Excel làm nhiều việc, trong đó làm việc như Cơ sở dữ liệu khách hàng (Customer Database) là một trong số đó. Nếu người dùng làm theo vài thao tác, dễ dàng duy trì Cơ sở dữ liệu khách hàng trong Excel. Chỉ giữ một Cơ sở dữ liệu khách hàng, gán dữ liệu cho một hàng duy nhất cho mỗi khách hàng, cung cấp từng thông tin cơ bản trong một cột, v.v. là cơ sở để duy trì Cơ sở dữ liệu khách hàng khỏe mạnh.
Giả sử có một Cơ sở dữ liệu khách hàng đang vận hành như ảnh chụp màn hình sau và muốn duy trì nó đúng cách.
Bài viết thảo luận các khía cạnh cơ bản duy trì Cơ sở dữ liệu khách hàng trong Excel.
Tải Workbook Excel
Cơ sở dữ liệu khách hàng và cách sử dụng
Cơ sở dữ liệu khách hàng là mảng thông tin về khách hàng của tổ chức/công ty, dữ liệu tổ chức theo Bản ghi (Records) và Trường (Fields). Hàng Excel dùng để chứa Bản ghi và Cột cho Trường.
Thông thường, gán mỗi thực thể một Bản ghi (Record) và mỗi thông tin cơ bản một Trường (Field). Người dùng cũng có thể điều chỉnh Database theo yêu cầu. Tuy nhiên, vài điều cần duy trì để Database hoạt động và đáng tìm kiếm. Xem phần sau để làm Cơ sở dữ liệu khách hàng vận hành và khả thi.
Các khía cạnh duy trì Cơ sở dữ liệu khách hàng trong Excel
Để duy trì Cơ sở dữ liệu khách hàng, người dùng phải cân nhắc một số cấu trúc cơ bản (basic structurization) khi tạo. Bài viết chia yêu cầu đó thành các khía cạnh đơn giản. Duy trì các khía cạnh này đảm bảo Cơ sở dữ liệu khách hàng sạch, hoạt động như mong đợi.
1. Chỉ một Worksheet Cơ sở dữ liệu khách hàng cho toàn bộ hoạt động
Khía cạnh đầu tiên và quan trọng nhất duy trì Cơ sở dữ liệu khách hàng cập nhật là chỉ có một. Không bao giờ tạo hoặc duy trì nhiều Cơ sở dữ liệu khách hàng nếu doanh nghiệp hoặc tình huống yêu cầu.
Xem thêm: Cách tạo Cơ sở dữ liệu có Form trong Excel
2. Một hàng duy nhất cho mỗi khách hàng để nhập dữ liệu vào Cơ sở dữ liệu khách hàng
Người dùng thường nhập mục vào các ô liền kề (có thể hàng hoặc cột) mà không hay biết họ gán mục đó cho Bản ghi hoặc Trường khác. Do đó, tuân thủ hàng đơn khi gán dữ liệu cho một thực thể.
🔼 Đừng điền vào hàng hoặc cột liền kề nếu dữ liệu không vừa ô tương ứng như hình dưới.
🔼 Luôn gán toàn bộ một hàng cho một thực thể như sau. Đây là điều quan trọng thứ hai khi duy trì Cơ sở dữ liệu khách hàng.
Xem thêm: Cách tạo Cơ sở dữ liệu khách hàng trong Excel (Với các bước dễ dàng)
3. Nhập từng thông tin cơ bản vào các cột (Trường) khác nhau của Cơ sở dữ liệu khách hàng
Ngày nay, dữ liệu về thông tin cơ bản được phân đoạn. Có Tên tách thành Họ, Đệm, Tên. Địa chỉ thành Tỉnh/Thành, Quận/Huyện, Đường/Phố, Số nhà, v.v. Vì vậy, người dùng Cơ sở dữ liệu khách hàng phải gán từng phần cho một Trường (Field) hoặc Cột (Column) đơn lẻ.
🔼 Tránh nhiều thông tin trong một Trường (Column) như hình dưới.
