Khắc phục:Tìm kiếm Microsoft Outlook không hoạt động trên Windows 10/11

Nếu bạn gặp bất kỳ sự cố nào khi tìm kiếm các mục email trong các phiên bản Outlook khác nhau (không tìm thấy gì, không phải tất cả kết quả đều được hiển thị, không phải tất cả các tệp * .pst được sử dụng để tìm kiếm, không hiển thị các email gần đây, v.v.), hướng dẫn của bài viết này sẽ giúp bạn để giải quyết các vấn đề tìm kiếm trong Outlook (các khuyến nghị này có thể áp dụng cho tất cả các phiên bản hiện tại của Outlook 2021/2019/2016/2013 và Outlook cho Microsoft 365).

Kiểm tra trạng thái lập chỉ mục tìm kiếm trong Outlook

Tìm kiếm trong Outlook được cung cấp bởi Dịch vụ lập chỉ mục của Windows. Để thực hiện tìm kiếm, Windows Search phải quét nội dung của hộp thư và các tệp PST được kết nối, đồng thời xây dựng chỉ mục của tất cả các mục Outlook có sẵn. Do đó, bước đầu tiên là kiểm tra trạng thái của chỉ mục Outlook.

Để làm điều đó, hãy chuyển đến Tìm kiếm và chọn Trạng thái lập chỉ mục trong Công cụ tìm kiếm phần.

Nếu việc lập chỉ mục là OK, bạn sẽ thấy trạng thái sau trong cửa sổ tiếp theo:

Tuy nhiên, nếu có bất kỳ vấn đề tìm kiếm nào, trạng thái sẽ khác:

Chỉ mục tìm kiếm Outlook được xây dựng lại khi bạn thêm hộp thư mới hoặc tệp Thư mục Cá nhân Outlook (PST), di chuyển email giữa các thư mục, v.v. Nếu gần đây (tối đa 3-4 giờ) bạn đã thực hiện các thao tác này, bạn cần đợi cho đến khi lập chỉ mục hoàn tất. Nếu bạn đã không thực hiện các thay đổi cấu hình đáng kể trong Outlook trong một thời gian dài và việc lập chỉ mục vẫn đang diễn ra, thì vấn đề với chỉ mục Outlook là điều hiển nhiên.

Bật tính năng Lập chỉ mục Outlook bằng Dịch vụ Tìm kiếm của Windows

Để giải quyết vấn đề, bạn nên tạm thời loại trừ Outlook khỏi các mục được Dịch vụ lập chỉ mục Windows quét. Để làm điều đó:

1. Trong Outlook, mở Tệp -> Cài đặt ;
2. Chọn Tìm kiếm -> Tùy chọn lập chỉ mục ;
3. Nhấp vào Thay đổi
4. Vô hiệu hoá lập chỉ mục cho Microsoft Outlook;
5. Đóng Outlook và sử dụng Trình quản lý Quy trình, đảm bảo rằng không có outlook.exe quy trình đang chạy trên máy tính của bạn.

Trong thuộc tính của các tệp Outlook OST và PST, hãy đảm bảo rằng việc lập chỉ mục của chúng được phép (việc này là đáng làm bất kể việc lập chỉ mục của chúng đã được bật trong cài đặt Dịch vụ Tìm kiếm của Windows). Để làm điều đó:

1. Mở Tệp -> Cài đặt tài khoản -> Cài đặt tài khoản ;
2. Đi tới Tệp dữ liệu tab;
3. Chọn từng tệp một và nhấp vào Mở vị trí tệp ;
4. Nhấp chuột phải vào tệp OST hoặc PST bạn cần và chọn thuộc tính của nó;
5. Nhấp vào Khác ;
6. Chọn hộp Cho phép tệp này được lập chỉ mục ngữ cảnh ngoài các thuộc tính của tệp -> bấm OK.

Mở bảng điều khiển PowerShell nâng cao và khởi động lại dịch vụ WSearch:

Restart-Service -Name wsearch –verbose

Bây giờ bạn cần bật Lập chỉ mục Outlook trong Cài đặt Tìm kiếm, cài đặt này đã bị tắt trước đó. Kiểm tra Microsoft Outlook trong các tùy chọn lập chỉ mục và lưu các thay đổi.

Cho Outlook một thời gian để hoàn thành việc lập chỉ mục đầy đủ (điều này phụ thuộc vào số lượng và kích thước của hộp thư và tệp PST được kết nối). Kiểm tra trạng thái chỉ mục của Outlook như được hiển thị ở trên và cố gắng tìm kiếm thứ gì đó.

