Mọi thứ bạn làm đều tạo ra dữ liệu ở đâu đó. Dữ liệu đó, khi được thu thập và phân tích, trở thành thông tin. Thông tin đó có thể cho người khác biết về bạn nhiều hơn bạn muốn.
Thông tin được thu thập theo thời gian có thể nói lên tất cả về bạn và có thể được dùng để giúp hoặc hại bạn. Dữ liệu này được gọi là siêu dữ liệu (metadata).
Siêu dữ liệu (Metadata) là gì?
Metadata là dữ liệu về dữ liệu. Bạn có ghét không khi người ta dùng một từ để định nghĩa chính từ đó? Dữ liệu là sự thật hoàn toàn khách quan. Nó không thể bị tranh cãi hợp lý. Một là một và không là không. Nhiệt độ là gì đó. Ngày hôm nay là ngày hôm nay. Bạn hiểu ý.
Metadata là sự thật về một phần dữ liệu đơn lẻ. Hãy minh họa điều này với ví dụ viết thư trong Microsoft Word.
Bạn gõ một bức thư gửi cơ quan chức năng về chuyện gì đó không đạo đức, có thể vi phạm pháp luật đang xảy ra tại nơi làm việc. Vâng, chúng ta đi thẳng vào vấn đề nghiêm trọng ngay.
Bức thư là thông tin được tạo từ các ký tự bạn gõ theo một thứ tự nhất định. Các ký tự bạn gõ được tạo ra bằng một đống số 1 và số 0. Những con 1 và 0 là dữ liệu tạo nên thông tin trong bức thư.
Khi những con 1 và 0 được biến thành bức thư, có dữ liệu khác về bức thư được tạo ra. Một phần metadata đó bao gồm: khi nào bạn gõ thư, ai gõ thư, khi nào nó được lưu lần cuối, được tạo trong phiên bản Word nào, tất cả những điều này là dữ liệu về dữ liệu hay metadata.
Metadata làm gì?
Trong Microsoft Office, hầu hết metadata đều có lợi cho bạn. Nó có thể giúp bạn tìm phiên bản mới nhất của tài liệu hoặc xem ai tạo tài liệu để bạn có thể hỏi họ về nó. Nó giúp theo dõi các chỉnh sửa hoặc bình luận trên tài liệu.
Nó cũng được chương trình Office và các chương trình khác dùng để làm việc với tài liệu. Ví dụ, Windows Explorer dùng thông tin để phân loại và sắp xếp tài liệu.
Tại sao tôi muốn xóa Metadata?
Quay lại bức thư bạn gửi cho cơ quan chức năng về chuyện đáng ngờ tại nơi làm việc. Bạn làm ẩn danh vì sợ bị trả đũa, hoặc chỉ không muốn liên quan hơn việc báo cho cơ quan biết. Đó là việc thổi còi (whistleblowing).
Bạn làm tất cả có thể: tạo email tạm, gửi từ máy tính công cộng tại thư viện để che dấu vết. Nhưng do metadata, tài liệu có thể chứa thông tin dùng để liên kết ngược lại bạn. Nó thậm chí có thể vẫn còn tên bạn.
Tệ hơn, các thay đổi bạn làm cho tài liệu, dù không còn nhìn thấy được, vẫn có thể nằm trong tài liệu. Nếu bạn viết một đoạn về điều gì đó cụ thể về bạn nhưng sau đó xóa nó vì nó có thể dùng để nhận diện bạn, nó vẫn có thể là một phần của tệp dưới dạng metadata.
Làm thế nào để xem Metadata của Office?
Dưới đây là danh sách các phương pháp để xem metadata gắn liền với tệp Word, Excel hoặc PowerPoint của bạn. Metadata xung quanh email gửi từ Outlook phức tạp hơn nhiều và nằm ngoài phạm vi bài viết này.
Xem Metadata trong Word, Excel hoặc PowerPoint
Với tài liệu, workbook hoặc bài thuyết trình mở mà bạn muốn kiểm tra:
- Nhấp vào File (Tệp) ở góc trên bên trái.
- Trên màn hình Info (Thông tin), bạn sẽ thấy nhiều thông tin như Kích thước, Trang, Từ, Tổng thời gian chỉnh sửa, Sửa đổi lần cuối, Tạo ngày, và Người liên quan trong số những dữ liệu khác.
- Dưới dữ liệu đó, nhấp vào Show All Properties (Hiển thị tất cả thuộc tính) để xem thêm dữ liệu.
LƯU Ý: Chú ý đến dữ liệu Template (Mẫu). Nếu bạn dùng mẫu có tên bạn hoặc tên công ty trong tên tệp, điều đó có thể bị theo dõi đến bạn.
Xem Metadata trong Windows Explorer
- Mở Windows Explorer và điều hướng đến nơi bạn lưu tệp.
- Chuột phải vào tệp và nhấp vào Properties (Thuộc tính).
- Trong cửa sổ Properties, nhấp vào tab Details (Chi tiết). Bạn sẽ thấy tất cả metadata trong danh sách gọn gàng, súc tích.
Xem tất cả Metadata cho tệp Word, Excel, hoặc PowerPoint
Ngôn ngữ đánh dấu mở rộng (XML) là định dạng mặc định để lưu trữ metadata trong máy tính. Nó đi kèm với mọi loại tệp và tệp Microsoft Office không ngoại lệ.
Xem các tài liệu XML này dễ ngạc nhiên. Hãy làm điều này với một tệp Word.
