Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem cách bạn có thể quản lý email Outlook tốt hơn bằng cách làm cho thư đến tự động di chuyển vào các thư mục riêng. Nếu bạn nhận nhiều email mỗi ngày, điều này có thể tiết kiệm nhiều thời gian.
Thay vì phải dành một giờ một lần mỗi tuần di chuyển email từ Hộp thư đến đến các thư mục phân loại, quy tắc email sẽ giúp tự động hóa tổ chức hộp thư đến. Điều này rất giống với việc dùng nhãn và bộ lọc trong Gmail.
Quy tắc email có thể trông phức tạp và chúng có thể phức tạp nếu bạn thực sự muốn thực hiện một số sắp xếp tinh vi, nhưng nếu bạn đơn giản muốn di chuyển email công việc vào thư mục Công việc tự động, thì nó dễ như ăn kẹo.
Để quy tắc hữu ích, bạn nên trước tạo một số thư mục dưới Hộp thư đến để phân loại email, như Dự án (Projects), Công việc (Work), Gia đình (Family), v.v.
Bạn có thể tạo thư mục bằng cách nhấp chuột phải vào Hộp thư đến (Inbox) hoặc bất kỳ thư mục nào và chọn Thư Mục Mới (New Folder). Thủ tục sau hoạt động trên Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 và Office 365.
Thiết Lập Quy Tắc Outlook
Bây giờ để bắt đầu, mở Outlook, nhấp vào tab Tệp (File) và bạn sẽ thấy nút Quản Lý Quy Tắc & Cảnh Báo (Manage Rules & Alerts) về phía dưới.
Cửa sổ chính Quy tắc và Cảnh báo sẽ xuất hiện và mặc định bạn có thể thấy một quy tắc đã tạo tùy thuộc vào phiên bản Outlook của bạn.
Từ đây bạn sẽ nhấp nút Quy Tắc Mới (New Rule) để bắt đầu với quy tắc email Outlook đầu tiên. Hộp thoại Trình Phép Quy Tắc (Rules Wizard) sẽ bật lên và nó sẽ cho bạn thấy một vài mẫu quy tắc phổ biến.
Đây là những quy tắc phổ biến nhất và có thể tất cả bạn sẽ bao giờ cần. Quy tắc phổ biến nhất là cái đầu tiên liệt kê, "Di chuyển thư từ ai đó vào thư mục" (Move messages from someone to a folder). Tiến hành chọn nó, sau đó nhấp Tiếp Theo (Next).
Bạn sẽ nhận thấy hộp danh sách dưới cùng gọi là "Bước 2:" (Step 2) vẫn ở dưới với một số văn bản gạch dưới. Thực tế, tất cả những gì bạn phải làm để thiết lập quy tắc là nhấp vào các siêu liên kết cho người hoặc nhóm công cộng (people or public group) và đã chỉ định (specified) để chọn địa chỉ email và nơi bạn muốn những email đó đi.
Sau đó bạn có thể nhấp Hoàn Tất (Finish) và bạn xong. Tuy nhiên, nếu bạn muốn làm quy tắc phức tạp hơn, thì nhấp Tiếp Theo (Next) sẽ cho bạn nhiều tùy chọn hơn:
Khi bạn tích vào các điều kiện khác nhau trong hộp danh sách trên, mô tả quy tắc ở dưới cũng sẽ điền thêm siêu liên kết. Bạn thậm chí có thể tạo quy tắc tìm từ cụ thể trong nội dung email và thực hiện hành động trên những email đó.
Nhiệm vụ tiếp theo là nhấp vào mỗi siêu liên kết và chọn giá trị liên quan như địa chỉ email, thư mục, v.v. Trong ví dụ trên, bạn sẽ muốn nhấp vào người hoặc nhóm công cộng (people or public group) và chọn địa chỉ email.
Sau đó nhấp vào từ đã chỉ định (specified) và duyệt đến thư mục bạn muốn email được di chuyển đến hoặc nhấp Mới (New) và thư mục mới sẽ được tạo dưới thư mục hiện đang được highlight.
Bây giờ bạn sẽ thấy phần dưới cập nhật với giá trị thực cho quy tắc của bạn.
Khi bạn nhấp Tiếp Theo, bạn có thể thiết lập nhiều hành động hơn cho quy tắc. Bạn thường có thể để trống nếu quy tắc đơn giản, nhưng nếu bạn muốn cũng thực hiện hành động khác như phát âm thanh, chuyển tiếp email, tạo bản sao, in email, khởi chạy chương trình khác, chạy script, v.v., bạn có thể làm tất cả trên màn hình này.
Nhấp Tiếp Theo (Next) khi bạn xong và bạn sẽ được đưa đến hộp thoại Ngoại Lệ (Exceptions), nơi bạn có thể chọn điều kiện bạn không muốn quy tắc này được xử lý. Trừ khi bạn có trường hợp đặc biệt, bạn có thể để trống, đó là mặc định.
Nhấp Tiếp Theo và chúng ta cuối cùng đã đến cuối trình pháp quy tắc! Đặt tên quy tắc như "Di chuyển Email Bạn Bè" (Move Friends Email) để bạn biết nó làm gì khi nhìn sau này.
Sau đó nếu bạn đã có email trong Hộp thư đến khớp với quy tắc mới, tích hộp để "Chạy quy tắc này trên thư đã có trong Hộp thư đến" (Run this rule on messages already in Inbox). Bạn có thể để mọi thứ khác mặc định và nhấp Hoàn Tất (Finish)!
Bây giờ bạn có thể tạo quy tắc cho người, bản tin, báo cáo ngân hàng/thẻ tín dụng và bất cứ điều gì bạn nghĩ ra để bắt đầu quản lý email Outlook hiệu quả hơn! Thưởng thức!