Outlook rules của bạn có thể không hoạt động nếu dùng phiên bản Outlook client lỗi thời. Hơn nữa, hồ sơ Outlook bị hỏng hoặc file OST hỏng cũng gây lỗi.
Vấn đề xảy ra khi người dùng thiết lập quy tắc trên hồ sơ Outlook nhưng quy tắc không thực thi khi nhận email đáp ứng điều kiện. Sự cố báo trên Windows và Mac (bất kể Exchange on-premises hoặc online), thường sau cập nhật OS/Outlook hoặc di chuyển mailbox.
Trước khi khắc phục Outlook rules, đảm bảo không có quy tắc xung đột. Lưu ý email dựa trên quy tắc không thể chuyển tiếp đến hơn 10 người dùng bên ngoài. Outlook rules có thể không hoạt động trên tài khoản kết nối (Gmail, Yahoo, v.v.), chỉ hỗ trợ Outlook.com. Không quy tắc áp dụng cho mail đánh dấu junk chuyển vào thư mục junk (có thể phải thay đổi bộ lọc junk, blocked và whitelist/safe sender để cho email cụ thể vào inbox).
Thêm vào đó, Outlook rules có thể không hoạt động nếu áp dụng hơn 100 quy tắc. Quy tắc phía client-side (trên Outlook client) không hoạt động phía server-side (Outlook web app). Một số quy tắc chỉ hoạt động trên email mới (không phải email hiện có). Đối với một số người dùng, Outlook rules không hoạt động nếu có thư mục IMAP liên quan, đảm bảo không phải trường hợp đó. Không dùng @ khi áp dụng quy tắc "With Specific Words in the Sender's Address", vì không hoạt động. Outlook rules không hoạt động trên shared mailboxes. Cuối cùng, đảm bảo Journal Report NDR bị tắt vì nó vô hiệu hóa tất cả quy tắc áp dụng cho nó. Thử bật/tắt cache exchange mode để loại trừ lỗi tạm thời.
Giải pháp 1: Cập nhật Outlook lên bản mới nhất
Outlook cập nhật thường xuyên thêm tính năng và vá lỗi. Bạn có thể gặp lỗi nếu dùng phiên bản Outlook cũ. Cập nhật Outlook lên bản mới nhất có thể khắc phục.
- Mở Outlook, menu File
- Khung trái chọn Office Account, khung phải nhấp nút Update Options
- Menu con, nhấp Update Now & đợi hoàn tất cập nhật Outlook
- Cập nhật Windows lên bản mới nhất. Đảm bảo không còn cập nhật tùy chọn nào
- Khởi động lại hệ thống, kiểm tra Outlook rules hoạt động tốt chưa
Giải pháp 2: Thay đổi cài đặt Offline tải email thành All
Bạn có thể không chạy quy tắc trên tất cả tin nhắn (client-side rules) của Outlook client nếu cài đặt offline chỉ đồng bộ thời gian hạn chế (ví dụ 3 ngày hoặc 1 năm). Thay đổi cài đặt offline thành All có thể khắc phục.
- Mở Outlook, menu File
- Tab Info, nhấp Account Settings, menu hiện ra chọn lại Account Settings
- Chọn tài khoản gặp sự cố, nhấp nút Change
- Trong Offline Settings, kéo thanh trượt Download Email for the Past sang phải cùng để đổi thành all time
- Nhấp Next, rồi Done
- Khởi động lại Outlook, kiểm tra rules hoạt động tốt chưa
Giải pháp 3: Vô hiệu hóa tùy chọn Stop Processing More Rules
Outlook rules áp dụng theo thứ tự từ trên xuống. Một số quy tắc có thể không hoạt động nếu quy tắc cao hơn được đáp ứng & áp dụng và quy tắc đó được cấu hình dừng xử lý thêm quy tắc. Vô hiệu hóa tùy chọn Stop Processing More Rules cho quy tắc đó hoặc tất cả có thể khắc phục. Nhưng lưu ý có thể dẫn đến nhiều tin nhắn email (ví dụ: một trong inbox, một trong thư mục di chuyển bằng rule).
- Mở Outlook, nhấp Rules (tab Home)
- Menu dropdown, chọn Manage Rules and Alerts
- Chọn một quy tắc gặp sự cố, nhấp Change Rule
- Menu dropdown, chọn Edit Rule Settings, nhấp Next (cửa sổ Select Condition)
- Bỏ tích Stop Processing More Rules, nhấp Next
- Lại nhấp Next cửa sổ exceptions, rồi Finish
- Lặp lại cho tất cả quy tắc, kiểm tra Outlook rules hoạt động tốt chưa
- Nếu không, bật quy tắc "On This Computer Only" xem có khắc phục không
Giải pháp 4: Xóa file OST
Outlook dùng file OST lưu dữ liệu. Bạn có thể gặp lỗi nếu file OST hỏng. Xóa file OST (sẽ tạo lại khi khởi động Outlook tiếp theo) có thể khắc phục.
