Computer >> Hướng Dẫn Máy Tính >  >> Phần Mềm >> Office

Cách thay đổi số lượng email lưu trữ ngoại tuyến trong Outlook

Với tài khoản Microsoft Exchange Server hoặc tài khoản Office 365, bạn có thể kiểm soát số lượng email được lưu trữ ngoại tuyến trong Outlook. Bài viết này hướng dẫn cách cấu hình tài khoản Outlook của bạn để thực hiện việc này.

Thay đổi số lượng email lưu trữ ngoại tuyến trong Outlook

Outlook tải xuống tất cả nhiệm vụ, liên hệ và các cuộc hẹn lịch từ Microsoft Exchange Server về máy tính của bạn. Tuy nhiên, nó cần sử dụng các dịch vụ như Hotmail hoặc Office 365 cho việc này. Nếu bạn chọn sử dụng dịch vụ của nhà cung cấp email khác (Google hoặc Yahoo), Outlook sẽ không cho phép bạn đặt giới hạn số lượng email được lưu trữ ngoại tuyến.

Giới hạn các mục hộp thư Exchange được đồng bộ hóa trong Outlook

  1. Mở tài khoản Outlook của bạn và điều hướng đến menu File (Tệp).
  2. Tiếp theo, chuyển đến phần 'Account Settings' (Cài đặt tài khoản) và chọn tùy chọn 'Account Settings' từ menu thả xuống.
  3. Trong cửa sổ Account Settings, chọn tài khoản cần thay đổi cài đặt mặc định, sau đó nhấn nút 'Change' (Thay đổi).
  4. Ngay lập tức, cửa sổ 'Change Account' (Thay đổi tài khoản) sẽ xuất hiện, hiển thị tùy chọn 'Use Cached Exchange Mode' (Sử dụng chế độ Exchange đã lưu vào bộ nhớ đệm) được bật trong phần 'Offline settings' (Cài đặt ngoại tuyến).
  5. Nếu nó không được bật theo mặc định, hãy tích vào ô tương ứng. Nếu không làm vậy, email sẽ không tải xuống được trên máy tính của bạn.
  6. Sau đó, tiến hành thay đổi lượng email bạn muốn lưu trữ ngoại tuyến trong Outlook thông qua thanh trượt 'Mail to keep offline' (Thư cần lưu ngoại tuyến).
  7. Hiện tại, các giới hạn thời gian có sẵn là:
    • 3 Ngày
    • 1 Tuần
    • 3 Tuần
    • 1 Tháng
    • 3 Tháng
    • 6 Tháng
    • 1 Năm
    • 2 Năm
    • 5 Năm
    • Tất cả

    8. Lưu ý rằng các giới hạn trên (3 Ngày, 1 Tuần, và 2 Tuần) không khả dụng cho các phiên bản Office cũ hơn như Office 2013.

  8. Chọn khoảng thời gian mong muốn từ các tùy chọn trên. Nếu vì lý do nào đó bạn không thể thay đổi, bạn cần quyền quản trị viên để thực hiện thay đổi.
  9. Nếu được nhắc sau khi thực hiện thay đổi, nhấn 'Next' (Tiếp theo).
  10. Bạn sẽ cần khởi động lại Outlook, vì vậy hãy nhấn 'OK' và đóng cửa sổ Account Settings.
  11. Sau khi này, Outlook có thể mất một chút thời gian để cập nhật. Điều này hoàn toàn phụ thuộc vào giới hạn bạn đã cấu hình.

Cuối cùng, khi hoàn tất, bạn sẽ thấy một thông báo ở góc dưới cùng.

Đọc tiếp: Cách tự động xóa email trong Outlook có chọn lọc.