Con người luôn tìm cách hợp lý hóa quy trình, tối đa hóa năng suất và quản lý quy trình làm việc. Kanban là một quy trình phổ biến làm được tất cả những điều đó.
Được phát triển bởi một kỹ sư Toyota, nó xuất phát từ ngành sản xuất. Tuy nhiên, nhiều công ty công nghệ hiện nay dùng Kanban để đạt mục tiêu phát triển.
Cách Kanban hoạt động
Ưu tiên tác vụ là một trong những khái niệm chính của Kanban. Hãy nghĩ về luồng yêu cầu người dùng liên tục sau một bản phát hành phần mềm. Trong kịch bản đó, những người dùng Kanban hình dung quy trình làm việc trên bảng Kanban. Họ cũng dùng cách tiếp cận nhóm để gán mức ưu tiên cho từng yêu cầu người dùng hoặc trách nhiệm khác. Vì Kanban linh hoạt, không có hạn chót cố định cho hoàn thành tác vụ. Thêm vào đó, việc ưu tiên lại thường xuyên xảy ra.
Có nhiều lợi ích liên quan đến Kanban. Chúng bao gồm tăng năng suất cho toàn bộ nhóm và giảm lãng phí tài nguyên. Cá nhân cũng báo cáo tăng sự tập trung. Nghe tuyệt vời, phải không?
Dưới đây, chúng ta sẽ xem một vài tiện ích Chrome giúp bạn hiểu Kanban. Chúng sẽ giúp Kanban trở thành một phần của cuộc sống hàng ngày.
1. Drag
Chán sắp xếp hộp thư Gmail hỗn loạn mãi mãi? Kanban tiết lộ ưu tiên khả thi nhất.
Drag là ứng dụng cho phép bạn áp dụng nguyên tắc tổ chức cho Gmail. Nhà phát triển tin có mối quan hệ chặt chẽ giữa email và danh sách việc cần làm. Thực tế, nhiều nhiệm vụ được giao có nguồn gốc từ email. Chuyển những nhiệm vụ đó thành bảng Kanban trong Gmail.
Ứng dụng cũng cung cấp Drag Team Boards, còn gọi là hộp thư nhóm. Khi dùng chúng, bạn có thể cộng tác với người khác. Đưa tác vụ vào nhóm, bình luận và trả lời email. Phiên bản miễn phí của tiện ích Chrome này cung cấp kéo thả và một bảng. Phiên bản này cho phép bảng với tối đa ba cột.
Cũng có các phiên bản trả phí của Drag. Chúng cho phép bạn thêm tác vụ vào Gmail, tạo danh sách kiểm tra và xây dựng bảng không giới hạn không hạn chế cột.
2. Kanbanchi
Ngoài làm việc với Chrome, ứng dụng dựa trên Kanban này nâng cao G-Suite, phiên bản Gmail và Google Drive cho doanh nghiệp. Được tin dùng bởi các nhóm tại các thương hiệu lớn như eBay và Netflix, ứng dụng này tối đa hóa làm việc nhóm. Tạo bảng với danh sách và thẻ Kanban để quản lý tác vụ trực quan. Tính năng theo dõi thời gian tích hợp cho bạn đo lường thời gian dành cho việc hoàn thành công việc.
3. Trello
Giống như các ứng dụng trên, Trello cho phép bạn tạo bảng Kanban với danh sách và thẻ cho quy trình làm việc trực quan. Thêm bình luận và file vào từng thẻ để cung cấp chi tiết hơn hoặc thảo luận chủ đề. Để giảm bớt cuộc họp dự án dài dòng, chỉ định bảng cho cập nhật dự án. Chúng cho phép mọi người trong nhóm thấy điều gì đang xảy ra trong tổ chức khi nó diễn ra.
Sau khi thêm tiện ích Trello vào trình duyệt Chrome, không cần vào Trello để viết thẻ mới. Chỉ cần ở lại trình duyệt. Cần truy cập bảng? Làm ngay trên thanh địa chỉ như thể bạn đang tìm kiếm Google.
4. Kanban Tool
Tiện ích này có tên không đặc biệt, nhưng là công cụ ưa thích của các thương hiệu như Expedia và Xerox. Các thẻ nhiều màu trên bảng Kanban ảo cho bạn lên kế hoạch quy trình. Chọn giữa kéo thả chuột hoặc dùng máy tính bảng cảm ứng. Đặt giới hạn công việc đang tiến hành để ngăn ngừa tắc nghẽn.
Phân tích tích hợp cho bạn theo dõi và cải thiện hiệu quả. Theo dõi nhiều dự án trên một bảng nếu cần. Dựa trên dữ liệu từ công việc quá khứ, công cụ dự đoán ngày hoàn thành cho tác vụ hiện tại đang tiến hành. Tính năng phân tích này hữu ích nếu bạn có nhiều quy trình tương tự hoặc lặp lại.
