Microsoft Office là một trong những bộ công cụ năng suất phổ biến nhất hiện nay. Một tính năng ít người biết của tài liệu của nó là mỗi khi bạn tạo, mở hoặc lưu tài liệu trong Microsoft Word, Excel hoặc PowerPoint, tài liệu lưu trữ thêm thông tin, gọi là Metadata, mà không có sự hay biết của bạn. Thông tin này nhằm được dùng cho nhiều lý do – như cải thiện chỉnh sửa, xem, lưu trữ, và truy xuất tài liệu Office.
Quản lý Metadata tài liệu Office
Dưới đây là danh sách metadata có thể được lưu trong tài liệu của bạn:
- Tên của bạn
- Chữ cái đầu tên của bạn
- Tên công ty hoặc tổ chức của bạn
- Tên máy tính của bạn
- Tên máy chủ mạng hoặc ổ cứng nơi bạn lưu tài liệu
- Các lần sửa đổi tài liệu
- Các phiên bản tài liệu
- Tên các tác giả tài liệu trước đó
- Thông tin mẫu (Template)
- Văn bản ẩn hoặc ô ẩn
- Chế độ xem cá nhân hóa
- Thuộc tính file khác và thông tin tóm tắt
- Phần không nhìn thấy của đối tượng OLE nhúng
- Bình luận (Comments)
Phần lớn metadata này dễ dàng truy cập, và tất cả những gì bạn cần làm là mở chương trình Office. Nhưng có metadata khác chỉ truy cập được khi bạn thực hiện các bước đặc biệt như mở tài liệu trong trình soạn thảo file nhị phân cấp thấp.
Mặc dù metadata Office như vậy có ích, để tăng mức bảo mật trong môi trường điện toán, bảo vệ danh tính trong tài liệu pháp lý hoặc vì lý do khác, bạn có thể không muốn lưu metadata như vậy, hoặc nếu đã lưu, bạn có thể muốn xóa nó.
Để thủ công xóa metadata như vậy, bạn phải làm bằng cách vào Tools > Menu và Security hoặc User Information options. Hoặc bạn có thể phải vào File > Properties và mở tab Summary, Statistics, Contents và Custom. Nhưng điều này quá rườm rà.
Microsoft Office Document Inspector (Trình kiểm tra tài liệu)
Office 2010 và các phiên bản sau bao gồm Document Inspector cho phép người dùng dễ dàng xem metadata cho tài liệu và xóa chúng. Điều này đã làm mọi thứ dễ dàng hơn. Document Inspector cho bạn cách dễ dàng kiểm tra tài liệu để tìm thông tin cá nhân hoặc nhạy cảm, cụm từ văn bản, hoặc nội dung tài liệu khác. Để mở Document Inspector, nhấp tab BackstageButton > Info > Kiểm tra vấn đề (Check for Issues) > Kiểm tra tài liệu (Inspect Document).
Metadata Cleaner
Document Metadata Cleaner là phần mềm miễn phí phân tích tài liệu Word, Excel và PowerPoint và xóa thông tin metadata ẩn và nhạy cảm của tài liệu Word, Excel và PowerPoint, dễ dàng và nhanh chóng! Nó cho phép bạn dọn dẹp một hoặc nhiều tài liệu cùng lúc.
Bạn có thể tải xuống Metadata Cleaner từ pointstone.com..
Có công cụ khác gọi là Metadata Extraction Tool (Công cụ trích xuất Metadata) có thể tự động trích xuất metadata liên quan đến bảo존 từ các file được hỗ trợ và xuất metadata đó ở định dạng chuẩn (XML) để dùng trong hoạt động bảo tồn. Nhưng nó không xóa metadata.
Bài viết liên quan:
- Xóa Thuộc tính và Thông tin cá nhân từ ảnh, file
- Cách chỉnh sửa Metadata nhạc trên Windows
- MP3tag cho phép bạn chỉnh sửa metadata và tag của định dạng Audio
- Doc Scrubber giúp xóa metadata ẩn từ file .DOC.
