Trong bài viết này, tôi sẽ tạo một báo cáo hiển thị doanh số hàng quý theo lãnh thổ. Bạn có thể gọi nó cũng là một bảng điều khiển Excel động và tương tác sẽ được cập nhật tự động để phản ánh các bản cập nhật mới nhất với dữ liệu của bạn.
Đây là báo cáo mà bạn sẽ tạo sau khi kết thúc bài viết này.
Tạo báo cáo trong Excel hiển thị doanh số hàng quý theo lãnh thổ
Bạn có thể tải xuống sổ làm việc được sử dụng cho phần trình diễn để tự thử các bước sau khi xem bài viết.
Quy trình từng bước để tạo báo cáo hiển thị doanh số hàng quý theo lãnh thổ trong Excel
Để trình diễn, chúng tôi sẽ sử dụng tập dữ liệu sau.
Nó bao gồm doanh số bán hàng theo ngày, chúng tôi sẽ sắp xếp lại theo hàng quý với sự trợ giúp của tính năng Bảng và Bảng tổng hợp của Excel.
Bước 1:Chuyển tập dữ liệu thành bảng
Nếu dữ liệu không ở định dạng Bảng, hãy chuyển đổi phạm vi thành bảng. Bảng Excel là một trong những tính năng tốt nhất của Excel giúp nhiều công việc trở nên dễ dàng hơn như giới thiệu, lọc, sắp xếp và cập nhật.
- Chọn một ô trong phạm vi mà bạn muốn chuyển đổi sang bảng và nhấn Ctrl + T trên bàn phím của bạn. Hoặc đi tới Chèn và từ Bảng nhóm lệnh, nhấp vào Bảng tùy chọn.
- Kết quả là Tạo bảng hộp thoại sẽ xuất hiện. Phạm vi sẽ được chọn tự động với Bảng của tôi có tiêu đề đã chọn hộp kiểm. Để tạo bảng, chỉ cần nhấp vào nút OK
Kết quả là, tập dữ liệu sẽ được chuyển đổi thành một bảng.
Bước 2:Đặt tên cho phạm vi bảng
Hãy đặt tên cho bảng tại thời điểm này. Điều này sẽ giúp một số phần sau của công việc dễ dàng hơn.
Bạn có thể thay đổi tên bảng của mình từ Thiết kế hoặc sử dụng Hộp Tên . Chúng tôi đã đặt tên bảng của mình bằng Dữ liệu .
Đọc thêm: Cách tạo báo cáo hàng tháng trong Excel (với các bước nhanh)
Bước 3:Tạo bảng tổng hợp với dữ liệu đã cho
Chúng tôi sẽ sử dụng công cụ được sử dụng nhiều nhất của Excel để tạo báo cáo của chúng tôi và đó là Pivot Table. Làm theo các bước sau để tạo bảng tổng hợp với bảng.
- Đầu tiên, hãy chọn một ô trong bảng.
- Sau đó, chuyển đến Chèn và nhấp vào PivotTable lệnh từ Bảng nhóm.
- Ngay lập tức, Tạo PivotTable hộp thoại xuất hiện. Như chúng tôi đã chọn một ô của bảng trước khi nhấp vào PivotTable lệnh, tên bảng của chúng tôi ( Dữ liệu ) tự động hiển thị trong Bảng / Phạm vi của hộp thoại.
- Chúng tôi muốn tạo bảng tổng hợp trong một trang tính mới, vì vậy chúng tôi giữ lựa chọn mặc định là Trang tính mới dưới tiêu đề Chọn nơi bạn muốn đặt báo cáo PivotTable .
- Sau đó, nhấp vào OK .
Một trang tính mới được tạo và Trường PivotTable ngăn tác vụ sẽ tự động hiển thị trong trang tính.
Đọc thêm: Cách tạo báo cáo tóm tắt trong Excel (2 phương pháp dễ dàng)
Bước 4:Chuẩn bị Bảng tổng hợp theo Báo cáo danh mục
Hãy tạo Báo cáo bán hàng Danh mục khôn ngoan và sau đó chúng ta sẽ tạo một biểu đồ hình tròn. Để tạo báo cáo, chúng tôi tổ chức Trường Pivot Table theo cách này.
Quan sát kỹ hình ảnh sau đây. Chúng tôi đã đặt Bán hàng hai lần trong trường Giá trị diện tích. Vì lý do này, trong Cột khu vực, một Giá trị bổ sung trường đang hiển thị. Trong khu vực Hàng, chúng tôi đã đặt Danh mục trường.
