Cách thực hiện kiểm tra chính tả trên trang tính hoạt động trong Excel

Kiểm tra chính tả đôi khi là bắt buộc khi làm việc trên Trang tính Excel. Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem cách thực hiện kiểm tra chính tả trên trang tính đang hoạt động của Excel . Các phương pháp rất đơn giản. Cùng với trang tính đang hoạt động, bạn sẽ thấy quy trình cho nhiều và tất cả các trang tính.

Bạn có thể tải xuống sách thực hành tại đây.

3 Cách Thực hiện Kiểm tra Chính tả trên Trang tính Hoạt động trong Excel

Để giải thích các phương pháp, chúng tôi sẽ sử dụng tập dữ liệu có chứa Tên sản phẩm , Đơn giá và Tổng doanh số của một số sản phẩm. Trong tập dữ liệu, có 3 từ sai chính tả. Chúng tôi sẽ cố gắng thực hiện kiểm tra chính tả trên trang tính đang hoạt động và tìm cách viết đúng bằng các phương pháp sau.

1. Sử dụng Tab Đánh giá để Thực hiện Kiểm tra Chính tả trên Trang tính Hoạt động

1.1 Phạm vi hoặc Nhiều Ô trên Trang tính Hoạt động

Để thực hiện kiểm tra chính tả cho nhiều ô trong trang tính của bạn, bạn có thể làm theo các bước bên dưới.

CÁC BƯỚC:

• Trước hết, hãy chọn các ô mà bạn muốn kiểm tra chính tả.

• Thứ hai, đi tới Đánh giá Tab và chọn Chính tả tùy chọn.
• Ngoài ra, bạn có thể nhấn F7 phím để mở Chính tả hộp thoại.

• Sau khi chọn Chính tả tùy chọn, bạn sẽ thấy một hộp kiểm tra chính tả xuất hiện. Bạn có thể chọn ngôn ngữ mong muốn của mình trong Ngôn ngữ từ điển thả xuống.
• Trong hộp đó, bạn cũng sẽ tìm thấy tùy chọn Bỏ qua và Thay đổi tùy chọn.
• Trong tùy chọn đề xuất, bạn sẽ thấy các từ khác nhau có liên quan đến từ bạn viết sai chính tả. Thông thường, những từ phù hợp nhất sẽ xuất hiện trước.
• Trong bước sau, chọn từ mà bạn cho là đúng và nhấn vào nút Thay đổi tùy chọn.

• Sau khi chọn Thay đổi tùy chọn, bạn sẽ thấy rằng từ sai chính tả là “Clener” được đổi thành “Cleaner” .
• Ô tương tự sẽ xuất hiện cho ô tiếp theo.
• Bằng cách này, bạn có thể kiểm tra chính tả của tất cả các ô đã chọn.
• Hộp sẽ chỉ xuất hiện cho những ô mà bạn đã chèn các từ sai chính tả.

• Sau khi kiểm tra tất cả các ô đã chọn, bạn sẽ thấy hộp bên dưới xuất hiện trong trang tính của mình.
• Nhấn OK ở đó để tiếp tục.

• Cuối cùng, sau khi kiểm tra chính tả, bạn sẽ thấy kết quả như hình bên dưới.

1.2 Toàn bộ bảng công việc

Để thực hiện kiểm tra chính tả cho toàn bộ trang tính, bạn cần làm theo các bước bên dưới.

CÁC BƯỚC:

• Trước hết, hãy chọn bất kỳ ô nào trong trang tính của bạn bên ngoài tập dữ liệu.

• Thứ hai, chọn Chính tả trong tùy chọn Xem lại tab.
• Hoặc, bạn cũng có thể nhấn F7 là phím tắt để kiểm tra chính tả.
• Ngay lập tức, bạn sẽ nhận được hộp thoại bên dưới.
• Nhấn Có ở đó để tiếp tục kiểm tra chính tả.

• Sau khi nhấp vào Có , bạn sẽ nhận được hộp kiểm tra chính tả giống như trước đây.

• Sau khi thay đổi các từ sai chính tả, một hộp thông báo sẽ xuất hiện.
• Nhấp vào OK để tiếp tục.