🔼 Cố gắng nhập từng phần khác nhau của thực thể vào các Trường (Columns) khác nhau để Database dễ tìm kiếm hơn.
Đọc tương tự
- Cách tạo Cơ sở dữ liệu nhân viên trong Excel (với các bước dễ dàng)
- Cách dùng hàm Database trong Excel (Với ví dụ)
4. Thêm dữ liệu về thực thể để duy trì Cơ sở dữ liệu khách hàng trong Excel
Có vô số loại dữ liệu về Khách hàng và khá khó bao gồm, duy trì tất cả trong một Cơ sở dữ liệu khách hàng. Tuy nhiên, thông tin có giá trị cho công ty/tổ chức có thể yêu cầu thêm để Database phản hồi tốt hơn. Do đó, thói quen tốt là thêm nhiều Trường (Fields) nhận diện khách hàng/thực thể càng nhiều càng tốt.
🔼 Có thể thêm Thẻ công ty (Company Tags) cùng Tên công ty (Company Name) xác định loại hình công ty để hiểu khách hàng tốt hơn.
5. Giữ Database ở định dạng Bảng (Table)
Bạn có thể thắc mắc seeing tiêu đề phần, đừng lo, chúng tôi giải thích chi tiết. Không phải mọi đối tượng 'Trông như Bảng' đều được Excel coi là Bảng (Table), cần định dạng đối tượng đó thành Bảng.
Tạo Cơ sở dữ liệu khách hàng không định dạng Bảng gây ra lỗi nhập (entry errors), phá vỡ cấu trúc hiện có, v.v. Cũng, Cơ sở dữ liệu khách hàng phải hoạt động như một toàn thể, không ở định dạng Bảng thì không thể làm được.
🔼 Cấu trúc Cơ sở dữ liệu khách hàng thành Bảng (Table) (tab Chèn (Insert) > Bảng (Table)) với phạm vi hiện có và đặt tên ưu thích.
🔼 Sau khi chèn Database thành Bảng và thêm hàng, Excel tự động mở rộng Bảng.
🔼 Lợi ích cấu trúc Database thành Bảng: dùng tính năng Bảng Excel tích hợp như Sắp xếp (Sort), Lọc (Filter) dễ dàng. Cũng, tham chiếu Database sang sheet khác dễ dàng hơn vì nó là Bảng.
6. Đảm bảo sự rõ ràng và dễ đọc để duy trì Cơ sở dữ liệu khách hàng trong Excel
Người dùng có thể làm cho Database hoạt động và trông đẹp nhưng lý do tối thượng tạo Database là có thể đọc được. Đôi khi, người dùng làm quá nhiều để đạt Cơ sở dữ liệu khách hàng trông hoàn hảo. Việc làm quá включает tách (splitting), đóng khung (freezing) hàng/cột, phá vỡ định dạng, v.v. làm giảm sự rõ ràng và dễ đọc của Database.
🔼 Hãy tối ưu Cơ sở dữ liệu khách hàng và tránh các thao tác không cần thiết để làm đẹp. Đảm bảo thao tác cơ bản và giữ càng sạch càng tốt để tăng tính rõ ràng, dễ đọc.
Kết luận
Bài viết thảo luận các khía cạnh cần thiết duy trì Cơ sở dữ liệu khách hàng trong Excel. Nếu làm theo hướng dẫn, bạn có thể có Cơ sở dữ liệu khách hàng sạch và hoạt động tốt. Hy vọng những điểm này giúp bạn duy trì Cơ sở dữ liệu khách hàng hiệu quả. Bình luận nếu có thắc mắc hoặc đóng góp.
Bài viết liên quan
- Cách tạo Cơ sở dữ liệu tự động cập nhật trong Excel
- Tạo Cơ sở dữ liệu tồn kho trong Excel (3 phương pháp dễ dàng)
- Cách tạo Cơ sở dữ liệu quan hệ trong Excel (Với các bước dễ dàng)
- Cách tạo Cơ sở dữ liệu có thể tìm kiếm trong Excel (2 mẹo nhanh)
- Cách tạo Cơ sở dữ liệu sinh viên trong Excel (Với các bước dễ dàng)