Ở phía bên trái của hình ảnh, bạn đang thấy bảng tổng hợp đầu ra cho các cài đặt trường ở trên.
- Bây giờ chúng tôi muốn thay đổi định dạng số của doanh số bán hàng theo tỷ lệ phần trăm (%) của Tổng số tiền lớn . Để làm điều đó, hãy nhấp chuột phải vào một ô trong cột.
- Sau đó, chọn Hiển thị giá trị dưới dạng từ menu ngữ cảnh.
- Sau đó, nhấp vào lệnh % của Grand Total .
Do đó, các giá trị cột sẽ hiển thị theo tỷ lệ phần trăm của Tổng số .
Bước 5:Tạo Biểu đồ Hình tròn cho Báo cáo Danh mục
Để tạo báo cáo về dữ liệu, hãy thêm biểu đồ hình tròn vào đó. Làm theo các bước sau để thêm biểu đồ hình tròn từ dữ liệu.
- Đầu tiên, hãy chọn một ô trong Bảng tổng hợp.
- Sau đó, chuyển đến Chèn và nhấp vào Biểu đồ hình tròn biểu tượng từ Biểu đồ nhóm.
- Sau đó, chọn Hình tròn biểu đồ từ danh sách thả xuống.
Chúng tôi sẽ có biểu đồ hình tròn bật lên trên bảng tính của mình.
Sau một số sửa đổi, biểu đồ bây giờ sẽ trông như thế này.
Hiển thị tên danh mục và nhãn dữ liệu trên biểu đồ hình tròn
Bạn có thể thêm nhãn dữ liệu bằng cách làm theo các bước sau.
- Đầu tiên, hãy chọn Biểu đồ hình tròn.
- Sau đó, chuyển đến Thiết kế và trong Bố cục biểu đồ nhóm lệnh, nhấp vào Bố cục Nhanh .
- Từ trình đơn thả xuống, hãy chọn Bố cục 1 từ menu thả xuống.
Cách thay thế:
Một cách sáng tạo khác mà chúng tôi có thể thêm nhãn dữ liệu trên biểu đồ là sử dụng hàm GETPIVOTDATA . Chúng tôi sẽ sử dụng chức năng này để lấy dữ liệu từ bảng tổng hợp.
Bạn đang thấy bảng tổng hợp bên dưới được tạo từ dữ liệu của chúng tôi.
Bảng tổng hợp này hiển thị Tổng doanh số , Bang và Danh mục khôn ngoan.
Chúng tôi đã đặt Bang trong trường Hàng khu vực, Danh mục trong trường Cột khu vực và Bán hàng trong trường Giá trị khu vực.
Bây giờ, hãy xem GETPIVOTDATA của Excel chức năng.
GETPIVOTDATA cú pháp: GETPIVOTDATA (data_field, pivot_table, [field1, item1], [field2, item2],…)
Bảng tổng hợp chỉ có một data_field nhưng nó có thể có bất kỳ trường nào khác.
Đối với Bảng tổng hợp ở trên:
- data_field là Bán hàng lĩnh vực
- Hai trường còn lại là Trạng thái và Danh mục .
Trong hình ảnh sau, bạn thấy tôi đã sử dụng GETPIVOTDATA công thức trong ô H9:
=GETPIVOTDATA("Sales", A3, "State", H7, "Category", H8) Công thức này trả về giá trị 950 trong ô H9 .
Công thức này hoạt động như thế nào?
- data_field đối số là Bán hàng Không nghi ngờ gì nữa.
- A3 là một tham chiếu ô trong bảng tổng hợp. Nó có thể là bất kỳ tham chiếu ô nào trong bảng tổng hợp.
- field1, item1 = “Bang”, H7 . Bạn có thể dịch nó giống như Idaho (giá trị của ô H7 là Idaho ) mục ở Trạng thái
- field2, item2 = “Danh mục”, H8 . Nó có thể được dịch là Đồ dùng văn phòng (giá trị của ô H8 là Nguồn cung cấp văn phòng ) trong mục Danh mục
- Mặt cắt ngang của Idaho giá trị và Đồ dùng văn phòng giá trị cho chúng ta giá trị là 950.
Để Hiển thị các Nhãn:
Sử dụng GETPIVOTDATA , chúng tôi hiển thị tên danh mục và giá trị bán hàng (% trên Tổng số) trong một số ô (như hình ảnh sau).
