Microsoft Office Word cung cấp Tính năng đánh giá , cho phép một người theo dõi các thay đổi trong tài liệu. Trong hướng dẫn này, chúng tôi đang chia sẻ cách bạn có thể sử dụng Tính năng đánh giá hoặc Theo dõi thay đổi tính năng trong Microsoft Word.
Tính năng Xem lại hoặc Tính năng Theo dõi Thay đổi trong Word
Tôi đã chia nhỏ Tính năng đánh giá tính năng thành nhiều phần và giải thích cách hữu ích của mỗi phần:
- Bật Theo dõi Thay đổi
- Đánh giá và nhận xét
- Xem các thay đổi
- Chấp nhận và Từ chối các Thay đổi
- Đang hoàn thiện tài liệu
- Hợp nhất các nhận xét và thay đổi thành một tài liệu
- So sánh hai tài liệu mà không cần theo dõi
Hợp nhất và so sánh các tài liệu là các tính năng tùy chọn và bạn cần sử dụng nó trong các trường hợp khác nhau.
1] Bật theo dõi thay đổi
Trước khi bạn gửi một tài liệu sẽ được xem xét, hãy đảm bảo bật tính năng Theo dõi thay đổi tính năng. Khi nó được bật, các thay đổi do bất kỳ người đánh giá nào thực hiện sẽ được ghi lại với tên của họ. Những thay đổi đó có thể được người khác chấp thuận hoặc từ chối. Tính năng này cũng cung cấp một cách để khóa Theo dõi Thay đổi để không ai có thể vô hiệu hóa nó. Hãy cùng tìm hiểu cả hai.
- Đảm bảo rằng tài liệu đã sẵn sàng để xem xét.
- Mở tài liệu, sau đó chuyển đến phần Xem lại> nhấp vào Theo dõi Thay đổi, và sau đó nhấp vào Theo dõi thay đổi lại menu.
- Sau khi được bật, bạn sẽ nhận thấy rằng nút có nền màu xám.
- Tiếp theo, nhấp vào Theo dõi khóa và nhập mật khẩu, xác nhận và nhấp vào đồng ý.
- Sau đó, các Thay đổi theo dõi sẽ bị vô hiệu đối với bạn hoặc bất kỳ ai khác trừ khi bị vô hiệu hóa bằng cách sử dụng lại cùng một mật khẩu.
Lưu ý: Nếu bạn mất hoặc quên mật khẩu của mình, Microsoft sẽ không thể khôi phục mật khẩu đó cho bạn. Hãy nhớ ghi chú nó ở đâu đó liên quan đến tài liệu.
2] Đánh giá và nhận xét
Sau đó, bất kỳ thay đổi nào được thực hiện đối với tài liệu sẽ được ghi lại cho dù tài liệu được chia sẻ và chỉnh sửa ở đâu. Đây là cách các thay đổi sẽ được ghi lại:
- Các phần xóa được đánh dấu bằng gạch ngang
- Phần bổ sung được hiển thị với một gạch dưới
- Mỗi tác giả đều có màu sắc cho những thay đổi
- Chọn một đoạn văn hoặc tập hợp các từ và nhấp vào nút nhận xét để thêm nhận xét của bạn
Một đường ngang màu đỏ sẽ hiển thị bên cạnh dòng hoặc đoạn văn, giúp bạn dễ dàng xác định hơn. Nhấp vào nó, và tất cả các thay đổi và nhận xét sẽ được hiển thị. Thêm vào điều này, bạn có thể tùy chỉnh màu sắc hơn nữa bằng cách nhấp vào mũi tên ở góc dưới cùng bên phải của phần Theo dõi.
Lưu ý: Ngay cả khi bạn tắt tính năng theo dõi, các gạch dưới và gạch ngang được tô màu sẽ hiển thị trong tài liệu.
3] Xem các thay đổi
Giả sử một tài liệu đã được gửi lại cho bạn sau khi xem xét, và bạn cần tìm tất cả các thay đổi và nhận xét. Đi tới Đánh giá > Theo dõi > Hiển thị để xem xét .
