Nếu có một điều cản trở thành công hơn bất cứ thứ gì, đó là năng suất thấp. Giờ đây, với Augment for Chrome, bạn có thể biến hộp thư Gmail thành một "cỗ máy" năng suất (productivity powerhouse).
Chúng tôi đã đưa ra nhiều mẹo năng suất Gmail qua các năm — thứ như add-on cải thiện chuyển tiếp email, lên lịch, gắn thẻ, hoặc extension Chrome cho phép đính kèm đám mây và gửi email hàng loạt.
Mặc dù tất cả những thứ đó nâng cao chức năng hộp thư, add-on Augment for Chrome thực sự tích hợp tất cả công cụ và dịch vụ năng suất yêu thích của bạn trực tiếp vào hộp thư Gmail. Bạn sẽ không tin nổi nó làm bạn hiệu quả đến mức nào.
Kết nối Augment với dịch vụ của bạn
Có hai phần để kích hoạt Augment trong Gmail. Thứ nhất là cài add-on Chrome. Sau khi làm, bạn sẽ thấy nút Connect to augment (Kết nối với Augment) xuất hiện ở đỉnh hộp thư Gmail.
Khi nhấn lần đầu, bạn thấy danh sách tất cả dịch vụ đám mây có thể tích hợp vào Gmail qua Augment. Trong trường hợp tôi, tôi có tài khoản với tất cả trừ một — nghĩa là Augment sẽ tuyệt vời cho tôi. Nếu bạn thường dùng Trello, Todoist, Dropbox hoặc dịch vụ khác liệt kê ở đây, bạn sẽ thấy lợi ích tương tự.
Thêm dịch vụ và cấp quyền từng cái một. Khi xong, bạn thấy dịch vụ đó xuất hiện dưới menu thả xuống Augment trong Gmail, gắn nhãn số "Apps Augmented" (Ứng dụng đã tăng cường).
Sau khi đã "augment" (tăng cường) tất cả dịch vụ web yêu thích vào hộp thư qua Augment, bạn sẵn sàng gắn "chiếc ba lô phản lực" (jet pack) cho năng suất.
Quản lý Email với Augment
Augment có thực sự tiết kiệm thời gian? Vâng, nếu bạn dùng hầu hết dịch vụ có thể "augment", thì chắc chắn.
Mỗi lần mở email nhận được từ ai đó, bạn thấy danh sách app augmented ở đỉnh email. Có thể mất vài giây để danh sách tải, nên nếu bạn kiểu người không chịu đợi 2-3 giây để danh sách hiện ra, cái này có thể không cho bạn.
Tuy nhiên, hầu hết email đọc lâu hơn thế, nên không phải phiền toái lớn.
Augmented Trello
Nếu bạn có Trello, bạn nhấn biểu tượng Trello và nhanh chóng tạo thẻ (card) mới dưới bất kỳ board (bảng) Trello hiện có.
Rất hữu ích khi bạn cộng tác dự án với team, và quản lý chi tiết dự án trong Trello.
Trello có tính năng bình luận riêng, nhưng luôn có người không dùng Trello, và họ gửi cập nhật dự án qua email. Giờ, với Trello "augmented" vào Gmail, cập nhật dự án với chi tiết email không cần mở tab mới đăng nhập Trello. Chỉ mất vài giây.
Ngay khi bạn gửi cập nhật đến Trello, nó xuất hiện như thẻ mới dưới board và list bạn chỉ định.
Lưu ý: Bạn không thể tạo board hoặc list mới từ công cụ này — chỉ thêm vào cái có sẵn.
Augmented Calendar
Nếu nhấn biểu tượng Calendar, từ ngay trong hộp thư Gmail, bạn có thể "ghép" một sự kiện. Có thể là cuộc họp nhanh với người đó. Bạn thậm chí có thể đưa email của họ vào trường "Invite Guests" (Mời khách), sẽ tự động gửi email mời.
Một bug nhỏ tìm thấy khi test: lịch trượt ra bên phải Gmail không bao giờ cập nhật, chỉ load lại mãi. Tôi cho đây là vấn đề nhỏ có thể team giải quyết sau. Vấn đề nhỏ, vì truy cập lịch trượt không thực sự cần thiết hầu hết thời điểm (dù tiện).
Điều hay là không có độ trễ. Ngay khi nhấn 'OK', sự kiện được thêm vào lịch trong vài giây.
Tính năng này một mình sẽ tiết kiệm cho tôi rất nhiều thời gian. Nhiều trường hợp ai đó đề nghị gặp gỡ thảo luận qua email, tôi ghi nhớ trong đầu, đóng email, và ngay lập tức quên.
Tích hợp này cho phép bạn "thiết lập và quên đi" (set it and forget it). Dựa vào trí nhớ khó bao giờ tốt. Thiết lập ngay lúc đọc email rõ ràng là đường đi đúng — và Augment cho bạn công cụ làm điều đó.
Augmented Evernote
Có hơn 100 triệu người dùng Evernote, nên không ngạc nhiên nó là lựa chọn Augmented. Điều tuyệt vời, vì Evernote là nơi lý tưởng lưu những mẩu thông tin then chốt nhận qua email.
Dù ai gửi danh sách ý tưởng dự án, hoặc kế hoạch đẩy công ty tiến về phía trước — bạn không muốn thông tin đó chìm trong Inbox. Bắt lấy ngay bằng cách nhấn biểu tượng Augmented Evernote.
Điều hay là bạn thậm chí có thể đính kèm chính email đó vào note Evernote. Nó lấy toàn bộ email và dán vào Evernote, vào Notebook và tiêu đề Note bạn chỉ định.
Một trong những lý do chính hộp thư của tôi phát triển thành hàng nghìn email qua nhiều năm là tôi khó xóa bất cứ thứ gì — sợ mất thông tin.
Gửi email quan trọng đến Evernote cho bạn sự an tâm để nhấn nút xóa, và cuối cùng dọn dẹp hộp thư phồng to.
Augmented ToDoist
Một số chúng tôi ở MakeUseOf yêu ToDoist nhiều lý do. Chúng tôi giới thiệu ToDoist cho độc giả 2008. Làm việc như thiết lập filter với ToDoist, và kết hợp IFTTT để tự động hóa cuộc sống.
May mắn thay, bạn cũng có thể augment ToDoist với Gmail, để thêm task vào bất kỳ project ToDoist ngay khi đọc email.
Với người như tôi có thể quên email 5 phút sau khi đóng, đây là cứu cánh.
Ném task vào ToDoist qua biểu tượng Augmented, và lần sau kiểm tra to-do list, bạn thấy nó thêm đúng chỗ bạn muốn — kèm hạn chót (due date) và tất cả.
Dùng Augment chỉ một tuần sẽ làm rõ rất nhanh bạn hiệu quả hơn bao nhiêu với thanh công cụ tiện lợi nhỏ ở đỉnh email.
Augment có thể khá mới, và có vài quirk (đặc quirk) nhỏ ở giai đoạn đầu, nhưng như một người bận rộn luôn tìm cách đơn giản hóa quy trình và tiết kiệm thời gian — cái này ăn tiền (takes the cake).
Thử Augment và cho chúng tôi biết suy nghĩ. Nó làm bạn hiệu quả hơn? Bạn dùng tất cả dịch vụ có sẵn để augment? Chia sẻ trải nghiệm trong bình luận!