Khi xử lý cơ sở dữ liệu lớn, bạn có thể muốn định dạng một số ô cụ thể dựa trên các ô hoặc giá trị khác để xác định chúng nhanh chóng. Trong trường hợp đó, bạn có thể sử dụng định dạng có điều kiện để tạo công thức định dạng. Định dạng có điều kiện là một cách thú vị để giảm khối lượng công việc và nó có thể cải thiện hiệu quả của bạn. Hôm nay trong bài viết này, chúng ta sẽ trình bày cách thực hiện định dạng có điều kiện dựa trên ô khác trong Excel.
Tải xuống cuốn thực hành này để thực hành nhiệm vụ trong khi bạn đọc bài viết này.
6 cách dễ dàng thực hiện Định dạng có điều kiện dựa trên ô khác trong Excel
Xét tình huống bạn đang xử lý cơ sở dữ liệu chứa ID, Tên, Bộ phận và Tổng doanh số của một số Nhân viên bán hàng. Bây giờ bạn phải định dạng một số ô dựa trên tên, bộ phận hoặc tổng doanh số của họ bằng định dạng có điều kiện. Trong bài viết này, chúng ta sẽ học 6 cách khác nhau để làm điều đó.
1. Làm nổi bật toàn bộ hàng dựa trên giá trị ô khác
Bạn có thể làm nổi bật toàn bộ hàng dựa trên giá trị ô đơn lẻ. Giả sử chúng ta phải xác định Luke trong cơ sở dữ liệu. Để làm điều đó, tạo một bảng khác ở bất kỳ đâu trong bảng tính và chèn tên vào đó. Sau đó làm theo các bước dưới đây.
Bước 1:
- Chọn toàn bộ tập dữ liệu. Trong tab Home của bạn, đi đến Định dạng có điều kiện trong Ribbon Style. Nhấp vào nó để mở các tùy chọn có sẵn và từ chúng nhấp vào Quy tắc mới.
Home → Định dạng có điều kiện → Quy tắc mới
- Một cửa sổ mới mở ra. Chọn Sử dụng công thức để xác định ô nào cần định dạng để tiếp tục.
Bước 2:
- Trong phần công thức, chèn công thức này.
=$C4=$G$4- Công thức này sẽ so sánh các ô tập dữ liệu với tên Luke (G4). Khi giá trị khớp, nó sẽ làm nổi bật ô.
Bước 3:
- Chúng ta cần định dạng các ô khớp. Phần định dạng sẽ giúp bạn. Chúng tôi đã chọn màu văn bản Tự động.
- Tùy chọn điền ô sẽ giúp bạn làm nổi bật ô với các màu khác nhau. Chọn bất kỳ màu nào bạn thích.
- Bây giờ chúng ta đã hoàn thành tất cả các hành động, nhấp OK để nhận kết quả.
- Toàn bộ hàng của chúng ta được định dạng dựa trên giá trị của ô khác.
Đọc thêm: Cách làm nổi bật hàng bằng Định dạng có điều kiện
2. Sử dụng hàm OR để thực hiện Định dạng có điều kiện
Bạn có thể sử dụng Hàm OR để áp dụng định dạng có điều kiện. Chúng ta muốn làm nổi bật Tài chính và CNTT bằng hàm OR. Chèn những văn bản đó vào bảng tham chiếu của bạn.
Bước 1:
- Đi đến Cửa sổ Quy tắc định dạng mới theo các bước này.
Home → Định dạng có điều kiện → Quy tắc mới
- Chọn Sử dụng công thức để xác định ô nào cần định dạng.
Bước 2:
- Viết công thức OR. Công thức là,
=OR($D4=$G$4,$D4=$G$5)- Ở đây, G4 là Tài chính và G5 là CNTT
- Công thức OR sẽ so sánh giá trị ô với G4 và G5 và sau đó nó sẽ làm nổi bật các giá trị khớp với điều kiện.
Bước 3:
- Chọn kiểu định dạng theo sở thích của bạn.
