Trong hướng dẫn này, tôi sẽ trình bày cách tạo biểu đồ tổ chức trong Microsoft PowerPoint. Biểu đồ tổ chức (Organizational chart hay Organogram) thể hiện cấu trúc phân cấp cơ bản của nhân viên trong một tổ chức. Để tạo và hiển thị biểu đồ tổ chức trong bài thuyết trình PowerPoint, bạn không cần tìm kiếm dịch vụ bổ trợ bên ngoài. Chỉ cần sử dụng công cụ Illustrations tích hợp sẵn để tạo biểu đồ tổ chức trong các file PPT của mình.
Microsoft PowerPoint cung cấp menu SmartArt Graphics chuyên dụng
Microsoft PowerPoint cung cấp menu SmartArt Graphics riêng biệt để tạo nhiều loại sơ đồ và biểu đồ khác nhau trong bài thuyết trình. Sử dụng SmartArt Graphics, bạn cũng có thể tạo biểu đồ tổ chức trong PPT. Nó cung cấp nhiều mẫu để tạo biểu đồ tổ chức bao gồm Simple Organization Chart, Picture Organization Chart, Name and Title Organization Chart và Half-Circle Organization Chart. Bạn có thể sử dụng bất kỳ mẫu nào trong số này làm cấu trúc cơ bản cho biểu đồ tổ chức của mình và tùy chỉnh theo yêu cầu.
Quy trình tạo biểu đồ tổ chức (Organogram) trong PowerPoint
Dưới đây là các bước chính để tạo biểu đồ tổ chức trong bài thuyết trình PowerPoint:
- Mở ứng dụng PowerPoint.
- Chuyển đến tab Insert và nhấp vào tùy chọn SmartArt.
- Chọn mẫu biểu đồ tổ chức.
- Tùy chỉnh biểu đồ tổ chức.
- Lưu biểu đồ.
Hãy cùng chi tiết hóa các bước này ngay bây giờ!
Bước 1: Mở PowerPoint và chèn SmartArt
Trước tiên, khởi chạy ứng dụng Microsoft PowerPoint sau đó mở hoặc tạo bài thuyết trình nơi bạn muốn tạo biểu đồ tổ chức. Tiếp theo, chuyển đến tab Insert, tại phần Illustration, nhấp vào tùy chọn SmartArt.
Bước 2: Chọn mẫu biểu đồ tổ chức
Một cửa sổ hộp thoại sẽ mở ra, bạn có thể chọn từ nhiều loại đồ họa SmartArt như process, cycle, pyramid, matrix, v.v. Tại đây, bạn sẽ thấy danh mục Hierarchy; nhấp vào nó. Bạn sẽ thấy nhiều mẫu biểu đồ tổ chức (những mẫu đã đề cập ở trên) ở hàng đầu tiên. Chọn mẫu phù hợp với yêu cầu của bạn sau đó nhấp nút OK.
Bước 3: Tùy chỉnh biểu đồ tổ chức
Bây giờ bạn có thể tùy chỉnh mẫu biểu đồ tổ chức đã thêm. Bạn có thể bắt đầu chỉnh sửa tên các thành viên trong tổ chức theo thứ bậc. Cũng có tab SmartArt Design xuất hiện khi bạn thêm đồ họa liên quan. Tab này cho phép tùy chỉnh kiểu SmartArt, thay đổi bố cục của biểu đồ hoặc nhánh, tùy chỉnh chủ đề màu sắc, v.v.
Bước 4: Thêm hình dạng (shapes) để mở rộng biểu đồ
Bạn cũng có thể thêm nhiều hình dạng hơn vào biểu đồ hiện có để thêm thành viên hoặc trợ lý bằng cách sử dụng tùy chọn Add Shape.
Bước 5: Thêm ảnh cho mẫu Picture Organization Chart
Hơn nữa, nếu bạn chọn mẫu Picture Organization Chart, bạn có thể dễ dàng thêm ảnh liên quan cho từng nhân viên trong biểu đồ tổ chức. Nó cho phép chèn ảnh thành viên từ nhiều nguồn khác nhau bao gồm tệp ảnh cục bộ, ảnh stock, ảnh trực tuyến và các biểu tượng.
Bước 6: Thêm hiệu ứng hoạt hình cho biểu đồ
Để trình bày biểu đồ tổ chức trong buổi thuyết trình, bạn cũng có thể thêm hiệu ứng hoạt hình từ tab Animation. Nó cho phép hiển thị các thành viên tổ chức một per một, tất cả cùng lúc, hoặc mỗi cấp độ một lần. Bạn cũng có thể tùy chỉnh loại hiệu ứng, thời gian hoạt hình, độ dài và các tham số hoạt hình khác.
Bước 7: Lưu biểu đồ tổ chức
PowerPoint cho phép bạn lưu biểu đồ tổ chức cùng với bài thuyết trình ở định dạng PPT hoặc PPTX hoặc bất kỳ định dạng nào khác. Hoặc bạn cũng có thể chọn xuất biểu đồ tổ chức ra tệp hình ảnh riêng biệt. Để làm vậy, nhấp chuột phải vào biểu đồ, từ menu ngữ cảnh, nhấp vào tùy chọn Save As Picture.
Bây giờ, cung cấp tên tệp đầu ra và vị trí, chọn định dạng tệp hình ảnh mong muốn từ PNG, JPEG, TIFF, WMF, EMF, BMP và SVG. Nhấp nút Save và hình ảnh biểu đồ tổ chức của bạn sẽ được lưu.
Hy vọng bài viết này giúp bạn tạo biểu đồ tổ chức trong PowerPoint.
Đọc thêm: Cách chèn tài liệu tham khảo hoặc trích dẫn nguồn trong PowerPoint.