Microsoft Excel là công cụ hữu ích và dễ dùng nhất cho phân tích kinh doanh. Nó có lượng lớn công thức hữu ích, tính năng và các biểu đồ tương tác. Nhưng hầu hết chúng ta không biết hết và còn nhiều tính năng mạnh, dễ dùng làm công việc đơn giản hơn. Bạn có thể chưa nhận ra một số tính năng Excel hữu ích như Sparklines, Slicers, Định dạng có điều kiện, và các công thức khác tăng giá trị công việc. Bài này sẽ dẫn dắt bạn qua chúng và cho ý tưởng chúng là gì và cách dùng.
Các tính năng Excel hữu ích nhất
Trong nhiều tính năng Excel, có vài tính năng ẩn dễ dùng bạn có thể không biết hết. Không chần chừ, xem 5 tính năng Excel đó.
Tính năng Sparklines Excel
Sparklines giới thiệu lần đầu trong Excel 2010 dùng để biểu diễn trực quan xu hướng dữ liệu theo hàng. Nó vừa vặn trong một ô Excel và tiết kiệm không gian trang tính. Tính năng thú vị và rất dễ dùng. Tính toán xu hướng dữ liệu hàng và đặt trực quan trong một ô thực sự tuyệt vời.
Để tạo Sparklines riêng, chọn phạm vi dữ liệu. Nhấp Chèn trên Ribbon chọn loại Sparklines (Đường, Cột hoặc Thắng/Thua). Tiếp theo, nhập phạm vi đích nơi bạn muốn hiển thị Sparklines. Tham khảo thêm tại Office Blogs.
Tính năng Định dạng có điều kiện Excel
Định dạng có điều kiện là tính năng nổi tiếng của Excel. Dùng trình bày trực quan dữ liệu dựa trên điều kiện đáp ứng. Cũng hữu ích tạo bản đồ nhiệt (heat maps). Giúp tìm mẫu thú khám phá dữ liệu hiệu quả.
Để tạo bản đồ nhiệt, chọn dữ liệu lên Ribbon. Dưới Trang chủ, nhấp Định dạng có điều kiện rồi Thang màu. Chọn thang màu. Có thể đặt thang màu bằng chỉnh sửa quy tắc định dạng. Tham khảo Office Support.
Hàm SMALL và LARGE Excel
Chúng ta biết hàm MAX và MIN. Chúng cho giá trị lớn nhất và nhỏ nhất của dữ liệu chọn. Nhưng để tìm giá trị lớn nhất thứ 1, 2, 3 hoặc n hoặc nhỏ nhất tương ứng của phạm vi dữ liệu, dùng hàm LARGE và SMALL.
Trong ví dụ, để tìm 2 sản phẩm hàng đầu mỗi tháng, dùng hàm MATCH và INDEX cùng LARGE và SMALL. Tham khảo hàm SMALL và LARGE.
Tính năng Xóa trùng lặp Excel
Đừng trách mình nhắc tính năng này. Nó rất quan trọng loại bỏ dữ liệu dư thừa từ lượng lớn dữ liệu. Là một trong những cách tốt nhất làm sạch và tổ chức dữ liệu nên đưa vào danh sách tính năng mạnh Excel. Xóa trùng lặp giới thiệu từ Excel 2007 giúp loại trùng lặp – vấn đề quan trọng nhất.
Để xóa trùng lặp, chọn dữ liệu lên Ribbon. Dưới Dữ liệu, nhấp nút Xóa trùng lặp xem dữ liệu không trùng. Tham khảo Office.com tìm và xóa trùng lặp.
Tính năng Slicers Excel
Slicers đóng vai bộ lọc trực quan. Giúp bạn hình dung tập con dữ liệu như biểu đồ liên kết hoặc dữ liệu thô. Ví dụ: muốn xu hướng bán các sản phẩm, tạo biểu đồ xu hướng bán tương tác dùng Slicers. Dựa trên sản phẩm chọn, biểu đồ tương ứng hiển thị. Slicers ra mắt Excel 2010 và cải tiến mạnh Excel 2013.
Trong Excel 2013, muốn thêm Slicer cho biểu đồ, chọn phạm vi dữ liệu nhấp Chèn > Slicer. Chọn phần dữ liệu dùng làm bộ lọc. Trong ảnh, cột Sản phẩm dùng làm bộ lọc. Tham khảo thêm cách dùng Slicers.
Bao nhiêu bạn đã dùng các tính năng Excel mạnh và hữu ích này? Muốn thêm tính năng, hãy cho biết qua bình luận.