Tìm việc giống như đào vàng. Nếu chơi bài đúng, bạn có thể trúng tuyệt vời và có sự nghiệp. Nếu lầm lỡ, bạn có thể mất cơ hội với công ty đó.
Cách liên hệ công ty bạn muốn làm việc ngày càng đa dạng, và email là một phương pháp. Đây là cách cấu trúc CV và thư xin việc cho ứng tuyển qua email, để bạn thể hiện tốt nhất và không mất cơ hội.
1. Làm nghiên cứu
Việc quan trọng nhất trước khi nộp đơn là làm nghiên cứu.
Nghiên cứu này áp dụng cho cả công ty và cách họ muốn bạn gửi đơn. Một số công ty không cho ứng tuyển qua email, và nếu bạn thử cách đó sẽ bị từ chối tự động.
Khi đã biết bạn được phép email, hãy làm theo hướng dẫn trên tin tuyển dụng đúng từng chữ. Nếu họ có yêu cầu lạ về từ ngữ trong đơn, hoặc nói cấu trúc tiêu đề email theo cách cụ thể, hãy làm. Nếu họ nói địa chỉ thư xin việc cho người cụ thể, làm vậy.
Những hướng dẫn đó là bài kiểm tra xem bạn tuân thủ lệnh đúng. Họ cũng muốn biết bạn có mắt quan sát chi tiết—kỹ năng quý giá nơi làm việc.
2. Tiêu đề email
Tiêu đề email có thể là phần quan trọng nhất trong đơn ứng tuyển. Nó có thể khác biệt giữa công ty mở email hoặc nghĩ là spam và xóa.
Nếu không có hướng dẫn cụ thể cho tiêu đề, tốt nhất đưa tham chiếu đến mục đích chung của email.
Trong ví dụ này, "JOB APPLICATION: Entertainment Writer" (ĐƠN ỨNG TUYỂN: Biên tập viên Giải trí) là điểm khởi đầu tốt. Cách nhanh, rõ ràng nêu nội dung email. Cũng là nơi tốt cho từ khóa.
Trong trường hợp khác, bạn gửi email đến hộp thư chung, nhưng biết ai sẽ đọc. Trong tình huống này, bạn có thể thêm "ATTN: [Tên]" ở đầu tiêu đề. Như vậy ai xem hộp thư biết chuyển cho ai.
3. Lời giới thiệu
Khi giới thiệu bản thân và gọi người sẽ đọc đơn, có vài điều bạn bắt buộc làm đúng. Bạn cần:
- Viết đúng tên hoặc danh xưng.
- Đặt "giọng văn" phù hợp với lời giới thiệu.
Trước khi nộp đơn, tìm hiểu "khuôn mặt" công khai của công ty trông như thế nào. Văn hóa nào họ muốn thể hiện ra thế giới?
Họ vui vẻ và thoải mái? Hay nghiêm túc? Nếu thoải mái, có thể dùng "Xin chào" đơn giản và gọi tên quản lý tuyển dụng—nhưng chỉ nếu bạn biết tên từ đầu.
Nếu người liên hệ có danh xưng cụ thể muốn được gọi, hãy dùng đó.
Khi công ty nghiêm túc hơn, bạn có dùng "Kính thưa [tên]" hoặc tương tự. Cần lưu ý danh xưng "Anh/Chị" đã lạc hậu gần đây, vì bạn không luôn đoán được tình trạng hôn nhân hoặc giới tính qua hồ sơ trực tuyến.
Tất cả muốn nói khi giới thiệu bản thân, bạn muốn đảm bảo lời giới thiệu khớp với công ty ở mức độ văn hóa, doanh nghiệp. Nếu không, đó có thể là cờ đỏ bạn có thể xung đột giá trị nơi làm việc.
4. Đặt thư xin việc vào nội dung email
Khi gửi đơn qua email, tốt nhất đặt thư xin việc vào thân email.
Vì khi gửi email, email đó là thư xin việc. Đó là thứ đầu tiên người tuyển dụng thấy, nên bạn cần thể hiện tốt nhất.
Lý do khác thử cách này: bạn không muốn người tuyển dụng đọc thư xin việc hai lần. Nhớ họ thiếu thời gian.
Nếu họ đọc lời mở đầu rút gọn trong email, rồi thư xin việc đầy đủ trong tệp đính kèm, họ có thể bực bội. Hơi thừa thãi.
Nếu họ yêu cầu đính kèm bản sao thư xin việc, hãy làm theo hướng dẫn chính xác.
5. Nếu đính kèm gì, hãy làm file PDF
Một số công ty không chấp nhận tệp đính kèm, và nếu bạn đính kèm file, đơn sẽ thẳng vào thư rác. Nếu công ty không chấp nhận tệp đính kèm, họ thường nói trong tin tuyển dụng.
Nếu không thể dùng tệp đính kèm, hoặc lo đơn không qua với tệp đính kèm, hãy cung cấp liên kết đến phiên bản CV trực tuyến, như hồ sơ LinkedIn. Đảm bảo văn bản neo (anchor text) cho liên kết đủ mô tả để người ta biết họ nhấp vào gì.
Nếu bạn có thể gửi tệp đính kèm, thường an toàn gửi dưới dạng PDF. Đó là định dạng file phổ biến, mở được bằng nhiều chương trình và trình duyệt hiện đại. Điều này giúp người xem CV dễ dàng bất cứ lúc, đâu.
Lo lắng có thể sai thông tin trong tệp đính kèm? Xem những gì không nên đưa vào CV.
6. Không spam người khác
Cuối cùng, đừng quấy rối mọi người sau khi gửi đơn. Đừng email hỏi đã đọc chưa. Nếu làm vậy, thư từ có thể nhanh chóng bị xem là spam.
Một số công ty gửi tự động xác nhận đã nhận đơn. Số khác không.
Đôi khi công ty mất nhiều thời gian phản hồi vì quá trình tuyển dụng còn mở. Có thể không phản hồi. Đây là bản chất trò chơi.
Nếu công ty email lại hỏi thêm—nhưng không mời phỏng vấn—hãy lịch sự và thân thiện.
Nếu trả lời câu hỏi và họ không email lại sau vài tuần, ổn nếu gửi email nhanh hỏi còn câu hỏi không. Bạn cũng cho biết vẫn sẵn sàng phỏng vấn.
Tuy nhiên, nếu công ty không phản hồi follow-up này, hoặc phản hồi tiêu cực, đừng gửi thêm email. Hiểu rằng một số đơn trực tuyến không thành. Bạn luôn có thể thử công ty khác.
Gửi email cẩn trọng
Gửi CV qua email có thể gây lo lắng, nhưng nếu làm theo các bước cơ bản, bạn trên đường đúng. Ít nhất, bạn đảm bảo đơn được đánh giá bằng kinh nghiệm—không phải lỗi rõ ràng trong đơn.
Tìm thêm mẹo tìm việc? Xem danh sách lỗi thường gặp trong thư xin việc.