Kiểm tra chính tả trong Excel: Hướng dẫn nhanh cho Sheet đang làm việc

Kiểm tra chính tả (Spell Check) cần thiết khi trình bày dữ liệu chuyên nghiệp. Bài viết trình bày 3 phương pháp kiểm tra chính tả trên sheet đang active, nhiều sheet và toàn bộ workbook.

3 cách kiểm tra chính tả

Dữ liệu mẫu: Tên sản phẩm, Đơn giá, Doanh số – có 3 từ sai chính tả.

1. Dùng tab Review (Cách tiêu chuẩn)

1.1. Kiểm tra phạm vi/ô cụ thể

1. Chọn các ô cần kiểm tra.
2. Tab Review > Spelling (hoặc phím F7).
3. Hộp Spelling hiện ra: chọn Dictionary Language, chọn từ gợi ý > Change.
4. Tiếp tục cho các từ sai tiếp theo > cuối bấm OK.

1.2. Kiểm tra toàn bộ Sheet

1. Click bất kỳ ô trống nào ngoài vùng dữ liệu.
2. Review > Spelling (F7) > hộp thoại hỏi "Continue checking at beginning of sheet?" > Yes.
3. Sửa lần lượt các từ sai > OK khi xong.

1.3. Kiểm tra nhiều Sheet cùng lúc

1. Giữ Ctrl + click chọn nhiều tab sheet.
2. Chọn phạm vi trên từng sheet (hoặc click ô trống cho cả sheet).
3. Nhấn F7 > sửa lần lượt > OK.

1.4. Kiểm tra tất cả Sheet trong Workbook

1. Click chuột phải tab sheet bất kỳ > Select All Sheets.
2. Nhấn F7 > sửa tất cả > OK.

1.5. Kiểm tra trong Formula Bar

Excel không kiểm tra chữ trong công thức. Cách khắc phục:

1. Chọn văn bản trong Formula Bar.
2. Nhấn F7 > sửa > OK.

2. Tự động sửa lỗi (AutoCorrect)

Sửa sẵn lỗi gõ thường gặp (shouldn't, wouldn't...):

1. File > Options > Proofing > AutoCorrect Options.
2. Tab AutoCorrect > tích tất cả > OK.
3. Test: gõ "wo'nt" → Enter → tự thành "won't".

Lưu ý: Chỉ sửa các lỗi đã định nghĩa sẵn trong danh sách Replace/With.

3. Dùng VBA Macro

Mở VBA Editor (Alt+F11) > Insert > Module.

3.1. Sheet đang active

Sub Spell_Check()
    ActiveSheet.Cells.CheckSpelling
End Sub

3.2. Trước khi đóng Workbook (chỉ Sheet cụ thể)

Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean)
    Sheet9.Cells.CheckSpelling
End Sub

Đặt code trong ThisWorkbook module.

3.3. Chỉ các Sheet hiển thị (Visible)

Sub Check_Spell_in_Visible_Sheets()
    For Each WS In ActiveWorkbook.Worksheets
        If WS.Visible = True Then
            WS.Activate
            WS.CheckSpelling
        End If
    Next WS
End Sub

3.4. Cả Sheet ẩn và hiện

Sub SpellCheckAllSheets()
    For Each WS In ActiveWorkbook.Worksheets
        WS.CheckSpelling
    Next WS
End Sub

3.5. Tô màu từ sai chính tả

Sub Highlight_Misspelled_Words()
    For Each Clr In ActiveSheet.UsedRange
        If Not Application.CheckSpelling(Word:=Clr.Text) Then
            Clr.Interior.ColorIndex = 22
        End If
    Next Clr
End Sub

Khắc phục lỗi Spell Check không hoạt động

• Nút Spelling bị mờ: Sheet bị bảo vệ → Review > Unprotect Sheet.
• Ô chứa công thức: Kiểm tra trong Formula Bar (cách 1.5).
• Chỉ kiểm tra ô đang edit: Thoát chế độ chỉnh sửa (nhấn Enter) rồi mới bấm F7.

Kết luận

Kiểm tra chính tả trong Excel đơn giản với F7 hoặc Review tab. VBA tự động hóa cho quy trình lặp lại. Hãy áp dụng để tài liệu luôn chính xác. Xem thêm tại ExcelDemy.