- Thoát Outlook, đảm bảo không tiến trình liên quan chạy trong system tray hoặc Task Manager
- Nhấp thanh Windows Search (Taskbar), gõ Control Panel. Kết quả tìm kiếm, nhấp Control Panel
- Mở User Accounts, chọn Mail (Microsoft Outlook)
- Nhấp Email Accounts, cửa sổ Account Settings, chuyển tab Data Files
- Chọn tài khoản gặp sự cố, nhấp Open File Location
- Thu nhỏ cửa sổ thư mục Outlook & đóng tất cả cửa sổ khác (Account Settings, Mail Setup)
- Chuyển đến cửa sổ thư mục Outlook & xóa file OST
- Khởi chạy Outlook & để đồng bộ với server. Kiểm tra Outlook rules hoạt động tốt chưa
Giải pháp 5: Tạo Hồ sơ Outlook mới
Outlook rules có thể không hoạt động nếu hồ sơ Outlook bị hỏng. Tạo hồ sơ mới có thể khắc phục.
- Thoát Outlook, đảm bảo không tiến trình liên quan chạy trong Task Manager
- Nhấp ô Windows Search, gõ Control Panel. Kết quả, chọn Control Panel
- Mở User Accounts, chọn Mail (Microsoft Outlook)
- Nhấp nút Show Profiles, nhấp Add
- Nhập tên hồ sơ, làm theo hướng dẫn màn hình thêm hồ sơ mới
- Sau khi thêm, chọn Prompt for a Profile to be Used, nhấp Apply/OK
- Mở Outlook, chọn hồ sơ mới tạo (khi hỏi chọn) kiểm tra rules hoạt động bình thường. Nếu nhắc, chọn Keep Client Rules
- Nếu không, thoát Outlook & xóa tất cả hồ sơ (sao lưu dữ liệu quan trọng)
- Thêm một hồ sơ, kiểm tra Outlook rules cho nó hoạt động tốt chưa
Giải pháp 6: Dùng Outlook Web App tạo quy tắc
Outlook hỗ trợ cả server-side rule (tạo bằng Outlook web app) và client-side rule (tạo bằng Outlook client). Nếu client rule không hoạt động, dùng Outlook web app tạo server-side rule có thể khắc phục.
- Mở trình duyệt, truy cập Outlook web app (ví dụ: Outlook live cho tài khoản cá nhân)
- Gần góc trên bên phải, nhấp Settings (biểu tượng bánh răng), nhấp View All Outlook Settings
- Chọn Rules (Mail
- Thêm chi tiết quy tắc (tên, điều kiện, hành động, v.v.), nhấp Save (kiểm tra muốn bật/tắt Stop Processing More Rules)
- Nhấp nút Play (trước quy tắc mới tạo), kiểm tra sự cố khắc phục chưa
Giải pháp 7: Vô hiệu hóa/Bật lại và Thêm lại Outlook Rules
Outlook rules có thể do lỗi tạm thời giao tiếp server-client hoặc module ứng dụng. Lỗi có thể khắc phục bằng cách bật lại quy tắc.
- Mở Outlook, nhấp Rules (tab Home)
- Dropdown, chọn Manage Rules & Alerts
- Nhấp Options, nhấp nút Export Rules sao lưu quy tắc
- Nhấp OK, cửa sổ Manage Rules & Alerts, bỏ tích tất cả quy tắc, nhấp Apply/OK
- Khởi động lại Outlook, bật một quy tắc mỗi lần, kiểm tra hoạt động tốt. Nếu tốt, bật tất cả quy tắc lần lượt kiểm tra
- Nếu không, xóa quy tắc gây sự cố & thêm lại kiểm tra
- Nếu không, xóa tất cả quy tắc (có thể dùng Outlook.exe /cleanrules) & thêm lại quy tắc kiểm tra
- Nếu không, xóa quy tắc từ cả client và server (như giải pháp 5) & khởi động lại hệ thống
- Sau khởi động, thêm quy tắc vào Outlook client kiểm tra. Nếu tốt, Import Rules (xuất bước 3) kiểm tra
- Nếu không, xóa quy tắc & xóa Profile file (giải pháp 4) & khởi động lại
- Sau khởi động, thêm lại profile (giải pháp 4) & thêm rule kiểm tra
- Nếu tốt, import rules kiểm tra Outlook hoạt động tốt
Giải pháp 8: Giảm kích thước thư mục
Outlook rules có thể không hoạt động nếu kích thước thư mục file dữ liệu quá lớn. Giảm kích thước bằng cách dọn email có thể khắc phục.
- Mở Outlook, chuột phải địa chỉ email khung trái cửa sổ
- Chọn Data File Properties, nhấp nút Folder Size
- Kiểm tra kích thước thư mục có lớn (ví dụ: GB). Nếu có, xóa email không cần thiết giảm kích thước. Có thể dùng Conversation Clean Up (File>Options>Mail>Conversation Clean Up) dọn thư mục nhưng đừng quên sao lưu email/đính kèm quan trọng
- Sau khi giảm kích thước (dưới 100MB), kiểm tra Outlook rules hoạt động tốt chưa
Nếu không giải pháp nào khắc phục, kiểm tra xem thử tài khoản khác có khắc phục không. Cũng kiểm tra xem khôi phục hệ thống về ảnh cũ có giúp không. Hơn nữa, kiểm tra xem có thể di chuyển email đến thư mục tự tạo dựa trên quy tắc không. Nếu vẫn lỗi, thử import Outlook rules từ Outlook client khác (từ hệ thống khác nơi rules hoạt động tốt). Nếu vẫn lỗi, chạy thủ công rules (cho đến khi khắc phục).