Để bạn hiểu, hãy để tôi giải thích công thức này trong ô D4
=A4&" "&TEXT(GETPIVOTDATA("Sales", A3, "Category", A4), "0%") - A4 &”” một phần là đơn giản để hiểu. Sau đó, một tham chiếu ô tạo ra một khoảng trống trong đầu ra.
- Sau đó, chúng tôi sử dụng TEXT của Excel Là giá trị đối số của TEXT , chúng tôi đã vượt qua GETPIVOTDATA và dưới dạng format_text đối số, chúng tôi đã sử dụng định dạng này: “0%”
- GETPIVOTDATA một phần là đơn giản để hiểu. Vì vậy, tôi sẽ không giải thích cách GETPIVOTDATA chức năng hoạt động ở đây.
Bây giờ, chúng tôi sẽ hiển thị những dữ liệu này trên biểu đồ.
Chúng tôi đã chèn một Hộp văn bản từ Chèn tab => Hình minh họa nhóm lệnh => Hình dạng
Bây giờ chúng tôi chèn Hộp văn bản trên biểu đồ => Đặt dấu bằng trên Thanh công thức rồi chọn ô D4 .
Nếu tôi nhấn Enter , Hộp văn bản sẽ hiển thị giá trị của ô D4 .
Theo cách tương tự, tôi tạo các Hộp văn bản khác và tham chiếu đến các ô có liên quan.
Lưu ý: Khi một Hộp văn bản được tạo, bạn có thể tạo Hộp văn bản mới từ cái này. Đây là cách bạn có thể làm điều đó:
- Di con trỏ chuột của bạn qua đường viền của Hộp văn bản đã tạo và nhấn Ctrl trên bàn phím của bạn. Dấu cộng sẽ xuất hiện.
- Bây giờ hãy kéo chuột của bạn. Bạn sẽ thấy một Hộp văn bản mới (đối tượng) được tạo, thả Hộp văn bản mới được tạo này tại địa điểm ưa thích của bạn.
Vì vậy, chúng ta đã hoàn thành việc tạo biểu đồ hình tròn hiển thị động doanh số bán hàng theo danh mục.
Tôi chỉ đổi tên của Pivot Table này thành PT_CategorySales .
Đọc thêm: Cách tạo báo cáo bán hàng hàng ngày trong Excel (với các bước nhanh)
Bài đọc tương tự
- Cách Tạo Báo cáo Lão hóa Hàng tồn kho trong Excel (Hướng dẫn Từng bước)
- Tạo Báo cáo PDF từ Dữ liệu Excel (4 Phương pháp Dễ dàng)
- Cách Chuẩn bị Báo cáo MIS trong Excel (2 Ví dụ Thích hợp)
- Tạo Báo cáo MIS trong Excel cho Tài khoản (với các Bước Nhanh)
Bước 6:Lập Bảng tổng hợp cho Doanh số hàng quý
Đôi khi, bạn có thể muốn xem Bán hàng thay đổi trong các quý khác nhau qua các năm.
Chúng ta sẽ tạo một báo cáo như hình sau.
Hình ảnh cho thấy 15 Tiểu bang hàng đầu của Hoa Kỳ theo Tổng Doanh số cho các quý khác nhau. Chúng tôi cũng đã thêm các biểu đồ thu nhỏ để hiển thị các xu hướng trong các quý khác nhau.
Làm theo các bước sau để chuẩn bị bảng tổng hợp cho doanh số hàng quý.
- Trước hết, hãy chọn một ô từ bảng dữ liệu.
- Sau đó, chọn PivotTable từ Bảng nhóm Chèn tab.
- Tiếp theo, chọn nơi bạn muốn đặt bảng tổng hợp và nhấp vào OK . Đối với phần trình diễn này, chúng tôi đã chọn một trang tính mới.
- Bây giờ, hãy làm như sau:thêm Ngày đặt hàng trong trường Cột khu vực, Bang trong trường Hàng khu vực và Bán hàng trong trường Giá trị
- Để hiển thị báo cáo hàng quý ngay bây giờ, hãy nhấp chuột phải vào bất kỳ ô nào trong Nhãn cột và chọn Nhóm từ menu ngữ cảnh.
- Sau đó, chọn Phần tư dưới Bởi phần Nhóm
- Sau khi nhấp vào OK , bảng tổng hợp bây giờ sẽ trông giống như thế này.
