Hầu như mọi tài khoản email công ty đang sử dụng máy chủ Outlook và Exchange để xử lý email của người dùng và có rất nhiều dữ liệu được lưu trữ trong các tệp PST đó. Tệp PST công việc của riêng tôi cho Outlook gần 2 Gb, đó là lý do tại sao tôi đã viết một bài về cách tối ưu hóa tệp PST của bạn để Outlook chạy nhanh hơn.
Trước khi chuyển hoàn toàn sang Gmail, tệp email cá nhân của tôi có dung lượng hơn 10 GB! Bây giờ, điều đó thật lớn! Về cơ bản nó có giá trị 8 năm của các email. Mặc dù Outlook cho phép bạn sắp xếp email của mình thành các thư mục, v.v., nó thực sự không có thống kê về việc sử dụng email của bạn.
Ai là người bạn đã viết nhiều email nhất? Ai là người bạn nhận được nhiều email nhất? Ai đã gửi cho bạn nhiều dữ liệu nhất qua email? Tin nhắn đầu tiên và cuối cùng bạn nhận được từ một người cụ thể là gì?
Đó là nơi bạn cần các chương trình của bên thứ ba để phân tích tệp PST của bạn và cho bạn biết tất cả các loại thống kê hữu ích. Trước đây, tôi đã viết về cách bạn có thể tìm kiếm email của mình theo kích thước, ngày tháng, người gửi, v.v., nhưng còn rất nhiều việc phải làm.
Tìm kiếm thực sự hữu ích để tìm email, tệp đính kèm, v.v. từ những người cụ thể. Nếu bạn muốn có một số thống kê cơ bản về email của mình, hãy xem một chương trình có tên là OutlookStatView của Nirsoft.
OutlookStatView - Số liệu thống kê cho Outlook
OutlookStatView là một chương trình đơn giản quét tệp Outlook PST của bạn và cung cấp cho bạn một số thống kê cơ bản về những người bạn giao tiếp.
Về cơ bản, đối với mọi người mà bạn đã từng gửi email hoặc đã gửi email cho bạn, bạn sẽ nhận được tập hợp thông tin sau:
- Số lượng email đi mà bạn đã gửi cho người đó được chia nhỏ theo TO / CC / BCC
- Số lượng email đến mà người đó đã gửi cho bạn
- Tổng dung lượng của tất cả các email mà một người đã gửi cho bạn
- Ứng dụng email khách đã được một người sử dụng
- Khoảng thời gian bạn đã gửi / nhận email từ người đó
Điều thú vị về chương trình là bạn không phải cài đặt OutlookStatView vào Outlook dưới dạng tiện ích bổ sung. Đây là một chương trình độc lập sẽ tự động quét tệp PST của bạn cho dù Outlook đang mở hay không.
Nếu bạn có nhiều cấu hình Outlook, hãy đảm bảo đăng nhập vào cấu hình bạn muốn quét trước khi khởi động OutlookStatView. Bạn cũng có thể xuất toàn bộ nội dung dưới dạng báo cáo HTML để xem sau.
Chương trình cũng không mất nhiều thời gian để quét một hộp email rất lớn, khoảng 2 phút cho tệp 1,5 GB. Không tệ! Nhìn chung, nó khá đơn giản nhưng sẽ rất hữu ích nếu bạn muốn tìm hiểu về người mà bạn thường xuyên liên lạc nhất qua email.
Nếu bạn quan tâm đến nhiều dữ liệu phân tích hơn nữa về email của mình, có một số bổ trợ trả phí bổ sung có thể tạo biểu đồ và cung cấp cho bạn nhiều số liệu hơn.
ExtendOffice
Microsoft My Analytics
Chuông &còi cho Outlook
Tôi chưa sử dụng bất kỳ cái nào trong số này, nhưng sau khi xem xét các trang web của họ, tất cả chúng đều có vẻ là những lựa chọn tốt. Hy vọng rằng điều đó sẽ cung cấp cho bạn đủ số liệu thống kê về email của bạn! Hãy tận hưởng!