Mọi người thường xuyên tìm cách hợp lý hóa các quy trình, tối đa hóa năng suất và quản lý quy trình làm việc của họ. Kanban là một quy trình phổ biến thực hiện tất cả những điều đó.
Được phát triển bởi một kỹ sư Toyota, nó có nguồn gốc từ lĩnh vực sản xuất. Tuy nhiên, nhiều công ty công nghệ hiện sử dụng Kanban để đáp ứng các mục tiêu phát triển.
Kanban Hoạt động như thế nào?
Ưu tiên công việc là một trong những khái niệm chính của Kanban. Hãy nghĩ về lượng yêu cầu của người dùng liên tục sau khi phát hành phần mềm. Trong trường hợp đó, những người sử dụng Kanban hình dung quy trình làm việc trên bảng Kanban. Họ cũng thực hiện cách tiếp cận theo nhóm để chỉ định mức độ ưu tiên cho từng yêu cầu của người dùng hoặc trách nhiệm khác. Vì Kanban rất linh hoạt, không có thời hạn hoàn thành nhiệm vụ nào được ấn định. Thêm vào đó, việc định vị lại thường xảy ra.
Có rất nhiều lợi ích liên quan đến Kanban. Chúng bao gồm tăng năng suất cho toàn bộ nhóm và giảm tỷ lệ lãng phí tài nguyên. Các cá nhân cũng báo cáo sự tập trung tăng lên. Nghe có vẻ tuyệt vời, phải không?
Dưới đây, chúng tôi sẽ xem xét một số tiện ích mở rộng của Chrome để giúp bạn hiểu về Kanban. Chúng sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc biến Kanban thành một phần trong cuộc sống hàng ngày của bạn.
1. Kéo
Bạn cảm thấy mệt mỏi khi phải sắp xếp qua một hộp thư Gmail hỗn loạn liên tục? Kanban tiết lộ những ưu tiên khả thi nhất.
Kéo là một ứng dụng cho phép bạn áp dụng các nguyên tắc tổ chức cho Gmail. Các nhà phát triển của nó tin rằng có một mối quan hệ chặt chẽ giữa email và danh sách việc cần làm. Trên thực tế, nhiều nhiệm vụ được giao của bạn có thể bắt nguồn từ email. Biến những nhiệm vụ đó thành một bảng Kanban trong Gmail.
Ứng dụng cũng cung cấp Bảng nhóm kéo, hay còn được gọi là hộp thư đến của nhóm. Trong khi sử dụng chúng, bạn có thể cộng tác với những người khác. Đặt nhiệm vụ thành nhóm, nhận xét và trả lời email. Phiên bản miễn phí của tiện ích mở rộng Chrome này cung cấp chức năng kéo và thả và một bảng. Phiên bản này cho phép một bảng có tối đa ba cột.
Ngoài ra còn có các phiên bản trả phí của Kéo. Chúng cho phép bạn thêm công việc vào Gmail, tạo danh sách kiểm tra và tạo bảng không giới hạn mà không có giới hạn cột.
2. Kanbanchi
Bên cạnh hoạt động với Chrome, ứng dụng dựa trên Kanban này còn cải tiến G-Suite, phiên bản của Gmail và Google Drive dành cho doanh nghiệp. Phụ thuộc vào các nhóm tại các thương hiệu lớn như eBay và Netflix, ứng dụng này tối đa hóa tinh thần đồng đội. Tạo bảng với danh sách và thẻ Kanban để quản lý công việc một cách trực quan. Tính năng theo dõi thời gian tích hợp cho phép bạn đánh giá thời gian dành cho việc hoàn thành công việc.
3. Trello
Giống như các ứng dụng ở trên, Trello cho phép bạn tạo bảng Kanban với danh sách và thẻ cho quy trình làm việc trực quan. Thêm nhận xét và tệp vào mỗi thẻ để cung cấp thêm chi tiết hoặc thảo luận về một chủ đề. Để cắt giảm các cuộc họp dự án kéo dài, hãy chỉ định các hội đồng để cập nhật dự án. Họ cho phép mọi người trong nhóm nhìn thấy những gì đang diễn ra trong một tổ chức khi nó xảy ra.
Sau khi thêm tiện ích mở rộng Trello vào trình duyệt Chrome, bạn không cần phải vào Trello để viết thẻ mới. Chỉ cần ở trong trình duyệt. Cần truy cập vào một hội đồng quản trị? Thực hiện trên thanh địa chỉ như thể bạn đang thực hiện tìm kiếm trên Google.
4. Công cụ Kanban
Tiện ích mở rộng này có một cái tên không có gì đặc biệt, nhưng nó là công cụ ưa thích của các thương hiệu như Expedia và Xerox. Các thẻ đầy màu sắc trên bảng Kanban ảo cho phép bạn lập kế hoạch cho các quy trình của mình. Chọn giữa chức năng kéo và thả bằng chuột của bạn hoặc sử dụng máy tính bảng cảm ứng. Đưa ra các giới hạn đối với công việc đang thực hiện để tránh tắc nghẽn.
Phân tích tích hợp cho phép bạn theo dõi và cải thiện hiệu quả. Theo dõi nhiều dự án trên một bảng nếu cần. Dựa trên dữ liệu từ công việc trước đây, công cụ dự đoán ngày hoàn thành cho các nhiệm vụ hiện tại đang thực hiện. Tính năng phân tích này rất hữu ích nếu bạn có nhiều thói quen giống nhau hoặc lặp đi lặp lại.
