Phép Chuyển Văn Bản Thành Cột của Excel là tính năng quan trọng với nhiều ứng dụng. Trong bài này, tôi sẽ dạy bạn cách chuyển văn bản thành cột trong Excel. Như bạn có thể tách cột cơ sở dữ liệu theo ý muốn, trích xuất thông tin quan trọng từ địa chỉ email. Thậm chí tôi cũng chỉ cách dùng tùy chọn nâng cao của Wizard Chuyển Văn Bản Thành Cột để chuyển dấu trừ đuôi thành số âm.
Bạn có thể tải file thực hành từ liên kết dưới.
3 Trường Hợp Thực Tế Chuyển Văn Bản Thành Cột Trong Excel
Trong phần này, bạn tìm thấy 3 trường hợp thực tế chuyển văn bản thành cột trong Excel. Tôi thảo luận với minh họa đúng đắn. Hãy kiểm tra ngay.
1. Tách Cột Dùng Tính Năng Chuyển Văn Bản Thành Cột
Khi thiết kế cơ sở dữ liệu Excel lưu thông tin, phải nhớ một điều cẩn trọng. Mọi cột nên có lượng dữ liệu tối thiểu.
Cơ sở dữ liệu mạnh chỉ khi bạn làm cho nó mạnh. Làm sao? Làm sao tránh vấn đề nêu trên?
Hãy trình bày ví dụ và giải quyết chẩn đoán vấn đề trước.
Đây là tổng quan tập dữ liệu mẫu. Tập dữ liệu có thông tin về người (tức Tên Liên Hệ, Địa Chỉ, Ngày Sinh, v.v.)
Vậy cơ sở dữ liệu quan trọng đã sẵn sàng. Bây giờ tôi sẽ thao tác để làm nó hữu ích hơn. Tôi muốn sắp xếp tên theo bảng chữ cái.
Vấn đề ở đây? Tên và họ cùng một cột.
Tôi muốn biết bao nhiêu người từ Illinois trong danh sách. Vấn đề? Cả địa chỉ nhét vào một cột.
Tôi muốn biết bao nhiêu người 20-30 tuổi. Bạn đoán đúng. Không làm được. Cùng cột.
Vậy bạn hiểu quy luật? Quá nhiều thông tin trong mỗi cột.
Nếu tách thành cột khác nhau, sẽ dễ dàng hơn nhiều.
Giải quyết loại vấn đề này: dùng ba công cụ:
- Dùng tính năng Chuyển Văn Bản Thành Cột trong Excel
- Dùng Flash Fill . Tính năng Flash Fill là công cụ mới Excel 2013
- Cũng dùng hàm Excel chia dữ liệu cột thành mảnh nhỏ nhất.
Để biết Flash Fill hoạt động ra sao, đọc bài: Cách Dùng Flash Fill Trong Excel 2013
Tương tự, tùy chọn 3rd cũng là chủ đề riêng.
Chúng ta tập trung vào tính năng Chuyển Văn Bản Thành Cột.
1.1. Tách Tên
Hãy làm việc với cột Liên Hệ trước. Làm theo các bước dưới.
Các bước:
- Thứ nhất, chọn toàn bộ cột. Chọn bằng chuột hoặc cách khác dùng bàn phím. Chỉ nhấn CTRL + SHIFT + Mũi Tên Xuống và toàn cột dễ dàng được chọn.
- Bây giờ mở ribbon Dữ Liệu và nhóm lệnh Công Cụ Dữ Liệu, nhấp vào Chuyển Văn Bản Thành Cột.
- Ở đây, hộp Phép Chuyển Văn Bản Thành Cột xuất hiện. Hiển thị Bước 1 của 3. Mặc định, nút radio Có Dấu Phân Cách được chọn. Nhấp Tiếp Theo.
♦♦Lưu ý: Với trường hợp chúng ta, tùy chọn Chiều Rộng Cố Định không áp dụng. Chọn khi chắc chắn chiều rộng cột mới và biết dữ liệu sẽ cắt đúng chỉ bằng kích thước. Vì vậy Có Dấu Phân Cách phù hợp.
- Sau đó, vào Bước 2 của 3. Ở đây thấy một số Dấu Phân Cách có sẵn. Chúng ta biết Khoảng Trắng là Dấu Phân Cách trong trường hợp. Bạn cũng thấy xem trước dữ liệu. Cuộn xuống xem tách dữ liệu ổn chỗ nào. Nhấp Tiếp Theo.
- Chọn Định Dạng Dữ Liệu Cột là Chung, mặc định được chọn.
- Nếu chọn ngày, cũng chọn định dạng ngày, mặc định DMY trong trường hợp tôi ( DMY nghĩa là Ngày, Tháng, Năm), nhưng có tùy chọn khác trong menu thả xuống.
- Chọn trường Đích nơi dữ liệu đặt (ví dụ Ô G4).
- Bây giờ nhấp Hoàn Tất.
- Và đây là kết quả cuối.
