Khi làm việc trong Excel, chúng ta thường cần dùng tính năng Text to Columns (Văn bản thành cột) của Excel để tách dữ liệu thành nhiều cột. Trong tùy chọn Text to Column, chúng ta cần dùng một dấu phân tách (delimiter) dựa trên đó chúng ta sẽ tách dữ liệu. Carriage Return (Ngắt dòng) là một trong những dấu phân tách được dùng trong Excel. Nó về cơ bản tạo một dòng mới. Thông thường, trong phần mềm khác, chúng ta dùng phím ENTER. Nhưng trong Excel, chúng ta cần dùng ALT + ENTER để tạo dòng mới trong ô. Trong bài viết này, chúng ta sẽ học 3 bước dễ dàng để dùng tùy chọn Text to Columns với carriage return trong Excel. Vì vậy, hãy bắt đầu bài viết và khám phá các bước này.
3 bước đơn giản dùng Text to Columns với Carriage Return trong Excel
Trong phần này, chúng ta sẽ học 3 bước đơn giản để dùng tùy chọn Text to Columns với carriage return trong Excel. Giả sử, chúng ta có Thông tin cá nhân nhân viên (Personal Details of Employees) của một công ty làm tập dữ liệu. Trong tập dữ liệu, chúng ta có tất cả chi tiết của một nhân viên trong một ô duy nhất. Mục tiêu của chúng ta là dùng tính năng Text to Columns với carriage return để tách chúng thành ô riêng biệt.
Bước 01: Chọn kiểu dữ liệu (Data Type)
Ở bước đầu tiên, chúng ta sẽ chọn kiểu dữ liệu của văn bản. Hãy làm theo các bước dưới để làm điều này.
- Thứ nhất, chọn ô cột Personal Details (Chi tiết cá nhân) và vào tab Data (Dữ liệu) từ Ribbon.
- Sau đó, nhấp vào tùy chọn Text to Columns từ nhóm Data Tools (Công cụ dữ liệu).
Kết quả, hộp thoại Convert Text to Columns Wizard (Trình hướng dẫn chuyển văn bản thành cột) sẽ mở ra trên trang tính.
- Bây giờ, chọn tùy chọn Delimited (Có dấu phân tách) trong trường Original data type (Kiểu dữ liệu gốc).
- Sau đó nhấp vào Next (Tiếp theo).
Đọc thêm: [Đã sửa!] Excel Text to Columns Is Deleting Data
Bước 02: Chọn dấu phân tách (Delimiter)
Bây giờ, chúng ta cần chọn dấu phân tách dựa trên đó chúng ta sẽ tách nội dung ô thành nhiều cột.
- Thứ nhất, tích vào hộp của trường Other (Khác) và nhấp vào ô trống bên cạnh nó.
- Sau đó, dùng phím tắt bàn phím CTRL + J.
- Sau đó, nhấp vào Next.
Lưu ý: Sau khi dùng phím tắt, bạn sẽ không thấy gì trong ô trống bên cạnh trường Other. Nhưng bạn có thể thấy Data Preview (Xem trước dữ liệu) ở phần dưới, và đây chính xác là điều chúng ta cần.
Đọc thêm: Cách chuyển Text to Columns với nhiều dấu phân tách trong Excel
Bước 03: Xác định ô đích (Destination Cell)
Ở bước này, chúng ta sẽ xác định ô đích nơi chúng ta muốn hiển thị dữ liệu. Nếu chúng ta không chọn ô đích nào, Excel sẽ thay thế ô bằng dữ liệu gốc (ô cột Personal Details). Hãy dùng các bước dưới để chọn ô đích.
- Thứ nhất, nhấp vào vùng được đánh dấu trong hình sau.
- Sau đó, chọn ô đích ưa thích. Ở đây, chúng ta chọn ô C5 làm ô đích.
- Sau đó, nhấp vào phần được đánh dấu của hình dưới.
- Cuối cùng, nhấp vào Finish (Hoàn tất).