Cách Tạo lại / Đặt lại Chỉ mục Tìm kiếm Outlook?

Nếu sự cố tìm kiếm trong Outlook vẫn tiếp diễn, bạn nên đặt lại hoàn toàn và xây dựng lại chỉ mục của dịch vụ Tìm kiếm Windows. Để làm điều đó:

1. Trong Outlook, đi tới Tệp -> Cài đặt -> Tìm kiếm ;
2. Nhấp vào Tuỳ chọn Lập chỉ mục -> Nâng cao ;
3. Nhấp vào Tạo lại ;
4. Có thể mất một khoảng thời gian để xây dựng lại chỉ mục và hiệu suất của máy tính của bạn có thể tạm thời bị giảm sút.

Kiểm tra và sửa chữa tệp Outlook PST

Trong một số trường hợp, dịch vụ lập chỉ mục không thể lập chỉ mục tệp thư mục cá nhân Outlook (PST) do lỗi lôgic hoặc cấu trúc của chúng bị hỏng. Bạn nên kiểm tra và sửa chữa các tệp pst bị hỏng bằng cách sử dụng scanpst.exe.

Tìm kiếm trong Outlook và Chế độ Exchange trong bộ đệm ẩn

Trong phần này, chúng ta sẽ xem xét cách hoạt động của tìm kiếm trong Outlook nếu hộp thư của bạn được đặt trên máy chủ Exchange hoặc Exchange Online (Microsoft 365). Nếu Chế độ Exchange được lưu trong bộ nhớ cache được bật trong Outlook, chỉ mục cục bộ trên máy tính của bạn được sử dụng để tìm kiếm các mục. Nếu Chế độ đệm ẩn Exchange bị tắt, chỉ mục phía hộp thư (được duy trì bởi Microsoft Exchange Search Indexer ) được sử dụng để tìm kiếm hộp thư.

Dịch vụ MSExchangeSearch lập chỉ mục một email ngay sau khi nó được đưa vào cơ sở dữ liệu hộp thư trên máy chủ. Nếu Outlook của bạn không tìm kiếm hộp thư của bạn khi sử dụng Chỉ mục Tìm kiếm Exchange, rất có thể sự cố xảy ra với máy chủ Exchange. Test-ExchangeSearch lệnh ghép ngắn được sử dụng để chẩn đoán sự cố với dịch vụ Exchange Search.

Sự cố phổ biến nhất là đĩa đã hết (không đủ dung lượng để tăng kích thước của chỉ mục tìm kiếm), hoặc tệp chỉ mục hiện tại đã bị hỏng và cần được xây dựng lại. Bạn có thể sử dụng tập lệnh PowerShell tích hợp để đặt lại chỉ mục tìm kiếm trong Exchange% PROGRAMFILES% \ Microsoft \ Exchange Server \ V14 \ Scripts \ ResetSearchIndex.ps1 .

Để đặt lại chỉ mục tìm kiếm cho một cơ sở dữ liệu hộp thư cụ thể, hãy sử dụng lệnh:

.\ResetSearchIndex.ps1 mailboxdbname1

Ngoài ra, hãy kiểm tra xem lập chỉ mục có được bật cho cơ sở dữ liệu hộp thư có vấn đề hay không:

Get-MailboxDatabase mailboxdbname1 | Format-Table Name,IndexEnabled

Outlook:Không thể Tìm kiếm trong Hộp thư Chia sẻ Exchange

Tính năng Tìm kiếm nhanh được bật theo mặc định trong tất cả các phiên bản Máy chủ Exchange tại chỗ bắt đầu với Exchange 2016. Trong một số trường hợp, Tìm kiếm nhanh Exchange không hoạt động bình thường trên các hộp thư dùng chung Exchange được kết nối trong Outlook. Trong trường hợp này, khi tìm kiếm email trong hộp thư được chia sẻ, bạn sẽ thấy cảnh báo Outlook:

We're having trouble fetching results from the server. Some items may not be included in your search results.

Bạn có thể ngăn Outlook sử dụng Exchange Fast Search. Để thực hiện việc này, hãy tạo một tham số đăng ký DWORD DisableServerAssistedSearch = 1 trong khóa HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ 16.0 \ Outlook \ Search (dành cho Outlook 2016 và Outlook 2019).

Bạn có thể tạo tham số đăng ký bằng PowerShell:

New-ItemProperty -path "HKCU:\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Search" -Name DisableServerAssistedSearch -PropertyType "DWORD" -Value "1"

Khởi động lại Windows.