- Mở Windows Explorer và điều hướng đến nơi bạn lưu tệp.
- Tạo một bản sao của tệp, để không làm hỏng tệp gốc.
- Chọn bản sao và nhấn phím F2 hoặc chuột phải và chọn Rename (Đổi tên).
- Thay đổi phần mở rộng của tệp từ .docx thành .zip. Vâng, mỗi loại tệp Office kết thúc bằng x là một tệp nén chứa tài liệu XML. Bạn sẽ nhận được cảnh báo. Nhấp Yes (Có).
- Chuột phải vào tệp và chọn Extract All… (Giải nén tất cả).
- Trong cửa sổ mở ra, nó sẽ hỏi bạn muốn lưu tệp giải nén ở đâu và có muốn hiển thị tệp giải nén khi xong không. Giá trị mặc định là tốt. Nhấp Extract (Giải nén).
Khi giải nén xong, bạn sẽ thấy ba thư mục và một tệp XML. Khám phá trong các tệp này để xem thông tin gì được lưu trữ. Nếu bạn nhấp đúp vào tệp XML, nó có thể mở trong Internet Explorer.
Nó sẽ trông kỳ lạ, nhưng bạn nên có thể hiểu được ý nghĩa của hầu hết thông tin. Có hai tệp XML có thể chứa tên bạn: core.xml trong thư mục docProps, và document.xml và people.xml, cả hai trong thư mục word.
Cách xóa Metadata khỏi Microsoft Word, Excel, hoặc PowerPoint
Mất nhiều thời gian để đến đây, nhưng nếu bạn sẽ làm điều này, bạn nên biết chính xác tại sao. Hãy tiến hành.
Xóa Metadata trong Word, Excel, hoặc PowerPoint
- Nhấp vào File ở góc trên bên trái.
- Trên trang Info, nhấp vào Check for Issues (Kiểm tra vấn đề) ở bên trái, gần giữa trang.
- Nhấp vào Inspect Document (Kiểm tra tài liệu). Cửa sổ Document Inspector (Trình kiểm tra tài liệu) sẽ mở ra.
- Đảm bảo tất cả các hộp kiểm trong Document Inspector được tích, sau đó nhấp nút Inspect (Kiểm tra).
- Khi Document Inspector xong, bạn sẽ thấy thông tin về loại dữ liệu nó tìm thấy. Dấu tích xanh trong tròn nghĩa là không tìm thấy dữ liệu loại đó. Dấu chấm than đỏ nghĩa là tìm thấy dữ liệu loại đó. Bên cạnh mô tả loại dữ liệu đó, bạn sẽ thấy nút Remove All (Xóa tất cả).
- Nhấp vào nút đó để xóa tất cả dữ liệu loại đó. Có thể có nhiều nút này, nên cuộn xuống để đảm bảo bạn lấy hết chúng.
- Sau khi xóa metadata, bạn có thể muốn nhấp nút Reinspect (Kiểm tra lại), chỉ để chắc chắn nó không bỏ sót gì.
- Lưu tài liệu ngay để đảm bảo dữ liệu không được nhập lại.
Cách chắc chắn Metadata đã bị xóa
Làm theo các bước ở trên cho Xem tất cả Metadata trong Word, Excel, hoặc PowerPoint. Khi kiểm tra tệp core.xml, document.xml và people.xml, bạn sẽ thấy không còn dữ liệu cá nhân trong tài liệu.
Nếu bạn đổi phần mở rộng từ .zip về .docx, bạn sẽ có thể mở tệp bình thường trong Word trở lại.
Cách xóa Metadata trong Windows Explorer
Đây là phương pháp tốt nếu bạn muốn gỡ metadata khỏi nhiều tệp nhanh chóng. Làm điều này cho 2 hoặc nhiều tệp có thể hoàn thành trong vài giây.
- Mở Windows Explorer và điều hướng đến tệp bạn muốn xóa metadata. Chuột phải vào tệp và nhấp vào Properties.
- Trong cửa sổ Properties, nhấp vào tab Details sau đó nhấp vào Remove Properties and Personal Information (Xóa thuộc tính và thông tin cá nhân).
Bạn có thể xóa thông tin theo hai cách. Bạn có thể xóa metadata từ tệp gốc hoặc tạo bản sao của tệp không có metadata.
Xóa Metadata từ tệp gốc
- Chọn Remove the following properties from this file: (Xóa các thuộc tính sau khỏi tệp này:) sau đó tích chỉ các hộp bạn muốn hoặc nhấp nút Select All (Chọn tất cả). Sau đó nhấp OK.
Tạo bản sao không có Metadata
Điều này sẽ tạo bản sao của tệp và thêm từ Copy vào cuối tên tệp. Bản sao đó sẽ không có metadata nào liên quan.
- Trong cửa sổ Remove Properties, chọn Create a copy with all possible properties removed (Tạo bản sao với tất cả thuộc tính có thể bị xóa) sau đó nhấp nút OK.
- So sánh thuộc tính của bản gốc và bản sao để thấy sự khác biệt.
Đã an toàn chưa?
Điều này có nghĩa là bạn đã an toàn? Bạn không thể bị nhận diện từ tài liệu? Đó là khó nói. Điều bạn làm với tài liệu tiếp theo sẽ quyết định điều đó.
Bất kỳ xử lý kỹ thuật số nào thêm cho tài liệu, như gửi email, có thể thêm metadata trở lại chuỗi. Một lựa chọn khả thi là in tài liệu và gửi thư. Khó có thể lấy metadata từ giấy.