Là người dùng Outlook, nếu bạn nghĩ sao lưu file .PST và chuyển tài khoản Outlook từ PC cũ sang mới sẽ đủ, bạn chỉ đúng một phần. Điều này là vì cài đặt tài khoản, mẫu (templates), v.v., được lưu trong file khác nhau, và cách tốt nhất để sao lưu tất cả dữ liệu là dùng phần mềm cho phép sao lưu email Outlook và các mục khác.
May mắn thay, EaseUS Todo Backup là công cụ chuyên nghiệp giúp sao lưu email Outlook. Điều này có nghĩa là bạn sẽ không bao giờ mất email Outlook nếu bạn nâng cấp Windows, vô tình xóa email, hoặc có vấn đề với ổ cứng.
Vì vậy, không chần chừ nữa, hãy học cách sao lưu email Outlook cho mục đích cá nhân hoặc công việc.
Hướng dẫn bao gồm:
- Cách lưu hoặc sao lưu email Outlook ra ổ cục bộ.
- Cách sao lưu email Outlook qua tùy chọn Import/Export (Nhập/Xuất).
- Cách sao lưu email lưu trong Outlook ra ổ cứng ngoài.
3 Cách tốt nhất để Sao lưu Email Outlook
Phương pháp 1. Lưu email Outlook tự động ra ổ cứng
Cả email cá nhân và chuyên nghiệp đều quan trọng, và theo thời gian, chúng lấp đầy Hộp thư đến Outlook. Do đó, trước khi mất email quan trọng, bạn nên có bản sao file PST/OST. Xuất file Outlook thủ công có thể mệt mỏi và tốn thời gian. Do đó, tốt nhất là tận dụng tiện ích sao lưu phổ biến và đã được kiểm chứng – EaseUS Todo Backup.
Đọc tiếp:- Cách sửa file Outlook PST
Giải pháp sao lưu đáng tin cậy này giúp sao lưu email Outlook tự động và cung cấp các tính năng khác. Hơn nữa, nó giúp lưu email Outlook và tự động sao lưu thư mục cục bộ và dữ liệu quan trọng khác.
Hỗ trợ Windows 11/10/8.1/8/7
Lợi ích khi dùng EaseUS Todo Backup –
- Cung cấp tính năng sao lưu như differential (vi phân), incremental (tăng dần), full backup (đầy đủ), và hơn nữa.
- Là công cụ sao lưu hệ thống và file dễ sử dụng.
- Bạn có thể di chuyển Windows từ ổ cứng sang SSD không cần cài lại.
- Lên lịch sao lưu.
- Cho phép sao lưu 1000+ loại file và thư mục máy tính.
- Bạn có thể bảo vệ mật khẩu file sao lưu.
- Khôi phục một click.
Bây giờ bạn biết công cụ đó có khả năng gì, bạn đang chờ gì?
Làm theo các bước để lấy công cụ và tạo bản sao lưu email Outlook.
Bước 1. Tải xuống và cài đặt EaseUs Todo Backup.
Bước 2. Khởi chạy phần mềm sao lưu email Outlook và nhấp Create Backup (Tạo bản sao lưu).
Bước 3. Sau đó nhấp Select backup contents (Chọn nội dung sao lưu).
Bước 4. Để sao lưu hộp thư Outlook, nhấp Mail.
Lưu ý– Để tránh vấn đề, hãy chắc chắn Outlook không được bảo vệ bằng mật khẩu và không đang được sử dụng.
Bước 5: Bây giờ bạn sẽ thấy thư mục Microsoft Outlook. Chọn địa chỉ bạn muốn tạo bản sao lưu và nhấp.
Bước 6: Chỉ định vị trí sao lưu để lưu bản sao lưu email.
Bước 7: Bạn có thể chọn bất kỳ vị trí sao lưu nào. Có thể là ổ cục bộ, ổ ngoài, hoặc đám mây mạng.
Chúng tôi khuyên lưu sao lưu trên ổ ngoài hoặc đám mây để an toàn.
Bước 8: Nhấp Backup Now (Sao lưu ngay) và để quá trình kết thúc. Phần mềm sao lưu email chuyên nghiệp sẽ tạo bản sao tất cả email đã chọn mà bạn có thể chuyển từ hệ thống này sang hệ thống khác.
Lưu ý – Bạn có thể đặt lịch sao lưu bằng cách nhấp nút Options button.
Phương pháp 2. Cách lưu email Outlook ra ổ cứng qua Import/Export Wizard
Nếu bạn không muốn công cụ sao lưu email, bạn có thể dùng tính năng Import/Export do Outlook cung cấp. Tuy nhiên, có một số thiếu sót khi dùng nó.
