Có rất nhiều hàm trong Microsoft Excel có nhiều 용도 nhưng hôm nay hàm chúng ta sẽ thảo luận gọi là VLOOKUP. VLOOKUP là viết tắt của Vertical Lookup (Tra cứu dọc), được dùng để thực hiện tra cứu một giá trị theo chiều dọc, và trả về kết quả phù hợp. Nó là một trong nhiều hàm tra cứu và tham chiếu bạn có thể tìm thấy trong Microsoft Excel và nó cũng là một trong những hàm quan trọng. VLOOKUP cho phép bạn tìm kiếm một thông tin theo chiều dọc trong bảng tính, và sau đó trả về một giá trị tương ứng với nó. Vì vậy nó rất hữu ích nếu bạn muốn trích xuất một giá trị từ một bảng. Ví dụ, biết giá của một mặt hàng cụ thể từ một danh sách dài các mặt hàng trong một bảng sẽ dễ dàng như ăn kẹo với hàm này.
Giới hạn duy nhất ở đây là bảng được tra cứu bằng VLOOKUP phải có một cột với các giá trị duy nhất để hàm VLOOKUP không bị mắc kẹt trong việc tìm kiếm các giá trị trùng lặp. Nếu chưa rõ, hãy đọc tiếp và nó sẽ bắt đầu dễ hiểu.
Trong ví dụ này, chúng ta sẽ tạo danh sách mặt hàng với giá của chúng trong một bảng. Sau đó chúng ta sẽ dùng VLOOKUP để biết giá của một mặt hàng đơn lẻ chỉ bằng tên mặt hàng. Trong ví dụ này tất cả giá cả đều ở đó, nhưng trong kịch bản có hàng trăm mặt hàng trên nhiều bảng tính trải qua vài sổ làm việc, hàm này có thể cực kỳ hữu ích.
Vì vậy để bắt đầu ví dụ, bạn có thể tạo sheet Excel của riêng bạn hoặc tải xuống mẫu của chúng tôi từ đây. Khi đã tải xuống, mở nó trong Microsoft Excel. Chúng ta sẽ dùng một ví dụ đơn giản để dễ hiểu cho bạn.
Ở bên trái, bạn sẽ thấy một số mặt hàng với tên và danh mục trong một bảng. Mục tiêu là sử dụng hàm VLOOKUP sao cho chúng ta chỉ cần nhập tên mặt hàng vào bảng ở bên phải, và giá cũng như danh mục của nó sẽ được tự động lấy từ bảng bên trái.
Giá trị “Scarf” (Khăn quàng) đã có sẵn ở H2 để bắt đầu. Chúng ta sẽ dùng VLOOKUP ở I2 để lấy giá của khăn quàng. Nhấp vào I2. sau đó trên thanh menu phía trên, nhấp vào tab FORMULAS (Công thức). Bây giờ chọn Insert Function (Chèn hàm) hoặc nhấn (SHIFT + F3) oCửa sổ Insert Function sẽ xuất hiện.
Gõ VLOOKUP dưới Search for a function (Tìm kiếm hàm) và nhấp Go. Với VLOOKUP selected nhấp OK.
Cửa sổ Function Arguments (Tham số hàm) của VLOOKUP sẽ mở ra. Có bốn tham số. Ba tham số đầu tiên được in đậm, nghĩa là chúng bắt buộc, và tham số thứ tư là tùy chọn.
Tham số đầu tiên là Lookup_value (Giá trị tra cứu). Nó sẽ là một giá trị đơn lẻ (Tên mặt hàng trong trường hợp này) là một định danh duy nhất, để tra cứu giá ở cột B.
Table_array (Bảng tra cứu) là toàn bộ bảng tham chiếu mà giá trị (Giá) sẽ được tìm kiếm. Nhấp vào biểu tượng nhỏ bên cạnh Table_array và nhấp và kéo để chọn toàn bộ bảng KHÔNG CÓ tiêu đề. Cũng Nhấn F4 để các địa chỉ ô này giữ tuyệt đối và không thay đổi khi bạn nhấp và kéo ô này để áp dụng công thức cho các ô khác.
Khi VLOOKUP tìm thấy định danh duy nhất trong bảng tham chiếu, tham số Col_index_num sẽ báo cho VLOOKUP số cột để tìm kiếm mảnh thông tin (giá). Vì trong bảng tham chiếu, giá được liệt kê ở cột thứ hai liên quan đến tên mặt hàng, nên chúng ta sẽ gõ 2 bên cạnh Col_index_num. Ở đây, chúng ta không nhập 2 vì cột Giá là cột 2, chúng ta nhập 2 vì nó là Cột 2 trong bảng tham chiếu. (table_array). Nếu cơ sở dữ liệu chúng ta cần tra cứu nằm ở sheet thứ hai, thì chúng ta sẽ chọn table_array từ sheet thứ hai.
Range_lookup (Tra cứu khoảng) được dùng để tìm khớp gần đúng nhất cho định danh duy nhất trong bảng tham chiếu, nhưng để nó có ích, bảng tham chiếu của bạn phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần, điều mà nó không phải trong ví dụ này. Vì vậy gõ False bên cạnh nó và Nhấp OK. Sau khi nhấn OK, ở I2 giá của khăn quàng sẽ xuất hiện.
Tương tự bạn có thể dùng công thức ở J2 dưới Danh mục để dùng VLOOKUP tìm danh mục của mặt hàng. Thay đổi duy nhất bạn phải làm trong công thức là thay giá trị cho Col_index_num thành 3 vì Danh mục của Mặt hàng nằm ở cột thứ ba trong bảng tham chiếu.
Bây giờ bạn có thể nhấp và kéo ô I2 và J2 xuống dưới để áp dụng công thức cho các ô dưới nữa. Nhưng trừ khi bạn gõ tên Mặt hàng bên cạnh chúng, bạn sẽ thấy N/A viết ở những ô đó. Để loại bỏ nó, chúng ta có thể dùng hàm ISBLANK và IF của Excel cùng nhau.
Để làm vậy, nhấp vào I3 đang hiển thị N/A. sau đó nhấp vào thanh công thức (formula bar) để chỉnh sửa công thức. Thay đổi:
=VLOOKUP(H3,$A$2:$C$16,2,FALSE)
Thành =IF(ISBLANK(H3),””,VLOOKUP(H3,$A$2:$C$16,2,FALSE))
Bây giờ I3 sẽ trống cho đến khi H3 được điền tên mặt hàng.
Vậy là tất cả về VLOOKUP. File GIF bên dưới là minh họa sử dụng bảng tham chiếu từ sheet thứ hai.
