Đôi khi bạn cần gửi thông tin hoặc cập nhật nhiệm vụ qua email, nhưng thời điểm chưa phù hợp. Thay vì làm gián đoạn quy trình làm việc và trì hoãn, bạn có thể sử dụng tính năng Delay Delivery (Hoãn gửi) của Outlook và thông minh hơn về đầu ra của mình.
Delay Delivery của Outlook là gì?
Chức năng Delay Delivery của Outlook cho phép bạn quyết định khi nào muốn một email cụ thể được gửi đến người nhận, thay vì gửi ngay lập tức. Đây là công cụ hữu ích có thể mang lại sự an tâm mà không ảnh hưởng đến lịch trình của bạn.
Để sử dụng Delay Delivery, chỉ cần làm theo các bước sau:
- Nhấp New Email (Email mới).
- Sau khi soạn thảo email và nhập người nhận, chuyển đến tab Options (Tùy chọn).
- Nhấp Delay Delivery (Hoãn gửi).
- Dưới Delivery options (Tùy chọn gửi), tích vào ô bên cạnh Do not deliver before (Không gửi trước).
- Chọn Time (Giờ) và Date (Ngày) bạn muốn email được gửi đi.
- Nhấp Close (Đóng).
- Trên email, nhấp Send (Gửi).
Mặc dù nhấp Send, email của bạn sẽ không được gửi cho đến giờ và ngày bạn chỉ định. Bây giờ hãy xem tại sao bạn có thể muốn dùng nó.
Quy tắc nhiệm vụ 2 phút
Quy tắc nhiệm vụ 2 phút nói rằng nếu bạn có nhiệm vụ trên agenda chỉ mất 2 phút để hoàn thành, bạn nên làm ngay lập tức, thay vì đưa nó vào danh sách việc cần làm. Đây là công cụ ưu tiên nhanh chóng và dễ dàng, nhưng nó không tính đến điều gì xảy ra tiếp theo.
Nếu nhiệm vụ 2 phút là một email bạn cần gửi, bạn có thể nhận được phản hồi mà bạn không có thời gian theo dõi, và điều này cuối cùng lại rơi vào danh sách việc cần làm của bạn. Để tránh điều này, bạn có thể dùng Delay Delivery để hoàn thành nhiệm vụ và gửi nó khi bạn biết mình có khoảng trống trong ngày làm việc để xử lý các phản hồi.
Bạn thậm chí có thể tích vào ô bên cạnh Use voting buttons (Sử dụng nút bỏ phiếu) trên cửa sổ Delay delivery properties (Thuộc tính hoãn gửi) nếu bạn muốn phản hồi đơn giản từ đồng nghiệp, như Agree (Đồng ý), Disagree (Không đồng ý), Maybe (Có thể).
Gửi thông báo
Bạn có thể cần gửi thông báo qua email cần được gửi ở một thời điểm cụ thể. Có thể bạn đang chờ một ngày cụ thể hoặc hạn chót, và trong thời gian đó bạn sẽ vắng mặt hoặc nghỉ phép.
Thay vì mất thời gian nhờ đồng nghiệp gửi giúp hoặc gửi sớm quá, Delay Delivery có thể làm giúp bạn mà không cần phải đăng nhập. Sau đó, khi bạn quay lại văn phòng, mọi người đã cập nhật thông tin. Trên Delay delivery properties, bạn cũng có tùy chọn chọn danh sách thả xuống Importance (Độ quan trọng), với lựa chọn High (Cao), Low (Thấp) và Normal (Bình thường).
Quản lý thời gian phản hồi
Làm việc nhanh và hiệu quả là minh chứng cho kỹ năng của bạn; đáng tiếc, quản lý và đồng nghiệp thường tận dụng điều này bằng cách giao thêm việc cho bạn. Nếu bạn không muốn thay đổi cách làm việc, bạn có thể hoãn email để quản lý kỳ vọng của người khác về sự sẵn sàng của bạn.
Thay vào đó, nếu bạn cần gửi nhiều cập nhật về một dự án, bạn có thể tích vào ô bên cạnh Expires after (Hết hạn sau), sẽ gạch ngang tiêu đề tin nhắn khi ngày hết hạn đã qua. Điều này sẽ báo cho bạn và đồng nghiệp biết email này không còn liên quan, và bạn có thể xóa nếu cần.
Hoãn gửi để quản lý thời gian tốt hơn
Thực hành quản lý thời gian tốt đôi khi có nghĩa là hoãn cập nhật và phản hồi để dẫn dắt đám đông, và có thể đẩy bạn từ làm việc phản ứng sang chủ động.
Về cơ bản, sử dụng Delay Delivery trong Outlook trao cho bạn quyền kiểm soát khả năng phản hồi của mình trong khi giữ bạn bình an vì biết nhiệm vụ đã hoàn thành.