Mọi thứ bạn làm đều tạo ra dữ liệu ở đâu đó. Dữ liệu đó khi được thu thập và phân tích sẽ trở thành thông tin. Thông tin đó có thể cho ai đó biết nhiều hơn về bạn mà bạn có thể muốn họ biết.
Thông tin thu thập được theo thời gian có thể cho ai đó biết mọi thứ về bạn và có thể được sử dụng để giúp đỡ hoặc làm hại bạn. Dữ liệu này được gọi là siêu dữ liệu.
Siêu dữ liệu là gì?
Siêu dữ liệu là dữ liệu về dữ liệu. Bạn có ghét nó không khi mọi người sử dụng một từ để định nghĩa từ đó? Dữ liệu là những dữ kiện hoàn toàn khách quan. Nó không thể bị tranh chấp một cách hợp lý. Một là một và không là không. Nhiệt độ là như thế nào. Ngày hôm nay là ngày của ngày hôm nay. Bạn hiểu rõ.
Siêu dữ liệu là dữ kiện về một phần dữ liệu duy nhất. Hãy hoàn thiện điều này với ví dụ về cách viết một lá thư trong Microsoft Word.
Bạn đánh máy một lá thư để gửi cho các cơ quan chức năng về một việc gì đó đang xảy ra tại nơi làm việc là trái đạo đức, thậm chí có thể là bất hợp pháp. Vâng, chúng tôi đã giải quyết được ngay lập tức.
Chữ cái là thông tin được tạo ra từ các ký tự bạn gõ theo một thứ tự nhất định. Các ký tự bạn đã nhập được tạo bởi một loạt các số một và các số 0. Các số một và số 0 là dữ liệu tạo nên thông tin trong bức thư.
Khi các chữ cái và số 0 được chuyển thành chữ cái, sẽ có dữ liệu khác về chữ cái đó sẽ được tạo. Một số siêu dữ liệu đó bao gồm thời điểm bạn nhập thư, ai đã nhập thư, thời điểm lưu lại, phiên bản Word được tạo trong phiên bản Word nào, tất cả đều là dữ liệu về dữ liệu hoặc siêu dữ liệu.
Siêu dữ liệu làm gì?
Trong Microsoft Office, hầu hết siêu dữ liệu chỉ mang lại lợi ích cho bạn. Nó có thể giúp bạn tìm thấy phiên bản mới nhất của tài liệu hoặc xem ai đã tạo ra tài liệu đó để bạn có thể đặt câu hỏi cho họ về nó. Nó giúp lưu lại các chỉnh sửa hoặc nhận xét trên tài liệu.
Nó cũng được sử dụng bởi chương trình Office và các chương trình khác để làm việc với tài liệu. Ví dụ:Windows Explorer sử dụng thông tin để phân loại và sắp xếp tài liệu.
Tại sao tôi muốn xóa siêu dữ liệu?
Hãy quay lại bức thư bạn đang gửi cho các tổ chức từ thiện về một điều gì đó sơ sài đang diễn ra tại nơi làm việc. Bạn đang làm điều này một cách ẩn danh vì bạn sợ bị trừng phạt hoặc bạn chỉ không muốn dính líu đến việc đưa ra sự chú ý của chính quyền. Đó là lời tố giác.
Bạn cố gắng tìm kiếm một địa chỉ e-mail tạm thời và gửi từ một máy tính công cộng tại thư viện để theo dõi các dấu vết của bạn. Do siêu dữ liệu, tài liệu có thể có thông tin có thể được sử dụng để liên kết nó lại với bạn. Nó thậm chí có thể vẫn có tên của bạn gắn liền với nó.
Thậm chí tệ hơn, những thay đổi bạn đã thực hiện đối với tài liệu, mặc dù bạn có thể nhìn thấy những thay đổi nhỏ hơn đối với tài liệu, vẫn có thể có trong tài liệu. Nếu bạn đã viết một đoạn mô tả cụ thể cho bạn nhưng sau đó xóa nó đi vì nó có thể được sử dụng để nhận dạng bạn, nó vẫn có thể là một phần của tệp ở dạng siêu dữ liệu.