Ngoài khả năng tương thích với Chrome, Công cụ Kanban hoạt động với Google Drive, OneDrive, Dropbox và Box.
5. Sắp xếp
Bạn có thể biết ứng dụng này và tiện ích bổ sung của Chrome như công cụ cho nhân viên bán hàng. Tuy nhiên, nó có những lợi ích để tận hưởng bất kể công việc của bạn là gì. Đó là một khả năng khác đưa Kanban vào Gmail.
Kéo và thả email vào danh sách theo chủ đề được phân loại theo mức độ ưu tiên. Sau đó, bạn có thể giải quyết chúng nhanh chóng và tiến gần hơn đến Inbox Zero. Không thể trả lời email ngay lập tức? Đừng lo lắng. Kéo nó vào danh sách việc cần làm và tự nhắc mình viết lại sau.
Sortd có một lớp thông minh, còn được gọi là Smart Skin. Bật và tắt nó khi cần thiết, tùy thuộc vào ngày làm việc của bạn và những gì nó đòi hỏi. Bạn thậm chí có thể chỉnh sửa các dòng chủ đề của email, đặt cho chúng các tiêu đề theo định hướng nhiệm vụ. Ứng dụng cũng cung cấp một danh sách theo dõi. Thêm các mục vào đó để bạn không quên liên hệ với mọi người. Bạn có thể liên hệ với họ để củng cố mối quan hệ, yêu cầu lời khuyên hoặc cả hai.
6. Khoe
Giống như nhiều người, bạn có thể khó hình dung tiến độ của nhiều dự án cùng một lúc. Breeze làm cho sự cần thiết đó trở nên dễ dàng hơn bằng cách cho phép bạn nhanh chóng tạo các bảng chia nhỏ các chi tiết cụ thể.
Ví dụ, bạn có thể tạo thẻ Kanban cho từng bước của quy trình và giao nhiệm vụ cho nhiều người. Ngoài ra, hãy xem khoảng thời gian từ khi phân phối đến khi hoàn thành nhiệm vụ.
Bạn là một người làm việc tự do hay một người có một doanh nghiệp với một vài nhân viên? Hãy để Breeze loại bỏ sự không chắc chắn khi làm những gì cần thiết để hoàn thành công việc thông qua một danh sách việc cần làm ngày càng tăng. Các chỉ số nội bộ cho phép bạn phát hiện các nhiệm vụ tốn quá nhiều thời gian, sau đó thực hiện các thay đổi tích cực.
Trong khi làm việc với tiện ích mở rộng của Chrome, hãy thử các công cụ hữu ích như lịch và chức năng theo dõi thời gian. Sau đó, bạn có thể đáp ứng thời hạn và đảm bảo sử dụng ngày công của mình một cách thông minh và hiệu quả.
7. Kerika
Bảng nhiệm vụ Kerika cho phép bạn tìm hiểu một số điều về một dự án chỉ trong nháy mắt. Xem ngày sửa đổi mới nhất, cùng với số lượng và tên của người dùng có quyền truy cập.
Ngoài việc cung cấp vị trí cho các nhiệm vụ, Kerika có bảng trắng ảo giúp đơn giản hóa các phiên động não. Nó cũng cung cấp các hộp trò chuyện tích hợp sẵn cho tất cả các ý tưởng và trách nhiệm. Sau đó, cân nhắc một cái gì đó cụ thể là một quá trình không đau đớn.
Còn về phần đính kèm tệp cho các dự án? Kerika cũng có những thứ đó. Tương thích với Google Drive và Box, Kerika tự động tải tệp đính kèm dự án lên các dịch vụ đó cho bạn. Tất cả các thành viên trong nhóm nhận được chúng đều có đặc quyền đọc và ghi.
Trong khi sử dụng tiện ích mở rộng của Chrome, bạn thấy các cuộc trò chuyện dưới dạng email. Trả lời từ hộp thư đến của bạn và xem cách đầu vào xuất hiện trên bảng Kerika. Bạn cũng có thể đặt thông báo thông minh. Chúng giúp bạn bắt kịp tiến độ mà không gửi nội dung không liên quan.
Khi giao dịch với bảng Kanban chứa hàng trăm thẻ, hãy sử dụng tính năng gắn thẻ và tìm kiếm để tìm thấy thứ bạn cần trong vài giây. Bạn thậm chí có thể xuất bảng Kanban từ Chrome sang Excel.
Bạn sẽ sử dụng Kanban như thế nào trong tuần này?
Các tiện ích mở rộng Chrome (và ứng dụng) giàu tính năng này rất lý tưởng để gói gọn đầu và quy trình làm việc của bạn xung quanh các khái niệm Kanban.
Hãy thử chúng nếu bạn đã lên kế hoạch kết hợp Kanban vào thói quen của mình trong một thời gian. Chúng cũng rất tuyệt nếu bạn chỉ mới học về Kanban gần đây. Trong cả hai trường hợp, chúng thỏa mãn sự tò mò của bạn và cho bạn thấy cách Kanban có thể tối đa hóa năng suất.
Để biết thêm các mẹo về Kanban, đây là cách sử dụng Kanban để quản lý GTD.