Người dùng có Đăng ký Office 365 có thể chọn ngăn chặn chuyển tiếp lời mời cuộc họp trong Outlook. Tính năng hoạt động bất kể bạn có dùng Quản lý quyền thông tin (Information Rights Management) hay không. Tùy chọn cho phép chuyển tiếp lời mời cuộc họp được bật theo mặc định trong Outlook 2016. Tuy nhiên, khi bạn tạo hoặc chỉnh sửa cuộc họp, bạn có thể chọn ngăn chặn hành động này. Đây là cách!
Vô hiệu hóa 'Allow Forwarding' (Cho phép chuyển tiếp) của Lời mời cuộc họp trong Outlook
- Làm việc với 'Meetings' (Cuộc họp) trong Outlook rất giống appointments (cuộc hẹn), chỉ khác ở chỗ Meetings bạn làm việc với nhiều người hơn. Vì vậy, để bắt đầu nhiệm vụ,
- Mở Outlook client với yêu cầu cuộc họp mở. Khởi chạy Outlook và chuyển đến tab 'Home' (Trang chủ). Tiếp theo, trong tab Home chuyển đến phần 'New Items' (Mục mới) và nhấp mũi tên thả xuống.
- Từ danh sách tùy chọn, chọn 'Meeting' (Cuộc họp).
- Tiếp theo, thêm địa chỉ email người bạn muốn gửi lời mời cuộc họp. Trước khi nhấp 'Send' (Gửi), chuyển đến 'Response Options' (Tùy chọn phản hồi) và bỏ tích tùy chọn 'Allow Forwarding' (Cho phép chuyển tiếp).
- Cuối cùng, nhấp nút 'Send'.
Từ đây, người nhận lời mời cuộc họp sẽ không thể chuyển tiếp nó thêm.
Lưu ý Outlook không thể ngăn chặn chuyển tiếp nếu lời mời cuộc họp gửi cho người tham dự có hộp thư lưu trữ trong phiên bản Exchange cũ với máy chủ quản lý tại chỗ (on-premises) hoặc do dịch vụ bên thứ ba như Google Calendar lưu trữ.
Trong các trường hợp khác, nơi người tham dự nhận cuộc họp trên client cũ như Office 365, Exchange Server 2016, hoặc Exchange Server 2019, họ sẽ thấy tùy chọn chuyển tiếp lời mời cuộc họp hoặc sự kiện lịch. Tuy nhiên, nếu họ cố chuyển tiếp, client sẽ chặn hành động này.
Ngay lập tức, thông báo email sẽ gửi đến người tham dự cảnh báo rằng người tổ chức cuộc họp không cho phép chuyển tiếp cuộc họp.
Chỉ người tổ chức cuộc họp mới có thể cho phép người tham dự chuyển tiếp lời mời cuộc họp cho người khác.