Excel làm được nhiều việc, làm Cơ sở dữ liệu khách hàng là một trong số đó. Nếu người dùng thực hiện theo một số thao tác, sẽ dễ dàng duy trì Cơ sở dữ liệu khách hàng trong Excel. Chỉ giữ một Cơ sở dữ liệu khách hàng , chỉ định dữ liệu cho một hàng cho những người dùng duy nhất, cung cấp từng mục cơ bản trong một cột, v.v. là những điều cơ bản để duy trì Cơ sở dữ liệu khách hàng lành mạnh .
Giả sử chúng ta có Cơ sở dữ liệu khách hàng đang hoạt động như được mô tả trong ảnh chụp màn hình sau và chúng tôi muốn duy trì nó đúng cách.
Trong bài viết này, chúng tôi thảo luận về các khía cạnh cơ bản để duy trì Cơ sở dữ liệu khách hàng trong Excel.
Tải xuống Sổ làm việc Excel
Cơ sở dữ liệu khách hàng và việc sử dụng nó
A Cơ sở dữ liệu khách hàng là một mảng thông tin về khách hàng của một tổ chức hoặc công ty nơi dữ liệu được sắp xếp trong Hồ sơ và Trường . Các hàng của Excel được sử dụng để chứa Bản ghi của Cơ sở dữ liệu và Cột tới Trường .
Nói chung, cách thực hành là gán cho mỗi thực thể một Bản ghi và mỗi thông tin cơ bản một Trường . Ngoài ra, người dùng có thể cung cấp Cơ sở dữ liệu của họ theo yêu cầu của họ. Tuy nhiên, cần duy trì một số điều để giữ cho Cơ sở dữ liệu hoạt động và đáng tìm kiếm. Làm theo phần sau để tạo Cơ sở dữ liệu khách hàng của bạn đang chạy và khả thi.
Các khía cạnh để duy trì cơ sở dữ liệu khách hàng trong Excel
Để duy trì Cơ sở dữ liệu khách hàng , người dùng phải xem xét một số cấu trúc cơ bản trong khi tạo một. Trong bài viết này, chúng tôi chia các yêu cầu đó thành các khía cạnh đơn giản. Duy trì những khía cạnh này sẽ đảm bảo Cơ sở dữ liệu khách hàng sạch sẽ, hoạt động tốt như nó được cho là.
1. Chỉ Một Trang tính Cơ sở dữ liệu Khách hàng cho Toàn bộ Hoạt động
Khía cạnh đầu tiên và quan trọng nhất của việc duy trì Cơ sở dữ liệu khách hàng cập nhật là chỉ có một trong số đó. Không bao giờ tạo hoặc duy trì nhiều Cơ sở dữ liệu khách hàng nếu doanh nghiệp hoặc tình huống của bạn yêu cầu điều đó.
Đọc thêm: Cách tạo cơ sở dữ liệu với biểu mẫu trong Excel
2. Hàng đơn cho mỗi khách hàng để chèn dữ liệu vào cơ sở dữ liệu khách hàng
Người dùng bình thường có xu hướng chèn các mục nhập vào các ô liền kề (có thể nằm trong hàng hoặc cột) mà quên thực tế rằng họ đang gán các mục nhập đó cho một Bản ghi khác hoặc khác hoặc Trường . Do đó, hãy gắn vào các hàng đơn trong khi gán dữ liệu cho một thực thể.
🔼 Không điền các hàng hoặc cột liền kề trong trường hợp dữ liệu không vừa với các ô tương ứng như trong hình dưới đây.
🔼 Luôn gán toàn bộ một hàng cho một thực thể như được thực hiện trong phần sau. Đó là điều quan trọng thứ hai trong khi duy trì Cơ sở dữ liệu khách hàng .
Đọc thêm: Cách tạo cơ sở dữ liệu máy khách trong Excel (Với các bước dễ dàng)
3. Nhập từng mục nhập cơ bản vào các cột (trường) khác nhau của Cơ sở dữ liệu khách hàng
Ngày nay, chúng tôi đã phân loại dữ liệu liên quan đến thông tin cơ bản. Chúng tôi có Tên được tách thành Đầu tiên , Giữa và Cuối cùng . Địa chỉ ở Tiểu bang , Thành phố , Đường phố hoặc Đại lộ , Số nhà , v.v. Vì lý do này, người dùng Cơ sở dữ liệu khách hàng phải chỉ định từng phần cho một Trường hoặc Cột .
🔼 Tránh nhiều thông tin trong một Trường ( Cột ) tương tự như hình ảnh bên dưới.
🔼 Cố gắng nhập từng phần khác nhau của thực thể trong các Trường khác nhau ( Cột ) để làm cho Cơ sở dữ liệu của bạn đáng tìm kiếm hơn.
