Nếu bạn từng tạo tài liệu Word phức tạp, chắc hẳn đã gặp những vấn đề khó chịu: không thể căn chỉnh đúng dấu đầu dòng hoặc đoạn văn, văn bản tự ngắt sang trang khác khi bạn muốn nó ở cùng trang.
Để khắc phục, đôi khi bạn phải chỉnh sửa định dạng thủ công. Trong Word, nội dung văn bản và định dạng được lưu riêng biệt – điều tốt vì giúp chỉnh sửa định dạng mà không mất văn bản.
Bài viết này hướng dẫn cách hiển thị các dấu định dạng trong Word: tab, dấu gạch nối, khoảng trắng, dấu đoạn, văn bản ẩn, ngắt trang, v.v. Cũng giới thiệu tính năng Hiển thị định dạng (Reveal Formatting) để xem toàn bộ định dạng áp dụng cho văn bản được chọn.
Hiển thị dấu định dạng
Có hai cách: dùng nút trên thanh Đoạn văn (Paragraph) hoặc vào Tệp (File) – Tùy chọn (Options). Cách sau hiển thị dấu mãi mãi cho tất cả tài liệu; cách trước chỉ bật/tắt cho tài liệu đang mở.
Để xem dấu đoạn: tab Trang chủ (Home) → nhóm Đoạn văn → nhấp biểu tượng dấu đoạn (¶).
Sau khi nhấp nút, tất cả dấu định dạng hiện ra ngay:
Mũi tên sang phải là tab, chấm đơn là khoảng trắng. Văn bản ẩn có gạch dưới chấm, ngắt trang hiển thị ở cuối. Muốn hiển thị vĩnh viễn dấu nào: Tệp → Tùy chọn → Hiển thị (Display) → mục Luôn hiển thị các dấu định dạng này trên màn hình.
Cuối danh sách có tùy chọn Hiển thị tất cả dấu định dạng. Tiếp theo, tìm hiểu Reveal Formatting.
Reveal Formatting – Xem chi tiết định dạng
Ngoài xem dấu đoạn, đôi khi cần biết chính xác định dạng nào được áp dụng cho văn bản – tương tự HTML/CSS nếu bạn rành web.
Nhấn SHIFT + F1 → khung đối thoại ghim bên phải màn hình.
Chọn bất kỳ văn bản nào, bạn thấy toàn bộ định dạng: phông chữ, ngôn ngữ, hiệu ứng, định dạng đoạn, mục... Rất hữu ích để sửa lỗi định dạng gây rối mắt.
Các liên kết xanh trong khung có thể nhấp: ví dụ nhấp FONT mở hộp thoại Phông chữ.
Tương tự cho Hiệu ứng, Căn chỉnh, Thụt lề, Khoảng cách, Lề... Cách tuyệt vời để chỉnh sửa đoạn văn bản gây khó dễ. Đó là hầu như tất cả cách xem/chỉnh định dạng trong Word. Hãy bình luận nếu có thắc mắc. Chúc thành công!