Bước 7:Hiển thị 15 quốc gia hàng đầu được bán hàng
Kết quả từ bước trước chứa một báo cáo hàng quý về tất cả các trạng thái từ tập dữ liệu. Nếu bạn muốn tất cả chúng, bạn có thể tiếp tục với cái này. Nhưng trong trường hợp phân tích chi tiết hơn khi bạn cần các trạng thái hàng đầu, đây là một số bước hữu ích.
- Đầu tiên, nhấp chuột phải vào bất kỳ ô nào trong Trạng thái cột (hoặc Nhãn Hàng ).
- Sau đó di chuột qua Bộ lọc từ trình đơn ngữ cảnh, sau đó chọn Top 10
- Tiếp theo, chọn 15 trong Hiển thị từ 10 Bộ lọc Hàng đầu (Trạng thái)
- Sau khi bạn nhấp vào OK , bảng tổng hợp giờ sẽ hiển thị 15 trạng thái hàng đầu theo doanh số bán hàng.
Bước 8:Thêm đường biểu diễn vào bảng
Trước khi thêm Đường gấp khúc , Tôi muốn xóa cả hai Tổng số. Làm theo các bước sau để có hướng dẫn chi tiết về cách thực hiện điều đó.
- Trước hết, hãy chọn một ô từ bảng tổng hợp.
- Sau đó, chuyển đến Thiết kế trên ruy-băng của bạn.
- Bây giờ hãy chọn Tổng số từ Bố cục
- Sau đó, chọn Tắt cho Hàng và Cột từ danh sách thả xuống.
Tổng số tiền lớn do đó, phần này sẽ bị xóa.
- Để thêm biểu đồ thu nhỏ, hãy chọn ô F5 , sau đó đi tới Chèn trên ruy-băng của bạn.
- Bây giờ hãy chọn Dòng từ Đường gấp khúc
- Trong Tạo đường biểu diễn thu nhỏ , chọn phạm vi B5:E19 dưới dạng Dải dữ liệu và phạm vi F5:F19 dưới dạng Phạm vi vị trí .
- Sau đó nhấp vào OK . Cuối cùng, bảng tổng hợp sẽ giống như thế này.
- Ngoài ra, hãy thêm một số điểm đánh dấu để làm cho nó hấp dẫn hơn. Để làm điều đó, hãy chuyển đến Đường gấp khúc trên ruy-băng của bạn (nó sẽ xuất hiện khi bạn chọn một ô có chứa đường viền), sau đó chọn Điểm đánh dấu từ Hiển thị
Đây là kết quả cuối cùng của sparkline của chúng tôi.
Đọc thêm: How to Make Monthly Sales Report in Excel (with Simple Steps)
Step 9:Add Slicer to Filter Output
Follow these simple steps to add slicers to the pivot table.
- First, select the pivot table for which you want to create the slicers.
- Then go to Insert Tab and from the Filters group of commands, click on the Slicer
- Next, the Insert Slicers dialog box will appear with all the available fields of the Pivot Table. Select the fields for which you want to create the slicers. Here, we have selected the Customer Name , Bang , and Category fields for the demonstration.
- Sau khi nhấp vào OK , 3 slicers will appear on top of the spreadsheet.
Đọc thêm: How to Make MIS Report in Excel for Sales (with Easy Steps)
Step 10:Prepare Final Report
With all the detached stuff created let’s finally combine them all into a single spreadsheet to create a final report.
Now if you select/deselect an option from the slicer, the result will change accordingly in real-time. For example, let’s select Arizona from the State slicers. It will only report that.
You can select multiple ones now too. For example, adding Alabama with it will look like this. And that’s how you can create a report that displays the quarterly sales by territory.
Đọc thêm: How to Automate Excel Reports Using Macros (3 Easy Ways)
Kết luận
These were all the steps required to create a report that displays quarterly sales by territory in Excel. Hopefully, you can make one on your own with ease now. I hope you found this guide helpful and informative. If you have any questions or suggestions let us know in the comments below.
For more guides like this, visit Exceldemy.com .
Related Articles
- How to Create an Expense Report in Excel (With Easy Steps)
- Create an Income and Expense Report in Excel (3 Examples)
- How to Generate Report in PDF Format Using Excel VBA (3 Quick Tricks)
- Make Production Report in Excel (2 Common Variants)
- How to Make Daily Activity Report in Excel (5 Easy Examples)
- Make Daily Production Report in Excel (Download Free Template)
- How to Make Report Card in Excel (Download Free Template)