Điện thoại thông minh đã trở thành phần không tách rời của đời sống. Ngoài giải trí, điện thoại dùng cho kinh doanh, năng suất. Truy cập nhiều tài khoản email trên điện thoại giúp tiết kiệm thời gian lớn.
Trên Android, có nhiều ứng dụng email: Gmail (hỗ trợ Hotmail, Yahoo...), Outlook, Ứng dụng Email mặc định (Stock). Bài viết hướng dẫn thêm tài khoản trên 3 ứng dụng này.
2 cách thêm tài khoản
Tự động: Chỉ nhập email & mật khẩu, ứng dụng tự cấu hình. Thường dùng cho Gmail, Yahoo, Hotmail, Live... Tài khoản doanh nghiệp/riêng thường cần cấu hình thủ công.
Thủ công: Cung cấp đầy đủ: máy chủ đến/đi, cổng, giao thức (IMAP/POP3). Dùng khi ứng dụng không tự cấu hình được.
IMAP hay POP3?
Khi cấu hình thủ công, bắt buộc chọn IMAP hoặc POP3.
IMAP (Internet Message Access Protocol)
Đồng bộ thay đổi với máy chủ webmail. Mọi hành động trên app (đọc, xóa, di chuyển...) phản ánh lên máy chủ & mọi thiết bị khác. Phù hợp nếu truy cập email từ nhiều thiết bị.
POP3 (Post Office Protocol phiên bản 3)
Tải email xuống thiết bị để truy cập ngoại tuyến. Thay đổi trên app không đồng bộ ngược về máy chủ. POP3 thường xóa email trên máy chủ sau khi tải (có thể điều chỉnh thời gian). Phù hợp: tách email công việc/riêng tư, điện thoại riêng cho công việc, backup email tài khoản cũ dung lượng hạn chế.
Khuyến nghị: IMAP phù hợp đa số người dùng hiện nay (dùng nhiều thiết bị). Chọn POP3 chỉ khi có nhu cầu đặc thù.
Thêm tài khoản vào Ứng dụng Email mặc định (Stock)
Lưu ý: Giao diện Stock khác nhau tùy hãng sản xuất, tên bước có thể khác chút.
Cấu hình tự động (Ví dụ Hotmail)
Lấy mật khẩu
Mật khẩu nhập vào phụ thuộc Xác thực 2 bước (2FA):
- 2FA BẬT: Dùng Mật khẩu ứng dụng (App Password) 16 ký tự. Cách lấy: Đăng nhập Hotmail > Ảnh đại diện > Xem tài khoản > Bảo mật > Cập nhật thông tin > Thêm tùy chọn > Tạo mật khẩu ứng dụng mới > Sao chép mã 16 ký tự.
- 2FA TẮT: Dùng mật khẩu email thường.
Các bước thêm tự động
- Mở ứng dụng Email.
- Nhập địa chỉ email.
- Nhập mật khẩu (mật khẩu thường nếu 2FA tắt, mã 16 ký tự nếu 2FA bật).
- Nhấp Tiếp theo.
- Chọn tần suất kiểm tra hộp thư, bật thông báo nếu muốn > Tiếp theo.
- Sau xác thực, nhập tên hiển thị > Tiếp theo.
- Hoàn tất.
Cách này tương tự cho Gmail, Yahoo... Chú ý mật khẩu: nếu 2FA tắt mà mật khẩu thường không được, bật Cho phép ứng dụng kém an toàn (tên tùy chọn có thể khác). Nếu 2FA bật, bắt buộc dùng mã 16 ký tự.
Cấu hình thủ công
Thông tin cần: Email, Mật khẩu, Tên máy chủ đến (IMAP/POP3), Tên máy chủ đi (SMTP), Giao thức, Số cổng.
Với IMAP (Ví dụ Hotmail)
- Mở Email > nhập email > nhập mật khẩu > nhấn Thiết lập thủ công.
- Chọn IMAP.
- Máy chủ IMAP:
imap-mail.outlook.com(Outlook),imap.gmail.com(Gmail),imap.mail.yahoo.com(Yahoo). Cổng: 993. Loại bảo mật: SSL/TLS (hoặc SSL/TLS riêng). > Tiếp theo.
- Máy chủ SMTP:
smtp-mail.outlook.com,smtp.gmail.com,smtp.mail.yahoo.com. Cổng: 587 hoặc 465. Bảo mật: SSL/TLS. Tích Yêu cầu đăng nhập > Tiếp theo.
- Chọn tần suất kiểm tra, tùy chọn thông báo > Tiếp theo.
- Nhập tên hiển thị > Tiếp theo.
- Hoàn tất.
Với POP3
- Mở Email > nhập email/mật khẩu > Thiết lập thủ công.
- Chọn POP3.
- Máy chủ POP3:
pop-mail.outlook.com,pop.gmail.com,pop.mail.yahoo.com. Cổng: 995. Bảo mật: SSL/TLS. Chọn tùy chọn Xóa email khỏi máy chủ phù hợp > Tiếp theo.
- Máy chủ SMTP:
smtp-mail.outlook.com,smtp.gmail.com,smtp.mail.yahoo.com. Cổng: 465 hoặc 587. Bảo mật: SSL/TLS. Tích Yêu cầu đăng nhập > Tiếp theo.
- Tần suất kiểm tra, thông báo > Tiếp theo.
- Nhập tên hiển thị > Tiếp theo.
- Hoàn tất.
Thêm tài khoản vào Ứng dụng Gmail
Gmail app mới cho thêm tài khoản Yahoo, Hotmail... tự động cấu hình. Các bước tương tự Stock, chỉ demo Yahoo.
