Một trong những điều tuyệt vời về các dịch vụ email trực tuyến như Gmail là bạn không bao giờ phải lo lắng về những thứ như tự động điền vì tất cả các địa chỉ liên hệ của bạn được lưu trữ trên đám mây và Gmail tự động xây dựng một chỉ mục khổng lồ về những người đã gửi email cho bạn hoặc tất cả những người bạn đã gửi email. Khi bạn bắt đầu nhập tên hoặc địa chỉ email, nó hiển thị tất cả các địa chỉ liên hệ phù hợp một cách kỳ diệu!
Không phải như vậy với Outlook 2016 hoặc bất kỳ phiên bản Outlook nào trước đó. Không có gì được lưu trữ trên đám mây và do đó mọi thứ đều dựa trên các tệp cục bộ. Điều đó cũng đúng đối với tính năng gợi ý tự động hoàn thành. Về cơ bản, mỗi khi bạn nhập tên hoặc địa chỉ email trong Outlook, nó sẽ lưu trữ tên hoặc địa chỉ email này vào một tệp và vì vậy, lần tiếp theo bạn nhập tên hoặc email đó, nó sẽ tự động điền cho bạn.
Lưu ý: Nếu bạn đang ở trong môi trường công ty, thì về mặt kỹ thuật, danh bạ của bạn đang được lưu trữ trên đám mây (máy chủ Exchange).
Nếu bạn đã sử dụng Outlook trong nhiều năm, thì cơ sở dữ liệu tự động hoàn thành của bạn có thể rất lớn và nếu nó đột ngột ngừng hoạt động, việc gửi email cho ai đó sẽ trở thành một nỗi đau thực sự! Đôi khi tính năng tự động hoàn thành ngừng hoạt động do sự cố với tệp PST và những lần khác là do nâng cấp lên phiên bản Outlook mới hơn từ các phiên bản trước. Tôi cũng đã gặp phải sự cố trong đó tính năng tự động hoàn thành sẽ hoạt động trong một phiên của Outlook, nhưng vào lần thứ hai bạn đóng và mở lại, các mục nhập đều biến mất.
Trong bài viết này, tôi sẽ xem xét một số phương pháp mà tôi đã học được trong nhiều năm để khắc phục sự cố tự động hoàn thành trong Outlook và cách chuyển các đề xuất tự động hoàn thành từ Outlook này sang Outlook khác.
Sửa chữa tệp PST
Sự cố thông thường khi tính năng tự động hoàn tất ngừng hoạt động có liên quan đến tệp PST của bạn. Điều đầu tiên cần thử là sửa chữa tệp PST và xem liệu các mục nhập tự động hoàn thành có quay trở lại hay ngừng đặt lại hay không. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách đi tới vị trí sau trên Windows 64-bit
C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office14
và chạy scanpst.exe tập tin. Lưu ý rằng đường dẫn có thể khác nhau tùy thuộc vào phiên bản Office của bạn. Ví dụ:nếu bạn đang chạy phiên bản Office 64 bit và phiên bản mới hơn, thì đường dẫn có thể là C:\ Program Files \ Microsoft Office \ Office15 . Ngoài ra, các phiên bản Office mới hơn có thể lưu trữ tệp ở vị trí sau:
C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16
Nhấp vào Duyệt qua và điều hướng đến tệp PST của bạn. Nếu nó ở vị trí mặc định, hãy duyệt tới C:\ Users \ Username \ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook . Theo mặc định, nó sẽ được gọi là Outlook.pst.
Nếu bạn thấy rằng công cụ sửa chữa đã khắc phục một số sự cố với tệp PST thì có lẽ bạn sẽ gặp may và tính năng tự động hoàn tất sẽ hoạt động bình thường trở lại, đặc biệt nếu nó được đặt lại mỗi khi bạn đóng và mở Outlook.
Phương pháp 2 - Nhập tệp NK2
Tất cả các phiên bản Outlook trước năm 2010 đều lưu trữ thông tin tên / email này trong tệp có phần mở rộng NK2. Outlook 2010 lưu trữ nó theo cách khác và do đó bạn phải nhập tệp này nếu bạn đang cố gắng lấy dữ liệu đề xuất từ phiên bản Outlook cũ hơn vào Outlook 2010.
https://support.microsoft.com/kb/980542
Kiểm tra bài viết Microsoft KB ở trên về cách thực hiện việc này. Bạn có thể tải xuống chương trình FixIT của họ và chỉ cần chọn tệp NK2 và nó sẽ thực hiện phần còn lại cho bạn. Nếu bạn muốn tự mình làm điều đó, bạn có thể tìm tệp ở vị trí sau dành cho Outlook 2003/2007 chạy Windows 2000 hoặc XP:
C:\Documents and Settings\Username\Application Data\Microsoft\Outlook
Đối với Outlook 2003/2007 chạy Windows Vista hoặc 7:
C:\Users\Username\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook
Bây giờ để nhập nó vào Outlook 2010, bạn cần đảm bảo rằng tệp NK2 nằm trong thư mục này:
C:\Users\username\AppData\Roaming
Cuối cùng, nhấp vào Bắt đầu, gõ run và trong hộp thoại Mở, nhập lệnh sau:
outlook.exe /importnk2
Điều đó sẽ nhập bộ đệm tên từ phiên bản Outlook cũ hơn vào Outlook 2010.