- Outlook Import/Export Wizard lưu email Outlook ở định dạng file OST sang PST.
- Phương pháp chỉ hoạt động khi Outlook có thể truy cập và kết nối với Exchange server.
Nếu điều này làm bạn khó chịu, hãy làm theo các bước trên để dùng tiện ích EaseUs Todo Backup và tự động sao lưu email Outlook.
Để dùng tính năng Import/Export, làm theo các bước:
Bước 1. Khởi chạy Microsoft Outlook > đăng nhập > Nhấp File.
Bước 2. Nhấp Open & Export > Import/Export.
Bước 3. Chọn tùy chọn Export to a File (Xuất ra file) và nhấp Next.
Bước 4. Chọn Outlook Data File (.pst) > nhấp Next.
Bước 5. Chọn Inbox (email) để xuất.
Lưu ý- Để sao lưu email Outlook ra ổ cứng ngoài, nhấp Browse > chọn ổ ngoài > đặt tên file sao lưu > nhấp OK.
Bước 6. Nhấp Next > Finish.
Cách này, làm theo các bước, bạn có thể sao lưu email Outlook.
Bạn có thể nhập file .PST vào bất kỳ tài khoản Office 365 hoặc Outlook nào.
Phương pháp 3. Cách Sao lưu và Lưu email Outlook ra Ổ cứng Ngoài
Nếu bạn đã lưu file PST trên ổ cứng nội bộ, bạn có thể sao chép file .PST Outlook ra ổ cứng ngoài bằng các bước dưới đây.
Bước 1. Khởi chạy Outlook và đăng nhập
Bước 2. Nhấp File > Account Settings (Cài đặt tài khoản).
Bước 3. Chọn tab Data Files (File dữ liệu) > Chọn file .PST bạn muốn lưu ra ổ cứng ngoài.
Bước 5. Nhấp Open File Location (Mở vị trí file) để điều hướng đến nơi bạn lưu file .PST Outlook. Sao chép nó và lưu lên ổ cứng ngoài.
Kết luận
Với sự giúp đỡ của ba giải pháp giải thích trong hướng dẫn này, bạn có thể dễ dàng sao lưu và lưu email Outlook trên ổ cứng nội bộ và ngoài. Nếu bạn là người thích tự làm (DIY), bạn có thể thử cách thủ công. Tuy nhiên, nhớ phương pháp thủ công có một số hạn chế và tốn thời gian. Thay vào đó, bạn có thể tiến hành với EaseUs Todo Backup, cách tiếp cận tự động để sao lưu tất cả dữ liệu Outlook.
Câu hỏi thường gặp
Q1. Làm thế nào lưu bản sao lưu email Outlook ra ổ cứng ngoài?
Cách dễ nhất lưu email Outlook ra ổ ngoài là dùng công cụ sao lưu EaseUS. Để dùng, làm theo các bước:
- Tải xuống, cài đặt và chạy EaseUS Todo Backup.
- Từ màn hình chính, chọn Email.
- Kết nối Outlook > đăng nhập > chọn email Outlook > đích sao lưu. Chọn ổ lưu trữ bạn muốn lưu email Outlook. Đảm bảo ổ ngoài đã kết nối.
- Khi được nhắc, nhập mật khẩu Outlook > chọn email để sao lưu.
- Nhấp Proceed để bắt đầu quá trình. Khi xong, bạn sẽ có email Outlook lưu trên ổ cứng ngoài.
Q3. Làm thế nào di chuyển file .PST trong Outlook ra Desktop?
- Khởi chạy Outlook > đăng nhập.
- Nhấp menu File > Account Settings > chọn account settings từ menu thả xuống.
- Nhấp tab Data Files > chọn file .PST > nhấp Open File Location
- Sao chép file và dán lên Desktop.
Q4. Có cách lưu tất cả email Outlook cùng lúc không?
Bạn có thể dùng tùy chọn Import/Export để lưu tất cả email Outlook cùng lúc.
Bạn‘ll tìm thấy nó dưới File > Open & Export > Import/Export > Export to a file. Chọn file để sao lưu, theo sau bởi đích lưu khi lưu file.
Đó là xong. Bây giờ bạn sẽ có email Outlook cùng lịch và danh bạ.
Q5. Làm thế nào lưu email từ Outlook trên PC?
Dùng Export/Import Wizard, bạn có thể lưu email từ Outlook ra máy tính. Làm theo Phương pháp 2 trên và chọn bất kỳ thư mục nào trên PC để lưu email ra ổ nội bộ.