Bạn thấy cột Liên Hệ tách thành hai cột. Tôi đặt tên cột đầu Tên và cột hai Họ. Vậy tách dữ liệu từ cột đơn chứa Tên dùng Chuyển Văn Bản Thành Cột không khó.
1.2. Tách Địa Chỉ
Giả sử bạn tách cột Thành Phố Bang và Mã Bưu Chính thành thành phần nhỏ: Thành Phố, Bang, và Mã Bưu Chính. Cột này có hai loại dấu phân cách: Dấu Phẩy và Khoảng Trắng. Trong trường hợp này, tách thành hai bước.
Làm theo các bước dưới:
- Đầu tiên, tách cột này dùng Dấu Phẩy làm dấu phân cách. (Mở Wizard theo Phương Pháp 1.1)
- Ở đây, cột chia thành hai phần. Đặt tên cột đầu Thành Phố và cột hai Bang Mã Bưu Chính.
- Bây giờ chia cột Bang Mã Bưu Chính dùng Dấu Phân Cách Khoảng Trắng.
Dễ dàng! Phải không?
1.3. Chuyển Văn Bản Thành Ngày
Hãy thử làm việc với cột Ngày Sinh.
Phần đầu cột này là Tháng> rồi Ngày và rồi> Năm. Ở đây dùng định dạng Ngày.
- Thứ nhất, chọn cột Ngày Sinh mở wizard như Phương Pháp 1.1.
- Ở đây, từ định dạng dữ liệu cột, chọn nút Ngày rồi chọn tùy chọn MDY từ menu thả xuống> đổi ô Đích (ví dụ L4). Cuối cùng> nhấp nút Hoàn Tất .
- Do đó, bạn thấy cột chuyển thành cột ngày đẹp đẽ.
Xong!! Bây giờ bạn thấy dễ dàng dùng Chuyển Văn Bản Thành Cột thiết kế lại cơ sở dữ liệu gây rối mắt.
2. Trích Xuất Tên Miền Và Tên Người Dùng Từ Email Dùng Chuyển Văn Bản Thành Cột Trong Excel
Tính năng Chuyển Văn Bản Thành Cột cung cấp tùy chọn dễ tách Địa Chỉ Email thành Tên Người Dùng và Tên Miền.
Để thực hiện, tiến hành như dưới.
Các bước:
- Thứ nhất, chọn email muốn tách và mở Phép Chuyển Văn Bản Thành Cột Wizard như Phương Pháp 1.1.
Trong Bước 1 của Phép Chuyển Văn Bản Thành Cột Wizard chọn Có Dấu Phân Cách và nhấp Tiếp Theo.
- Bây giờ, ở bước 2 của Phép Chuyển Văn Bản Thành Cột Wizard, tích vào tùy chọn Khác và ghi @ bên cạnh. Nhấn Tiếp Theo.
- Sau đó, ở Bước 3, đặt Đích (ví dụ C2:D8) và nhấp Hoàn Tất.
- Bạn sẽ thấy Tên Người Dùng và Tên Miền chia thành hai cột.
3. Chuyển Văn Bản Thành Cột Nâng Cao Cho Số Âm
Giả sử bạn có số trong cột với dấu trừ đuôi.
Để chuyển văn bản thành cột trong Excel cho số âm này, chọn số và bắt đầu thực hiện Chuyển Văn Bản Thành Cột.
Các bước:
- Thứ nhất, mở wizard như Phương Pháp 1.1 và ở bước 1 của Phép Chuyển Văn Bản Thành Cột Wizard chọn Có Dấu Phân Cách và nhấp Tiếp Theo.
- Ở Bước 2 tùy chọn Dấu Phân Cách, không chọn gì và nhấn Tiếp Theo.
- Ở Bước 3, nhấp tùy chọn Nâng Cao. Bây giờ, trong Cài Đặt Nhập Văn Bản Nâng Cao, tích vào Dấu Trừ Duôi Cho Số Âm và nhấp OK.
- Sau đó, đặt Đích và nhấp Hoàn Tất.
- Cuối cùng, bạn thấy kết quả dưới sau thao tác này.
Kết Luận
Trong bài này, tôi đã thử trình bày phương pháp chuyển văn bản thành cột trong Excel. Hy vọng bạn thích. Nếu bạn có phương pháp tốt hơn, câu hỏi, hoặc phản hồi, đừng quên chia sẻ trong hộp bình luận. Với thêm thắc mắc, ghé trang web. Giữ liên lạc!
Chúc Excel Vui Vẻ! 🙂
Đọc Thêm Liên Quan
- Dùng Chuyển Văn Bản Thành Cột Tách Văn Bản Trong Excel
- Tạo Địa Chỉ Email Từ Cột Đơn Với Flash Fill, Công Thức TEXT & Gợi Ý Công Thức Văn Bản
- Cách Tách Văn Bản Thành Nhiều Ô Trong Excel
- Cách Tách Ô Trong Excel (Hướng Dẫn Tối Thượng)
- Cách Chia Ô Thành Hai Nửa Trong Excel (Cả Chéo & Ngang)