Khắc Phục Lỗi Tìm Kiếm Microsoft Outlook Không Hoạt Động Trên Windows 10/11

Nếu bạn gặp bất kỳ rắc rối nào khi tìm kiếm mục email trong các phiên bản Outlook khác nhau (không tìm thấy gì, không hiển thị tất cả kết quả, không dùng tất cả file *.pst cho tìm kiếm, không hiển thị email gần đây, v.v.), các hướng dẫn trong bài viết này sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề tìm kiếm Outlook (khuyến nghị này áp dụng cho tất cả phiên bản Outlook 2021/2019/2016/2013 và Outlook cho Microsoft 365 hiện tại).

Kiểm Tra Trạng Thái Chỉ Mục Tìm Kiếm Trong Outlook

Tìm kiếm Outlook được cung cấp bởi Dịch vụ Chỉ Mục Windows (Windows Indexing Service). Để thực hiện tìm kiếm, Windows Search phải quét nội dung hộp thư và file PST kết nối, và xây dựng chỉ mục của tất cả mục Outlook có sẵn. Do đó, bước đầu tiên là kiểm tra trạng thái chỉ mục Outlook.

Để làm điều đó, đi đến tab Search, và chọn Indexing Status trong phần Search Tools.

Nếu chỉ mục ổn, bạn sẽ thấy trạng thái sau trong cửa sổ tiếp theo:

Tuy nhiên, nếu có bất kỳ vấn đề tìm kiếm nào, trạng thái sẽ khác:

Chỉ mục tìm kiếm Outlook được xây dựng lại khi bạn thêm hộp thư mới hoặc file Thư Cá Nhân Outlook (PST), di chuyển email giữa thư mục, v.v. Nếu bạn gần đây (lên đến 3-4 giờ) đã thực hiện các thao tác này, bạn cần chờ cho đến khi chỉ mục hoàn tất. Nếu bạn không thực hiện thay đổi cấu hình đáng kể trong Outlook trong thời gian dài và chỉ mục vẫn đang chạy, thì vấn đề với chỉ mục Outlook là rõ ràng.

Bật Chỉ Mục Outlook Bởi Dịch Vụ Windows Search

Để giải quyết vấn đề, bạn nên tạm thời loại trừ Outlook khỏi các mục được quét bởi Dịch vụ Chỉ Mục Windows. Để làm điều đó:

1. Trong Outlook, mở File -> Settings;
2. Chọn Search -> Indexing Options;
3. Nhấp Change
4. Tắt chỉ mục cho Microsoft Outlook;
5. Đóng Outlook, và dùng Task Manager, đảm bảo không có tiến trình outlook.exe đang chạy trên máy tính của bạn.

Trong thuộc tính file Outlook OST và PST, đảm bảo rằng chỉ mục của chúng được phép (có giá trị làm bất kể chỉ mục của chúng đã được bật trong cài đặt Windows Search Service). Để làm điều đó:

1. Mở File -> Account Settings -> Account Settings;
2. Đi đến tab Data Files;
3. Chọn file lần lượt và nhấp Open file location;
4. Nhấp chuột phải vào file OST hoặc PST bạn cần và chọn thuộc tính;
5. Nhấp Advanced;
6. Tích ô Allow this file to have contents indexed in addition to file properties -> nhấp OK.

Mở bảng điều khiển PowerShell với quyền cao và khởi động lại dịch vụ WSearch:

Restart-Service -Name wsearch –verbose

Bây giờ bạn cần bật lại Chỉ Mục Outlook trong Cài Đặt Tìm Kiếm, mà trước đó đã tắt. Tích Microsoft Outlook trong tùy chọn chỉ mục và lưu thay đổi.

Đợi Outlook một chút để hoàn tất chỉ mục đầy đủ (tùy thuộc vào số lượng và kích thước hộp thư và file PST kết nối). Kiểm tra trạng thái chỉ mục Outlook như đã chỉ ở trên và thử tìm kiếm điều gì đó.