Làm cách nào để tôi có thể xem siêu dữ liệu Office?
Sau đây là danh sách các phương pháp để xem siêu dữ liệu nào được đính kèm vào tệp Word, Excel hoặc PowerPoint của bạn. Siêu dữ liệu xung quanh email từ Outlook phức tạp hơn nhiều và nằm ngoài phạm vi của bài viết này.
Xem siêu dữ liệu trong Word, Excel hoặc PowerPoint
Khi mở tài liệu, sổ làm việc hoặc bản trình bày mà bạn muốn kiểm tra:
Nhấp vào Tệp ở góc trên bên trái.
Trên Thông tin trên màn hình, bạn sẽ thấy nhiều thông tin như Kích thước, Trang, Từ, Tổng thời gian chỉnh sửa, Sửa lần cuối, Đã tạo và Những người có liên quan trong số các dữ liệu khác.
Trong dữ liệu đó, nhấp vào Hiển thị tất cả các thuộc tính để xem thêm dữ liệu.
LƯU Ý: Chú ý đến dữ liệu Mẫu. Nếu bạn đã sử dụng một mẫu có tên của bạn hoặc tên công ty trong tên tệp của nó, mẫu đó có thể được theo dõi cho bạn.
Xem siêu dữ liệu trong Windows Explorer
Mở Windows Explorer và điều hướng đến nơi bạn đã lưu tệp.
Nhấp chuột phải vào tệp và nhấp vào Thuộc tính .
Trong cửa sổ Thuộc tính, nhấp vào Chi tiết chuyển hướng. Bạn sẽ thấy tất cả siêu dữ liệu trong danh sách ngắn gọn và súc tích.
Xem tất cả siêu dữ liệu cho tệp Word, Excel hoặc PowerPoint
Ngôn ngữ đánh dấu mở rộng (XML) là tài liệu defacto để lưu trữ siêu dữ liệu trong máy tính. Nó đi kèm với tất cả các loại tệp và tệp Microsoft Office cũng không ngoại lệ.
Việc xem các tài liệu XML này dễ dàng một cách đáng ngạc nhiên. Hãy chấm việc này với tệp Word.
- Mở WindowsExplorer và điều hướng đến nơi bạn đã lưu tệp.
- Tạo một bản sao của tệp để bạn không vô tình làm hỏng tệp gốc.
- Chọn tệp sao chép và nhấn vào F2 trên bàn phím của bạn hoặc nhấp chuột phải vào tệp và chọn Đổi tên .
Thay đổi phần mở rộng của tệp từ .docx sang .zip . Có, mỗi loại tệp Office kết thúc bằng x là một tệp nén chứa các tài liệu XML. Bạn sẽ nhận được cảnh báo về việc làm này. Nhấp vào Có .
Nhấp chuột phải vào tệp và chọn Giải nén tất cả…
Trong cửa sổ mở ra, nó sẽ hỏi bạn nơi bạn muốn lưu các tệp đã giải nén và bạn có muốn hiển thị các tệp đã giải nén khi hoàn tất hay không. Các giá trị mặc định là tốt. Nhấp vào Trích xuất .
Sau khi giải nén xong, bạn sẽ thấy ba thư mục và một tệp XML. Khám phá các tệp này để xem thông tin nào được lưu trữ ở đó. Nếu bạn nhấp đúp vào tệp XML, tệp này có thể sẽ mở trong Internet Explorer.
Nó trông sẽ kỳ quặc, nhưng bạn sẽ có thể biết hầu hết các thông tin có nghĩa là gì. Có hai tệp XML có thể chứa tên của bạn: core.xml trong docProps thư mục và document.xml và people.xml , cả trong word thư mục.
Cách xóa siêu dữ liệu khỏi Microsoft Word, Excel hoặc PowerPoint
Phải mất một thời gian dài để đến được đây, nhưng nếu bạn định làm điều gì đó như thế này, bạn nên biết chính xác tại sao. Hãy bắt đầu với nó.
Xóa siêu dữ liệu trong Word, Excel hoặc PowerPoint
Nhấp vào Tệp ở góc trên bên trái.
Trên Thông tin , nhấp vào Kiểm tra sự cố ở bên trái, gần giữa trang.
