Trong bài đăng này, chúng ta sẽ xem xét cách bạn có thể quản lý email Outlook của mình tốt hơn bằng cách tự động chuyển thư đến vào các thư mục riêng biệt. Nếu bạn nhận được nhiều email hàng ngày, điều này có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian.
Thay vì phải dành một giờ mỗi tuần một lần để di chuyển email từ Hộp thư đến đến các thư mục được phân loại của bạn, các quy tắc email sẽ giúp tự động hóa tổ chức hộp thư đến của bạn. Điều này rất giống với việc sử dụng nhãn và bộ lọc trong Gmail.
Các quy tắc email có vẻ phức tạp và chúng có thể xảy ra nếu bạn thực sự muốn thực hiện một số sắp xếp phức tạp, nhưng nếu bạn chỉ muốn tự động di chuyển email công việc vào thư mục Work thì đó là một miếng bánh.
Để các quy tắc hữu ích, trước tiên bạn nên tạo một số thư mục bên dưới Hộp thư đến để phân loại email của bạn, chẳng hạn như Dự án, Công việc, Gia đình, v.v.
Bạn có thể tạo thư mục bằng cách nhấp chuột phải vào Hộp thư đến hoặc bất kỳ thư mục nào và chọn Thư mục mới . Quy trình sau hoạt động trên Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 và Office 365.
Thiết lập Quy tắc Outlook
Bây giờ để bắt đầu, hãy mở Outlook, nhấp vào Tệp và bạn sẽ thấy tab Quản lý quy tắc &cảnh báo về phía dưới cùng.
Cửa sổ chính Quy tắc và Cảnh báo sẽ xuất hiện và theo mặc định, bạn có thể thấy một quy tắc đã được tạo tùy thuộc vào phiên bản Outlook của bạn.
Từ đây, bạn sẽ nhấp vào Quy tắc mới để bắt đầu với quy tắc email Outlook đầu tiên của bạn. Hộp thoại Trình hướng dẫn quy tắc sẽ bật lên và hiển thị cho bạn một số mẫu quy tắc phổ biến.
Đây là những thứ phổ biến nhất và có thể là tất cả những gì bạn cần. Quy tắc phổ biến nhất là quy tắc đầu tiên được liệt kê, “ Di chuyển thư từ một người nào đó vào một thư mục “. Tiếp tục và chọn nó, sau đó nhấp vào Tiếp theo .
Bạn sẽ nhận thấy hộp danh sách dưới cùng được gọi là “Bước 2:” vẫn ở dưới cùng với một số văn bản được gạch chân. Trên thực tế, tất cả những gì bạn phải làm để thiết lập quy tắc là nhấp vào siêu liên kết cho người hoặc nhóm công khai và được chỉ định để chọn địa chỉ email và nơi bạn muốn gửi những email đó.
Sau đó, bạn có thể nhấp vào Hoàn tất và bạn đã hoàn thành. Tuy nhiên, nếu bạn muốn làm cho quy tắc phức tạp hơn, hãy nhấp vào Tiếp theo sẽ cung cấp cho bạn nhiều lựa chọn hơn:
Khi bạn kiểm tra các điều kiện khác nhau trong hộp danh sách trên cùng, mô tả quy tắc ở dưới cùng cũng sẽ chứa nhiều siêu liên kết hơn. Bạn thậm chí có thể tạo các quy tắc tìm kiếm các từ cụ thể trong nội dung email và sau đó thực hiện các hành động trên các email đó.
Nhiệm vụ tiếp theo của bạn là nhấp vào từng siêu liên kết và chọn các giá trị được liên kết như địa chỉ email, thư mục, v.v. Trong ví dụ của chúng tôi ở trên, bạn sẽ muốn nhấp vào người hoặc nhóm công khai và chọn một địa chỉ email.
Sau đó nhấp vào từ được chỉ định và duyệt đến thư mục bạn muốn chuyển email đến hoặc nhấp vào Mới và một thư mục mới sẽ được tạo trong thư mục hiện được đánh dấu.
Bây giờ, bạn sẽ thấy phần dưới cùng được cập nhật các giá trị thực tế cho quy tắc của mình.
Khi bạn nhấp vào Tiếp theo, bạn có thể đặt nhiều hành động hơn cho quy tắc. Thông thường, bạn có thể để nguyên điều này nếu đó là một quy tắc đơn giản, nhưng nếu bạn cũng muốn thực hiện các hành động khác như phát âm thanh, chuyển tiếp email, tạo bản sao của nó, in email, khởi động chương trình khác, chạy tập lệnh, v.v. , thì bạn có thể thực hiện tất cả những điều đó trên màn hình này.
Nhấp vào Tiếp theo khi bạn hoàn thành và bạn sẽ được đưa đến Ngoại lệ , nơi bạn có thể chọn những điều kiện mà bạn không muốn để quy tắc này được xử lý. Trừ khi bạn có một số trường hợp duy nhất, bạn có thể để trống, đây là trường hợp mặc định.
Nhấp vào Tiếp theo và cuối cùng chúng ta đã đến phần cuối của trình hướng dẫn quy tắc! Đặt tên cho quy tắc như “Chuyển email cho bạn bè” để bạn biết nó có tác dụng gì khi xem lại sau này.
Sau đó, nếu bạn đã có email trong Hộp thư đến phù hợp với quy tắc mới, hãy chọn hộp để “ Chạy quy tắc này trên các thư đã có trong Hộp thư đến “. Bạn có thể để mọi thứ khác làm mặc định và nhấp vào Hoàn tất !
Giờ đây, bạn có thể tạo quy tắc cho mọi người, bản tin, bảng sao kê ngân hàng / thẻ tín dụng và bất kỳ điều gì khác mà bạn có thể nghĩ đến để bắt đầu quản lý email Outlook của mình hiệu quả hơn! Hãy tận hưởng!