Đôi khi bạn sẽ cần gửi thông tin ra ngoài hoặc gửi email cập nhật nhiệm vụ, nhưng không đúng thời điểm. Thay vì làm rối tung quy trình làm việc của bạn và trì hoãn nó, bạn có thể sử dụng tính năng Phân phối trễ của Outlook và thông minh về kết quả đầu ra của mình.
Phân phối trễ của Outlook là gì?
Chức năng Gửi trễ của Outlook cho phép bạn quyết định khi nào bạn muốn một email cụ thể được gửi đến người nhận, thay vì gửi ngay lập tức. Đó là một công cụ hữu ích có thể giúp bạn yên tâm mà không ảnh hưởng đến lịch trình của bạn.
Để sử dụng Phân phối trễ, chỉ cần làm theo các bước sau:
- Nhấp vào Email Mới .
- Sau khi bạn đã viết email của mình và nhập người nhận, hãy chuyển đến Tùy chọn chuyển hướng.
- Nhấp vào Giao hàng trễ .
- Trong Tùy chọn phân phối , nhấp vào hộp đánh dấu bên cạnh Không giao hàng trước .
- Chọn một Thời gian và Ngày mà bạn muốn email của bạn được gửi đi.
- Nhấp vào Đóng .
- Trên email, nhấp vào Gửi .
Mặc dù nhấp vào Gửi , email của bạn sẽ không được gửi đi cho đến ngày và giờ bạn đã chỉ định. Bây giờ, hãy xem tại sao bạn có thể muốn sử dụng nó.
Quy tắc nhiệm vụ hai phút
Quy tắc nhiệm vụ hai phút nêu rõ rằng nếu bạn có một nhiệm vụ trong chương trình làm việc của mình mà chỉ mất hai phút để hoàn thành, bạn chỉ nên làm ngay bây giờ, thay vì đưa nó vào danh sách việc cần làm. Đó là một công cụ ưu tiên nhanh chóng và dễ dàng, nhưng nó không tính đến những gì xảy ra tiếp theo.
Nếu nhiệm vụ kéo dài hai phút là một email mà bạn cần gửi đi, bạn có thể nhận được phản hồi từ email này mà bạn không có thời gian theo dõi và dù sao thì điều này cũng nằm trong danh sách việc cần làm của bạn. Để tránh điều này, bạn có thể sử dụng Giao hàng trễ để hoàn thành nhiệm vụ và gửi nó đi khi bạn biết rằng bạn có khoảng trống trong ngày làm việc để tham gia vào bất kỳ phản hồi nào.
Bạn thậm chí có thể chọn hộp đánh dấu bên cạnh Sử dụng các nút biểu quyết về Giao hàng chậm trễ thuộc tính cửa sổ nếu bạn muốn phản hồi đơn giản từ đồng nghiệp của mình, chẳng hạn như A màu xanh lá cây, Không đồng ý, Có thể .
Gửi thông báo đi
Bạn có thể cần phải thông báo qua email cần được gửi đi vào một thời điểm cụ thể. Có lẽ bạn đang đợi vào một ngày hoặc một thời hạn cụ thể, và trong thời gian đó, bạn sẽ không có mặt tại văn phòng hoặc nghỉ phép.
Thay vì lãng phí thời gian nhờ đồng nghiệp gửi cho bạn hoặc gửi trước thời hạn, Giao hàng trễ có thể làm điều đó cho bạn mà không cần phải đăng nhập. Sau đó, khi bạn trở lại văn phòng, mọi người sẽ lên đến tốc độ. Trên thuộc tính giao hàng trễ , bạn cũng có tùy chọn để chọn Tầm quan trọng danh sách thả xuống với lựa chọn Cao, Thấp và Bình thường .
Quản lý thời gian phản hồi của bạn
Hoàn thành công việc nhanh chóng và hiệu quả là minh chứng cho kỹ năng của bạn; Thật không may, các nhà quản lý và đồng nghiệp thường lợi dụng điều này bằng cách gửi thêm công việc theo cách của bạn. Nếu không muốn thay đổi cách làm việc, bạn có thể trì hoãn các email của mình để quản lý kỳ vọng của người khác về tính khả dụng của bạn.
Ngoài ra, nếu bạn cần gửi một số bản cập nhật về một dự án, bạn có thể nhấp vào hộp đánh dấu bên cạnh Hết hạn sau, điều này sẽ đưa ra thông báo về tiêu đề thư khi đã qua ngày hết hạn. Điều này sẽ cho bạn và đồng nghiệp của bạn biết rằng email này không còn phù hợp nữa và bạn có thể xóa nếu cần.
Trì hoãn để quản lý thời gian của bạn tốt hơn
Thực hành quản lý thời gian tốt đôi khi đồng nghĩa với việc trì hoãn cập nhật và phản hồi để đi trước thời gian gấp rút và có thể đẩy bạn từ làm việc tích cực sang chủ động.
Về cơ bản, việc sử dụng Phân phối trễ trong Outlook cho phép bạn kiểm soát khả năng phản hồi của mình trong khi vẫn giữ cho bạn bình tĩnh khi biết rằng nhiệm vụ đã hoàn thành.