Nhấp vào Kiểm tra tài liệu . Người kiểm tra tài liệu cửa sổ sẽ mở ra.
Đảm bảo rằng tất cả các hộp kiểm trong Trình kiểm tra tài liệu đều được chọn, sau đó nhấp vào nút Kiểm tra nút.
Sau khi Trình kiểm tra tài liệu hoàn tất, bạn sẽ thấy thông tin về loại dữ liệu mà Trình kiểm tra tài liệu tìm thấy. Dấu kiểm màu xanh lá cây trong một vòng tròn có nghĩa là nó không tìm thấy dữ liệu nào thuộc loại đó. Dấu chấm than màu đỏ có nghĩa là nó đã tìm thấy dữ liệu thuộc loại đó. Bên cạnh mô tả của loại dữ liệu đó, bạn sẽ thấy nút Xóa tất cả cái nút.
Nhấp vào đó để xóa tất cả dữ liệu thuộc loại đó. Có thể có một số nút trong số này, vì vậy hãy cuộn xuống để đảm bảo bạn nhận được tất cả chúng.
Sau khi xóa siêu dữ liệu, bạn có thể muốn nhấp vào Hoàn nguyên , chỉ để đảm bảo rằng nó không bỏ sót bất kỳ thứ gì.
Lưu tài liệu của bạn ngay bây giờ để đảm bảo dữ liệu không bị nhập lại.
Cách chắc chắn Siêu dữ liệu đã bị xóa
Thực hiện các bước ở trên để Xem tất cả siêu dữ liệu trong Word, Excel hoặc PowerPoint . Khi kiểm tra các tệp core.xml, document.xml vàpeople.xml, bạn sẽ thấy rằng không có dữ liệu cá nhân trong tài liệu.
Nếu bạn thay đổi lại phần mở rộng từ .zip thành .docx, bạn sẽ có thể mở lại tệp bình thường trong Word.
Cách xóa siêu dữ liệu trong Windows Explorer
Đây là một phương pháp tốt nếu bạn muốn loại bỏ siêu dữ liệu khỏi các tệp chung một cách nhanh chóng. Việc này cho 2 tệp trở lên có thể được thực hiện trong vài giây ngắn ngủi.
Mở Windows Explorer và điều hướng đến tệp bạn muốn xóa siêu dữ liệu. Nhấp chuột phải vào tệp và nhấp vào Thuộc tính .
Trong cửa sổ Thuộc tính, nhấp vào Chi tiết sau đó nhấp vào Xóa thuộc tính và thông tin cá nhân .
Bạn có thể xóa thông tin theo hai cách. Bạn có thể xóa siêu dữ liệu khỏi tệp gốc hoặc tạo bản sao của tệp mà không có bất kỳ siêu dữ liệu nào.
Xóa siêu dữ liệu khỏi tệp gốc
Chọn Xóa các thuộc tính sau khỏi tệp này: sau đó chỉ chọn các hộp bạn muốn hoặc nhấp vào Chọn Tất cả cái nút. Sau đó nhấp vào OK .
Tạo bản sao không có siêu dữ liệu
Thao tác này sẽ tạo một bản sao của tệp và thêm từ Sao chép ở cuối tên tệp. Bản sao đó sẽ không có bất kỳ siêu dữ liệu nào được liên kết với nó.
Trong Xóa thuộc tính cửa sổ, chọn Tạo acopy với tất cả các thuộc tính có thể bị xóa sau đó nhấp vào nút OK nút.
So sánh các thuộc tính của bản gốc và bản sao để tìm ra sự khác biệt.
Trong sáng?
Điều này có nghĩa là bạn hiểu rõ? Bạn không thể được xác định bây giờ từ tài liệu? Điều đó thật khó nói. Những gì bạn làm với tài liệu tiếp theo sẽ xác định điều đó.
Bất kỳ quá trình xử lý kỹ thuật số nào khác đối với tài liệu, chẳng hạn như gửi qua email, có thể thêm siêu dữ liệu trở lại chuỗi. Một lựa chọn khả thi là in tài liệu và gửi qua đường bưu điện. Rất khó để lấy siêu dữ liệu từ giấy.