Bài đọc tương tự
- Cách tạo Cơ sở dữ liệu Nhân viên trong Excel (với các Bước Dễ dàng)
- Cách sử dụng các hàm cơ sở dữ liệu trong Excel (Với các ví dụ)
4. Chèn thêm dữ liệu về các thực thể để duy trì cơ sở dữ liệu khách hàng trong Excel
Có vô số loại dữ liệu liên quan đến Khách hàng và khá khó để bao gồm và duy trì những dữ liệu đó trong một Cơ sở dữ liệu khách hàng . Tuy nhiên, thông tin có giá trị đối với công ty hoặc tổ chức có thể yêu cầu đưa vào Cơ sở dữ liệu đáp ứng tốt hơn. Do đó, bạn nên chèn càng nhiều Trường càng tốt nhận ra khách hàng hoặc tổ chức.
🔼 Bạn có thể thêm Thẻ công ty cùng với Tên công ty xác định loại hình công ty của họ để hiểu rõ hơn về khách hàng của bạn.
5. Giữ cơ sở dữ liệu ở định dạng bảng
Bạn có thể thắc mắc khi nhìn thấy tiêu đề của phần này, đừng lo lắng, chúng tôi đang mô tả chi tiết về nó. Không phải mọi ‘ Nhìn bảng ‘Đối tượng không được coi là Bảng bằng Excel, vì vậy chúng tôi cần định dạng đối tượng đó dưới dạng Bảng .
Tạo Cơ sở dữ liệu khách hàng không có sự hình thành Bảng đặt ra lỗi nhập , phá vỡ các đội hình hiện có , v.v. Ngoài ra, Cơ sở dữ liệu khách hàng phải hoạt động tổng thể, không nằm trong Bảng định dạng nó không thể hành động phù hợp.
🔼 Tạo Cơ sở dữ liệu khách hàng được cấu trúc trong Bảng (tức là Chèn tab> Bảng ) với phạm vi hiện có và gán cho nó một tên ưu tiên.
🔼 Sau khi chèn Cơ sở dữ liệu dưới dạng Bảng và nếu bạn thêm một hàng khác, Excel sẽ tự động mở rộng Bảng.
🔼 Lợi ích của việc cấu trúc Cơ sở dữ liệu trong Bảng là bạn có thể thực hiện Bảng Excel được tích hợp sẵn các tính năng như Sắp xếp và Bộ lọc mà không có bất kỳ rắc rối. Ngoài ra, việc tham chiếu Cơ sở dữ liệu đến một trang tính khác trở nên dễ dàng hơn như trong Bảng.
6. Đảm bảo tính rõ ràng và dễ đọc để duy trì cơ sở dữ liệu khách hàng trong Excel
Người dùng có thể làm gì để tạo Cơ sở dữ liệu hoạt động và trông đẹp mắt nhưng là lý do chính để tạo Cơ sở dữ liệu là có thể đọc nó. Đôi khi, người dùng làm quá nhiều thứ để đạt được Cơ sở dữ liệu khách hàng hoàn toàn đẹp mắt . Việc làm quá mức này bao gồm cả phân tách , đóng băng hàng hoặc cột, phá vỡ định dạng, v.v. cản trở sự rõ ràng và dễ đọc của Cơ sở dữ liệu.
🔼 Cố gắng tối ưu hóa Cơ sở dữ liệu khách hàng của bạn và tránh các thao tác không cần thiết để làm cho nó đẹp. Đảm bảo các hoạt động cơ bản và giữ cho nó sạch sẽ nhất có thể để nâng cao độ rõ ràng và dễ đọc.
Kết luận
Trong bài viết này, chúng tôi thảo luận về các khía cạnh cần thiết để duy trì Cơ sở dữ liệu khách hàng trong Excel. Nếu bạn làm theo các hướng dẫn đó, bạn có thể có Cơ sở dữ liệu khách hàng sạch sẽ và hoạt động tốt của riêng bạn. Hy vọng những điểm này sẽ giúp bạn duy trì Cơ sở dữ liệu khách hàng có hiệu quả. Bình luận, nếu bạn có thêm thắc mắc hoặc có điều gì cần bổ sung.
Các bài viết liên quan
- Cách tạo Cơ sở dữ liệu Cập nhật Tự động trong Excel
- Tạo Cơ sở dữ liệu Khoảng không quảng cáo trong Excel (3 Phương pháp Dễ dàng)
- Cách tạo cơ sở dữ liệu quan hệ trong Excel (Với các bước dễ dàng)
- Cách Tạo Cơ sở dữ liệu Có thể Tìm kiếm trong Excel (2 Thủ thuật Nhanh)
- Cách tạo Cơ sở dữ liệu Sinh viên trong Excel (Với các Bước Dễ dàng)