- Đi tới Xem lại> theo dõi> thay đổi từ Đánh dấu Đơn giản đến Tất cả Đánh dấu
- Nếu bạn chọn Không đánh dấu , thì tài liệu sẽ chỉ hiển thị dưới dạng phiên bản cuối cùng
- Nếu bạn chọn Gốc , bạn có thể xem tài liệu gốc mà không có bất kỳ thay đổi nào
4] Chấp nhận và từ chối các thay đổi
Nếu bạn đồng ý với sự khác biệt, hãy nhấp vào Chấp nhận và chuyển sang tiếp theo, nhưng nếu bạn không thích điều đó, hãy nhấp vào Từ chối và chuyển sang tiếp theo. Nó sẽ hoàn tác thay đổi đối với bản sửa đổi trước đó. Bạn sẽ thấy rằng sự khác biệt được đánh dấu bằng gạch dưới . Bạn cũng có các tùy chọn để
- Chấp nhận tất cả các thay đổi trong tài liệu
- Từ chối tất cả các thay đổi trong tài liệu.
Bạn cũng có phần nhận xét, phần này có thể giúp bạn điều hướng qua tất cả các nhận xét. Bạn có thể trả lời nhận xét, đánh dấu nhận xét là đã giải quyết khi bạn thực hiện thay đổi hoặc xóa nhận xét đó.
5] Hoàn thiện tài liệu
Khi bạn biết mọi thứ đã hoàn tất, hãy làm theo các bước sau để xóa mọi đánh dấu và nhận xét có thể nhìn thấy.
- Xóa tất cả các nhận xét bằng cách nhấp vào Nhận xét> Xóa> Xóa tất cả các nhận xét
- Nhấp vào Chấp nhận tất cả các thay đổi và ngừng theo dõi
- Bạn có thể được yêu cầu nhập mật khẩu nếu theo dõi bị khóa.
Xong việc này, tính năng Xem lại trong tài liệu Office Word đã hoàn tất. Tuy nhiên, có hai tính năng khác mà chúng tôi đã thêm vào hướng dẫn. Chúng có thể hữu ích trong một trường hợp khác.
6] Hợp nhất các nhận xét và thay đổi từ các tài liệu khác nhau thành một Tài liệu
Nếu bạn đã cung cấp một tài liệu để nhiều người dùng xem xét, thì bạn có thể kết hợp chúng thành một tài liệu cuối cùng để xem xét.
- Mở một tài liệu Microsoft trống và đi tới Xem lại> So sánh> Kết hợp
- Chọn hai tài liệu, tài liệu gốc ở bên trái và tài liệu đã chỉnh sửa ở bên phải.
- Nhấp vào đồng ý và lặp lại đối với tất cả các tài liệu cho đến khi kết thúc.
Thay đổi do các tác giả thực hiện sẽ hiển thị bằng các màu khác nhau. Nếu bạn muốn lọc theo tác giả, bạn có thể nhấp vào Hiển thị đánh dấu> Những người cụ thể và xóa những tác giả bạn không cần.
Khi làm như vậy, hãy đảm bảo sử dụng tính năng Bảo vệ để khóa tác giả và thiết lập các hạn chế chỉnh sửa. Điều này rất hữu ích khi một tài liệu có sẵn trên một vị trí được chia sẻ.
7] So sánh hai tài liệu mà không cần theo dõi
Cuối cùng, nếu không có tính năng theo dõi nào được bật và các thay đổi đã được thực hiện, bạn có thể sử dụng công cụ So sánh để tìm ra sự khác biệt.
- Mở một tài liệu trống, sau đó đi tới Xem lại > nhấp vào nút So sánh rồi nhấp vào nút So sánh lại.
- Nó sẽ hiển thị một hộp thoại tương tự, nơi bạn có thể chọn tài liệu gốc, tài liệu đã sửa đổi, tên tác giả, v.v.
- Bạn cũng có thể chọn so sánh các nhận xét, đầu trang, chân trang, bảng, v.v.
Điều đó kết thúc hướng dẫn của chúng tôi về cách bạn có thể sử dụng các tính năng đánh giá để theo dõi, nhận xét, so sánh trong Microsoft Word. Đây là một công cụ mạnh mẽ cho các công ty nơi các tài liệu được xem xét ở các cấp độ khác nhau.
Tôi hy vọng hướng dẫn dễ hiểu và dễ làm theo.