Tìm kiếm trong Outlook Không hiển thị kết quả sau khi cài đặt bản cập nhật trên Windows 10 và 11

Sau khi cài đặt các bản cập nhật bảo mật trên Windows 10 và 11 vào tháng 12 năm 2021, tính năng tìm kiếm email gần đây của Outlook đã ngừng hoạt động. Sự cố xảy ra với cả hộp thư Exchange và Microsoft 365.

Search performance will be impacted because of a problem with how Outlook search is configured.

Sự cố đã xuất hiện sau khi cài đặt các bản cập nhật sau:

• Windows 10 21H2 và 21H1 - KB5008212
• Windows 11 - KB5008215

Microsoft đã sửa một phần lỗi này trong bản cập nhật KB5009543 dành cho Windows 10 (2022-01). Tuy nhiên, bản vá này không phải lúc nào cũng hữu ích.

Để sửa chữa Tìm kiếm trong Outlook, bạn có thể tạm thời gỡ cài đặt bản cập nhật Windows mới nhất:

wusa /uninstall /kb:5008212

Hoặc, theo lời khuyên của Microsoft, bạn có thể tạm thời vô hiệu hóa việc sử dụng dịch vụ lập chỉ mục Windows Desktop Search trong Outlook. Để thực hiện việc này, hãy tạo một tham số đăng ký PreventIndexingOutlook với giá trị là 1.

New-ItemProperty -path "HKCU:\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Search" -Name DisableServerAssistedSearch -PropertyType "DWORD" -Value "1"

Khi bạn khởi động lại máy tính của mình, Outlook sẽ sử dụng tính năng tìm kiếm của riêng mình để tìm kiếm hộp thư và tệp PST. Khi tìm kiếm trong Outlook ở chế độ này, một cảnh báo sẽ xuất hiện:

Search performance will be impacted because a group policy has turned off the Windows Search service.

Nhược điểm chính là tìm kiếm trong Outlook sẽ chậm hơn nhiều . Do đó, khi Microsoft sửa lỗi này trong một trong các bản cập nhật sắp tới, bạn sẽ cần phải xóa tham số đăng ký này.

Các giải pháp khác để sửa lỗi tìm kiếm trong Outlook

Bạn có thể kiểm tra điều gì khác nếu tìm kiếm trong Outlook không hoạt động hoặc trả về kết quả không đầy đủ?

1. Từ trình đơn Outlook, chọn Công cụ Tìm kiếm -> Vị trí để tìm kiếm . Đảm bảo rằng tất cả các hộp thư và tệp PST được chọn để tìm kiếm;
2. Đảm bảo rằng PreventIndexingOutlook = 1 thiếu tham số trong khóa đăng ký “HKEY_LOCAL_MACHINE \ SOFTWARE \ Policies \ Microsoft \ Windows \ Windows Search”. Tham số này vô hiệu hóa việc lập chỉ mục Outlook của dịch vụ Tìm kiếm của Windows. Nó tương ứng với chính sách “ Ngăn lập chỉ mục Microsoft Office Outlook ”Trong Cấu hình Máy tính GPO -> Mẫu Quản trị -> Thành phần Windows -> Tìm kiếm; Nếu bạn đang sử dụng Mẫu quản trị MS Office trong GPO, hãy đảm bảo các thông số trong các chính sách này không thay đổi cài đặt tìm kiếm Outlook mặc định.
3. Trong cài đặt Outlook (Tệp -> Tùy chọn -> Tìm kiếm), hãy tắt tùy chọn Cải thiện tốc độ tìm kiếm bằng cách giới hạn số lượng kết quả được hiển thị ;
4. Vô hiệu hoá các tiện ích mở rộng Outlook của bên thứ ba ( Tệp -> Tùy chọn -> Phần bổ trợ );
5. Cài đặt lại Outlook bằng cách sử dụng Sửa chữa chức năng của gói MSI cài đặt MS Office (Office 365 có chức năng Sửa chữa nhanh tiện lợi chức năng);
6. Sử dụng Trình gỡ rối tìm kiếm tích hợp sẵn của Windows 10. Để khởi động công cụ, hãy chạy lệnh:msdt.exe -ep SystemSettings_Troubleshoot_L2 -id SearchDiagnostic
7. Bạn cũng có thể thấy một bài viết tương tự hữu ích:“Cách khắc phục sự cố tìm kiếm trong Windows 10?”