Điều tuyệt vời của email online như Gmail là không lo autocomplete vì danh bạ lưu trên đám mây, Gmail tự xây chỉ mục khổng lồ tất cả ai từng email bạn hoặc bạn email. Gõ tên/địa chỉ, nó tự gợi ý tất cả contact khớp!
Không vậy với Outlook 2016 hoặc phiên bản trước. Không lưu đám mây, mọi thứ dựa trên file cục bộ. Tự động hoàn thành cũng vậy. Mỗi lần gõ tên/email trong Outlook, nó lưu vào file, lần sau gõ tên/email đó, nó tự hoàn thành.
Lưu ý: Nếu môi trường doanh nghiệp, danh bạ kỹ thuật lưu đám mây (Exchange server).
Nếu dùng Outlook nhiều năm, database autocomplete khổng lồ, nếu đột ngột ngừng hoạt động, email ai thành vấn đề! Đôi khi autocomplete ngừng do lỗi file PST, đôi khi do nâng cấp Outlook từ phiên bản cũ. Tôi cũng gặp autocomplete hoạt động trong một phiên Outlook, nhưng đóng mở lại, entry toàn biến mất.
Bài này tổng hợp vài phương pháp tôi học được năm năm sửa autocomplete Outlook và cách chuyển gợi ý autocomplete từ Outlook này sang Outlook khác.
Sửa File PST
Vấn đề thường gặp khi autocomplete ngừng liên quan đến file PST. Thứ nhất thử sửa file PST xem autocomplete quay lại hay ngừng reset. Chạy file scanpst.exe tại vị trí Windows 64-bit:
C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office14
Đường dẫn khác tùy phiên bản Office. Ví dụ Office 64-bit phiên bản mới: C:\Program Files\Microsoft Office\Office15. Phiên bản mới hơn có thể ở:
C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16
Nhấn Duyệt (Browse) tìm file PST. Nếu vị trí mặc định, duyệt tới C:\Users\Username\AppData\Local\Microsoft\Outlook. Mặc định tên Outlook.pst.
Nếu công cụ sửa báo khắc phục một số lỗi PST, bạn có thể may mắn autocomplete hoạt động bình thường trở lại, nhất là nếu reset mỗi lần đóng/mở Outlook.
Phương Pháp 2 – Nhập File NK2
Outlook trước 2010 lưu thông tin tên/email trong file đuôi NK2. Outlook 2010 lưu khác, phải nhập file này nếu muốn dữ liệu gợi ý từ Outlook cũ vào Outlook 2010.
https://support.microsoft.com/kb/980542
Xem bài KB Microsoft cách làm. Tải FixIT của họ, chọn file NK2, nó lo phần còn lại. Muốn tự làm, file NK2 ở vị trí sau cho Outlook 2003/2007 chạy Windows 2000/XP:
C:\Documents and Settings\Username\Application Data\Microsoft\Outlook
Outlook 2003/2007 chạy Vista/7:
C:\Users\Username\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook
Để nhập vào Outlook 2010, file NK2 phải ở thư mục:
C:\Users\username\AppData\Roaming
Cuối cùng, Start > gõ run > hộp Open gõ lệnh:
outlook.exe /importnk2
Đó sẽ nhập cache tên từ Outlook cũ vào Outlook 2010.
Phương Pháp 3 – Làm Rỗng Bộ Nhớ Đệm Autocomplete
Trong vài trường hợp, để autocomplete hoạt động lại, phải xóa cache Autocomplete. Nếu đã mất hết thì không vấn đề, nhưng giúp khắc phục cache reset liên tục.
Để xóa cache: Tệp (File) > Tùy chọn (Options) > Thư (Mail) > cuộn xuống Gửi thư (Send Mail).
Nhấn nút Làm rỗng danh sách Tự động hoàn thành (Empty Auto-Complete List). Cũng nên bỏ tích Sử dụng Danh sách Tự động hoàn thành để gợi ý tên khi gõ trong To, CC, Bcc. Thoát Outlook > tích lại ô đó. Thử gõ vài email > thoát Outlook > mở lại xem tên còn không.
Phương Pháp 4 – Đổi Tên Thư Mục RoamCache
Có thể xóa hoàn toàn cache hiện tại, bắt đầu từ đầu, có thể là cách duy nhất khắc phục. Chỉ cần đổi tên thư mục RoamCache, Outlook tạo mới khi khởi động.
Windows Vista & 7:
C:\Users\Username\AppData\Local\Microsoft\Outlook\RoamCache
Windows 2000 & XP:
C:\Documents and Settings\Username\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\RoamCache
Phương Pháp 5 – Chỉnh Sửa File NK2
Dù Outlook 2010/2013/2016 không có file NK2 cụ thể, chúng vẫn lưu info trong file, nhưng tên khác. Tên file:
Stream_Autocomplete_X_AAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA.dat
Vị trí:
C:\Users\Username\AppData\Local\Microsoft\Outlook\RoamCache
Windows XP với Outlook:
C:\Documents and Settings\Username\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\RoamCache
Phương pháp 4 đổi tên thư mục RoamCache xóa sạch, bắt đầu từ đầu. Nếu vừa gặp vấn đề, có thể khôi phục một số gợi ý bằng cách mở file Stream.dat này trong chương trình NK2Edit:
https://www.nirsoft.net/utils/outlook_nk2_edit.html
Thử đầu tiên: mở file .dat với NK2Edit rồi đóng. Đảm bảo Outlook đã đóng khi làm này. Mở Outlook xem có khắc phục không. Chương trình tự phát hiện Outlook và nạp cache file nếu ở vị trí mặc định. Ngay lập tức thấy danh sách autocomplete:
Nếu không mở được hoặc không mở thủ công, tạo file cache mới thay thế stream.dat hiện tại. Mở NK2Edit > Tệp (File) – File .NK2 Mới (New .NK2 File).
Nhấn Hành động (Actions) > Thêm bản ghi từ Sổ địa chỉ (Add Records from Address Book).
Chọn contact muốn dùng tạo file NK2 mới. Không cần chọn tất cả. Có thể click dropdown chọn Suggested Contacts xem có gì. Không thì chọn Contacts > Ctrl+click chọn từng contact.
Làm Tệp – Lưu với tên khác (File – Save As) duyệt đến vị trí file cache hiện tại (stream_autocomplete) đổi Lưu với kiểu (Save as type) thành .dat thay vì NK2.
Tên file, chọn file hiện tại sẽ thay thế. Xong! Quy trình hơi dài nhưng hiệu quả! Giờ bạn biết tự sửa và chỉnh danh sách autocomplete nếu muốn!
Tham khảo thêm thông tin autocomplete Outlook trên trang hỗ trợ Microsoft. Vẫn gặp vấn đề hoặc chưa rõ, comment dưới, tôi giúp! Thưởng thức!