Bạn nên luôn sao lưu dữ liệu trên máy tính của mình. Nếu bạn sử dụng Outlook để quản lý email của mình, bạn cũng cần phải sao lưu thông tin đó. Nếu không, bạn có nguy cơ mất email, danh bạ, công việc và hơn thế nữa.
Windows 10 được tích hợp sẵn tiện ích sao lưu có tên là File History. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng tính năng này để tạo bản sao các tệp Outlook của bạn, đồng thời nêu bật một số cạm bẫy bạn cần tránh.
Cách Sử dụng Lịch sử Tệp
Mặc dù có các chương trình của bên thứ ba giàu tính năng hơn, nhưng Lịch sử tệp được bao gồm trong Windows 10 và sẽ cho phép bạn sao lưu các tệp của mình vào một ổ đĩa khác. Sau đó, bạn có thể khôi phục chúng nếu các tệp gốc bị xóa bằng cách nào đó.
Để bắt đầu, hãy nhấn phím Windows + I để mở Cài đặt. Điều hướng đến Cập nhật &bảo mật> Sao lưu .
Chọn Ổ đĩa dự phòng
Bạn sẽ thấy tùy chọn để Thêm ổ đĩa . Nhấp vào đây để chọn ổ đĩa mà bạn muốn sao lưu các tệp của mình.
Nếu có thể, bạn sẽ thấy rằng bạn có khả năng chọn các ổ đĩa khác trong chính hệ thống. Tuy nhiên, sử dụng ổ đĩa ngoài được ưu tiên hơn. Điều này là do nếu có điều gì đó xảy ra với máy tính của bạn, chẳng hạn như lỗi logic, thì ổ đĩa ngoài sẽ có nhiều khả năng sống sót hơn. Nó cũng sẽ giúp việc chuyển giữa các hệ thống dễ dàng hơn.
Nếu bạn không thấy tùy chọn để thêm ổ đĩa, điều đó có nghĩa là một ổ đĩa đã được chọn. Nhấp vào Tùy chọn khác để tìm ra cái nào, trên dòng bắt đầu Tổng dung lượng trên . Nếu đó không phải là ổ đĩa bạn muốn, hãy cuộn xuống và nhấp vào Ngừng sử dụng ổ đĩa . Điều hướng trở lại trang trước và làm theo hướng dẫn ở trên.
Khi bạn đã chọn ổ đĩa, Lịch sử Tệp sẽ tự động được bật. Nếu không, chỉ cần trượt Tự động sao lưu tệp của tôi sang Bật .
Đặt Tần suất Dự phòng của Bạn
Với ổ đĩa của bạn hiện đã được chọn, bạn cần quyết định tần suất của Lịch sử tệp.
Sao lưu tệp của tôi trình đơn thả xuống được đặt thành Mỗi giờ theo mặc định. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi điều này thành nhiều khoảng thời gian phút hoặc giờ khác nhau hoặc chỉ hàng ngày. Tùy thuộc vào mức độ cập nhật mà bạn cần sao lưu, hàng ngày có thể ổn.
Giữ bản sao lưu của tôi trình đơn thả xuống xác định khoảng thời gian cho đến khi các bản sao lưu của bạn bị xóa khỏi ổ đĩa. Chúng được thiết lập để được lưu giữ Mãi mãi theo mặc định, nhưng bạn có thể thay đổi điều này thành các khoảng tháng hoặc năm khác nhau. Ngoài ra, Cho đến khi cần dung lượng sẽ chỉ xóa tệp khi ổ đĩa sắp đầy.
Chọn Thư mục để Sao lưu
Tiếp theo, đã đến lúc chọn những gì bạn muốn được sao lưu. Nếu bạn đang sử dụng Sao lưu chính , nhấp vào Tùy chọn khác .
Có một phần trên trang này được gọi là Sao lưu các thư mục này . Theo mặc định, một số thư mục được bao gồm từ tài khoản người dùng của bạn, chẳng hạn như Tài nguyên đã tải xuống , Tài liệu , Hình ảnh và các thư mục chuyển vùng khác nhau.
Tệp Outlook của bạn được lưu trữ trong C:\ Users \ NAME \ Documents \ Outlook Files , vì vậy chúng sẽ tự động được đưa vào.
Để bao gồm các thư mục khác, hãy nhấp vào Thêm thư mục . Sau đó, bạn có thể duyệt đến thư mục đó trên hệ thống của mình và nhấp vào Chọn thư mục này . Bạn sẽ muốn thực hiện việc này một cách cụ thể cho thư mục Outlook ở trên nếu bạn không sao lưu thư mục Documents của mình.