• Cuối cùng, quá trình kiểm tra chính tả sẽ cung cấp cho bạn kết quả bên dưới.

1.3 Nhiều trang tính

Bạn cũng có thể thực hiện kiểm tra chính tả cho nhiều trang tính trong Excel. Để kiểm tra chính tả cho nhiều trang tính, bạn có thể làm theo các bước bên dưới.

CÁC BƯỚC:

• Ở vị trí đầu tiên, hãy chọn các trang tính theo cách thủ công trong khi nhấn Ctrl chìa khóa.

• Sau đó, chọn phạm vi mà bạn muốn kiểm tra chính tả.

• Trong bước sau, nhấn F7 để kiểm tra chính tả.
• Chọn các đề xuất mong muốn và nhấp vào Thay đổi tùy chọn để triển khai các câu thần chú chính xác.

• Sau khi thay đổi tất cả các từ sai chính tả, một hộp thông báo sẽ xuất hiện.
• Nhấp vào OK để tiếp tục.
• Cuối cùng, bạn sẽ thấy kết quả như hình bên dưới.

1.4 Tất cả các trang tính

Nếu bạn muốn thực hiện kiểm tra chính tả trong tất cả các trang tính trong sổ làm việc, thì bạn sẽ phải thực hiện theo các bước bên dưới.

CÁC BƯỚC:

• Để chọn tất cả các trang tính trong sổ làm việc của bạn, hãy chọn bất kỳ trang tính nào và nhấn nút bên phải trên chuột của bạn.
• Sau khi thực hiện việc này, hãy chọn tùy chọn, Chọn Tất cả Trang tính.

• Thao tác này sẽ chọn tất cả các trang tính trong sổ làm việc của bạn. Bây giờ để thực hiện kiểm tra chính tả, hãy làm tương tự như đã nêu trong các phương pháp trước.

1.5 Thanh công thức Excel

Nếu ô của bạn chứa bất kỳ công thức nào, Excel sẽ không kiểm tra chính tả cho ô cụ thể đó. Vì vậy, bạn cần chọn văn bản từ Thanh công thức . Hãy làm theo các bước bên dưới để xem cách chúng ta có thể kiểm tra lỗi chính tả bên trong công thức.

CÁC BƯỚC:

• Trước tiên, hãy chọn các từ trong thanh công thức.

• Bây giờ, sau khi chọn từ, nhấn F7 hoặc chọn Chính tả trong Đánh giá tab.
• Nó sẽ mở Chính tả hộp.
• Chọn đề xuất mong muốn và nhấp vào Thay đổi tùy chọn.

• Sau khi hoàn tất việc kiểm tra, một hộp thông báo sẽ xuất hiện.
• Nhấp vào OK để tiếp tục.

• Cuối cùng, bạn sẽ thấy cách viết đúng trong thanh công thức.

2. Sửa lỗi chính tả với tùy chọn tự động sửa lỗi trong Excel

Trong khi nhập ‘shouldn’t’ , ‘sẽ không’ , ‘không thể’ chúng ta thường mắc lỗi chính tả hoặc đánh máy. Để loại bỏ loại lỗi này, bạn có thể sử dụng Tự động sửa quyền mua. Hãy chú ý đến các bước bên dưới để xem cách chúng tôi có thể giới thiệu Tự động sửa tùy chọn.

CÁC BƯỚC:

• Lúc đầu, hãy nhấp vào Tệp tab.

• Thứ hai, chọn Tùy chọn . Nó sẽ mở Tùy chọn Excel hộp.

• Thứ ba, chọn Kiểm lỗi và sau đó, nhấp vào Tùy chọn tự động sửa .

• Trong Tự động sửa , hãy chọn tất cả các tùy chọn trong hộp Tự động sửa tab.
• Sau đó, nhấp vào OK để tiếp tục.

Lưu ý: Bạn sẽ không thể nhận được tất cả các từ một cách chính xác bằng cách sử dụng Tự động sửa quyền mua. Nó sẽ chỉ hoạt động trên những lỗi được xác định trước trong Tự động sửa hộp. Bạn sẽ tìm thấy chúng ngay bên dưới Thay thế và Với hộp.

• Bây giờ, hãy chuyển đến trang tính và nhập wo’nt .

