chỉ mạnh mẽ nếu bạn làm cho chúng trở nên mạnh mẽ. Làm thế nào bạn có thể làm điều đó? Làm thế nào bạn có thể tránh những vấn đề được đề cập ở tầng trên?
Hãy trình bày chi tiết về một ví dụ và tìm cách chẩn đoán các vấn đề ngay từ đầu.
Đây là tổng quan về tập dữ liệu mẫu. Trong tập dữ liệu này, chúng tôi có một số thông tin về một số người (tức là Tên liên hệ của họ , Địa chỉ , Ngày sinh, v.v.)
Vì vậy, cơ sở dữ liệu thực sự quan trọng của chúng tôi đã sẵn sàng. Bây giờ tôi sẽ có thể sử dụng nó để làm cho nó hữu ích hơn nữa. Tôi muốn sắp xếp các tên theo thứ tự bảng chữ cái.
Vấn đề ở đây? Họ và tên cùng nằm trong cùng một cột.
Tôi muốn biết có bao nhiêu người từ Illinois trong danh sách của tôi. Vấn đề ở đây? Toàn bộ địa chỉ đã được đưa vào một cột.
Tôi muốn biết tôi có bao nhiêu tuổi 20-30. Bạn đã hiểu đúng. Không thể hoàn thành. Cùng một cột.
Vì vậy, bạn đã có các mô hình, phải không? Có quá nhiều thông tin trong mỗi cột.
Nếu chúng nằm trong các cột khác nhau, mọi việc sẽ dễ dàng hơn nhiều.
Để giải quyết các loại vấn đề này:bạn có thể sử dụng ba công cụ:
- Bạn có thể sử dụng Chuyển văn bản thành cột tính năng trong Excel
- Bạn có thể sử dụng Flash Fill tính năng. Flash Fill tính năng là một công cụ mới cho Excel 2013
- Và bạn cũng có thể sử dụng hàm Excel để chia dữ liệu cột thành các phần nhỏ cuối cùng.
Để biết cách Tô flash tính năng hoạt động trong Excel, hãy đọc bài viết này: Cách sử dụng Flash Fill trong Excel 2013
Tương tự, thứ 3 tùy chọn cũng là toàn bộ chủ đề được đề cập ở đây.
Chúng tôi sẽ tập trung vào tính năng Văn bản thành Cột.
1.1. Tách tên
Đầu tiên chúng ta hãy làm việc với cột Liên hệ. Thực hiện theo các bước bên dưới.
Các bước:
- Trước hết, hãy chọn toàn bộ cột. Bạn có thể chọn toàn bộ cột bằng cách sử dụng chuột hoặc một cách khác là sử dụng bàn phím. Chỉ cần nhấn CTRL + SHIFT + Mũi tên xuống cho điều này và toàn bộ cột được chọn khá dễ dàng.
- Bây giờ, hãy mở Dữ liệu ruy-băng và trong Công cụ dữ liệu nhóm lệnh, nhấp vào Văn bản thành cột tính năng.
- Tại đây, Trình hướng dẫn Chuyển đổi Văn bản thành Cột hộp sẽ xuất hiện. Điều này đang hiển thị Bước 1/3 . Theo mặc định, Phân cách nút radio được chọn. Nhấp vào Tiếp theo .
- Sau đó, chúng tôi nhập Bước 2/3 . Ở đây chúng tôi thấy một số Dấu phân cách có sẵn. Chúng tôi biết rằng Không gian là Dấu phân cách trong trường hợp của chúng ta. Bạn cũng sẽ có thể xem bản xem trước dữ liệu trong cửa sổ này. Kéo xuống dưới để xem dữ liệu đã tách ở đâu là được. Nhấp vào Tiếp theo .
- Bạn có thể chọn Định dạng dữ liệu cột đến Chung , theo mặc định, nó được chọn.
- Nếu bạn chọn một ngày, bạn cũng có thể chọn định dạng cho ngày đó, theo mặc định là DMY được chọn trong trường hợp của tôi ( DMY nghĩa là Ngày, Tháng và Năm), nhưng có các tùy chọn khác trong menu thả xuống.
- Chọn Điểm đến trường nơi dữ liệu của bạn sẽ được đặt (tức là ô G4 ).
- Bây giờ hãy nhấp vào Hoàn tất .
- Và đây là kết quả cuối cùng.
Bạn thấy phần Liên hệ cột được tách thành hai cột. Tôi đặt tên cho cột đầu tiên là Tên và cột thứ hai là Họ . Vì vậy, tách dữ liệu khỏi một cột có chứa Tên bằng cách sử dụng Văn bản thành cột tính năng không quá khó.
1.2. Tách địa chỉ
Giả sử bạn cố gắng tách Thành phố và ZIP thành các Thành phần nhỏ hơn của nó: Thành phố , Bang và Zip . Xem cột này có hai loại dấu phân cách: Dấu phẩy và Dấu cách . Trong trường hợp này, bạn phải tách nó thành hai bước.
