Bạn nên luôn sao lưu dữ liệu trên máy tính. Nếu bạn dùng Outlook để quản lý email, bạn cần giữ thông tin đó được sao lưu nữa. Nếu không, bạn rủi ro mất email, danh bạ, nhiệm vụ, và hơn thế nữa.
Windows 10 đi kèm tiện ích sao lưu tích hợp gọi là File History (Lịch sử tệp tin). Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách dùng nó để tạo bản sao các tệp tin Outlook, đồng thời nhấn mạnh một số cạm bẫy bạn cần tránh.
Cách sử dụng File History
Mặc dù có chương trình bên thứ ba giàu tính năng hơn, File History đi kèm Windows 10 và cho phép bạn sao lưu tệp tin sang ổ khác. Sau đó bạn có thể khôi phục chúng nếu tệp tin gốc bị xóa.
Để bắt đầu, nhấn Windows key + I để mở Settings. Điều hướng đến Cập nhật và Bảo mật > Sao lưu (Backup).
Chọn ổ sao lưu
Bạn sẽ thấy tùy chọn Thêm ổ đĩa (Add a drive). Nhấp vào đây để chọn ổ đĩa bạn muốn sao lưu tệp tin vào.
Nếu áp dụng, bạn sẽ thấy khả năng chọn các ổ đĩa khác trong chính hệ thống. Tuy nhiên, dùng ổ ngoài (external drive) là ưu tiên. Bởi vì nếu có sự cố xảy ra với máy tính, như lỗi logic, ổ ngoài có cơ hội sống sót cao hơn. Nó cũng làm cho việc chuyển đổi giữa các hệ thống dễ dàng hơn.
Nếu bạn không thấy tùy chọn thêm ổ đĩa, nghĩa là đã có ổ nào đó được chọn. Nhấp Thêm tùy chọn (More options) để biết ổ nào, trên dòng bắt đầu bằng Tổng dung lượng trên (Total space on). Nếu đó không phải ổ bạn muốn, cuộn xuống và nhấp Ngừng sử dụng ổ đĩa (Stop using drive). Quay lại trang trước và làm theo hướng dẫn trên.
Một khi đã chọn ổ đĩa, File History sẽ tự động được bật. Nếu không, chỉ cần trượt Tự động sao lưu tệp tin của tôi (Automatically back up my files) sang Bật (On).
Đặt tần suất sao lưu
Với ổ đĩa đã chọn, bạn cần quyết định tần suất File History.
Menu thả xuống Sao lưu tệp tin của tôi (Back up my files) mặc định là Mỗi giờ (Every hour). Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi thành các khoảng phút hoặc giờ khác nhau, hoặc chỉ hàng ngày. Tùy thuộc vào việc bạn cần bản sao lưu cập nhật đến đâu, hàng ngày có thể ổn.
Menu thả xuống Giữ bản sao lưu của tôi (Keep my backups) quyết định bao lâu cho đến khi bản sao lưu bị xóa khỏi ổ đĩa. Chúng được đặt là Mãi mãi (Forever) mặc định, nhưng bạn có thể thay thành các khoảng tháng hoặc năm khác. Hoặc Cho đến khi cần không gian (Until space is needed) sẽ chỉ xóa tệp tin khi ổ đĩa gần đầy.
Chọn thư mục nào để sao lưu
Tiếp theo, đến lúc chọn gì bạn muốn sao lưu. Nếu bạn đang ở trang Sao lưu (Backup) chính, nhấp Thêm tùy chọn (More options).
Có một phần trên trang này gọi là Sao lưu các thư mục này (Back up these folders). Mặc định, một số thư mục từ tài khoản người dùng của bạn được bao gồm, như Downloads, Documents, Pictures, và nhiều thư mục roaming.
Tệp tin Outlook của bạn được lưu trong C:\Users\TÊN\Documents\Outlook Files, vì vậy chúng sẽ tự động được bao gồm.
Để bao gồm thư mục khác, nhấp Thêm thư mục (Add a folder). Sau đó duyệt đến thư mục đó trên hệ thống và nhấp Chọn thư mục này (Choose this folder). Bạn sẽ muốn làm cụ thể điều này cho thư mục Outlook ở trên nếu bạn không sao lưu thư mục Documents.
