Microsoft Excel cho phép người dùng tự động hóa các tính năng và lệnh bằng cách sử dụng macro và tập lệnh Visual Basic for Applications (VBA). VBA là ngôn ngữ lập trình Excel sử dụng để tạo macro. Nó cũng sẽ thực hiện các lệnh tự động dựa trên các điều kiện cụ thể.
Macro là một loạt các lệnh được ghi trước. Chúng tự động chạy khi một lệnh cụ thể được đưa ra. Nếu bạn có các nhiệm vụ trong Microsoft Excel mà bạn phải thực hiện nhiều lần, chẳng hạn như kế toán, quản lý dự án hoặc tính lương, việc tự động hóa các quy trình này có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian.
Dưới Nhà phát triển trên tab Ruy-băng trong Excel, người dùng có thể ghi lại các lần nhấp chuột và tổ hợp phím (macro). Tuy nhiên, một số chức năng yêu cầu tập lệnh chuyên sâu hơn những gì macro có thể cung cấp. Đây là lúc mà kịch bản VBA trở thành một lợi ích to lớn. Nó cho phép người dùng tạo các tập lệnh phức tạp hơn.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích những điều sau:
- Kích hoạt Tập lệnh &Macro
- Cách tạo Macro trong Excel
- Ví dụ cụ thể về Macro
- Tìm hiểu thêm về VBA
- Tạo một nút để bắt đầu với VBA
- Thêm mã để cung cấp chức năng cho nút
- Nó có hoạt động không?
Bật tập lệnh ¯o
Trước khi có thể tạo macro hoặc tập lệnh VBA trong Excel, bạn phải bật Nhà phát triển trên tab Ruy-băng thực đơn. Tab Nhà phát triển không được bật theo mặc định. Để kích hoạt nó:
- Mở một trang tính Excel.
- Nhấp vào Tệp > Tùy chọn > Tùy chỉnh ruy-băng.
- Đánh dấu vào hộp bên cạnh Nhà phát triển .
- Nhấp vào Nhà phát triển từ Ruy-băng menu.
- Tiếp theo, nhấp vào Bảo mật Macro và chọn hộp bên cạnh Bật tất cả macro (không được khuyến nghị; có thể chạy mã nguy hiểm tiềm ẩn).
- Sau đó, nhấp vào OK.
Lý do macro không được bật theo mặc định và đi kèm với cảnh báo là chúng là mã máy tính có thể chứa phần mềm độc hại.
Đảm bảo rằng tài liệu đến từ một nguồn đáng tin cậy nếu bạn đang làm việc trên một dự án được chia sẻ trong Excel và các chương trình Microsoft khác.
Khi bạn sử dụng xong các tập lệnh và macro của mình, hãy tắt tất cả các macro để ngăn mã độc có khả năng lây nhiễm vào các tài liệu khác.
Tạo Macro trong Excel
Tất cả các hành động bạn thực hiện trong Excel khi ghi macro đều được thêm vào đó.
- Từ tab Nhà phát triển, nhấp vào Ghi Macro .
- Nhập Tên macro , một Phím tắt và một Mô tả. Tên macro phải bắt đầu bằng một chữ cái và không được có bất kỳ khoảng trắng nào. Phím tắt phải là một chữ cái.
Quyết định nơi bạn muốn lưu macro từ các tùy chọn sau:
- Sổ làm việc Macro Cá nhân :Thao tác này sẽ tạo một tài liệu Excel ẩn với các macro được lưu trữ để sử dụng với bất kỳ tài liệu Excel nào.
- Sổ làm việc Mới :Sẽ tạo một tài liệu Excel mới để lưu trữ các macro đã tạo.
- Sổ làm việc này :Điều này sẽ chỉ áp dụng cho tài liệu bạn hiện đang chỉnh sửa.
Khi hoàn tất, hãy nhấp vào OK .
- Chạy qua các hành động bạn muốn tự động hóa. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào Dừng ghi .
- Khi bạn muốn truy cập macro của mình, hãy sử dụng phím tắt bạn đã cung cấp.
Ví dụ cụ thể về Macro
Hãy bắt đầu với một bảng tính đơn giản cho khách hàng và số tiền họ nợ. Chúng ta sẽ bắt đầu bằng cách tạo macro để định dạng trang tính.
Giả sử rằng bạn quyết định rằng tất cả các bảng tính nên sử dụng một định dạng khác, chẳng hạn như đặt họ và tên trong các cột riêng biệt.
Bạn có thể thay đổi điều này theo cách thủ công. Hoặc bạn có thể tạo một chương trình bằng macro để tự động định dạng nó một cách chính xác cho bạn.
Ghi Macro
- Nhấp vào Ghi Macro . Hãy gọi nó là Format_Customer_Data và nhấp vào OK .
- Để có được định dạng chúng tôi muốn, chúng tôi sẽ thay đổi tên cột đầu tiên thành Tên .
- Sau đó, chèn một cột bên cạnh A và gọi nó là Họ .