Ngoài tương thích Chrome, Kanban Tool làm việc với Google Drive, OneDrive, Dropbox và Box.
5. Sortd
Bạn có thể biết ứng dụng này và tiện ích Chrome bổ sung như công cụ cho người bán hàng. Tuy nhiên, nó có lợi ích bất kể nghề nghiệp của bạn. Đây là một khả năng khác mang Kanban vào Gmail.
Kéo thả email vào danh sách chủ đề được phân loại theo mức ưu tiên. Sau đó, bạn có thể xử lý chúng nhanh chóng và tiến gần hơn đến Inbox Zero. Không thể trả lời email ngay? Không sao. Kéo nó vào danh sách việc cần làm và nhắc bản thân viết lại sau.
Sortd có lớp thông minh, còn gọi là Smart Skin. Bật/tắt tùy theo ngày làm việc và những gì nó kéo theo. Bạn thậm chí có thể chỉnh sửa dòng chủ đề email, đặt tiêu đề hướng tới tác vụ. Ứng dụng cũng cung cấp danh sách theo dõi. Thêm mục vào đó để không quên liên lạc với mọi người. Bạn có thể theo dõi họ để củng cố mối quan hệ, xin lời khuyên, hoặc cả hai.
6. Breeze
Giống nhiều người, bạn có thể thấy khó hình dung tiến trình trên nhiều dự án cùng lúc. Breeze làm cho sự cần thiết đó dễ dàng hơn bằng cách cho bạn nhanh chóng tạo bảng phân tích chi tiết.
Ví dụ, bạn có thể tạo thẻ Kanban cho từng bước quy trình và giao tác vụ cho nhiều người. Thêm vào đó, xem khoảng thời gian giữa phân công và hoàn thành.
Bạn là freelancer hoặc có doanh nghiệp vài nhân viên? Hãy để Breeze loại bỏ sự không chắc chắn trong việc làm những gì cần thiết để vượt qua danh sách việc cần làm ngày càng tăng. Chỉ số nội bộ cho bạn phát hiện tác vụ tốn quá nhiều thời gian, sau đó thực hiện thay đổi tích cực.
Khi làm việc với tiện ích Chrome, hãy thử các công cụ hữu ích như lịch và theo dõi thời gian. Sau đó, bạn có thể đáp ứng hạn chót và đảm bảo sử dụng ngày làm việc thông minh, hiệu quả.
7. Kerika
Bảng tác vụ Kerika cho bạn biết một vài điều về dự án chỉ với một cái nhìn. Xem ngày sửa đổi mới nhất, cộng với số lượng và tên người dùng có quyền truy cập.
Ngoài cung cấp nơi cho tác vụ, Kerika có bảng trắng ảo đơn giản hóa buổi thảo luận. Nó cũng cung cấp hộp trò chuyện tích hợp cho tất cả ý tưởng và trách nhiệm. Sau đó, đưa ra ý kiến về điều cụ thể trở thành quá trình không đau đớn.
Điều gì về tệp đính kèm dự án? Kerika cũng lo chuyện đó. Tương thích với Google Drive và Box, Kerika tự động tải lên tệp đính kèm dự án đến các dịch vụ đó cho bạn. Tất cả thành viên nhóm nhận được chúng có đặc quyền đọc và ghi.
Khi dùng tiện ích Chrome, bạn thấy trò chuyện như email. Trả lời từ hộp thư đến và xem đầu vào xuất hiện như thế nào trên bảng Kerika. Bạn cũng có thể thiết lập thông báo thông minh. Chúng cập nhật tiến trình cho bạn mà không gửi nội dung không liên quan.
Khi xử lý bảng Kanban chứa hàng trăm thẻ, dùng tính năng gắn thẻ và tìm kiếm để tìm thứ bạn cần trong giây lát. Bạn thậm chí có thể xuất bảng Kanban từ Chrome ra Excel.
Bạn sẽ dùng Kanban như thế nào tuần này?
Các tiện ích Chrome (và ứng dụng) giàu tính năng này lý tưởng để nắm vững khái niệm Kanban cho đầu óc và quy trình làm việc.
Hãy thử nếu bạn đã định đưa Kanban vào thói quen một thời gian. Chúng cũng tuyệt vời nếu bạn mới biết Kanban gần đây. Trong cả hai trường hợp, chúng thỏa mãn sự tò mò và cho bạn thấy Kanban có thể tối đa hóa năng suất như thế nào.
Để thêm mẹo Kanban, đây là cách dùng Kanban để quản lý GTD.