Khắc phục lỗi âm thanh thông báo email không hoạt động trong Outlook

Nếu âm thanh thông báo email không hoạt động trong Outlook trên máy tính Windows 11/10, bài viết này chắc chắn sẽ giúp bạn khắc phục. Mỗi khi có email mới đến Outlook, nó sẽ thông báo cho người dùng bằng cách phát âm thanh và hiển thị thông báo. Âm thanh thông báo email này cảnh báo người dùng về tin nhắn mới để không bỏ lỡ thông tin quan trọng.

Tại sao âm thanh thông báo email không hoạt động?

Có nhiều lý do khiến âm thanh thông báo email không hoạt động trong ứng dụng Outlook desktop. Chúng tôi liệt kê một số lý do dưới đây.

• Bạn đã tắt tùy chọn Play a sound (Phát âm thanh) trong ứng dụng Outlook.
• Bạn đã hạn chế ứng dụng sử dụng loa phát âm thanh trên Windows.
• Bạn đã bật Focus assist (Trợ tập trung) để tránh mất tập trung khi làm việc.
• Cài đặt âm thanh trên hệ thống bị cấu hình sai hoặc tắt cho thông báo New Mail (Thư mới).

Trong bài viết này, chúng tôi giải thích một số phương pháp có thể giúp bạn khắc phục vấn đề này.

Âm thanh thông báo email không hoạt động trong Outlook

Nếu âm thanh thông báo email không hoạt động trong Outlook trên máy tính, hãy thử các giải pháp sau:

1. Kiểm tra cài đặt Play a sound trong Outlook
2. Kiểm tra cài đặt Thông báo & hành động trong Windows 11/10
3. Tắt Focus assist (Quiet Hours)
4. Kiểm tra cài đặt âm thanh trong Windows 11/10
5. Kiểm tra cài đặt New Mail Notification và Desktop Mail Notification
6. Tạo quy tắc Inbox trong Outlook

1. Kiểm tra cài đặt Play a sound trong Outlook

Outlook sẽ không phát âm thanh thông báo nếu cài đặt Play a sound bị tắt trong Outlook. Kiểm tra xem bạn có tắt cài đặt này nhầm không. Các bước như sau:

1. Khởi chạy ứng dụng Microsoft Outlook desktop.
2. Nhấp menu File (Tệp) và chọn Options (Tùy chọn).
3. Trong cửa sổ Outlook Options, chọn Mail (Thư) từ khung bên trái.
4. Dưới phần Message arrival (Thư đến) ở bên phải, bật checkbox Play a sound.
5. Nhấp OK để lưu thay đổi.

2. Kiểm tra cài đặt Thông báo & hành động trong Windows 11/10

Mặc dù đã bật Play a sound trong cài đặt Outlook, nếu vấn đề vẫn tiếp diễn, hãy kiểm tra cài đặt Thông báo & âm thanh trong Windows 11/10. Outlook không phát âm thanh nếu bạn đã tắt ứng dụng trong Cài đặt Windows 11/10. Dưới đây là các bước kiểm tra cho cả Windows 11 và Windows 10.

Windows 11

1. Mở ứng dụng Settings (Cài đặt) bằng phím Win + I.
2. Chọn danh mục System (Hệ thống) từ khung bên trái.
3. Nhấp tab Notifications (Thông báo) ở bên phải.
4. Cuộn danh sách ứng dụng và tìm ứng dụng Outlook. Bật công tắc bên cạnh Outlook.
5. Bây giờ, nhấp vào tab ứng dụng Outlook để xem thêm cài đặt.
6. Đảm bảo nút Play a sound when a notification arrives (Phát âm thanh khi có thông báo) được bật. Nếu tắt, hãy bật lên.

Windows 10

1. Nhấn Win + I để mở ứng dụng Settings (Cài đặt).
2. Nhấp danh mục System (Hệ thống).
3. Nhấp Notification & actions (Thông báo & hành động) ở khung bên trái.
4. Cuộn trang Notifications & actions và bật công tắc bên cạnh ứng dụng Outlook desktop.
5. Bây giờ, nhấp vào ứng dụng Outlook desktop trên cùng trang và kiểm tra xem nút "Play a sound when a notification arrives" có bật không. Nếu không, hãy bật nó.

Bây giờ, kiểm tra xem sự cố đã khắc phục chưa.

Liên quan: Thông báo Outlook không hoạt động trên điện thoại Android.

3. Tắt Focus assist (Quiet Hours)

Focus assist là tính năng trong Windows 11/10 giúp người dùng tập trung công việc bằng cách tắt tiếng thông báo. Focus assist từng gọi là Quiet Hours (Giờ yên tĩnh) trong phiên bản Windows 10 trước. Nó tự động kích hoạt khi bạn chơi game, dùng ứng dụng toàn màn hình, v.v. Nếu muốn, bạn cũng có thể bật tính năng này thủ công từ Cài đặt Windows 11/10. Thông báo Outlook sẽ không hoạt động nếu bạn đã bật tính năng này thủ công. Bạn có thể kiểm tra trong Cài đặt. Nếu đã bật, hãy cân nhắc tắt nó.

Dưới đây là quy trình tắt Focus assist cho cả Windows 11 và Windows 10.