- Đánh dấu tất cả các tên trong cột đầu tiên (vẫn bao gồm họ và tên) và nhấp vào Dữ liệu từ điều hướng dải băng.
- Nhấp vào Văn bản thành cột .
- Đánh dấu vào Phân cách > Tiếp theo > Phân tách theo dấu cách > Tiếp theo > Kết thúc . Xem ảnh chụp màn hình bên dưới và cách họ và tên được phân tách theo quy trình trên.
- Để định dạng trường Số dư Đến hạn, hãy đánh dấu các số tiền. Nhấp vào Trang chủ > Định dạng có điều kiện > Đánh dấu quy tắc ô > Lớn hơn > 0 .
Điều này sẽ làm nổi bật các ô có số dư đến hạn. Chúng tôi đã thêm một số khách hàng không có số dư do phải minh họa thêm định dạng.
- Quay lại Nhà phát triển và nhấp vào Dừng ghi .
Áp dụng Macro
Hãy bắt đầu với bảng tính ban đầu trước khi chúng tôi ghi lại macro để định dạng nó một cách chính xác. Nhấp vào Macro , chọn và Chạy macro bạn vừa tạo.
Khi bạn chạy macro, tất cả các định dạng sẽ được thực hiện cho bạn. Macro chúng tôi vừa tạo này được lưu trữ trong Visual Basic Editor .
Người dùng có thể chạy macro theo nhiều cách khác nhau. Đọc Chạy macro để tìm hiểu thêm.
Tìm hiểu thêm về VBA
Để tìm hiểu về VBA, hãy nhấp vào Macro từ Nhà phát triển chuyển hướng. Tìm một tài khoản bạn đã tạo và nhấp vào Chỉnh sửa.
Mã bạn thấy trong hộp ở trên là mã được tạo khi bạn ghi macro của mình.
Đây cũng là những gì bạn sẽ chạy khi muốn định dạng các bảng tính thanh toán của khách hàng khác theo cách tương tự.
Tạo nút để bắt đầu với VBA
Sử dụng cùng một bảng tính ở trên với khách hàng và số tiền họ nợ, hãy tạo công cụ chuyển đổi tiền tệ.
- Để chèn một phần tử nút, hãy điều hướng đến Nhà phát triển chuyển hướng.
- Chọn Nút lệnh ActiveX từ trình đơn thả xuống bên cạnh Chèn trong Điều khiển phần .
- Kéo nút vào bất kỳ đâu trên bảng tính để bạn có thể dễ dàng truy cập và thay đổi nút sau nếu muốn.
- Để đính kèm mã, nhấp chuột phải vào nút và chọn Thuộc tính . Chúng tôi sẽ giữ Tên dưới dạng CommandButton và Chú thích sang Chuyển đổi (đây là văn bản nút).
Thêm mã để cung cấp chức năng cho nút
Mã hóa VBA không diễn ra trong giao diện Excel. Nó được thực hiện trong một môi trường riêng biệt.
- Đi tới Nhà phát triển và đảm bảo Chế độ thiết kế đang hoạt động.
- Để truy cập mã của nút chúng tôi vừa tạo, hãy nhấp chuột phải vào nút đó và chọn Xem mã .
- Nhìn vào mã trong ảnh chụp màn hình bên dưới, hãy chú ý phần đầu ( Sub riêng tư ) và kết thúc ( End Sub ) của mã đã có ở đó.
- Đoạn mã dưới đây sẽ thúc đẩy quy trình chuyển đổi tiền tệ.
ActiveCell.Value =(ActiveCell * 1.28)
Mục đích của chúng tôi trong phần này là chuyển đổi đơn vị tiền tệ trong bảng tính của chúng tôi. Tập lệnh trên phản ánh tỷ giá hối đoái từ GBP sang USD. Giá trị mới của một ô sẽ là giá trị hiện có ở đó nhân với 1,28.
Ảnh chụp màn hình bên dưới cho bạn thấy mã trông như thế nào trong cửa sổ VBA sau khi bạn chèn nó.
- Đi tới Tệp trong điều hướng trên cùng và nhấp vào Đóng và Quay lại Microsoft Excel để quay lại giao diện Excel chính.
Nó có hoạt động không?
Trước khi bạn có thể kiểm tra mã của mình, trước tiên bạn phải tắt Chế độ thiết kế (nhấp vào nó) để tránh các sửa đổi thêm và cung cấp chức năng cho nút.
- Nhập bất kỳ số nào vào bảng tính của bạn và sau đó nhấp vào nút Chuyển đổi khuy ao. Nếu giá trị của con số của bạn tăng lên khoảng một phần tư, nó đã hoạt động.
Đối với ví dụ này, tôi đặt số 4 vào một ô. Sau khi nhấp vào Chuyển đổi , số đã thay đổi thành 5.12. Vì 4 lần 1,28 bằng 5,12, mã đã được thực hiện chính xác.
Giờ bạn đã hiểu cách tạo macro hoặc tập lệnh trong Excel, bạn có thể sử dụng chúng để tự động hóa vô số hành động trong Excel.