Nếu bạn như tôi, sống một cuộc sống không cần Microsoft Office là một cuộc sống tốt đẹp. Có lẽ bạn đã sắp xếp chiến lược mọi khía cạnh cuộc sống để không bao giờ phải dành tám giờ một ngày làm việc trên các sản phẩm Microsoft Office. Hoặc bạn đã thuyết phục các thành viên trong nhóm chuyển sang các giải pháp tốt hơn.
Nhưng đôi khi, "mưa rơi ngay cả trên thiên đường". Bạn có thể nhận được tài liệu Office quan trọng như bài thuyết trình PowerPoint hoặc bảng tính Excel ở định dạng gốc từ người quan trọng. Và bạn chính xác không có thời gian để dạy họ cách chia sẻ PDF đúng cách.
Trong những lúc như vậy, bạn cần một cách đơn giản, miễn phí để xem tài liệu Office (và có thể thực hiện một vài thay đổi nhỏ). Tin tốt là bạn có thể làm tất cả điều đó mà không bao giờ rời khỏi trình duyệt Chrome. Không cần "làm ô nhiễm" máy Windows hoặc Mac với bộ cài Office, hay ứng dụng của bên thứ ba. Bạn thậm chí không cần tải tệp xuống ổ cứng để xem.
Bạn có thể làm gì?
Sử dụng các tiện ích được giới thiệu dưới đây, bạn sẽ có thể:
- Xem trước tài liệu Office gặp phải trên mạng trực tiếp trong trình duyệt Chrome. Không cần tải tệp.
- Xem trước tài liệu Office nhận được dưới dạng tệp đính kèm.
- Xem tài liệu Office đã lưu trên bộ nhớ PC hoặc Mac.
- Chỉnh sửa tài liệu Office cục bộ trong Chrome mà không thay đổi định dạng hoặc tải lên bộ ứng dụng Google Drive.
Dành cho tài liệu trực tuyến: Docs Online Viewer
Docs Online Viewer là tiện ích Chrome cho phép bạn xem trước nhiều định dạng tài liệu trực tiếp trong trình duyệt.
Khi bạn gặp liên kết đến tài liệu được hỗ trợ, bạn sẽ thấy một biểu tượng đám mây màu xanh dương nhỏ bên cạnh liên kết (như trên trang tìm kiếm Google).
Nhấp vào nó và tài liệu sẽ mở ở chế độ chỉ xem ngay tại đó.
Các định dạng Office kinh điển (DOC, DOCX, PPT, PPTX, XLS, XLSX) đều được hỗ trợ. Bạn cũng tìm thấy hỗ trợ cho CSV, Pages, PDF, RTF và nhiều hơn nữa. Docs Online Viewer thực chất sử dụng trình xem tài liệu của chính Google. Nó chỉ bỏ qua giao diện Google Drive và hiển thị trực tiếp tài liệu cho bạn. Bạn có thể bôi đen và sao chép văn bản. Để lưu tài liệu dưới dạng PDF, hãy dùng tính năng In của Chrome và chọn Lưu sebagai PDF.
Từ cài đặt tiện ích, bạn có thể bật tùy chọn mở tài liệu trong tab mới.
Dành cho tài liệu trong Gmail: Bộ ứng dụng Google
Nếu bạn dùng giao diện web Gmail trên Chrome, bạn không cần tiện ích của bên thứ ba để xem trước tài liệu Office.
Khi nhận email có tệp đính kèm Office, bạn sẽ thấy bản xem trước phong phú ở cuối email (phần tệp đính kèm).
Chỉ cần di chuột qua khung đó và nhấp vào tiêu đề tài liệu. Bạn sẽ thấy bản xem trước tài liệu dưới dạng lớp phủ. Nhấp vào nút menu và chọn Mở trong tab mới để mở tài liệu trong tab khác.
Từ đây, bạn cũng có thể lưu tài liệu dưới dạng PDF bằng cách nhấp nút In và chọn Lưu dưới dạng PDF từ cửa sổ bật lên.
Nếu muốn chỉnh sửa tài liệu, nhấp vào nút Mở với... ở trên cùng. Tùy theo định dạng tài liệu, ứng dụng Google liên quan sẽ hiện ra. Ví dụ, nếu bạn xem trước tài liệu Word, bạn sẽ có tùy chọn mở trong Google Docs. Khi làm vậy, tài liệu sẽ mở trong tab mới.
Dành cho tài liệu cục bộ: Office Editing for Docs, Sheets & Slides
Docs Online Viewer cho phép xem trước tài liệu trên web. Gmail có xem trước tích hợp cho tệp Office. Nhưng tài liệu bạn đã tải xuống máy tính thì sao?
Xem trước hoặc chỉnh sửa trực tiếp trong giao diện web Google Drive khá khó khăn. Bạn phải tải lên, chúng được chuyển đổi sang định dạng Google Suite, rồi bạn phải xuất lại. May mắn thay, Google có một tiện ích chuyên biệt để xem và chỉnh sửa tài liệu Office ngoại tuyến – mà không thay đổi định dạng.
Sau khi cài đặt tiện ích Office Editing, mở tab mới trong Chrome, kéo thả tệp vào cửa sổ, và nó sẽ mở ra. Bạn có thể dừng lại ở đó; xem tài liệu Word và sao chép văn bản nếu muốn.
Bạn cũng có thể tiến hành chỉnh sửa tài liệu. Trang sẽ nhắc bạn lưu tài liệu.
Chọn vị trí, đặt tên và tài liệu với các thay đổi sẽ được lưu.
Phần tuyệt vời nhất là từ nay về sau, tất cả thay đổi bạn thực hiện sẽ được lưu tự động vào tệp đó – cục bộ.
Điều này nghe có vẻ nhỏ, nhưng nó tạo ra quy trình làm việc tuyệt vời và mở ra một thế giới hoàn toàn mới của việc chỉnh sửa tài liệu Office liền mạch. Dưới đây là một vài ưu điểm:
- Không cần tải xuống và cài đặt ứng dụng của bên thứ ba.
- Không cần nhập hoặc tải tệp lên tài khoản Google cá nhân.
- Mở và chỉnh sửa tệp Office mà không làm rối định dạng.
Có, bạn vẫn dùng bộ ứng dụng Google để chỉnh sửa tài liệu – bộ ứng dụng này không có nhiều tính năng bằng Office, nhưng miễn là bạn chỉ làm chỉnh sửa cơ bản, thì nó đủ tốt.
Dành cho các tình huống nâng cao
Đối với chỉnh sửa cơ bản, tiện ích Office Editing của Google đã đủ. Nhưng nếu bạn muốn chỉnh sửa bảng tính Excel phức tạp mà không muốn trả tiền cho Microsoft Office? Lựa chọn tốt nhất hiện nay là tải bộ ứng dụng miễn phí LibreOffice. Hoặc bạn cũng có thể thử Microsoft Office Online.
Đã bao lâu bạn từ bỏ bộ Microsoft Office? Quy trình làm việc tài liệu của bạn hiện nay trông như thế nào? Bạn xử lý như thế nào với đồng nghiệp vẫn còn dùng tài liệu Office? Hãy chia sẻ với chúng tôi trong phần bình luận bên dưới.