Để làm như vậy, hãy làm theo các bước bên dưới:
- Lúc đầu, tôi phân tách cột này bằng Dấu phẩy dấu phân cách. (Mở Trình hướng dẫn sau Phương pháp 1.1 )
- Tại đây, cột của bạn được chia thành hai phần. Chúng tôi đặt tên cột đầu tiên là Thành phố và thứ hai là State Zip .
- Bây giờ chúng ta sẽ chia cột có tên là State Zip bằng cách sử dụng Dấu cách phân cách .
Quá dễ! Phải không?
1.3. Chuyển văn bản thành ngày tháng
Hãy cố gắng làm việc vào Ngày sinh cột.
Phần đầu tiên của cột này là Tháng > sau đó ngày và sau đó> năm . Ở đây, chúng tôi sẽ sử dụng Ngày định dạng.
- Trước tiên, hãy chọn Ngày sinh và mở trình hướng dẫn như Phương pháp 1.1 .
- Tại đây, từ định dạng dữ liệu cột này, tôi chọn Ngày rồi chọn nút MDY từ trình đơn thả xuống> thay đổi Đích đến ô (tức là L4 ). Và cuối cùng> nhấp vào nút Hoàn tất nút.
- Do đó, bạn sẽ thấy cột đã được chuyển đổi thành cột ngày đẹp như thế nào.
Của bạn đây !! Bây giờ, bạn thấy việc sử dụng Văn bản thành cột dễ dàng như thế nào tính năng thiết kế lại cơ sở dữ liệu gây mất tập trung.
2. Trích xuất tên miền và tên người dùng từ ID email bằng cách sử dụng văn bản thành cột trong Excel
Văn bản thành cột tính năng này cung cấp một tùy chọn dễ dàng để tách Địa chỉ email thành Tên người dùng và Miền .
Để thực hiện việc này, hãy tiến hành như bên dưới.
Các bước:
- Trước hết, hãy chọn id email mà bạn muốn tách và mở Trình hướng dẫn Chuyển đổi Văn bản thành Cột như Phương pháp 1.1 .
Trong Bước 1 của Trình hướng dẫn chuyển đổi văn bản thành cột chọn Được phân cách và nhấp vào Tiếp theo .
- Bây giờ, trong bước thứ 2 của Trình hướng dẫn chuyển đổi văn bản thành cột , đánh dấu chọn vào Khác tùy chọn và viết @ chỉ bên cạnh nó. Nhấn vào Tiếp theo tùy chọn.
- Sau đó, ở Bước 3, hãy đặt Đích đến (tức là C2:D8 ) và nhấp vào Hoàn tất .
- Bạn sẽ thấy Tên người dùng và Miền được chia thành hai cột.
3. Văn bản nâng cao thành cột cho số phủ định
Giả sử bạn có các số trong cột có dấu trừ ở cuối.
Để chuyển đổi văn bản thành cột trong Excel cho các số âm này, hãy chọn các số và bắt đầu thực hiện Văn bản thành cột tính năng.
Các bước:
- Trước hết, hãy mở trình hướng dẫn như Phương pháp 1.1 và trong bước 1 của Trình hướng dẫn chuyển đổi văn bản thành cột chọn Được phân cách và nhấp vào Tiếp theo .
- Trong Bước 2 trong Dấu phân cách tùy chọn, không chọn gì và nhấn Tiếp theo .
- Trong Bước 3 , nhấn vào Nâng cao quyền mua. Bây giờ, trong Cài đặt nhập văn bản nâng cao, đánh dấu vào Dấu trừ ở cuối cho các số âm và nhấp vào OK .
- Sau đó, đặt Điểm đến và nhấp vào Hoàn tất .
- Cuối cùng, bạn sẽ thấy kết quả bên dưới sau đó.
Kết luận
Trong bài viết này, chúng tôi đã giới thiệu cho các bạn một số phương pháp để chuyển đổi văn bản thành cột trong Excel. Hy vọng bạn thích bài viết. Nếu bạn có phương pháp, câu hỏi hoặc phản hồi tốt hơn liên quan đến bài viết này, xin đừng quên chia sẻ chúng trong khung bình luận. Đối với các câu hỏi khác, vui lòng truy cập trang web của chúng tôi. Giữ liên lạc!
Chúc mừng Excel! 🙂
Bài đọc có Liên quan
- Sử dụng Văn bản thành Cột để tách văn bản trong Excel
- Tạo Địa chỉ Email từ một Cột Đơn với Tô màu Flash, Công thức VĂN BẢN &Đề xuất Công thức Văn bản của Người bình luận
- Cách chia văn bản thành nhiều ô trong Excel
- Cách tách các ô trong Excel (Hướng dẫn Cơ bản)
- Cách chia một nửa ô trong Excel (cả theo đường chéo và theo chiều ngang)