Mặc định, Thanh công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar) của Microsoft Word và Microsoft Excel chỉ chứa ba tùy chọn – Lưu, Hoàn tác và Làm lại. Nhưng nếu nói rằng bạn có thể thêm các nút tùy chỉnh thì sao? Mặt khác, chúng ta thường áp dụng nhiều định dạng khác nhau như In đậm, In nghiêng, Gạch chân, Tiêu đề 1, Tiêu đề 2, v.v. vào văn bản. Đôi khi cần áp dụng nhiều định dạng cùng lúc (in đậm, in nghiêng và gạch chân hoặc in đậm và tiêu đề 1, v.v.) nhiều lần. Giả sử bạn cần làm điều đó 50 lần. Điều đó có nghĩa là mỗi lần định dạng bạn phải nhấp vào ba nút hoặc nhiều hơn.
Để loại bỏ công việc tốn thời gian này, bạn có thể ghi một macro và tạo một nút tắt để thực hiện nhiều định dạng cùng một lúc. Hãy xem cách thực hiện.
Ghi macro – Tạo nút áp dụng nhiều định dạng
Việc này rất dễ dàng và không tốn nhiều thời gian. Bạn có thể làm trong Word cũng như Excel. Các bước sau được thực hiện với Word 2013, nhưng người dùng Excel cũng có thể làm theo vì các bước giống nhau.
Trước tiên, mở ứng dụng Word 2013 và chuyển đến tab View (Xem). Sau đó, nhấp vào Macros và chọn Record Macro (Ghi macro).
Bạn sẽ thấy một cửa sổ bật lên như sau:
Bạn cần nhập tên và mô tả để dễ dàng nhận diện. Ngoài ra, hãy đảm bảo All Documents (Normal.dotm) được chọn. Sau khi điền xong các chi tiết, nhấn nút OK. Sau đó, con trỏ chuột sẽ thay đổi hình dạng như sau –
Bây giờ bạn có thể chọn bất kỳ định dạng nào. Ví dụ: In đậm, Gạch chân, v.v.
Sau khi chọn hoặc nhấp vào tất cả các định dạng mong muốn, hãy nhấn nút Stop (Dừng) nằm ở dưới cùng của Microsoft Word.
Để ghim macro vừa ghi vào Thanh công cụ truy cập nhanh, đi đến File > Options > Quick Access Toolbar. Mở menu thả xuống và chọn Macros.
Bạn sẽ thấy macro của mình ở bên trái. Chỉ cần chọn nó và nhấp vào nút Add (Thêm).
Nếu muốn gán biểu tượng, hãy chọn macro ở bên phải và nhấp vào nút Modify (Sửa đổi).
Sau đó, bạn sẽ thấy các biểu tượng để chọn.
Bây giờ bạn sẽ có một biểu tượng mới trên Thanh công cụ truy cập nhanh.
Khi nào muốn áp dụng các định dạng đó, chỉ cần chọn văn bản và nhấn nút đó.
Thay vì lãng phí thời gian áp dụng nhiều định dạng hoặc kiểu dáng cho văn bản, bạn chỉ cần ghi một macro, thêm nó vào Thanh công cụ truy cập nhanh và sử dụng theo nhu cầu.
Đọc tiếp: Cách thực hiện tính toán với ứng dụng Range Calculations cho Excel.