Nếu bạn giống tôi, sống một cuộc sống không có Microsoft Office là một cuộc sống tốt. Có thể bạn đã thiết kế một cách chiến lược mọi khía cạnh của cuộc sống để không bao giờ phải dành tám giờ mỗi ngày để làm việc trên các sản phẩm Microsoft Office. Hoặc bạn đã thuyết phục các thành viên trong nhóm của mình chuyển sang các giải pháp khác tốt hơn.
Nhưng đôi khi, trời mưa ngay cả trên thiên đường. Bạn có thể thấy rằng ai đó quan trọng gửi cho bạn tài liệu Microsoft Office như bản trình bày PowerPoint hoặc bảng tính Excel ở định dạng ban đầu. Và bạn chỉ không có thời gian để dạy họ về quy tắc chia sẻ PDF thích hợp.
Trong những lúc như thế này, bạn cần một cách đơn giản, miễn phí để xem tài liệu Office (và có thể thực hiện một vài thay đổi nhỏ). Tin tốt là bạn có thể làm tất cả những điều đó mà không cần rời khỏi trình duyệt Chrome của mình. Không cần làm ô nhiễm máy Windows hoặc Mac của bạn bằng trình cài đặt Office hoặc ứng dụng của bên thứ ba. Bạn thậm chí sẽ không cần tải tệp xuống ổ cứng để xem chúng.
Bạn có thể làm gì?
Sử dụng các tiện ích mở rộng được đánh dấu bên dưới, đây là những gì bạn có thể thực hiện:
- Xem trước các tài liệu Office bạn xem trực tuyến ngay trong trình duyệt Chrome. Không cần tải xuống các tệp.
- Xem trước các tài liệu Office bạn nhận được dưới dạng tệp đính kèm.
- Xem các tài liệu Office mà bạn đã lưu vào bộ nhớ PC hoặc Mac của mình.
- Chỉnh sửa tài liệu Office cục bộ trong Chrome mà không cần thay đổi định dạng hoặc tải lên bộ Google Drive.
Đối với Tài liệu Trực tuyến:Trình xem Tài liệu Trực tuyến
Docs Online Viewer là một tiện ích mở rộng của Chrome cho phép bạn xem trước nhiều định dạng tài liệu khác nhau ngay trong trình duyệt Chrome.
Bất cứ khi nào bạn gặp một liên kết đến một tài liệu được hỗ trợ, bạn sẽ thấy một biểu tượng tài liệu đám mây nhỏ màu xanh lam bên cạnh liên kết (giống như trong trang tìm kiếm của Google).
Nhấp vào nó và tài liệu sẽ mở ở chế độ chỉ xem ngay tại đó.
Các định dạng tài liệu Office cổ điển (DOC, DOCX, PPT, PPTX, XLS, XLSX) được hỗ trợ. Bạn cũng sẽ tìm thấy hỗ trợ cho CSV, Pages, PDF, RTF và hơn thế nữa. Docs Online Viewer thực sự sử dụng trình xem tài liệu của riêng Google. Nó chỉ bỏ qua giao diện người dùng Google Drive và hiển thị trực tiếp tài liệu cho bạn. Bạn sẽ có thể đánh dấu văn bản và sao chép nó. Để lưu tài liệu dưới dạng PDF, hãy sử dụng tính năng In của Chrome và chọn Lưu dưới dạng PDF.
Từ cài đặt của tiện ích, bạn có thể bật các tùy chọn để mở tài liệu trong tab mới.
Đối với Tài liệu trong Gmail:Google Suite
Nếu bạn đang sử dụng chế độ xem web của Gmail trong Chrome, bạn không cần tiện ích mở rộng của bên thứ ba để xem trước các tài liệu Office.
Khi nhận được email có đính kèm tài liệu Office, bạn sẽ thấy bản xem trước phong phú cho tài liệu đó ở cuối email (phần tệp đính kèm).
