Microsoft Office Word cung cấp tính năng Review (Xem xét), cho phép Theo dõi thay đổi (Track Changes) trong tài liệu. Trong hướng dẫn này, chúng tôi chia sẻ cách sử dụng tính năng Review hoặc Track Changes trong Microsoft Word.
Tính năng Review hoặc Track Changes trong Word
Tôi đã chia nhỏ tính năng Review thành nhiều phần và giải thích cách mỗi phần hữu ích:
- Bật Track Changes (Theo dõi thay đổi)
- Xem xét và Bình luận (Reviewing and Commenting)
- Xem thay đổi (View Changes)
- Chấp nhận và Từ chối thay đổi (Accepting and Rejecting Changes)
- Hoàn thiện tài liệu (Finalizing the document)
- Gộp bình luận và thay đổi vào một tài liệu (Merging Comments and Changes into One Document)
- So sánh hai tài liệu không theo dõi (Compare two documents without Tracking)
Gộp và so sánh tài liệu là tính năng tùy chọn, dùng trong các tình huống khác nhau.
1. Bật Track Changes
Trước khi gửi tài liệu cần xem xét, hãy bật tính năng Track Changes. Khi bật, các thay đổi của người xem xét sẽ được ghi lại kèm tên. Những thay đổi có thể được chấp nhận hoặc từ chối bởi người khác. Tính năng cũng cung cấp cách khóa Track Changes để không ai tắt được. Hãy học cả hai.
- Đảm bảo tài liệu sẵn sàng cho xem xét.
- Mở tài liệu, đi đến Review section > click on Track Changes, sau đó nhấp vào menu Track Changes lần nữa.
- Khi bật, bạn sẽ thấy nút có nền xám.
- Tiếp theo, nhấp vào Lock Tracking, nhập mật khẩu, xác nhận và nhấp ok.
- Sau này, Track Changes sẽ bị vô hiệu hóa cho bạn hoặc người khác trừ khi mở khóa bằng cùng mật khẩu.
Lưu ý: Nếu quên hoặc mất mật khẩu, Microsoft không thể khôi phục. Hãy ghi nhớ mật khẩu liên quan đến tài liệu.
2. Xem xét và Bình luận
Sau này, bất kỳ thay đổi nào được thực hiện trên tài liệu đều được ghi lại, bất kể tài liệu được chia sẻ và chỉnh sửa ở đâu. Cách thay đổi được ghi lại:
- Xóa được đánh dấu bằng gạch ngang
- Thêm được hiển thị bằng gạch dưới
- Mỗi tác giả có màu riêng cho thay đổi
- Chọn đoạn văn hoặc từ, nhấp nút comment để thêm bình luận
Một đường kẻ ngang đỏ sẽ xuất hiện bên cạnh dòng hoặc đoạn, giúp nhận diện dễ dàng. Nhấp vào nó, tất cả thay đổi và bình luận sẽ hiển thị. Bạn cũng có thể tùy chỉnh màu bằng cách nhấp vào mũi tên ở góc dưới bên phải của phần Tracking.
Lưu ý: Ngay cả khi tắt theo dõi, các gạch dưới và gạch ngang màu vẫn hiển thị trong tài liệu.
3. Xem thay đổi
Giả sử tài liệu đã quay lại sau xem xét, bạn cần tìm tất cả thay đổi và bình luận. Đi đến Review > Tracking > Display for Review.
- Đi đến Review > tracking > đổi từ Simple Markup sang All Markup
- Nếu chọn No Markup, tài liệu hiển thị phiên bản cuối cùng
- Nếu chọn Original, bạn xem tài liệu gốc không có thay đổi
4. Chấp nhận và Từ chối thay đổi
Nếu đồng ý thay đổi, nhấp Accept và chuyển tiếp, nếu không thích, nhấp Reject và chuyển tiếp. Nó sẽ hoàn tác thay đổi về phiên bản trước. Bạn sẽ thấy khác biệt được đánh dấu bằng gạch dưới. Bạn cũng có tùy chọn:
- Accept All Changes in Document (Chấp nhận tất cả thay đổi)
- Reject All Changes in Document (Từ chối tất cả thay đổi).
Bạn cũng có phần bình luận, giúp điều hướng qua tất cả bình luận. Bạn có thể trả lời bình luận, đánh dấu đã giải quyết khi đã thay đổi hoặc xóa nó.
5. Hoàn thiện tài liệu
Khi biết mọi thứ đã xong, làm theo các bước để xóa các đánh dấu và bình luận hiển thị.
- Xóa tất cả bình luận bằng cách nhấp Comments > Delete > Delete all comments
- Nhấp Accept All changes and stop tracking (Chấp nhận tất cả thay đổi và dừng theo dõi)
- Bạn có thể được yêu cầu nhập mật khẩu nếu theo dõi đã bị khóa.
Làm xong, tính năng Review trong tài liệu Word hoàn tất. Tuy nhiên,还有两个我们添加到指南的功能。它们在不同场景下很方便。
6. Gộp bình luận & thay đổi từ nhiều tài liệu thành một
Nếu bạn trao tài liệu cho nhiều người xem xét, bạn có thể gộp chúng thành một tài liệu cuối cùng để xem xét.
- Mở tài liệu Word trống, đi đến Review > Compare > Combine
- Chọn hai tài liệu, gốc bên trái, đã chỉnh sửa bên phải.
- Nhấp ok và lặp lại cho tất cả tài liệu cho đến khi xong.
Thay đổi của tác giả sẽ hiển thị với màu khác nhau. Nếu muốn lọc theo tác giả, nhấp Show Markup > Specific people và loại bỏ tác giả không cần.
Khi làm vậy, hãy dùng tính năng Protect (Bảo vệ) để khóa tác giả và thiết lập hạn chế chỉnh sửa. Hữu ích khi tài liệu nằm trên vị trí chia sẻ.
7. So sánh hai tài liệu không theo dõi
Cuối cùng, nếu không bật theo dõi nhưng đã có thay đổi, bạn có thể dùng công cụ Compare (So sánh) để tìm khác biệt.
- Mở tài liệu trống, đi đến Review > nhấp nút Compare, sau đó nhấp Compare lại.
- Sẽ hiện hộp thoại tương tự, bạn chọn tài liệu gốc, tài liệu sửa đổi, tên tác giả, v.v.
- Bạn cũng có thể chọn so sánh bình luận, tiêu đề, chân trang, bảng, v.v.
Đây là kết thúc hướng dẫn cách dùng tính năng review để theo dõi, bình luận, so sánh trong Microsoft Word. Đây là công cụ mạnh mẽ cho công ty nơi tài liệu được xem xét ở nhiều cấp độ.
Hy vọng hướng dẫn dễ hiểu và dễ làm theo.