• Nhấn Enter để tự động xem cách viết đúng.
• Ngoài ra, bạn có thể nhập woudln’t .

• Bây giờ, nếu bạn nhấn Enter , bạn sẽ thấy từ được viết đúng chính tả.

3. Áp dụng Excel VBA để Thực hiện Kiểm tra Chính tả trên Trang tính Hoạt động

Trong Excel , bạn cũng có thể sử dụng VBA để thực hiện kiểm tra chính tả trên trang tính đang hoạt động. VBA là viết tắt của Visual Basic for Applications . Trong các phần sau, chúng ta sẽ thấy một số ví dụ về Excel VBA để thực hiện kiểm tra chính tả.

3.1 Bảng tính hoạt động

Trong trường hợp đầu tiên, chúng tôi sẽ sử dụng VBA để thực hiện kiểm tra chính tả trên trang tính đang hoạt động. Hãy quan sát các bước bên dưới để biết cách chúng tôi có thể triển khai macro.

CÁC BƯỚC:

• Trước tiên, hãy chuyển đến Nhà phát triển và chọn Visual Basic . Nó sẽ mở Visual Basic cửa sổ.
• Ngoài ra, bạn có thể nhấn Alt + F11 các phím với nhau để mở nó.

• Thứ hai, chọn Chèn>> Mô-đun trong Visual Basic cửa sổ. Nó sẽ mở Mô-đun cửa sổ.

• Bây giờ, hãy nhập mã vào Mô-đun cửa sổ:

Sub Spell_Check()
ActiveSheet.Cells.CheckSpelling
End Sub

• Sau khi nhập mã, nhấn Ctrl + S để lưu mã.
• Bạn có thể nhấn F5 để chạy mã.
• Nếu không, hãy điều hướng đến Nhà phát triển và chọn Macro .

• Tại thời điểm này, hãy chọn mã mong muốn từ Macro và Chạy nó.

• Sau khi chạy mã, Chính tả hộp sẽ xuất hiện.
• Nhấp vào Thay đổi tùy chọn như Phương pháp 1.1 .

• Cuối cùng, bạn sẽ thấy kết quả như hình bên dưới.

3.2 Trước khi đóng sổ làm việc

Chúng tôi cũng có thể sử dụng VBA để thực hiện kiểm tra chính tả trước khi đóng sổ làm việc. Thực hiện theo các bước bên dưới để xem cách chúng tôi có thể triển khai điều này.

CÁC BƯỚC:

• Trước tiên, nhấn Alt + F11 để mở Visual Basic cửa sổ.
• Thứ hai, gấp đôi - nhấp chuột trên Sổ làm việc này tùy chọn bên trong Đối tượng Microsoft Excel tiết diện. Nó sẽ mở ra một Mã cửa sổ.

• Nhập mã vào Mã cửa sổ:

Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean)
Sheet9.Cells.CheckSpelling
End Sub

Đây, Trang tính9 là trang tính mà chúng tôi muốn thực hiện kiểm tra chính tả trước khi đóng sổ làm việc.

• Nhấn Ctrl + S để lưu mã.
• Bây giờ, nếu bạn nhấp vào nút Đóng biểu tượng của sổ làm việc rồi đến Chính tả hộp sẽ xuất hiện.
• Nhấp vào Thay đổi để áp dụng cách viết đúng.

• Sau khi thay đổi tất cả các từ sai chính tả, một hộp thông báo sẽ xuất hiện.
• Nhấp vào Lưu để tiếp tục.

• Cuối cùng, nếu bạn mở lại sổ làm việc, bạn sẽ thấy cách viết đúng trong Trang tính9 của sổ làm việc đó.

3.3 Trang tính hiển thị

Đôi khi, chúng ta có thể có các trang tính hiển thị và ẩn trong sổ làm việc. Để chỉ kiểm tra chính tả trên các trang tính hiển thị, bạn cần thực hiện theo các bước bên dưới.

