Máy chủ Exchange và IMAP tự động lưu trữ email, giúp truy cập thư từ mọi lúc, mọi nơi. Nếu bạn hoặc nhân viên chủ yếu dùng ứng dụng Outlook trên PC hoặc laptop và muốn sao lưu các thư mục tin nhắn Outlook cục bộ, hãy làm theo hướng dẫn dưới đây.
Cách sao chép thư mục email Outlook ra Desktop
Sao lưu định kỳ dữ liệu quan trọng là thói quen tốt. Khi có sự cố, bạn có thể khôi phục dễ dàng. Cách sao chép hoặc sao lưu thư mục email từ Outlook ra Desktop:
- Khởi chạy ứng dụng Microsoft Outlook.
- Nhấp vào menu File.
- Chọn Open & Export.
- Chọn Outlook Data File (.pst).
- Chọn thư mục cần sao lưu.
Ngoài việc giữ thư mục cá nhân và file .pst trên máy chủ, bạn có thể lưu chúng trên ổ cứng. Tuy nhiên, nếu lưu trên ổ cứng, bạn cần sao lưu định kỳ. Quy trình đơn giản và hoàn thành trong vài bước dễ dàng.
Khởi chạy ứng dụng Outlook.
Chọn tab 'File' từ menu Ribbon của ứng dụng.
Chọn 'Open & Export'.
Sau đó, dưới tiêu đề 'Open' ở ngăn bên phải, cuộn xuống tùy chọn 'Import/Export' và nhấp để mở.
Tiếp theo, trong phần 'choose an action to perform', chọn 'Export to file'.
Chọn 'Outlook Data File (.pst)', sau đó nhấn 'Next'.
Chọn thư mục thư bạn muốn sao lưu và nhấn 'Next'.
Duyệt đến vị trí và đặt tên cho file sao lưu, chọn 'Finish'.
Nếu muốn ngăn chặn người khác truy cập file, nhập và xác nhận mật khẩu, sau đó chọn OK.
Tin nhắn trong file .pst không khác gì tin nhắn khác. Bạn có thể tìm kiếm, trả lời, chuyển tiếp như bình thường.
