Nếu bạn muốn giữ hồ sơ (profile) hiện tại nhưng chuyển từ Exchange nội bộ sang Office 365 mới, Outlook sẽ báo: “The primary account cannot be removed unless it is the only account in the profile. You must remove all other Exchange accounts before removing the primary account”.
“The primary account cannot be removed unless it is the only account in the profile. You must remove all other Exchange accounts before removing the primary account”
Thêm tài khoản mới với file dữ liệu mới cũng không ghi đè ưu tiên tài khoản chính cũ. Outlook đặt tài khoản đầu tiên thêm vào hồ sơ làm Primary. Không thể xóa Primary trừ khi xóa hết các tài khoản Exchange khác trong hồ sơ đó. Khi xóa Primary, tài khoản tiếp theo (theo thứ tự ngày) tự động thành Primary.
Trong tình huống này, khuyến nghị tạo hồ sơ mới và thêm tài khoản muốn làm Primary trước. Tuy nhiên còn 2 cách khác: sửa Registry rồi xóa Primary, hoặc thêm file PST vào hồ sơ mặc định, đặt làm default rồi xóa tài khoản Exchange.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết 3 phương pháp.
Phương pháp 1: Đổi Primary Account nhưng giữ nguyên Profile
Thêm file PST vào hồ sơ và đặt làm file dữ liệu mặc định.
Các bước: xóa tất cả tài khoản Exchange khỏi hồ sơ hiện tại (xóa tài khoản phụ trước, Primary cuối). Sau đó thêm PST và đặt làm Default. Hướng dẫn:
- Đóng hoàn toàn Outlook và mọi hộp thoại liên quan.
- Windows + R → gõ control mlcfg32.cpl → Enter.
- Click Email Accounts.
- Tab Email của Account Settings: xóa tài khoản Outlook. Bắt đầu từ tài khoản phụ, để Primary cuối. Chọn tài khoản → Remove.
Lưu ý: Primary account có dấu tích (check mark) ở cột bên trái. - Sau khi xóa hết tài khoản, chuyển tab Data Files → Add → duyệt đến file PST → click Set as Default.
Lưu ý: Vị trí mặc định PST: Documents / Outlook Files. - Đóng cửa sổ cài đặt. Windows + R → control mlcfg32.cpl → lại click Email Accounts.
Lưu ý: Bước này bắt buộc để tài khoản mới xuất hiện trong Outlook. - Thêm tài khoản mới muốn làm Primary: click New → nhập thông tin → xong đóng cửa sổ.
- Mở Outlook → Account Settings > Account settings → tab Data files. Đảm bảo file .OST được đặt làm Default. Nếu chưa, chọn nó → Set as default.
- Khởi động lại Outlook lần cuối. Tài khoản mới sẽ hiển thị là Primary.
Phương pháp 2: Xóa Primary Account bằng cách chỉnh Registry
Phương pháp 1 tốt nếu ít tài khoản. Nếu nhiều tài khoản Exchange, hộp thư lớn, xóa và đồng bộ lại mất nhiều thời gian. Hiệu quả hơn là sửa Registry xóa cờ Primary, sau đó xóa tài khoản an toàn.
Cảnh báo: Microsoft không hỗ trợ cách này. Nếu làm sai có thể hỏng profile, buộc phải tạo mới. Chỉ làm nếu bạn tự tin.
- Đóng Outlook hoàn toàn và mọi hộp thoại liên quan.
- Windows + R → gõ regedit → Enter.
- Điều hướng đến khóa profile theo phiên bản Outlook:
Outlook 2016 – HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ 16.0 \ Outlook \ Profiles \ “Tên profile”
Outlook 2013 – HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ 15.0 \ Outlook \ Profiles \ “Tên profile”
Outlook 2010 – HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Windows NT \ Current Version \ Windows Messaging SubSystem \ Profile \ “Tên profile”
- Trong Registry Editor, nhấn Ctrl + F tìm 001f662b. Nếu Outlook 2016, tìm 001f6641.
- Registry Editor tìm thấy kết quả. Double-click để xác nhận.
- Để chắc chắn đúng tài khoản Primary, xem địa chỉ trong file dữ liệu. Nếu thấy email của bạn → an toàn xóa khóa này.
- Quan trọng: Không chỉ xóa giá trị (value), phải xóa toàn bộ khóa (key) ở bên trái màn hình. Chuột phải thư mục chứa giá trị vừa tìm → Delete.
- Xong. Gán Primary đã bị xóa khỏi tài khoản.
Phương pháp 3: Xóa Primary Account bằng cách tạo Profile mới
Tạo profile mới được khuyến nghị khi cần xóa Primary. Nhanh và ổn định hơn, nhưng không giữ được cài đặt profile cũ (bắt đầu từ đầu). Nếu muốn giữ profile, dùng 2 phương pháp trên.
- Đóng Outlook.
- Windows + R → control mlcfg32.cpl → Enter.
- Click Show Profiles.
- Click Add tạo profile mới, đặt tên.
- Dùng Auto Email Account setup nhập thông tin tài khoản muốn làm Primary.
- Quay lại cửa sổ Mail ban đầu, đặt profile mới làm mặc định: tích Always use this profile → chọn profile mới → Apply.
- Sau khi profile mới là mặc định, chọn profile cũ → Remove.
Hoàn tất. Tài khoản email từ profile mới tự động thành Primary mới.