Windows 11

1. Nhấp chuột phải vào Menu Start và chọn Settings (Cài đặt).
2. Đi đến "System > Focus assist."
3. Nhấp tab Focus assist để mở rộng và chọn nút radio Off (Tắt).

Windows 10

1. Mở ứng dụng Settings trong Windows 10.
2. Nhấp danh mục System.
3. Chọn Focus assist từ bên trái.
4. Nhấp nút radio Off.

4. Kiểm tra cài đặt âm thanh trong Windows 11/10

Kiểm tra xem bạn đã cho phép ứng dụng sử dụng loa hay chưa. Cài đặt này có trong Control Panel. Hướng dẫn giống nhau cho cả Windows 11 và Windows 10.

1. Mở Control Panel (Bảng điều khiển).
2. Chọn Large icons (Biểu tượng lớn) ở chế độ View by (Xem theo).
3. Nhấp Sound (Âm thanh). Cửa sổ Sound settings sẽ xuất hiện.
4. Đảm bảo bạn đang ở tab Playback (Phát lại). Nhấp chuột phải vào loa và chọn Properties (Thuộc tính).
5. Nhấp tab Advanced (Nâng cao).
6. Dưới phần Exclusive Mode (Chế độ độc quyền), bật checkbox Allow applications to take exclusive control of this device (Cho phép ứng dụng kiểm soát độc quyền thiết bị này).

Nếu sự cố vẫn tiếp diễn, hãy thử giải pháp tiếp theo.

Liên quan: Thông báo Outlook không hoạt động trên Mac.

5. Kiểm tra cài đặt New Mail Notification và Desktop Mail Notification trong Windows 11/10

Trong Windows 11 và 10, bạn có thể đặt âm thanh khác nhau cho các sự kiện khác nhau, như Calendar Reminder (Nhắc lịch), Critical Battery Alarm (Cảnh báo pin thấp), âm thanh khi kết nối thiết bị, New Mail Notification (Thông báo thư mới), Desktop Mail Notification (Thông báo thư máy tính để bàn), v.v. Windows 11/10 cho phép tắt tất cả âm thanh này bằng một cú nhấp chuột hoặc chỉ tắt cho một số sự kiện cụ thể. Kiểm tra xem bạn có tắt tính năng này nhầm không. Hướng dẫn như sau:

1. Mở Control Panel.
2. Trong Control Panel Search, gõ Sound.
3. Nhấp Sound.
4. Trong cửa sổ Sound settings, nhấp tab Sounds (Âm thanh).
5. Chọn Windows Default trong menu thả xuống Sound Scheme (Bản đồ âm thanh).
6. Cuộn danh sách trong hộp Program Events (Sự kiện chương trình) và chọn Desktop Mail Notification.
7. Ở dưới cùng, bạn sẽ thấy menu thả xuống Sounds. Nếu None (Không) được chọn, bạn sẽ không nghe âm thanh khi nhận email mới. Nhấp menu thả xuống đó và chọn âm thanh từ danh sách. Sau khi chọn, nhấp nút Test (Kiểm tra) để nghe.
8. Nhấp Apply (Áp dụng).
9. Cuộn danh sách trong Program Events và chọn New Mail Notification.
10. Lặp lại bước 7 và 8.
11. Nhấp OK để lưu thay đổi.

6. Tạo quy tắc Inbox trong Outlook

Nếu không giải pháp nào trên hiệu quả, bạn phải tạo quy tắc mới trong Outlook để phát âm thanh thông báo khi nhận email mới. Làm theo hướng dẫn:

Khởi chạy Microsoft Outlook desktop và vào "File > Manage Rules & Alerts" (Quản lý quy tắc & cảnh báo).

Trong cửa sổ Rules and Alerts, nhấp nút New Rule (Quy tắc mới). Chọn Play a sound when I get messages from someone (Phát âm thanh khi nhận tin từ ai đó). Sau đó nhấp Next (Tiếp).

Mặc định, checkbox "from people or public group" (từ người hoặc nhóm công cộng) được chọn. Bỏ chọn nó. Cuộn danh sách và chọn checkbox "on this computer only" (chỉ trên máy tính này). Trong hộp Step 2, nhấp liên kết play a sound để chọn âm thanh bạn muốn Outlook phát khi nhận email mới. Nhấp Next cho đến khi đến màn hình Finish rule setup (Hoàn tất thiết lập quy tắc). Ở đây, bạn có thể kích hoạt quy tắc cho tất cả tài khoản email trên Outlook (tùy chọn này hữu ích nếu bạn thêm nhiều tài khoản email). Để làm vậy, bật checkbox Create this rule on all accounts (Tạo quy tắc này trên tất cả tài khoản). Bây giờ, nhấp nút Finish (Hoàn tất).

Câu hỏi thường gặp

Làm thế nào để bật thông báo email trong Outlook?

Để bật thông báo email trong Outlook, mở ứng dụng và vào "File > Options > Mail." Bây giờ, bật checkbox Display a Desktop Alert (Hiển thị cảnh báo trên máy tính) dưới phần Message arrival. Nhấp OK để lưu thay đổi. Nếu muốn, bạn cũng có thể bật âm thanh khi nhận mỗi email mới bằng cách bật checkbox Play a sound.

Hy vọng điều này giúp ích.

Đọc tiếp: Cách nhận thông báo cho danh bạ đã chọn trong Microsoft Outlook.