Để xóa một thư mục khỏi danh sách, chỉ cần chọn nó và nhấp Xóa (Remove).
Bạn cũng có thể loại trừ thư mục khỏi bản sao lưu. Điều này hữu ích khi bạn muốn sao lưu một thư mục bao gồm nhiều thư mục con, một số trong đó bạn muốn loại trừ.
Cuộn đến phần Loại trừ các thư mục này (Exclude these folders) và nhấp Thêm thư mục (Add a folder). Duyệt đến thư mục bạn muốn loại trừ, sau đó nhấp Chọn thư mục này (Choose this folder).
File History và Outlook
Trước khi dùng File History để sao lưu tệp tin Outlook, có một số điều cần lưu ý.
File History chỉ sao lưu các tệp tin không đang được sử dụng trong lúc nó chạy. Nghĩa là nếu bạn mở Outlook, tệp tin của bạn sẽ không được sao lưu.
Vì vậy, cách tốt nhất để chắc chắn tệp tin Outlook được sao lưu là đóng chương trình trong khi File History chạy, hoặc đặt tần suất đủ thường xuyên để chắc chắn nó bắt được một lần (xem Đặt tần suất sao lưu của bạn ở trên).
Cũng không hiếm khi tệp tin Outlook lớn lên tới gigabyte.
File History không quản lý bản sao lưu theo cách đặc biệt thông minh. Trong khi một số tiện ích sao lưu sẽ sao lưu tăng dần (incremental), chỉ cập nhật tệp tin đã thay đổi kể từ lần quét cuối và xóa tệp tin cũ, File History không làm vậy.
Thay vào đó, File History sẽ nhận thấy dữ liệu đã thay đổi và sao lưu toàn bộ tệp tin lại. Nếu tệp tin Outlook của bạn lớn, bạn sẽ nhanh chóng hết dung lượng ổ đĩa. Để khắc phục, đặt File History giữ bản sao lưu cho đến khi ổ đĩa đầy.
Hoặc định kỳ bạn có thể vào Cài đặt > Cập nhật và Bảo mật > Sao lưu > Thêm tùy chọn > Xem cài đặt nâng cao > Cài đặt nâng cao > Dọn dẹp phiên bản (Clean up versions).
Ở đây bạn có thể dọn dẹp bản sao lưu dựa trên tuổi của chúng. Dùng menu thả xuống Xóa tệp tin (Delete files), đặt thành Tất cả trừ bản mới nhất (All but the lasted one), và nhấp Dọn dẹp (Clean up).
Thay thế cho File History
Nếu File History không đáp ứng được cho bạn, và bạn chỉ muốn cách tự động hóa sao lưu Outlook, xem bài viết của chúng tôi về sao lưu email Outlook đơn giản hóa.
Bài viết chỉ cho bạn cách dùng Outlook để tự động tạo archive (lưu trữ), mà bạn có thể đặt lưu trên ổ ngoài.
Archive liên tục cập nhật này có thể chạy khi bạn mở Outlook, vì vậy nó là một thay thế tuyệt vời nếu các cân nhắc nêu trên gây khó khăn.
Outlook An toàn và An toàn
Bằng cách làm theo lời khuyên trên, bạn sẽ đảm bảo tệp tin Outlook của mình được giữ an toàn. Nhớ rằng, sao lưu không quan trọng cho đến khi bạn mất dữ liệu. Lúc đó bạn luôn muốn sao lưu, vì vậy hãy tránh đau đầu và làm ngay bây giờ.
Tìm thêm lời khuyên sao lưu trên Windows 10? Xem hướng dẫn sao lưu dữ liệu Windows 10 hoàn chỉnh của chúng tôi. Hoặc nếu bạn chỉ muốn thêm lời khuyên Outlook, đọc các thực hành tốt nhất để tăng năng suất.
Bạn có dùng File History để sao lưu tệp tin Outlook không? Nếu không, phương pháp ưa thích của bạn là gì?