Tự động (Yahoo)
Lấy mật khẩu
- 2FA BẬT: Tạo Mật khẩu ứng dụng: Yahoo Mail > Cài đặt > Thông tin tài khoản > Bảo mật tài khoản > Quản lý mật khẩu ứng dụng > Chọn Khác > Tạo > Sao chép mã.
- 2FA TẮT: Dùng mật khẩu thường, nhưng BẬT Cho phép ứng dụng dùng đăng nhập kém an toàn (Cài đặt > Thông tin tài khoản > Bảo mật tài khoản > Bật tùy chọn này).
Các bước thêm tự động
- Mở Gmail app.
- Nhấp 3 gạch ngang (góc trên trái) hoặc vuốt trái > chọn tên/email > Thêm tài khoản.
- Chọn Yahoo.
- Đăng nhập Yahoo: nhập email > Tiếp theo.
- Nhập mật khẩu (xem phần Lấy mật khẩu) > Tiếp theo.
- Cho phép truy cập > Có.
- Chọn tùy chọn đồng bộ (tần suất...) > Tiếp theo.
- Chọn tên hiển thị > Tiếp theo.
Gmail tự cấu hình xong. Thêm tài khoản khác làm tương tự.
Thủ công (Yahoo)
Thông tin cần giống Stock. Chọn Khác thay vì Yahoo ở bước chọn nhà cung cấp.
- Mở Gmail > menu 3 gạch > tên/email > Thêm tài khoản.
- Chọn Khác.
- Nhập email > Thiết lập thủ công.
- Chọn Cá nhân (IMAP) > Tiếp theo.
- Đăng nhập Yahoo lại: nhập email > Tiếp theo.
- Nhập mật khẩu > Đăng nhập.
- Cho phép truy cập > Đồng ý.
- Nhập máy chủ đến:
imap.mail.yahoo.com> Tiếp theo.
- Nhập máy chủ SMTP:
smtp.mail.yahoo.com, bật Yêu cầu đăng nhập > Tiếp theo.
- Kiểm tra cài đặt (tần suất đồng bộ...) > Tiếp theo.
- Nhập tên tài khoản > Tiếp theo.
Với POP3
Các bước tương tự, chọn Cá nhân (POP3) ở bước 4. Máy chủ POP3: pop.mail.yahoo.com, chọn khi nào xóa email khỏi máy chủ. SMTP giống IMAP.
Thêm tài khoản Email trong Ứng dụng Outlook (Android)
Outlook Android/iOS thiếu một số tính năng nhưng quản lý email tốt, đủ năng suất.
Tự động
Hỗ trợ Yahoo, Gmail, Hotmail, Live... Danh sách nhà cung cấp hiện ra khi gõ email. Thử tự động trước, thất bại thì chuyển thủ công.
Lấy mật khẩu (Ví dụ Gmail)
- 2FA BẬT: Tạo Mật khẩu ứng dụng: Gmail > Ảnh đại diện > Tài khoản của tôi > Đăng nhập & Bảo mật > Mật khẩu ứng dụng > Chọn Máy tính Windows & Thư > Tạo > Sao chép mã 16 ký tự.
- 2FA TẮT: Dùng mật khẩu thường, nhưng BẬT Cho phép ứng dụng kém an toàn (Đăng nhập & Bảo mật > Ứng dụng & trang web liên kết).
Các bước thêm tự động
- Mở Outlook app > Cài đặt (bánh răng góc trên phải).
- Nhấp Thêm tài khoản.
- Nhấp Thêm tài khoản thư.
- Nhập email > Tiếp tục.
- Đăng nhập Yahoo: nhập email lại > Tiếp theo.
- Nhập mật khẩu (xem phần Lấy mật khẩu) > Đăng nhập.
- Cho phép quyền > Đồng ý/Có.
- Chờ xác thực xong, tùy chỉnh cài đặt nếu muốn.
Thêm tài khoản khác làm tương tự. Nếu không thêm được dù mật khẩu đúng & 2FA tắt, hãy bật "Cho phép ứng dụng kém an toàn".
Thủ công (IMAP)
Outlook Android chưa hỗ trợ POP3 (dự kiến cập nhật sau). Chỉ hỗ trợ IMAP.
Thông tin cần: Email, Mật khẩu, Máy chủ đến (IMAP), Máy chủ đi (SMTP), Tên người dùng, Mật khẩu.
Các bước IMAP
- Mở Outlook > Cài đặt (bánh răng).
- Thêm tài khoản > Thêm tài khoản thư.
- Nhập email > Tiếp theo. Nếu Outlook không tự cấu hình, chọn Thiết lập tài khoản thủ công.
- Chọn IMAP trong phần Nâng cao.
- Nhập: Email, Tên hiển thị, Mô tả (tùy ý), Máy chủ IMAP (Host Name):
imap-mail.outlook.com,imap.gmail.com,imap.mail.yahoo.com... Quy tắc chung:imap.domain.comhoặcimap.mail.domain.com. Tên người dùng: email đầy đủ (vd: john@example.com). Mật khẩu (xem phần Lấy mật khẩu). - Máy chủ SMTP:
smtp-mail.outlook.com,smtp.gmail.com,smtp.mail.yahoo.com... Quy tắc:smtp.domain.comhoặcsmtp.mail.domain.com. Tên người dùng: email đầy đủ. Mật khẩu. - Nhấp dấu tích góc trên phải > chờ xác thực.
- Xác thực xong, làm theo hướng dẫn trên màn hình.
Tài khoản khác
Làm tương tự IMAP, chỉ khác địa chỉ email.