Kết quả, dữ liệu của bạn sẽ được tách thành 4 cột bằng cách dùng tùy chọn Text to Column của Excel với carriage return.
Áp dụng Text to Columns dùng dấu phân tách từ (Word Delimiter) trong Excel
Trong phần này, chúng ta sẽ thảo luận quy trình dùng từ làm dấu phân tách (word as delimiter) trong tính năng Text to Columns của Excel. Thông thường, chúng ta dùng khoảng trắng (space) hoặc một ký hiệu (symbol) chung trong tất cả ô để tách dữ liệu thành các cột khác nhau. Ở đây, chúng ta sẽ thay thế một văn bản chung bằng ký hiệu và dùng đó làm dấu phân tách. Ví dụ, chúng ta có Tên (Name) và Số tài khoản (Account Number) của một vài nhân viên công ty trong một ô. Mục tiêu là tách Tên và Số tài khoản dùng một từ làm dấu phân tách.
Bây giờ, hãy làm theo các bước dưới.
Các bước:
- Thứ nhất, dùng phím tắt CTRL + H để mở hộp thoại Find and Replace (Tìm và Thay thế) trên trang tính.
- Kế tiếp, gõ “Acc:” vào trường Find what (Tìm gì) vì đó là văn bản chung trong tất cả ô.
- Sau đó, gõ “,” (dấu phẩy) vào trường Replace with (Thay thế bằng).
- Bây giờ, nhấp vào Replace All (Thay thế tất cả).
- Sau đó, nhấp vào OK như được đánh dấu trong hình sau.
- Tiếp theo, nhấp vào Close (Đóng) trong hộp thoại Find and Replace.
Kết quả, bạn sẽ có đầu ra sau trong cột Personal Details.
- Bây giờ, dùng các bước được đề cập ở Bước 01 của phương pháp 1 để nhận được đầu ra sau.
- Kế tiếp, tích vào hộp trước Comma (Dấu phẩy) trong phần Delimiters (Dấu phân tách).
- Sau đó, nhấp Next.
- Sau đó, nhấp vào vùng được đánh dấu trong hình dưới để chọn ô đích.
- Sau đó, chọn ô đích. Ở đây, chúng ta chọn ô C5 làm ô đích.
- Tiếp theo, nhấp vào vùng được đánh dấu của hình sau.
- Cuối cùng, nhấp vào Finish.
Kết quả, bạn sẽ có đầu ra cuối cùng sau như được trình bày trong hình sau.
Đọc thêm: Cách dùng ngắt dòng làm dấu phân tách trong Excel Text to Columns
Cách xóa Carriage Return với Text to Columns trong Excel
Trong Excel, chúng ta thường gặp tập dữ liệu nơi tất cả dữ liệu bị nhồi nhét dùng carriage return, như được trình bày dưới. Mặc dù dùng carriage return làm tập dữ liệu trông gọn gàng, nhưng nó không phù hợp để làm bất kỳ phân tích nào. Vì lý do này, chúng ta cần xóa carriage return với Text to Columns trong Excel. Chúng ta sẽ dùng tùy chọn VBA Macro của Excel để làm điều này.
- Làm theo các bước này để xóa carriage return với Text to Columns trong Excel.
Kết quả, bạn sẽ có đầu ra sau trong trang tính, như được trình bày trong hình dưới.
Phần thực hành
Trong Sổ làm việc Excel, chúng tôi đã cung cấp Phần Thực hành (Practice Section) ở bên phải trang tính. Vui lòng tự thực hành.
Kết luận
Vậy, những đây là các phương pháp phổ biến & hiệu quả nhất bạn có thể dùng bất cứ khi nào khi làm việc với trang tính Excel của bạn để dùng tùy chọn text to column với carriage return trong Excel. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi, đề xuất, hoặc phản hồi liên quan đến bài viết này, bạn có thể bình luận dưới. Bạn cũng có thể xem các bài viết hữu ích khác về hàm & công thức Excel trên trang web ExcelDemy.