Cách Xây Dựng Lại/Reset Chỉ Mục Tìm Kiếm Outlook?

Nếu vấn đề tìm kiếm Outlook vẫn tồn tại, khuyến khích hoàn toàn reset và xây dựng lại chỉ mục của dịch vụ Windows Search. Để làm điều đó:

1. Trong Outlook, đi đến File -> Settings -> Search;
2. Nhấp Indexing Options -> Advanced;
3. Nhấp Rebuild;
4. Việc xây dựng lại chỉ mục có thể mất một chút thời gian và hiệu suất máy tính của bạn có thể tạm thời giảm.

Kiểm Tra Và Sửa Chữa File PST Outlook

Trong một số trường hợp, dịch vụ chỉ mục không thể lập chỉ mục file Thư Cá Nhân Outlook (PST) do lỗi logic hoặc hỏng cấu trúc của chúng. Khuyến khích kiểm tra và sửa chữa file pst hỏng dùng scanpst.exe.

Tìm Kiếm Outlook Và Chế Độ Cached Exchange

Trong phần này, chúng ta sẽ xem cách tìm kiếm Outlook hoạt động nếu hộp thư của bạn nằm trên máy chủ Exchange hoặc Exchange Online (Microsoft 365). Nếu Cached Exchange Mode được bật trong Outlook, chỉ mục cục bộ trên máy tính của bạn được dùng để tìm kiếm mục. Nếu Cached Exchange Mode bị tắt, chỉ mục phía hộp thư (duy trì bởi Microsoft Exchange Search Indexer) được dùng để tìm kiếm hộp thư.

Dịch vụ MSExchangeSearch lập chỉ mục email ngay khi nó vào cơ sở dữ liệu hộp thư trên máy chủ. Nếu Outlook của bạn không tìm kiếm hộp thư khi dùng Chỉ Mục Tìm Kiếm Exchange, vấn đề nhiều khả năng là ở máy chủ Exchange. Cmdlet Test-ExchangeSearch được dùng để chẩn đoán vấn đề với dịch vụ Tìm Kiếm Exchange.

Vấn đề phổ biến nhất là ổ đĩa hết chỗ (không đủ không gian để tăng kích thước chỉ mục tìm kiếm), hoặc file chỉ mục hiện tại đã bị hỏng và cần xây dựng lại. Bạn có thể dùng script PowerShell tích hợp sẵn để reset chỉ mục tìm kiếm trong Exchange %PROGRAMFILES%\Microsoft\Exchange Server\V14\Scripts\ResetSearchIndex.ps1.

Để reset chỉ mục tìm kiếm cho cơ sở dữ liệu hộp thư cụ thể, dùng lệnh:

.\ResetSearchIndex.ps1 mailboxdbname1

Cũng, kiểm tra xem chỉ mục có được bật cho cơ sở dữ liệu hộp thư có vấn đề không:

Get-MailboxDatabase mailboxdbname1 | Format-Table Name,IndexEnabled

Outlook: Không Thể Tìm Kiếm Trong Hộp Thư Chia Sẻ Exchange

Tính năng Tìm Kiếm Nhanh (Fast Search) được bật mặc định trong tất cả phiên bản Exchange Server tại chỗ bắt đầu từ Exchange 2016. Trong một số trường hợp, Exchange Fast Search không hoạt động đúng trên hộp thư chia sẻ Exchange được kết nối trong Outlook. Trong trường hợp này, khi tìm kiếm email trong hộp thư chia sẻ, bạn sẽ thấy cảnh báo Outlook:

We're having trouble fetching results from the server. Some items may not be included in your search results.

Bạn có thể ngăn Outlook sử dụng Exchange Fast Search. Để làm điều này, tạo tham số DWORD đăng ký DisableServerAssistedSearch = 1 dưới khóa HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Search (cho Outlook 2016 và Outlook 2019).

Search performance will be impacted because of a problem with how Outlook search is configured.

Search performance will be impacted because a group policy has turned off the Windows Search service.