Microsoft Office là một trong những bộ ứng dụng rất phổ biến hiện nay. Một tính năng ít được biết đến của tài liệu là bất cứ khi nào bạn tạo, mở hoặc lưu tài liệu trong Microsoft Word, Excel hoặc PowerPoint, tài liệu sẽ lưu trữ thông tin bổ sung, được gọi là Siêu dữ liệu , mà không có thông tin của bạn. Thông tin này được sử dụng cho nhiều lý do khác nhau - như tăng cường chỉnh sửa, xem, lưu trữ và truy xuất tài liệu Office.
Quản lý siêu dữ liệu tài liệu Office
Đây là danh sách siêu dữ liệu có thể được lưu trữ trong tài liệu của bạn:
- Tên của bạn
- Tên viết tắt của bạn
- Tên công ty hoặc tổ chức của bạn
- Tên máy tính của bạn
- Tên của máy chủ mạng hoặc đĩa cứng nơi bạn đã lưu tài liệu
- Bản sửa đổi tài liệu
- Phiên bản tài liệu
- Tên của các tác giả tài liệu trước đây
- Thông tin mẫu
- Văn bản hoặc ô ẩn
- Chế độ xem được cá nhân hóa
- Các thuộc tính tệp khác và thông tin tóm tắt
- Các phần không thể nhìn thấy của các đối tượng OLE được nhúng
- Nhận xét
Hầu hết siêu dữ liệu này đều có thể truy cập dễ dàng và tất cả những gì bạn cần làm là mở chương trình Office. Nhưng có một siêu dữ liệu khác chỉ có thể truy cập được khi bạn thực hiện các bước đặc biệt như mở tài liệu trong trình chỉnh sửa tệp nhị phân cấp thấp.
Mặc dù siêu dữ liệu Office như vậy có các công dụng của nó, để tăng mức độ bảo mật trong môi trường máy tính của bạn, bảo vệ danh tính trong các tài liệu pháp lý hoặc vì các lý do khác, bạn có thể không muốn lưu siêu dữ liệu đó hoặc nếu nó đã được lưu, bạn có thể muốn xóa nó.
Để xóa siêu dữ liệu đó theo cách thủ công, bạn sẽ phải làm như vậy, bằng cách đi tới tùy chọn Công cụ> Trình đơn và Bảo mật hoặc Thông tin người dùng. Hoặc bạn có thể phải đi tới Tệp> Thuộc tính và mở tab Tóm tắt, Thống kê, Nội dung và Tùy chỉnh Nhưng điều này quá tẻ nhạt.
Trình kiểm tra tài liệu Microsoft Office
Các chương trình Office 2010 trở lên bao gồm Trình kiểm tra tài liệu cho phép người dùng dễ dàng xem siêu dữ liệu của tài liệu và xóa chúng. Điều này đã làm cho mọi thứ dễ dàng hơn. Trình kiểm tra Tài liệu cung cấp cho bạn một cách dễ dàng để kiểm tra tài liệu để tìm thông tin cá nhân hoặc nhạy cảm, cụm từ văn bản hoặc nội dung tài liệu khác. Để mở Trình kiểm tra tài liệu, hãy nhấp vào tab BackstageButton> Thông tin> Kiểm tra sự cố> Kiểm tra tài liệu.
Trình dọn dẹp siêu dữ liệu
Trình dọn dẹp siêu dữ liệu tài liệu là một phần mềm miễn phí phân tích Tài liệu Word, Excel và PowerPoint và xóa thông tin siêu dữ liệu Word, Excel và PowerPoint bị ẩn và nhạy cảm của Tài liệu một cách dễ dàng và nhanh chóng! Nó cho phép bạn làm sạch một hoặc nhiều tài liệu cùng một lúc.
Bạn có thể tải xuống Trình dọn dẹp siêu dữ liệu từ pointstone.com ..
Có một công cụ khác được gọi là Quá trình trích xuất siêu dữ liệu l có thể tự động trích xuất siêu dữ liệu liên quan đến bảo quản từ các tệp được hỗ trợ và xuất siêu dữ liệu đó ở định dạng chuẩn (XML) để sử dụng trong các hoạt động bảo quản. Nhưng nó không xóa siêu dữ liệu.
Bài đăng có liên quan:
- Xóa Thuộc tính và Thông tin cá nhân khỏi ảnh, tệp
- Cách chỉnh sửa Siêu dữ liệu âm nhạc trên Windows
- Thẻ MP3 cho phép bạn chỉnh sửa siêu dữ liệu và thẻ của các định dạng Âm thanh
- Doc Scrubber giúp xóa siêu dữ liệu ẩn khỏi các tệp .DOC.
