Vừa nhận được tài khoản G Suite mới – hiện gọi là Google Workspace – từ công ty hoặc trường đại học? Bạn có thể gặp một số vấn đề khi truy cập nó qua các ứng dụng khách email bình thường. Hướng dẫn này là hướng dẫn hoàn chỉnh về cách cấu hình tài khoản Google Workspace của bạn để nó hoạt động với các ứng dụng khách email bình thường. Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ bao quát thiết lập cấu hình trên Microsoft Outlook. Các bước gần như giống nhau cho các ứng dụng khách email khác.
Thêm Google Workspace vào Outlook
Phần 1: Cấu hình tài khoản để bật truy cập POP/IMAP
POP và IMAP là các giao thức giao tiếp giữa ứng dụng khách email và nhà cung cấp email. Các giao thức này tạo điều kiện cho luồng dữ liệu từ máy chủ email đến ứng dụng khách email. POP ra đời trước và IMAP được thiết kế sau.
Cả hai giao thức hoàn toàn khác nhau. Khác biệt chính là POP (Post Office Protocol) cấu hình tải xuống và lưu trữ email cục bộ, và bất kỳ thay đổi nào đối với chúng không ảnh hưởng đến nội dung gốc trên máy chủ. IMAP (Internet Messaged Access Protocol) cho phép bạn tải xuống và đồng bộ hóa email trên tất cả các ứng dụng khách và máy chủ. IMAP được ưu tiên hơn ngày nay nhờ tính năng đồng bộ hóa.
Bây giờ, hãy xem cách bật truy cập IMAP trong tài khoản G Suite. Bạn có thể nhấp vào hình ảnh để xem phiên bản lớn hơn.
- Mở Hộp thư đến Gmail cho tài khoản G Suite bạn muốn cấu hình.
- Nhấp vào biểu tượng Cài đặt (Settings) ở góc trên bên phải, ngay dưới ảnh hồ sơ. Chọn 'Cài đặt' từ menu thả xuống.
- Đi đến tab "Chuyển tiếp và POP/IMAP (Forwarding and POP/IMAP)". Nhấp vào "Bật IMAP (Enable IMAP)" và sau đó nhấp 'Lưu thay đổi' (Save Changes) để giữ tất cả cài đặt khác ở mặc định.
Bây giờ bạn đã xong cấu hình Gmail, bây giờ chúng ta cần cấu hình Outlook để nhận email của bạn. Bây giờ bạn có thể cấu hình bất kỳ ứng dụng khách email nào khác hoặc thêm địa chỉ email này vào điện thoại di động bằng cách làm theo các bước cấu hình tương tự.
Phần 2: Cấu hình Outlook
- Nếu bạn mở Outlook lần đầu, Thiết lập thêm tài khoản (Add Account Setup) sẽ tự động bật lên. Hoặc bạn có thể chọn thủ công để thêm tài khoản mới.
- Chọn chế độ thiết lập thủ công và nhấp 'Tiếp theo' (Next). Ở bước tiếp theo chọn tùy chọn 'POP hoặc IMAP'.
- Bây giờ, nhập tất cả chi tiết liên quan như tên của bạn và địa chỉ email. Cũng nhập tên đăng nhập và mật khẩu của bạn. Bây giờ dưới cấu hình máy chủ, đổi loại tài khoản thành IMAP.
- Trong cài đặt 'Máy chủ thư đến (Incoming Mail Server)', nhập "imap.gmail.com" và trong 'Máy chủ thư đi (Outgoing Mail Server)' nhập "smtp.gmail.com".
- Nhấp nút 'Cài đặt thêm (More Settings)' và đi đến tab 'Máy chủ đi (Outgoing Server)'. Tích vào ô kiểm và chọn 'Sử dụng cùng cài đặt như máy chủ thư đến của tôi (Use same settings as my incoming mail server)'.
- Bây giờ đi đến tab 'Nâng cao (Advanced)', và nhập chính xác chi tiết như sau:
- Cổng máy chủ đến (IMAP): 993
- Loại mã hóa đến: SSL
- Cổng máy chủ đi (SMTP): 587
- Loại mã hóa đi: TLS
- Thời gian chờ máy chủ: 5 Phút (Khuyến nghị)
Cuối cùng, lưu cài đặt và chuyển đến bước tiếp theo.
Outlook sẽ kiểm tra cài đặt máy chủ của bạn và nhắc bạn nếu có gì sai.
Nếu mọi thứ đúng, bạn sẽ thấy thông báo thành công và email sẽ bắt đầu tải xuống.
Khắc phục sự cố
Nếu bạn không thể đăng nhập và Outlook liên tục yêu cầu mật khẩu lại và lại thì bạn có thể đã bật Đăng nhập 2 bước (2-step login) trên tài khoản. Bạn có thể tắt đăng nhập 2 bước hoặc tạo mật khẩu ứng dụng (app password). Mật khẩu ứng dụng là thay thế cho mật khẩu bình thường của bạn có thể dùng để đăng nhập vào ứng dụng và thiết bị khác. Bạn không cần nhớ mật khẩu ứng dụng và chúng có thể dễ dàng tạo ra. Đi đến liên kết này để tạo mật khẩu ứng dụng của bạn.
Chọn tên tùy chỉnh (Select the custom name) từ menu thả xuống và đặt tên cấu hình bất cứ thứ gì bạn muốn. Nhấp nút Tạo (Generate) và sao chép mật khẩu được tạo. Bây giờ thay thế mật khẩu gốc của bạn bằng mật khẩu này khi đăng nhập qua Outlook. Bạn có thể lưu mật khẩu này trong Outlook để truy cập dễ dàng.
Làm sao để thêm Google Workspace vào Outlook?
Có hai điều chính bạn cần nhớ để thêm Google Workspace vào Outlook. Thứ nhất, bạn cần bật truy cập POP/IMAP trong tài khoản Google Workspace của bạn. Thứ hai, bạn cần cấu hình Outlook cho Google Workspace. Toàn bộ hướng dẫn được đề cập trong bài viết này, và bạn có thể làm theo từng bước để thêm nó.
Google Workspace có tương thích với Outlook không?
Có, Google Workspace tương thích với Outlook ở mọi mặt. Mặc dù bạn có thể không có cùng giao diện vì lý do rõ ràng, bạn có thể dùng tài khoản Google Workspace với Outlook nếu làm theo hướng dẫn trên.
Google Workspace hoạt động với Outlook như thế nào?
Google Workspace hoạt động với Outlook không có vấn đề nếu bạn thiết lập đúng. Bạn cần bắt đầu bằng cách bật truy cập IMAP/POP trong tài khoản Google Workspace của bạn. Sau đó, bạn có thể thêm tài khoản vào ứng dụng khách Outlook bằng cách chọn tùy chọn POP hoặc IMAP. Bạn phải thêm đúng máy chủ đến và đi, cổng, loại mã hóa, v.v.
Vậy là xong tất cả về thiết lập và thêm tài khoản G Suite của bạn vào Outlook. Quy trình liên quan đến nhiều bước nhưng chúng khá dễ để vượt qua.