Để xóa một thư mục khỏi danh sách, chỉ cần chọn nó và nhấp vào Xóa .
Bạn cũng có thể loại trừ các thư mục khỏi bản sao lưu. Điều này hữu ích khi bạn muốn sao lưu một thư mục bao gồm nhiều thư mục con, một số trong số đó bạn muốn loại trừ.
Cuộn đến phần Loại trừ các thư mục này và nhấp vào Thêm thư mục . Duyệt đến thư mục bạn muốn loại trừ, sau đó nhấp vào Chọn thư mục này .
Lịch sử Tệp và Outlook
Trước khi sử dụng Lịch sử tệp để sao lưu tệp Outlook của bạn, có một số điều cần lưu ý.
Lịch sử tệp sẽ chỉ sao lưu các tệp không được sử dụng trong khi nó chạy. Điều đó có nghĩa là nếu bạn mở Outlook, các tệp của bạn sẽ không được sao lưu.
Do đó, cách tốt nhất để chắc chắn rằng các tệp Outlook của bạn đã được sao lưu là đóng chương trình trong khi Lịch sử tệp đang chạy hoặc đặt tần suất đủ thường xuyên để chương trình có thể chụp một tệp (xem phần Đặt sao lưu của bạn Tần suất ở trên).
Cũng không có gì lạ khi các tệp Outlook phát triển đến kích thước hàng gigabyte.
Lịch sử tệp không quản lý các bản sao lưu của nó theo một cách đặc biệt thông minh. Mặc dù một số tiện ích sao lưu sẽ sao lưu từng bước, chỉ cập nhật các tệp đã thay đổi kể từ lần quét cuối cùng và xóa các tệp cũ, Lịch sử tệp không làm điều đó.
Thay vào đó, Lịch sử tệp sẽ thông báo rằng dữ liệu đã thay đổi và sao lưu lại toàn bộ tệp. Nếu tệp Outlook của bạn lớn, bạn sẽ sớm hết dung lượng trên ổ đĩa. Để khắc phục điều này, hãy đặt Lịch sử tệp để giữ các bản sao lưu của bạn cho đến khi ổ đĩa đầy.
Ngoài ra, theo định kỳ, bạn có thể đi tới Cài đặt> Cập nhật &bảo mật> Sao lưu> Tùy chọn khác> Xem cài đặt nâng cao> Cài đặt nâng cao> Xóa phiên bản .
Tại đây bạn có thể làm sạch các bản sao lưu của mình dựa trên độ tuổi của chúng. Sử dụng nút Xóa tệp thả xuống, đặt nó thành Tất cả trừ cái cuối cùng và nhấp vào Dọn dẹp .
Thay thế cho Lịch sử Tệp
Nếu Lịch sử tệp không thể cắt nó cho bạn và bạn chỉ muốn một cách để tự động hóa sao lưu Outlook, hãy xem bài viết của chúng tôi về sao lưu email Outlook được thực hiện đơn giản.
Bài viết hướng dẫn bạn cách sử dụng Outlook để tự động tạo tệp lưu trữ mà bạn có thể đặt để lưu trữ trên ổ đĩa ngoài của mình.
Bản lưu trữ cập nhật liên tục này có thể chạy khi bạn mở Outlook, vì vậy, đây là một lựa chọn thay thế tuyệt vời nếu các cân nhắc nêu trên có vấn đề.
Outlook Safe and Sound
Bằng cách làm theo lời khuyên ở trên, bạn sẽ đảm bảo rằng các tệp Outlook của mình được giữ an toàn và ổn định. Hãy nhớ rằng việc sao lưu dường như không quan trọng cho đến khi bạn bị mất dữ liệu. Tại thời điểm đó, bạn sẽ luôn muốn sao lưu, vì vậy hãy tránh đau đầu cho bản thân và bắt đầu ngay bây giờ.
Bạn đang tìm thêm lời khuyên về cách sao lưu trong Windows 10? Hãy xem hướng dẫn sao lưu dữ liệu Windows 10 cuối cùng của chúng tôi. Hoặc nếu bạn chỉ muốn có thêm lời khuyên về Outlook, hãy đọc các phương pháp hay nhất của chúng tôi để thúc đẩy quy trình làm việc.
Bạn có sử dụng Lịch sử Tệp để sao lưu các tệp Outlook của mình không? Nếu không, phương pháp ưa thích của bạn là gì?