- Nhấp OK để nhận kết quả.
- Các ô của chúng ta được định dạng dựa trên giá trị ô tham chiếu
3. Áp dụng hàm AND để thực hiện Định dạng có điều kiện
Hàm AND cũng giúp bạn thực hiện định dạng có điều kiện. Ở đây chúng ta sẽ áp dụng một điều kiện mới. Chúng ta sẽ làm nổi bật bộ phận Marketing nếu tổng doanh số lớn hơn 50.000$.
Bước 1:
- Theo các quy trình tương tự được thảo luận ở trên, đi đến cửa sổ Quy tắc định dạng mới và áp dụng AND. Công thức là,
=AND($D4=$G$4,$E4>$G$5)- Nơi G4 và G5 là Marketing và 50.000$
- Đặt kiểu định dạng và nhấp OK để định dạng ô.
- Các ô hiện được định dạng theo điều kiện.
Đọc tương tự:
- Excel làm nổi bật ô nếu giá trị lớn hơn ô khác (6 cách)
- Cách làm Định dạng có điều kiện dựa trên phạm vi ô khác trong Excel
- Định dạng có điều kiện trên nhiều hàng độc lập trong Excel
- Cách thay đổi màu hàng dựa trên giá trị văn bản trong ô trong Excel
4. Chèn hàm SEARCH để thực hiện Định dạng có điều kiện
Bạn có thể sử dụng Hàm SEARCH để tìm và định dạng bất kỳ tên cụ thể nào trong tập dữ liệu của bạn bằng định dạng có điều kiện. Để làm điều này, chèn một tên bạn muốn tìm trong cơ sở dữ liệu.
Bước 1:
- Áp dụng hàm SEARCH để tìm Alex. Công thức là,
=SEARCH($G$4,$C4)>0- Nhấp OK để tiếp tục.
- Nhìn, chúng ta đã làm nổi bật các ô chứa tên, Alex.
5. Xác định ô trống và không trống bằng Định dạng có điều kiện
Đôi khi bạn có ô trống trong cơ sở dữ liệu mà bạn muốn làm nổi bật. Bạn có thể làm dễ dàng bằng định dạng có điều kiện.
Bước 1:
- Mở cửa sổ Quy tắc định dạng mới và chọn Chỉ định dạng các ô chứa
- Chọn Trống từ các tùy chọn
- Đặt Định dạng và nhấp OK để tiếp tục.
- Các ô trống hiện được xác định.
6. Tìm giá trị trên hoặc dưới trung bình áp dụng Định dạng có điều kiện
Bước 1:
- Để tìm giá trị trên hoặc dưới trung bình, áp dụng công thức này,
=$E4<AVERAGE($E$4:$E$13)
- OK để nhận kết quả. Đó là cách bạn có thể tìm giá trị dưới hoặc trên trung bình.
Ghi chú nhanh
👉 Sau khi định dạng được áp dụng, bạn có thể xóa các quy tắc.
👉 Chúng tôi đã sử dụng Tham chiếu ô tuyệt đối ($) để khóa ô để nhận kết quả hoàn hảo.
👉 Khi bạn muốn tìm tên phân biệt chữ hoa/thường, bạn có thể sử dụng hàm FIND thay vì hàm SEARCH
Kết luận
Sáu cách khác nhau để thực hiện định dạng có điều kiện dựa trên ô khác được thảo luận trong bài viết này. Hãy bình luận nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc truy vấn nào. Nếu bạn có bất kỳ suy nghĩ nào về bài viết này, bạn rất hoan nghênh chia sẻ suy nghĩ của mình trong phần bình luận.
Đọc thêm
- Định dạng có điều kiện dựa trên văn bản ô khác [5 cách]
- Áp dụng Định dạng có điều kiện dựa trên ngày trong ô khác
- Cách sử dụng Định dạng có điều kiện trong Excel [Hướng dẫn tối thượng]
- Công thức Định dạng có điều kiện Excel