CÁC BƯỚC:

• Trước hết, hãy chuyển đến Nhà phát triển và chọn tab Visual Basic cửa sổ.
• Thứ hai, chọn Chèn>> Mô-đun trong Visual Basic cửa sổ.
• Sau đó, nhập mã bên dưới vào Mô-đun cửa sổ:

Sub Check_Spell_in_Visible_Sheets()
For Each WS In ActiveWorkbook.Worksheets
 If WS.Visible = True Then
 WS.Activate
 WS.CheckSpelling
 End If
Next WS
End Sub

• Sau khi nhập mã, nhấn Ctrl + S để lưu nó.
• Bây giờ, nhấn F5 để chạy nó.
• Do đó, Excel sẽ bắt đầu kiểm tra chính tả từ trang đầu tiên của sổ làm việc.

• Cuối cùng, lặp lại các bước của Phương pháp 1.1 để có được kết quả mong muốn.

3.4 Trang tính hiển thị và trang tính ẩn

• Nếu bạn muốn kiểm tra chính tả trên cả Hiển thị và Ẩn , sau đó, hãy làm theo các bước của Phương pháp 3.3 .
• Tuy nhiên, hãy sử dụng mã bên dưới trong Mô-đun cửa sổ:

Sub SpellCheckAllSheets()
For Each WS In ActiveWorkbook.Worksheets
 WS.CheckSpelling
Next WS
End Sub

3.5 Đánh dấu các từ sai chính tả

• Để đánh dấu các từ sai chính tả trong tập dữ liệu, hãy làm theo các bước của Phương pháp 3.3 .
• Tuy nhiên, hãy nhập mã bên dưới vào Mô-đun cửa sổ:

Sub Highlight_Misspelled_Words()
For Each Clr In ActiveSheet.UsedRange
 If Not Application.CheckSpelling(Word:=Clr.Text) Then _
 Clr.Interior.ColorIndex = 22
Next Clr
End Sub

• Sau khi chạy mã, bạn sẽ thấy kết quả như hình bên dưới.

[Đã sửa!] Kiểm tra chính tả không hoạt động trong Excel

Đôi khi, kiểm tra chính tả có thể không hoạt động trong Excel. Điều này có thể xảy ra do một số lý do. Ở đây, chúng tôi sẽ nói về một số lý do có thể xảy ra và giải pháp của chúng.

1. Nút chính tả bị tắt

Nếu Trang tính Excel được bảo vệ thì Chính tả nút có thể bị vô hiệu hóa.

Để giải quyết vấn đề này, hãy chuyển đến phần Đánh giá và nhấp vào tab Bỏ bảo vệ trang tính tùy chọn.

2. Ô chứa công thức

Khi một ô chứa công thức, kiểm tra chính tả có thể không hoạt động. Để giải quyết vấn đề này, bạn cần kiểm tra Thanh công thức . Chúng tôi đã thảo luận về nó trong Phương pháp 1.5 .

3. Kiểm tra chính tả chỉ hoạt động trên một số ô

Đôi khi, kiểm tra chính tả có thể không hoạt động trên tất cả các ô. Thay vì chỉ hoạt động trên các ô đang hoạt động. Điều này có thể xảy ra nếu bạn đang ở Chế độ chỉnh sửa ô .

Nhấn Enter để thoát khỏi chế độ chỉnh sửa. Sau đó, bạn có thể thực hiện kiểm tra chính tả trong tất cả các ô.

Kết luận

Như bạn có thể thấy quy trình kiểm tra chính tả trong Excel rất đơn giản và không yêu cầu nhiều bước. Nó là dễ dàng và thú vị. Hy vọng rằng, sau khi đọc bài viết này, bạn sẽ không có bất kỳ nghi ngờ nào liên quan đến quá trình kiểm tra chính tả trong Excel. Trong bài viết này, chúng tôi có 3 các phương pháp dễ dàng để Thực hiện Kiểm tra Chính tả trên Trang tính Hoạt động trong Excel . Hơn nữa, chúng tôi cũng đã thêm sách bài tập thực hành ở đầu bài viết. Để kiểm tra kỹ năng của mình, bạn có thể tải về máy để rèn luyện sức khỏe. Ngoài ra, bạn có thể truy cập trang web ExcelDemy để biết thêm các bài viết như thế này. Cuối cùng, nếu bạn có bất kỳ đề xuất hoặc thắc mắc nào, vui lòng hỏi trong phần bình luận bên dưới.