Chỉ cần di chuột qua hộp và nhấp vào nơi bạn thấy tiêu đề của tài liệu. Bạn sẽ thấy bản xem trước của tài liệu dưới dạng lớp phủ. Nhấp vào nút trình đơn và chọn Mở trong tab mới để mở tài liệu trong một tab khác.
Từ đây, bạn cũng có thể lưu tài liệu dưới dạng PDF bằng cách nhấp vào nút In và chọn Lưu dưới dạng PDF từ cửa sổ bật lên.
Nếu bạn muốn chỉnh sửa tài liệu, hãy nhấp vào nút Mở bằng ... nút trên cùng. Tùy thuộc vào định dạng tài liệu, ứng dụng Google có liên quan sẽ hiển thị ở đây. Ví dụ:nếu bạn đang xem trước tài liệu Word, bạn sẽ nhận được tùy chọn để mở trong Google Tài liệu. Khi bạn làm điều đó, tài liệu sẽ mở trong một tab mới.
Đối với Tài liệu Cục bộ:Chỉnh sửa Office cho Tài liệu, Trang tính &Trang trình bày
Docs Online Viewer cho phép bạn xem trước các tài liệu trên web. Gmail có bản xem trước tích hợp cho các tệp Office. Nhưng còn những tài liệu bạn đã tải xuống PC hoặc Mac của mình thì sao?
Việc xem trước hoặc chỉnh sửa chúng trực tiếp trong giao diện web của Google Drive thật khó một cách đáng ngạc nhiên. Bạn phải tải chúng lên, chúng được chuyển đổi sang định dạng của Google Suite và sau đó bạn phải xuất chúng trở lại. Rất may, Google có một tiện ích mở rộng được thiết kế đặc biệt để xem và chỉnh sửa tài liệu Office ngoại tuyến - mà không thay đổi định dạng.
Sau khi bạn đã tải xuống tiện ích mở rộng Chỉnh sửa Office, hãy mở một tab mới trong Chrome, kéo tệp qua cửa sổ và nó sẽ mở ra. Bạn có thể kết thúc mọi thứ ở đó; xem tài liệu Word đó và sao chép văn bản nếu bạn muốn.
Bạn cũng có thể tiếp tục và bắt đầu chỉnh sửa tài liệu. Trang sẽ nhắc bạn lưu tài liệu.
Chọn một địa điểm, đặt tên và tài liệu có các thay đổi sẽ được lưu.
Phần tốt nhất là về sau, tất cả các thay đổi bạn thực hiện sẽ được lưu tự động vào tệp đó - cục bộ.
Đây có vẻ là một việc nhỏ, nhưng đó là một quy trình làm việc tuyệt vời và mở ra một thế giới hoàn toàn mới về chỉnh sửa tài liệu Office liền mạch. Dưới đây là một số ưu điểm:
- Không cần tải xuống và cài đặt ứng dụng của bên thứ ba.
- Không cần nhập hoặc tải tệp lên tài khoản Google cá nhân của bạn.
- Mở tệp Office và chỉnh sửa mà không làm sai định dạng.
Có, bạn vẫn đang sử dụng bộ phần mềm của Google để chỉnh sửa tài liệu không có nhiều tính năng, nhưng miễn là bạn đang thực hiện các chỉnh sửa cơ bản, điều này sẽ ổn.
Dành cho các tình huống nâng cao
Để chỉnh sửa cơ bản, tiện ích mở rộng Văn phòng Chỉnh sửa của Google là đủ. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu bạn muốn chỉnh sửa một trang tính Excel phức tạp mà không phải trả tiền cho Microsoft Office. Lựa chọn tốt nhất lúc này là tải xuống bộ LibreOffice miễn phí. Ngoài ra, hãy thử Microsoft Office Online.
Đã bao lâu rồi kể từ khi bạn từ bỏ bộ Microsoft Office? Dòng công việc tài liệu của bạn bây giờ trông như thế nào? Làm thế nào để bạn đối phó với đồng nghiệp vẫn xử lý các tài liệu Office? Chia sẻ với chúng tôi trong các bình luận bên dưới.