Phương pháp 3 - Làm trống Bộ đệm ẩn Tự động Hoàn thành
Trong một số trường hợp, để tính năng này hoạt động trở lại trong Outlook, bạn có thể phải xóa bộ đệm ẩn Tự động điền. Nếu mọi thứ đã biến mất, thì điều này sẽ không thành vấn đề, nhưng nó sẽ giúp giải quyết vấn đề bộ nhớ cache được đặt lại nhiều lần.
Để làm trống bộ nhớ cache, hãy đi tới Tệp và nhấp vào Tùy chọn . Sau đó nhấp vào Thư và cuộn xuống Gửi thư phần.
Nhấp vào Danh sách tự động hoàn thành trống khuy ao. Bạn cũng nên bỏ chọn Sử dụng danh sách tự động điền để đề xuất tên khi nhập vào các dòng Tới, CC và Bcc hộp. Thoát khỏi Outlook và sau đó chọn lại hộp. Hãy thử nhập một vài địa chỉ email, sau đó thoát khỏi Outlook và mở lại và xem các tên đó có còn ở đó không.
Phương pháp 4 - Đổi tên RoamCache
Bạn cũng có thể loại bỏ hoàn toàn bộ nhớ cache hiện tại của mình và bắt đầu lại từ đầu, đây có thể là cách duy nhất để giải quyết vấn đề. Bạn chỉ cần đổi tên thư mục RoamCache thành một thư mục khác và Outlook sẽ tạo một thư mục mới khi bạn khởi động lại chương trình.
Đối với Windows Vista &7:
C:\Users\Username\AppData\Local\Microsoft\Outlook\RoamCache
Đối với Windows 2000 &XP:
C:\Documents and Settings\Username\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\RoamCache
Phương pháp 5 - Chỉnh sửa tệp NK2
Mặc dù Outlook 2010/2013/2016 không có tệp NK2 cụ thể, chúng vẫn lưu trữ thông tin trong một tệp, nhưng với một tên khác. Tên của tệp là:
Stream_Autocomplete_X_AAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA.dat
Và nó nằm ở đây:
C:\Users\Username\AppData\Local\Microsoft\Outlook\RoamCache
Nếu bạn đang sử dụng Windows XP với Outlook, thì đó là ở đây:
C:\Documents and Settings\Username\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\RoamCache
Trong Phương pháp 4, chúng tôi đã đổi tên thư mục RoamCache này, nhưng điều đó sẽ xóa mọi thứ và khiến bạn phải bắt đầu lại từ đầu. Nếu bạn mới bắt đầu gặp sự cố này, thì bạn có thể khôi phục một số đề xuất tên bằng cách mở tệp Stream.dat này trong chương trình có tên NK2Edit:
https://www.nirsoft.net/utils/outlook_nk2_edit.html
Điều đầu tiên bạn có thể thử là chỉ cần mở tệp .dat bằng NK2Edit và sau đó đóng nó. Đảm bảo rằng Outlook đã được đóng khi bạn thực hiện việc này. Sau đó, mở Outlook và xem liệu điều đó có khắc phục được sự cố hay không. Lưu ý rằng chương trình này sẽ tự động phát hiện nếu bạn đã cài đặt Outlook và sẽ tải lên tệp bộ đệm ẩn cho bạn nếu tệp được lưu trữ ở vị trí mặc định. Bạn sẽ thấy danh sách tự động hoàn thành ngay lập tức:
Nếu nó không mở hoặc bạn không thể mở theo cách thủ công, thì bạn cần tạo một tệp bộ đệm mới và thay thế tệp stream.dat hiện tại. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách mở NK2Edit và đi tới Tệp .> - Tệp .NK2 mới .
Sau đó, chuyển đến Tác vụ và chọn Thêm bản ghi từ Sổ địa chỉ .
Bây giờ hãy chọn liên hệ mà bạn muốn sử dụng để tạo tệp NK2 mới. Bạn không cần phải chọn tất cả các địa chỉ liên hệ nếu bạn không muốn. Bạn cũng có thể nhấp vào menu thả xuống và nhấp vào Liên hệ được đề xuất và xem có bất kỳ thứ gì ở đó không. Nếu không, chỉ cần chọn Danh bạ, sau đó Control + nhấp để chọn các liên hệ riêng lẻ.
Bây giờ thực hiện một Tệp - Lưu dưới dạng và duyệt đến vị trí của tệp bộ đệm ẩn hiện tại (stream_autocomplete) và thay đổi Lưu dưới dạng loại thành .dat thay vì NK2.
Đối với tên tệp, chỉ cần chọn tệp hiện tại mà bạn sẽ thay thế. Đó là nó! Đây là một quá trình dài, nhưng nó hoạt động hiệu quả! Và bây giờ bạn biết cách tự sửa và chỉnh sửa toàn bộ danh sách tự động hoàn thành nếu bạn muốn!
Bạn cũng có thể nhận được nhiều thông tin hơn về Outlook Autocomplete từ trang web hỗ trợ của Microsoft. Nếu bạn vẫn gặp sự cố hoặc điều gì đó chưa rõ, hãy đăng nhận xét tại đây và tôi sẽ cố gắng trợ giúp! Hãy tận hưởng!